В целом докладная записка необходима для сохранения на предприятии порядка и надлежащего течения рабочего процесса. Нередко в ходе работы происходят форс-мажорные ситуации, виной которым могут быть различные обстоятельства и лица.
Это документ, обладающий информационно-справочным характером, который может предназначаться для передачи только вверх по служебной цепочке к вышестоящему специалисту.
Предназначение данного документа – сообщение о сложившихся обстоятельствах организациям, курирующим решение подобных вопросов. Формируется внешняя бумага в случае невозможности решения вопроса внутри предприятия.
Данный тип докладной записки встречается крайне редко, однако он является допустимым в качестве официального общение с вышестоящими инстанциями. вы узнаете, по каким правилам составляется докладная записка о некорректном поведении сотрудника.
Важно: для подобного рода общения между организациями используется официальное письмо.
В чем разница между докладными и служебными записками – смотрите в этом видео:
Отличия документа от внутренней записки
Разница этих двух документов заключается в небольшом перечне:
- Во-первых, внутренняя докладная записка при составлении должна содержать наименование подразделения, из которого адресована, в то время, как внешняя содержит реквизиты организаций получателя и отправителя, место составления и исходящий регистрационный номер;
- Во-вторых, подписи на документах – внутреннюю подписывает, составитель, если она предназначена непосредственному начальству, если же на голову выше, то удостоверять ее должен начальник составителя, а вот внешняя всегда подписывается руководством организации;
- В-третьих, предназначение – внешняя предназначена для доклада за пределами организации, с целью привлечения к решению вопроса специалистов из вне, в то время как внутренняя призывает руководство предприятия решить вопрос в его пределах;
- В-четвертых, внутренняя докладная записка может иметь свободную форму, а вот внешняя составляется только согласно образцу.
Кто является составителем
Составителем документа может быть любой из работников предприятия, при этом необходимы основания для ее составления, которые могут заключаться в следующем:
- Ухудшение производственных процессов по чьей-либо вине. Как составляется – читайте по ссылке;
- Улучшение производственных показателей благодаря чьей-либо работе;
- Отчет о выполненной работе, командированным человеком или сотрудником, которому вменялось выполнения любых процессов;
- Изложение точки зрения по спорному вопросу, имеющему отношение к рабочему процессу;
- Выражение несогласия, связанного с необходимостью выполнять поставленную задачу.
Форма и реквизиты внешней докладной
Форма документа может немного видоизменяться в зависимости от основания ее составления, так как она может быть:
- Отчетной – когда составитель обязан отчитаться за результаты порученной к выполнению работы;
- Информативная – обычно она применяется для ходатайства в поощрении кого-либо из сотрудников за достижения в труде;
- Информационная – предназначена для просьб и требований к наказанию нарушителей трудовой дисциплины () или проведению дополнительных мер по выявлению недостач, недочетов и прочих нарушений.
Вы узнаете, как правильно составить и оформить докладную записку об отсутствии работника на рабочем месте.
Образец заполнения внешней докладной.
Но в целом внешняя форма документа должна содержать:
- Наименование организации, в которую направляется документ с полными реквизитами и ФИО руководителя;
- Сведения о составителе – ФИО, должность;
- Место составления и дату;
- Исходящий регистрационный номер;
- Название записки с основанием, в котором отчасти раскрывается тема написания;
- Изложение сути;
- Требования к принятию мер или предложение по устранению недочетов;
- Перечень имеющихся приложений;
- Дата и подпись с расшифровкой руководителя предприятия.
Пошаговая инструкция составления
Важно: для составления внешнего документа всегда используется фирменный бланк с логотипом.
По центру следует указать название документа с основанием, чтобы изначально стало ясно в чем суть дела.
Само изложение необходимо писать сжато в официальной форме, при этом если происходит жалоба необходимо указать на факт, почему действия, к примеру, начальства были оскорбительны. Требования или предложения необходимо подкрепить ссылками на статьи закона.
Совет: при этом не стоит использовать пафосных, громоздких и неграмотно построенных фраз, недопустимо употребление нецензурной лексики или излияние своего негодования.
Все свои изложения необходимо подкреплять документальными доказательствами в виде приложения к записке.
Излагая свои требования необходимо быть предельно лаконичными, с употреблением слов типа «Прошу» и прочее.
При составлении записки на нескольких листах необходимо их нумеровать. Формируется внешний документ, как правило, машинописным способом.
Как избежать ошибок
Начиная составлять подобный документ, особенно если он касается наказания кого-либо или взысканий с него, необходимо в первую очередь все хорошо взвесить – существует ли достаточное количество доказательств, оснований и при необходимости свидетелей, чтобы записка не показалась фальшью.
Ведь, если начальство сочтет ее ложью, составитель рискует получить не только выговор, но и потерять место, привлечься к административной ответственности.
Пример заполнения внешней докладной записки.
Неплохо подкрепить документ не только приложениями, но и свидетельскими показаниями или видеосъемками, фотографиями.