Oko pojma "poslovna automatizacija" razvilo se prilično velik broj mitova, stereotipa i predrasuda. Na primjer, da je automatizacija potrebna samo za računovodstvo, a recimo upravljanje poslovnim procesima nije moguće automatizirati. Ili da je automatizacija potrebna samo velikim tvrtkama, a mala poduzeća mogu bez nje. Ili da su sustavi automatizacije izuzetno skupi, a nije sigurno da će se troškovi ikada isplatiti. Za ovaj članak prikupili smo pitanja koja poduzetnici često postavljaju o automatizaciji, pripremili razumljive odgovore na njih i ilustrirali ih stvarnim slučajevima.
Prava automatizacija - što je to
Automatizacija poslovanja prijelaz je poduzeća s radno intenzivnih ručnih operacija na korištenje suvremenih informacijskih tehnologija u operativnom radu. Automatizacija znači i uvođenje suvremenih tehnologija tamo gdje se prije uopće nisu koristile.
U malim tvrtkama automatizacija se obično koristi u dva slučaja:
u pratećim procesima koji ne utječu izravno na povećanje prihoda, ali su obvezni za poslovanje – primjerice, računovodstvo i izvješćivanje;
u glavnim poslovnim procesima - to, na primjer, može biti automatizacija prodaje ili automatizacija interakcije s kupcima (to je također implementacija CRM-a).
Sukladno tome, motivi i ciljevi automatizacije mogu biti različiti – u prvom slučaju potrebno je osigurati stabilnost poslovanja i smanjiti vrijeme i resurse, u drugom – povećati profitabilnost poslovanja, steći konkurentsku prednost, poboljšati uslugu, privući i zadržati kupce. , povećati učinkovitost i sl.
“Razdjelnica” između ove dvije skupine poslovnih procesa samo pokazuje razliku između “automatizacije računovodstva” i stvarne automatizacije: prva pomaže u ispunjavanju obveza tvrtke prema državi i njezinim fiskalnim vlastima uz minimalne troškove, druga pomaže tvrtki da troši manje , zaradite više i razvijajte se učinkovitije. Dakle, automatizacija nije ograničena samo na računovodstvo, raspon njezine primjene mnogo je širi.
Što su sustavi automatizacije
Sustavi automatizacije su programi i usluge koji se koriste za prelazak s ručnog rada na informacijsku tehnologiju. Drugim riječima, i sveobuhvatni ERP sustav za upravljanje resursima poduzeća i "cloud" usluga za online trgovinu su sustav automatizacije.
Svaki sustav automatizacije poslovanja osigurava nekoliko ključnih procesa: prikupljanje (unos) podataka, obradu podataka i pružanje prikupljenih i obrađenih informacija u obliku, volumenu, formatu u kojem je to potrebno upravitelju ili specijaliziranom stručnjaku.
Na primjer, ako u sustav unesete podatke o kontaktima s potencijalnim kupcima, zatim navedete u kojoj su fazi pregovori sa svakim od njih, pažljivo unesete podatke o rezultatima pregovora i o obavljenim transakcijama, zatim u dobroj prodaji sustav upravljanja možete odmah dobiti "lijevak prodaje", a uz prikupljanje neke statistike - i predviđanje prodaje, ovisno o tome koliko su intenzivno vaši menadžeri danas radili.
Slično, sustavi automatizacije rade i za druge procese. Voditelj može trenutno dobiti informacije o stanju u tvrtki: koliko novca ima na računima, koliko dugujete i koliko ste dužni, kakva je struktura troškova i isplativost projekta, koliko je hladnih poziva obavljeno. po zaposlenicima, kolika je stvarna učinkovitost svakog menadžera itd.
Zašto nam uopće treba prava automatizacija,
što daje tvrtki
Ukratko, ispravno implementirana automatizacija omogućuje vam sljedeće:
poboljšati kvalitetu usluge kupcima;
optimizirati troškove logistike, poboljšati kvalitetu logistike u svim fazama - od primitka proizvoda u skladište do njegove isporuke klijentu;
kvalitativno planirati primitak sredstava, spriječiti novčane nedostatke;
izračunati isplativost naloga;
brzo i ispravno pripremiti dokumente za klijente, izvođače i partnere - od komercijalne ponude do izvješća o usklađenju;
rasteretiti glavu i ključne menadžere od rutinskog posla, učinkovitije koristiti svoje radno vrijeme za razvoj tvrtke;
promptno primati sva izvješća o stvarnom stanju u poduzeću;
optimizirati troškove osoblja, učinkovitije koristiti radno vrijeme i kompetencije zaposlenika;
minimizirati negativan utjecaj na poslovanje "ljudskog faktora";
sigurno pohraniti podatke - svaki zaposlenik radi samo s podacima do kojih ima pristup;
poboljšati i ubrzati poslovne procese u poduzeću;
učinkovito podržavati operativne aktivnosti - organizirati računovodstvo i kontrolu.
U malim poduzećima ti su učinci obično vidljivi nakon nekoliko tjedana.
Koji se poslovni procesi mogu i trebaju automatizirati
Automatizacija poslovanja obično počinje s velikim radno intenzivnim rutinskim operacijama, s procesima koji imaju najveći utjecaj na prihode i profit tvrtke ili s najproblematičnijim područjima.
Prvo, možete automatizirati poslove koje je vrlo mukotrpno ili nemoguće obaviti ručno - voditi računa o prometu u maloprodaji, analizirati kretanje robe, planirati novčane tijekove, planirati i obračunavati radno vrijeme, izračunavati troškove itd.
Drugo možete automatizirati rad zaposlenika koji obavljaju standardne rutinske poslove (telemarketari, logističari, voditelji prodaje itd.) ili čak ukloniti određene poslove zaposlenicima (npr. postaviti automatsku sinkronizaciju podataka o raspoloživosti robe u skladištu i na internetski izlog).
Treće, možete koristiti automatizaciju za “pospremanje kuće” - preuzeti kontrolu nad potraživanjima, zalihama, zapošljavanjem zaposlenika, poštivanjem standarda za pozive i sastanke s klijentima itd.
Nije potrebno automatizirati sve poslovne procese odjednom. Prema potrebi možete postupno povećavati automatizaciju u svojoj tvrtki. I dosljedno stvarajte jedinstveni sustav upravljanja.
Glavna stvar je zapamtiti ciljeve za koje je automatizacija pokrenuta. Automatizacija radi automatizacije je gubitak vremena i resursa.
Kako odabrati softverski proizvod za automatizaciju
Prilikom odabira sustava automatizacije poslovanja možete ići na dva načina:
Upotrijebite tipičan ("u kutiji") proizvod ili uslugu u oblaku.
Razviti i implementirati individualno programsko rješenje.
Standardno rješenje je jednostavnije za implementaciju i jeftinije. Ali morate imati na umu da se svaki tipični proizvod ne može modificirati kako bi odgovarao vašim zadacima - u velikom broju programa mogućnosti prilagodbe su ozbiljno ograničene ili potpuno isključene. Usput, isto vrijedi i za usluge u oblaku.
Najbolja opcija za mnoge male tvrtke je kupiti gotovo rješenje s mogućnošću prilagodbe, brzo ga pokrenuti kako ne bi usporili vitalne poslovne procese, te po potrebi početi raditi na prilagodbi proizvoda, tj. njegovu prilagodbu za specifične zadatke vaše tvrtke.
Odabir programa prilično je odgovorna stvar, potrebno je razraditi prilično značajan niz informacija. Na tržištu postoji mnogo softverskih proizvoda, svaki sa svojim karakteristikama i prednostima. Trebali biste dobiti odgovore na sljedeća važna pitanja:
koji se specifični zadaci i procesi planiraju automatizirati;
odgovara li funkcionalnost sustava zadacima koje će trebati riješiti uz njegovu pomoć;
je li moguće sustav prilagoditi svojoj poslovnoj praksi;
hoće li biti moguće, kada se promijene poslovni procesi ili uvjeti poslovanja, brzo promijeniti sustav bez zaustavljanja njegovog rada;
Koliko je sustav jednostavan i lak za korištenje?
je li moguće integrirati sustav s drugim aplikacijama ili uslugama;
je li sustav podržan na tabletima, pametnim telefonima;
tko i kako će pružiti tehničku podršku;
Koliko košta implementacija i podrška?
Kako biste odgovorili na ova pitanja, preporučljivo je konzultirati se s predstavnicima dobavljača (tj. tvrtki za razvoj softvera). Ako je moguće, komunicirati i s kolegama poduzetnicima koji rješavaju slične probleme; njihovo iskustvo će vam dati vrijedne informacije koje će vam pomoći da napravite izbor u korist određenog softverskog proizvoda.
Koliko košta sustav automatizacije
Ovo je retoričko pitanje i na njega nema jedinstvenog odgovora. Koliko košta popravak? To se može učiniti za 100 tisuća rubalja, a može i za milijun, sve ovisi o površini sobe, zadacima, kvaliteti materijala itd. Trošak određenog softverskog rješenja također će ovisiti o mnogim varijablama: koji će se zadaci rješavati uz pomoć sustava, radi li se o tipičnom proizvodu ili prilagođenom, koji će resursi biti potrebni za implementaciju, koliko će poslova biti povezano sustavu itd.
Trošak automatizacije sastoji se od nekoliko komponenti:
trošak samog sustava (trošak kutije ili plaćanja najma - u slučaju korištenja "cloud" aplikacija);
trošak postavljanja sustava i obuke osoblja;
trošak redovnog održavanja.
Tome se pridodaju neizravni troškovi – na primjer, vrijeme koje direktor i ključni korisnici potroše na sudjelovanje u projektu.
Kako je implementacija sustava automatizacije
te kako odabrati izvođača radova
Implementacija je proces prilagođavanja softvera poslovanju i, dijelom, poslovanja softveru.
Za jednostavne zadatke ili procese, "implementacija" će se sastojati od samo instaliranja softvera na vaše računalo (ili registracije u "cloud" usluzi) i unosa početnih informacija. Odmah nakon toga možete pristupiti izdavanju dokumenata, popunjavanju baze korisnika ili izdavanju zadataka.
Za složenije zadatke (primjerice, izračunavanje planirane profitabilnosti naloga u trenutku sklapanja transakcije – kako ne bi radili s gubitkom), možda će biti potrebno modificirati sustav kako bi odgovarao uvjetima i praksi koje imaju razvijen u poduzeću. Dobro odabran sustav obično podržava neku vrstu procesa za takav zadatak. Ali u praksi svaka tvrtka ima svoju metodologiju. Upravo će se ta specifičnost morati odraziti u procesu provedbe.
Implementacija se može obaviti sami ili možete pozvati stručnjake. Ali nemojte se nadati da će izvođač učiniti sve na najbolji mogući način bez vašeg sudjelovanja; ključni zaposlenici i menadžment tvrtke morat će aktivno sudjelovati u gotovo svim fazama, što dublje uronite u proces implementacije, uspjeh projekta uvelike će ovisiti.
Partnera za implementaciju morate odabrati na isti način kao i tim za renoviranje stana. Pratite tržište i pronađite tvrtke čije su kompetencije dovoljne za rješavanje vaših problema, a čiji su uvjeti optimalni u omjeru cijene i kvalitete. Vrlo je poželjno da Vaš potencijalni partner posjeduje certifikat o usklađenosti sustava upravljanja kvalitetom s međunarodnom normom ISO 9001:2008. Održavajte sastanke sa stručnjacima iz tvrtki s ovog užeg popisa (uključujući, svakako razgovarajte sa zaposlenikom koji će pratiti vaš projekt). Pregledajte portfelj, posebno obratite pozornost na to ima li izvođač iskustva u uspješnoj implementaciji sustava automatizacije u tvrtkama čija se specijalizacija i opseg djelatnosti podudaraju s vašima. Također je poželjno komunicirati s čelnicima tih tvrtki i saznati njihovo mišljenje o vašem potencijalnom partneru – je li implementacija bila uspješna, jesu li zadovoljni rezultatima rada, je li jamstveni servis dobro organiziran, koje su poteškoće susreli su se itd.
Također, pri odabiru izvođača ima smisla voditi se načelom proporcionalnosti: ako imate malu tvrtku, onda je poželjno poslovati i s malom tvrtkom - sve će suglasnosti biti brže, lakše ćete se dogovoriti o kontroverznim pitanjima s ravnopravnim partnerom itd.
Koji su rizici pri implementaciji sustava automatizacije
Naravno, kod implementacije sustava automatizacije postoje određeni rizici - od nepoštivanja rokova i prekoračenja budžeta, do otpora osoblja i potrebe mijenjanja pojedinih poslovnih procesa kako bi se zadovoljili zahtjevi sustava. No većinu problema možete izbjeći ako ispravno identificirate zadatke koji zahtijevaju automatizaciju, provedete kvalitetan nadzor postojećih softverskih proizvoda i promišljeno pristupite izboru partnera za implementaciju. Također, važan uvjet za uspješnu provedbu projekta je osobno sudjelovanje prve osobe tvrtke / vlasnika posla, u ovom slučaju, rizici "pogrešne" su značajno smanjeni.
Što se tiče otpora osoblja, vrlo je važno, s jedne strane, izvršiti kvalitetan rad kako bi se objasnile dobrobiti i dobrobiti automatizacije za tvrtku i sve zaposlenike, a s druge strane, stvoriti jaku osjećaj neizbježnosti za sve zaposlenike, uključujući top menadžment. Ako postoje slučajevi poremećaja nekih procesa, potrebno je hitno razvrstati i ukloniti prepreke. Dobar alat za implementaciju je nagraditi zaposlenike za uključenost u projekt i za neka značajna postignuća, što će pomoći u postizanju lojalnosti ostalih članova tima.
Čelnici poduzeća često ulažu mnogo truda u poboljšanje procesa usmjerenih na postizanje određenih ciljeva i povećanje učinkovitosti suradnje uključenih zaposlenika. Oni stvarno razumiju važnost osiguravanja komunikacije i učinkovitosti između odjela ili grupa na većem nivou. Ova potraga za optimalnim pristupom interakciji povezana je s potrebom rješavanja vitalnih problema koji neizbježno nastaju kada postoji nejedinstvo u različitim odjelima i područjima tvrtke. Obavljanje potrebnog posla neovisno o ostalim dijelovima tvrtke može učiniti više štete nego koristi, jer su u tom slučaju zaposlenici fokusirani na rješavanje konkretnih problema, a ne na postizanje zajedničkog cilja unutar procesa. Softver za automatizaciju poslovnih procesa – BPMS – pruža zaposlenicima tvrtke mogućnost vizualizacije uloge njihovih zadataka u poslovnom procesu, što pomaže u povećanju produktivnosti zaposlenika, a može pozitivno utjecati i na druga područja tvrtke i postizanje ključnih organizacijskih ciljeva.
Što je automatizacija poslovnih procesa?
Pojam "poslovni proces" koristi se za opisivanje organizacije i strukture međusobno povezanih radnji zaposlenika poduzeća s jedinim ciljem uspješnog postizanja postavljenog cilja. Bit automatizacije poslovnih procesa je postaviti strukturu za prijenos odgovornosti za izvršenje procesa, a time i postizanje cilja. Za pojedine zaposlenike, poslovni proces predstavlja korake za postizanje uspješnih rezultata. U slučaju malih i velikih grupa, poslovni proces se shvaća kao dodjela zadataka koje svaki član grupe mora izvršiti kako bi dovršio zajednički zadatak za grupu. Brojni su primjeri automatiziranih poslovnih procesa, od procesa pripreme jela prema zadanoj recepturi do opsežnog procesa preuzimanja jedne tvrtke drugoj. Tvrtke koje koriste automatizaciju poslovnih procesa u industrijama poput marketinga i druge bilježe pozitivne rezultate korištenja ovog pristupa upravljanju zbog visoke razine organizacije rada, svrhovitosti zaposlenika i discipline u obavljanju dužnosti.
Ključ uspjeha poslovnog procesa su određene nezamjenjive komponente. Prije svega, podaci i materijali su potrebni za svaki korak procesa. Drugo, potreban vam je algoritam - proces - koji ljudi ili softver (u slučaju automatizacije poslovnog procesa) mogu slijediti. Na kraju se mora definirati rezultat za koji se ulažu napori, vrijeme i podaci. Važno je prepoznati važnost ovih komponenti automatizacije poslovnih procesa i odvojiti vrijeme za odabir i formalizaciju svake od njih, jer samo postavljanjem pravih temelja možete računati na pravi rezultat.
Automatizacija poslovnih procesa - povijest
Izraz su prvi upotrijebili Frederick Taylor i Henry Gant, strojarski inženjeri i savjetnici za menadžment, 1920-ih. U početku je ovaj pojam bio vezan uz proizvodnju, ali je, očito, u procesu proučavanja i promišljanja pojma poslovni proces postao primjenjiv čak i za opisivanje dinamike aktivnosti unutar obitelji. Početkom 1980-ih, na temelju radova W. Edwardsa Deminga i Josepha M. Jurana, razvijen je novi koncept poslovnog procesa, a teorija je podržana tehnologijom. Na primjer, potpuno novi načini interakcije, postavljanja ciljeva i postizanja rezultata pojavili su se pojavom pisaćih strojeva, fotokopirnih strojeva i osobnih računala. Internet je također postao jedan od glavnih čimbenika za razvoj novih pristupa upravljanju poslovnim procesima (BPM) i razvoj prakse automatizacije poslovnih procesa.
Teorija upravljanja poslovnim procesima stara je gotovo stotinu godina i nastavlja se razvijati, stoga može biti korisna za svaku tvrtku za postizanje relevantnih ciljeva organiziranjem i dijeljenjem procesa na različite faze koje izvode ljudi i rješenja za automatizaciju poslovnih procesa.
Primjeri i ideje za automatizaciju poslovnih procesa
Brojni su primjeri procesa za čije je uspješno izvođenje prikladno koristiti automatizaciju poslovnih procesa. Aktivnosti u područjima kao što su financije, ljudski resursi i marketing mogu se podijeliti u različite procese, od kojih se neki mogu automatizirati. Primjerice, automatizacijom poslovnih procesa zapošljavanja i prilagodbe zaposlenika radnom mjestu, procesa obrade zahtjeva za kupnju i narudžbi kupaca, možete postići izvrsne rezultate u poboljšanju kvalitete obavljenog posla i smanjenju transakcijskih troškova.
Poslovni proces odobravanja dokumenata kreiran i izvršen u rješenju koje se temelji na platformi poslovnih aplikacija ComindwareKljučne prednosti automatizacije poslovnih procesa
Ključna ideja iza korištenja digitalnih alata je učinkovit rad sa svim podacima o kupcima, zadacima i uslugama/proizvodima tvrtke, kao i automatizacija određenih radnji koje se mogu izvesti bez ljudskog napora. Svrha automatizacije poslovnih procesa nije zamijeniti zaposlenike koji obavljaju ponavljajuće zadatke softverskim robotima. Zahvaljujući automatizaciji poslovnih procesa zaposlenici tvrtke oslobađaju se rutinskih i mehaničkih zadataka i dobivaju priliku fokusirati se na nove dužnosti, istraživačke zadatke ili bilo koju aktivnost koja uključuje korištenje iskustva i znanja zaposlenika.
Comindwareov BPM sustav radikalno pojednostavljuje upravljanje zadacima unutar poslovnog procesa za zaposlenike tvrtke
Automatizacija poslovnih procesa također pomaže grupama ljudi da bolje koordiniraju napore, tako da se neorganiziranost može izbaciti iz jednadžbe. Konačno, automatizacija poslovnih procesa može jamčiti veću točnost rezultata. Sve ove prednosti razlog su zašto sve više poduzetnika, voditelja odjela, ali i malih i velikih tvrtki primjenjuje automatizaciju poslovnih procesa u svom radu.
Sve ove prednosti bitne su za svaku organizaciju koja želi ostati konkurentna i rasti. Svako poduzeće ima na umu konkurente koji žele osvojiti postojeće tržište, a pristup vođenju posla u tvrtki može biti odlučujući čimbenik u konkurenciji. Često upravo pravovremena automatizacija poslovnih procesa odlučuje koji će posao uspjeti, a koji će stati na rubu egzistencije.
Elena Gaidukova, marketinški analitičar, brand manager rješenja temeljen na , stručnjak za partnerske odnose.
Što je automatizacija poslovnih procesa poduzeća?To je sposobnost oslobađanja resursa, pravovremenog reagiranja na tržišne promjene, brzog donošenja odluka i planiranja daljnjih akcija. Ovo je važno za svaku organizaciju koja će rasti i razvijati se u današnjem visoko konkurentnom okruženju koje neprestano obavlja više zadataka. To je dio uspjeha, bez toga će biti teško postići rezultate. Ostaje utvrditi kako će implementacija utjecati na poboljšanje poslovanja poduzeća.
Što je
Često uprava poduzeća ulaže velike napore kako bi se pomaknula prema postizanju cilja i povećala učinkovitost kolektivnog rada osoblja. Oni shvaćaju koliko ovisi o jasnom i koordiniranom obavljanju funkcija svakog zaposlenika u cijeloj organizaciji.
Pokušaj jednog odjela da završi svoj dio zadatka bez interakcije s drugim odjelima čini više štete nego koristi. Zaposlenici usmjereni na suočavanje sa zadatkom bez razmišljanja o rješavanju problema ili postizanju zajedničkog cilja - kao rezultat toga, dobivaju nekoliko različitih, loše izvedenih dijelova jedne cjeline.
Automatizirani poslovni procesi omogućuju radnicima da vizualiziraju vlastitu ulogu u stvaranju konačnog proizvoda. To donosi pozitivnu dinamiku, jer ljudi jasno vide što će se na kraju dogoditi ako djeluju zajedno.
Automatizacija se može primijeniti u bilo kojem području organizacije. Uz postavljanje ciljeva, to su HR, prodaja, marketing, priprema jedinice proizvodnje, čak i spajanje s malom tvrtkom.
Da biste postigli optimizaciju, morate stvoriti prave temelje:
Odredite koji su podaci i materijali potrebni za završetak punog proizvodnog ciklusa jedinice proizvodnje, osigurajte njihovu dostupnost.
Napravite provjereni algoritam bez nepotrebnih elemenata, prema kojem će program ili osoba raditi cijelo vrijeme.
Unaprijed odredite rezultat za koji su utrošeni vremenski resursi i uloženi napori.
Proces upravljanja poslovanjem je koncept razvoja organizacije. Glavna mu je zadaća uvođenje automatizacije u upravljanje i poboljšanje učinkovitosti poslovanja.
Što VRM radi:
proučava što tvrtka radi, što se događa unutar nje;
traži nedosljednosti, poteškoće, usporavanje operacija, upotrebu ručnog rada gdje se može koristiti mehanizirani ili automatski;
traži načine poboljšanja svakog utvrđenog kršenja.
Korištenje sustava automatizacije poslovnih procesa tvrtke omogućuje organizaciji fleksibilnost i brzo prilagođavanje promjenama u poslovnom okruženju. Uz njihovu pomoć identificiraju se slabosti i ranjivosti jedinica te odabiru načini jačanja.
Ovo je djelomično ili potpuno prebacivanje ponavljajućih ciklusa i zadataka pod kontrolu. Kao rezultat toga, oslobađaju se vrijeme i financije zaposlenika, povećava produktivnost rada, a učinkovitost također postaje veća.
Povijest stvaranja
Izraz su prvi upotrijebili inženjeri strojarstva 1920-ih. U početku se primjenjivao samo u odnosu na faze proizvodnje, a sada je ponovno promišljen i korišten mnogo šire.
U 80-ima je razvijen malo drugačiji pristup teoriji, potkrijepljen ekonomskim izračunima i računalnom tehnologijom. U to su se vrijeme pojavili fotokopirni i tiskarski strojevi, a potom i računala. Još veći iskorak ostvaren je razvojem Interneta. Sada se koriste za razvoj originalnih pristupa automatizaciji poslovnih procesa, postavljanju novih zadataka i njihovom rješavanju.
U suvremenom poslovnom okruženju aktivno se razvija, a za njega postoje neobična područja uporabe. Tako se pokazalo da se postiže optimizacija u mnogim odjelima. To je moguće zbog podjele na zasebne faze za provedbu i provedbu razvoja.
Glavni pravci razvoja
U pravilu se provodi u 2 jednako važna područja:
Proizvodni poslovni procesi. Ovisno o djelatnosti tvrtke, to može biti prodaja, komunikacija s posjetiteljima, proizvodnja. Svodi se na izravno povećanje pokazatelja - povećanje volumena ili kvalitete, profitabilnost poduzeća u cjelini.
Potpora. Ništa manje ozbiljna industrija. To uključuje izvješćivanje, uredski rad, računovodstvo i ostalo. To ne utječe izravno na povećanje dobiti, ali uz pomoć uvođenja automatizacije ovdje postaje moguće smanjiti troškove sati i financija za obavljanje monotonog rada.
Ciljevi i zadaci automatizacije poslovnih procesa
Ovaj sustav ima za cilj automatizirati sve što je sporo ili loše funkcionira, ukloniti nedosljednosti i elemente koji usporavaju proizvodnju. To može biti dodatni zamjenik s minimalnim zadacima, bez kojih papiri idu izravno ravnatelju i promptno se rješavaju.
To uključuje posrednike treće strane koji odgađaju isporuku krajnjem potrošaču i naplaćuju naknadu za skladištenje. Statistike pokazuju da je često dovoljan jedan provjereni prijevoznik nego mnoge male neobvezujuće tvrtke koje mogu propasti u neočekivanom trenutku.
Takav kočioni element je stara oprema, udaljeno skladište, nedostatak dodatne edukacije novih zaposlenika, čak i preduga pokretna traka utječe na brzinu proizvodnje i stvara izgubljenu dobit. Ovo je samo dio radnje optimizacije.
Među glavnim zadacima su:
organizacija sigurnog skladištenja informacija i programskih elemenata;
podrška za performanse visoke razine;
brza priprema i ispis dokumenata za dobavljače, partnere, izvođače od fakture do poslovne ponude;
formiranje izvješća o stanju poslovanja tvrtke za bilo koje vremensko razdoblje;
revizija financijskih troškova u odnosu na zaposlenike, povećanje učinkovitosti korištenja sati zaposlenika uvođenjem istovrsne nastave u automatski način rada;
poboljšanje kvalitete usluga korisnicima;
Primjeri i ideje
Time je moguće osloboditi ljudske i financijske resurse, povećati produktivnost rada, a strategija razvoja djeluje učinkovitije.
Većina tvrtki ne slijedi jasan slijed radnji. Zbog toga su menadžeri stalno zauzeti, nitko ne zna kada će projekt biti gotov i u kojoj je fazi danas, mnogi zadaci i provjera zaposlenika se dupliraju. Ispada da su svi zauzeti, a proces je izuzetno spor.
Ali moramo djelovati drugačije. Jedan menadžer treba u dnevni planer staviti onoliko projekata koliko realno može izvršiti. Cilj mu je kontrolirati ih, pratiti njihovo izvršenje i izvještavati o rezultatima. Ako ga spustite više, svi ili neki od njih će se pogoršati ili usporiti. Ali u mnogim organizacijama isti zadatak provjerava nekoliko ljudi odjednom.
U poslovnim procesima sudjeluju svi zaposlenici koji na bilo koji način komuniciraju međusobno ili s proizvodnjom. Stoga optimizacija često počinje od osoblja.
Ponekad postupak pomaže uspostaviti čak i jednostavne, ali dugotrajne zadatke:
obračun popusta;
vođenje statistike;
obrada pristiglih naloga;
sistematizacija bilo kojih podataka.
Mnogo je uspješnih primjera njegove primjene. Ako u narudžbe unesete materijale ili proizvode za prodaju, tada neće biti zastoja i preopterećenosti skladišta istom vrstom robe.
Glavne prednosti
Ono što je potrebno za - ovdje je glavna stvar uspostaviti učinkovit rad, maksimalne povrate i profite. Nema za cilj zamijeniti ili preraspodijeliti zaposlenike koji obavljaju istu vrstu operacija s robotima. Zahvaljujući optimizaciji, ti će se radnici riješiti svakodnevnih rutinskih malih izvješća i ponavljajućih radnji koje samo oduzimaju radno vrijeme i sprječavaju ih da prijeđu na smislenije, zanimljivije ili istraživačke zadatke.
Ljudi bolje koordiniraju zajedničke aktivnosti jer rade zajedno i kroz iste programe. Dosljednost će biti veća, a rezultat točniji. Sve više i više organizacija, velikih i malih, sada usvaja automatizaciju iz ovih razloga. Glavne prednosti:
radnje zaposlenika bit će koordiniranije;
smanjit će se broj pogrešaka zbog ljudskog faktora;
ručni rutinski rad zamijenit će se mehaničkim ili automatskim strojem i ubrzat će se reprodukcija ciklusa;
iznutra će poduzeće postati transparentnije i tehnološki naprednije;
kvaliteta obavljenih zadataka će se povećati;
bit će lakše donositi odluke za standardne situacije;
s velikim volumenom bit će lakše rukovati.
Trendovi, tehnologije i iskustva u automatizaciji poslovnih procesa
Postupno se pojavljuju provjereni putovi, čije kretanje dovodi do povećanja dobiti i minimiziranja gubitaka. Jedan od njih je korištenje posebnih Low-code platformi.
Takvi programi omogućuju menadžerima da prilično brzo riješe probleme razvoja poslovanja. Za to je ugrađeno nekoliko udobnih korisničkih alata. Uz njihovu pomoć možete simulirati trenutnu situaciju i unijeti promjene. Dakle, postaje realno radikalno smanjiti vrijeme implementacije IT rješenja koja pomažu organizacijama da se prilagode stalno ažuriranom okruženju.
Koje značajke mogu biti potrebne
Budući da se svi poslovni procesi obično sastoje od različitih radnji koje izvode različiti ljudi, softver mora biti u mogućnosti prikazati sve stavke u grafičkom i vizualnom obliku. Tako da osoblje razumije što treba učiniti i kako. A menadžment traži gdje optimizirati.
Svi programi trebaju intuitivne izbornike i jednostavnost korištenja. Sposobnost korištenja softvera od strane svakog zaposlenika važna je, stoga su za srednje i velike tvrtke sustavi za pohranu podataka u oblaku često na prvom mjestu. Dostupnost pristupa ovdje otvara se bilo gdje u svijetu bez vezivanja za određena računala ili tablete.
Softver mora imati obavijesti za sudionike optimizacije i mogućnost slanja obavijesti o završenoj fazi. Zahtijeva sposobnost upravljanja nekoliko poslovnih procesa istovremeno koji vode do zajedničkog cilja. Dakle, uvođenje popusta na grupe robe i paralelni otpis stanja dovodi do optimizacijskog postupka i povećanja dobiti.
Kontrola pristupa radi zasebno. Ne trebaju svi zaposlenici sve analitičke informacije u isto vrijeme, pa takvi podaci zahtijevaju poseban unos, prema ulozi.
Kako automatizirati posao
Prije svega, shvatite što je potrebno. Kada dobit prestane rasti, pojave se česte i neugodne komplikacije jednostavnih procesa - vrijeme je da se situacija ispravi. Važno je ne stati i stalno se razvijati kako konkurenti ne bi napredovali. Većina menadžera počinje proceduru s onim što traje mnogo sati i često je iste vrste: računovodstvo i kontrola zaliha, upravljanje dokumentima, marketing.
Kako započeti:
Tehnologije u oblaku. Ako tvrtka nema vlastiti poslužitelj, onda je ovo odličan način za male i srednje tvrtke.
Interakcija među strojevima. Mogućnosti između dva različita stroja ili složenih poslovnih procesa eliminiraju ljudske pogreške.
Obično se koristi u velikim organizacijama za pojednostavljenje obrade baze podataka.
analiza u ovom trenutku. Postupno se softver razvija i praćenje promjena i izvješća postaje dostupno kada je to zgodno. To vam omogućuje brzo donošenje odluka.
Da biste saznali kako najbolje automatizirati svoje poduzeće, trebate kontaktirati Cleverens. Tvrtka će pomoći u analizi proizvodnje i odabiru najboljih načina za optimizaciju troškova i povećanje profitabilnosti.
Faze automatizacije poslovnih procesa
Postoji nekoliko uzastopnih točaka:
Pripremni. Pretraga i opis postojećih problema, broj zaposlenika koji će koristiti programe.
Analiza. Programeri proučavaju interne propise, provode razgovore s voditeljima odjela, utvrđuju stvarno stanje.
Priprema TK. Ovo je dokument koji će naznačiti sve nijanse i funkcionalnost budućeg softvera.
Priprema prostorija. Sva mjesta gdje se uvode inovacije.
Instalacija i konfiguracija sustava. Zatim se sve testira.
Obrazovanje. Kako bi sve bilo stvoreno s razlogom, osoblje treba naučiti kako se koristiti softverom.
Ispitivanje. Ovdje radnici testiraju funkcioniranje automatizacije pod nadzorom kreatora.
Podešavanje. Izmjene se vrše na zahtjev kupca.
Puštanje u rad.
Ključna područja i softver
Važno je razumjeti da zadatku morate pristupiti na sveobuhvatan način i usredotočiti se ne na strukturu tvrtke, već na procese koji se u njoj odvijaju. Ovakav pristup će učiniti poslovanje fleksibilnijim, smanjiti vrijeme odgovora na iznenadne poteškoće i ubrzati izradu konačnog proizvoda. Sve što se događa unutar organizacije je individualno. Ali glavne su podjele uvijek slične.
Kontrolirati
kontrola proračuna;
sigurnost informacija i gospodarstva;
upravljanje;
pravna podrška.
Automatizacija poslovnih procesa ponekad se čini kao potez čarobnog štapića. Ali kako na najbolji način automatizirati poslovne procese? Kako bi rad bio argumentiran, papiri ne izgubljeni, propisi pomogli, tim djelovao kao dobro podmazan mehanizam?
U članku ćemo analizirati nijanse izgradnje i automatizacije poslovnih procesa, razmotriti kako izbjeći pogreške, koji su ciljevi i ciljevi automatizacije poslovnih procesa i gdje započeti. Razmišljate li o poboljšanju poslovnih procesa i, možda, uvođenju elektroničkog sustava upravljanja njima, pažljivo pročitajte članak. I uzmi olovku!
Tri kita kaosa u poslovanju: kako automatizirati procese koji ne postoje
Prije nego što razgovaramo o mogućnostima koje automatizacija poslovnih procesa otvara, razmislimo s kojim se poteškoćama sada suočavate.
Tri loša “stupa” koja drže kaos u poslovanju su univerzalna. Najvjerojatnije su vam i poznati:
- Redovite greške. Petrov je pogriješio pri upisu, Sidorov je potvrdio neovjereni dokument, Vasečkina je poslala fakturu s netočnim podacima. Takve pogreške donose privremene i financijske gubitke, trzanje očiju i rad noću.
- Zastoj. Dokument se odobrava tjedan dana, a zatim drugi, posao se isplati. Ključni zaposlenik je na godišnjem odmoru ili je dao otkaz bez predaje slučaja.
- Opća zbunjenost. Gdje je nestala papirologija? Zašto tajnica u hrpi listova nije primijetila hitan dokument? Kamo specijalist trčati kada mu se klijent javi, ako prava osoba nije dostupna? Ova zbrka i trčanje po hodnicima s hrpama papira smeta i nikako ne doprinosi produktivnom radu.
Još prije 10 godina modeliranje poslovnih procesa većini se tvrtki činilo skupim, dugotrajnim i stoga nepotrebnim. Neki misle tako čak i sada, nakon što su pročitali horor priče o nedovršenim projektima i potrošenim milijunima ili čak pristupu automatizaciji s pogrešne strane. No pokazalo se da tvrtke koje se bave automatizacijom poslovnih procesa brže rastu, bolje prevladavaju krizna vremena i nadmašuju konkurente. U takvim tvrtkama zaposlenici se osjećaju ugodnije, što stvara pravu radnu atmosferu u timu. Primjeri su priče Toyote, Amazona, McDonaldsa, ali i naših kupaca, čije su povratne informacije o automatizaciji poslovnih procesa.
Danas sposobnost izgradnje poslovnih procesa i znanje njihove automatizacije postaju važna konkurentska prednost.
Poslovni procesi: što automatiziramo, drugovi?
Ponekad se menadžment tvrtke, zauzet strateškim pitanjima, zavarava: kod nas je sve u redu. Ali ako Petrov zna da se u slučaju marketinškog zadatka treba obratiti Ivanovu, to nije poslovni proces. Ali specifična akcijska mapa koja univerzalno opisuje korake kroz koje zaposlenici prolaze da bi postigli određeni rezultat, to već izgleda kao poslovni proces.
Shema aktivnosti, da bi se nazvala poslovnim procesom, mora uzeti u obzir tri čimbenika:
- Stabilnost opisanih odnosa: uzima se u obzir višestrukost izbora radnji, prijelaza, uvjeta.
- Regulacija radnji tijekom procesa: pozivi, pisma, prilozi, apeli, viđenja.
- Logičan završetak: specifični dostižni cilj.
Jasno modeliran poslovni proces omogućit će vam uvid u rezultat i kontrolu rada u svim fazama kako bi se spriječili gubici i pogreške „u niskom startu“.
Ovisno o pojavi “tankih točaka” mijenja se poslovni proces, usklađuju njegove faze i gleda koje su karike slabe. Ako imate poteškoća s razvojem algoritama, spremni smo vam pomoći. Uostalom, razvoj poslovnih procesa priprema je za projekt njihove automatizacije.
Je li srce vašeg poslovanja zdravo?
Kontaktirajte već danas i dobijte individualnu ponudu Poslovni procesi srce su tvrtke. Kako znate je li vaš posao u formi? Kontaktirajte nas i naučite kako izvući maksimum iz poslovnih procesa i osloboditi puni potencijal vaše tvrtke.
Naručite se na konzultacije
Glavni cilj razvoja poslovnih procesa je čarobna transformacija kaotično isprepletenih lanaca međukompanijskih interakcija u uređene, dosljedne i razumljive algoritme. Neka bude reda u poslu, uredu, u glavama zaposlenika i u glavama menadžera!
Uri, gdje je gumb? Ciljevi automatizacije poslovnih procesa
Sada je pitanje: kako upravljati svim tim? Pa, potreban vam je cijeli tim zaposlenika - koji će držati prst na pulsu i pažljivo pratiti "tanka mjesta", "slabe karike" i izvršenje svega što bi trebalo izvesti!
Četvrtina tvrtki slijedi taj put, postavljajući odjele za kvalitetu, povećavajući menadžersko i tajničko osoblje. No puno je korisnije zapitati se kako automatizirati poslovne procese i funkciju kontrole nad njima prenijeti u jedan prostor. Takav sustav upravljanja poslovnim procesima bit će i konstruktor, i nadzorni mehanizam, i kontroler koji daje signale kada nešto ne ide po planu. No, da bi “čarobni gumb” djelovao, još se morate dobro potruditi.
Naravno, ciljevi automatizacije poslovnih procesa nisu samo prikladan način kontrole. Kao rezultat toga, korištenje automatiziranog sustava upravljanja poslovnim procesima pomoći će:
- Organizirajte redovite zadatke.
- Minimizirajte ljudski faktor.
- Jasno odvojena područja odgovornosti unutar procesa.
- Držite sve detalje procesa pod kontrolom.
- Uključite u shemu interakcije s klijentima.
- Stvorite jedinstvenu IT infrastrukturu s različitim pravima pristupa.
- Uštedite vrijeme, vaše i vaših zaposlenika.
- Kao rezultat - uštedjeti novac na upravljanje tvrtkom.
Kao što vidite, ciljevi automatizacije poslovnih procesa u mnogočemu su isti kao i vaši!
Upravljanje poslovnim procesima – sustav jedne tvrtke
Da bi bilo još jasnije, analizirajmo specifične funkcije sustava upravljanja poslovnim procesima - "1C: Upravljanje dokumentima 8" - koristeći primjere.
Jasno smo vidjeli kako se automatizirani poslovni proces razlikuje od onog “napisanog na koljenu”. Ostaje shvatiti kako doći do ove razine automatizacije.
Tajni sastojak: Kako automatizirati poslovne procese bez gubitaka
Vjerojatno ste čuli priče o tvrtki N, koja je implementirala super sustav, petljala s njim i pljuvala u Excel. To se događa kada tvrtka naiđe na nepredviđene poteškoće. Da zaposlenici sabotiraju neobičan način rada. Da ustaljeni procesi ni na koji način ne podliježu regulaciji. Da je provedbeni proračun iznad željenog. Tada je sam sustav težak i nerazumljiv, ali potrebno je da "ovdje postoji gumb, pritisnem ga i sve radi."
Menadžeri često zaboravljaju pravilo: prva faza, od koje se gradi automatizacija poslovnih procesa, su zadaci. Sustav za upravljanje dokumentima ima veliku funkcionalnost koja može zadovoljiti zahtjeve i najhirovitijih poslova. Ali prvo se moraju predstaviti ti zahtjevi.
Naše istraživanje potvrđuje da 70% poslovnih poteškoća nastaje upravo u fazi utvrđivanja zahtjeva i rezultata. Stoga pružamo početne konzultacije, kao i uslugu izrade predprojektne studije. Ovaj korak pomaže:
- identificirati "tanke točke" u tvrtki,
- odrediti koji su ciljevi postavljeni za sustav automatizacije,
- razumjeti je li standardna funkcionalnost prikladna za tvrtku ili je potrebno napraviti promjene,
- saznajte koji će skup funkcija biti optimalan za poslovanje,
- odrediti koje procese treba automatizirati na prvom mjestu, a koji se mogu odgoditi. Primjerice, prioritet treba dati područjima koja usporavaju rad cijele tvrtke, čak i ako rad na njima nije najlakši.
Ispravno bilježenje zahtjeva i rezultata sustava tajni je sastojak uspjeha projekta automatizacije. Ponekad u ovoj fazi postaje jasno da postoji problem s poslovnim procesima. Zatim ih trebate modificirati ili izgraditi ispočetka.
Odlučivši se o zadacima koji stoje pred automatizacijom poslovnih procesa, pristupamo formiranju projektnog tima i implementaciji projekta.
Želite li znati kakve rezultate vaša tvrtka može postići? Kontaktirajte nas za besplatne konzultacije - razgovarajmo!
