Захидал, захидлын төрлүүдээр дамжуулан мэдээлэл солилцох. Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм: жишээ. Цахим бизнесийн захидал харилцаа: Бүртгэл, засвар үйлчилгээ хийх дүрэм. Бизнесийн захидал харилцааны төрлүүд

18.05.2020 Чимэглэл

Төрлийн бизнесийн захидал харилцааболон тэдгээрийн нэр (захидал, цахилгаан, телекс, факс (факс), утасны мессеж) нь дамжуулах аргуудаар тодорхойлогддог. бизнесийн мэдээлэл, эдгээр нь шуудангийн холбоо, цахим харилцаа холбоо гэсэн хоёр үндсэн төрөлд хуваагддаг.

Захидал нь янз бүрийн төрлөөр ялгагдана: төрийн байгууллагаас ирүүлсэн захидал, цахилгаанаас эхлээд иргэдийн өргөдөл, стандарт өргөдөл хүртэл. Захидлын агуулга нь хүсэлт, мэдэгдэл, гэрээ, нэхэмжлэл, гэрээ, сануулга, шаардлага, тодруулга, баталгаажуулалт, хүсэлт, зөвлөмж, баталгаа гэх мэт байж болно.

Захидал явуулахдаа дараахь шаардлагыг дагаж мөрдөх ёстой.

Захидлыг тусгай маягт - албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр боловсруулж, түүнд олгосон бүрэн эрхийнхээ хүрээнд байгууллагын дарга эсвэл түүний орлогч гарын үсэг зурсан;

Захидал нь бүдүүлэг толбо, засваргүйгээр зөв, үнэн зөв бичигдсэн байх ёстой;

Агуулгын агуулгаас үл хамааран захидлыг тайван, биеэ даасан байдлаар илэрхийлэх ёстой. албан ёсны бизнесийн хэл, хангалттай аргументтай, үнэн зөв, шинж чанаруудын бүрэн бүтэн байдал, тодорхой байдал, танилцуулгын товч бөгөөд тууштай байх;

Харилцаа холбоогоор дамжуулан мэдээлэл солилцохыг зөвхөн санал бодлоо солилцох өөр арга хэцүү эсвэл боломжгүй тохиолдолд л ашиглах ёстой ( утасны яриа, хувийн уулзалт гэх мэт).

Албан бичиг- аж ахуйн нэгж, байгууллага, байгууллагатай харилцах хамгийн чухал сувгуудын нэг гадаад ертөнц. Захидалаар дамжуулан гэрээний өмнөх хэлэлцээрийг хийж, аж ахуйн нэгжүүдийн хоорондын харилцааг тодруулж, нэхэмжлэлийг илэрхийлдэг. Захидал материаллаг хөрөнгийг замдаа дагалдах гэх мэт.

Байгаа хэдий ч орчин үеийн хэлбэрүүдхарилцаа холбоо: утас, телеграф, факс, модемийн холболт гэх мэт - жижиг аж ахуйн нэгжид ч гэсэн захидал харилцааны хэмжээ маш том байдаг. Гэсэн хэдий ч бизнесийн захидал бэлтгэхэд хүргэдэг менежментийн нөхцөл байдлын хүрээ хязгааргүй бөгөөд харьцангуй тодорхой ангилалд багтдаг. Бэлтгэх шаардлагатай ижил төрлийн менежментийн нөхцөл байдал бүхий асар олон тооны захидал нь яаралтай нэгтгэх хэрэгцээг бий болгож байна. бизнесийн захидал. Харамсалтай нь орчин үеийн бизнесийн захидлын дүн шинжилгээ нь олон удирдлагын ажилтнууд захидал бичих ур чадвар дутмаг байгааг харуулж байна. Үүний зэрэгцээ, үсгийг буруу форматлах нь ажиллахад хэцүү болгодог. Бизнесийн захидал нэг хуудаснаас хэтрэхгүй байх ёстой гэдгийг мэргэжилтнүүд санал нэгтэй хэлж байна. 70-аад онд Цагаан ордны албаны удирдлаган дор АНУ-д хэвлэгдсэн "Энгийн захидал" түүврийн зохиогчид үгээр үрэлгэн байх нь долларын үрэлгэн байдалд хүргэдэг гэж үздэг. Үүнийг үл тоомсорлож болохгүй бизнесийн баримт бичигогт "унших" материал биш, харин тодорхой үйлдлийг урамшуулах ёстой мэдээлэл.

ХАРИУЦЛАГА Байгууллага хоорондын шуурхай мэдээлэл солилцох хэрэгсэл болгон ашигладаг төрөл бүрийн агуулгатай баримт бичгийн ерөнхий нэршил юм. Бизнесийн захидал харилцаа нь байгууллагуудын баримтат кинонд чухал байр суурь эзэлдэг. Байгууллагуудыг холбогч холбоос болох захидал харилцаа нь ирж буй болон гарах баримт бичгийн 80 орчим хувийг эзэлдэг. 1

Бизнесийн захидал харилцааны төрөл ба тэдгээрийн нэр (захидал, цахилгаан, телекс, факс (факс), утасны мессеж) нь шуудангийн харилцаа холбоо, цахим харилцаа холбоо гэсэн хоёр үндсэн төрөлд хуваагддаг бизнесийн мэдээллийг дамжуулах аргуудаар тодорхойлогддог. Захидал нь янз бүрийн төрлөөр ялгагдана: нормативын шинж чанартай захидал, цахилгаанаас төрийн байгууллагуудиргэдийн өргөдөл, жишиг өргөдлийн өмнө. Захидлын агуулга нь хүсэлт, мэдэгдэл, гэрээ хэлцэл, нэхэмжлэл, хэлцэл, сануулга, шаардлага, тодруулга, баталгаажуулалт, хүсэлт, зөвлөмж, баталгаа гэх мэт байж болно.

Үйлчилгээний захидал гэдэг нь текст дамжуулах тусгай арга болох шуудангаар илгээхтэй холбоотой янз бүрийн агуулгатай баримт бичгийн ерөнхий нэр юм. 3

Мэдээлэл солилцох баримт бичгийн бус арга нь боломжгүй эсвэл хэцүү (амаар тайлбар, зааварчилгаа: хувийн болон утсаар гэх мэт) тохиолдолд захидлыг дүрмийн дагуу хийх ёстой. Мэдээллийг яаралтай дамжуулах шаардлагатай бол албан бичгийн дараах ангиллыг албан тасалгааны ажилд хүлээн авна. 1. Хүсэлтийн бичиг (хүсэлт, шаардлага, мэдээлэл өгөх, арга хэмжээ авах санал). 2. Хариу захидал (хүссэн мэдээлэл, гүйцэтгэсэн ажлын талаархи мэдээлэл, мэдээлэл, харилцан үйлчлэлээс татгалзах). 3. Хамгаалалтын захидал (хаягжуулах хэсэггүй буюу материаллаг зүйл болох баримт бичгийг дагалдах). 4

Нэг асуудлаар захидал бэлтгэх нь зүйтэй. Хэрэв та хэд хэдэн өөр асуудлаар нэгэн зэрэг байгууллагатай холбоо барих шаардлагатай бол тус бүрдээ тусдаа захидал бичихийг зөвлөж байна. Захидал нь харилцан уялдаатай хэд хэдэн асуудалтай холбоотой байж болох бөгөөд хүлээн авагчийн байгууллагын нэг бүтцийн нэгжид авч үзэх болно. Захидлын төрөл, агуулгаас хамааран захидлын текст нь энгийн болон төвөгтэй байж болно. Энгийн үсэг нь танилцуулга, дүгнэлт гэсэн хоёр хэсгээс бүрдэнэ. Зохиолын хувьд нарийн төвөгтэй үсэг нь дараахь шаардлагатай хэсгүүдийг агуулна: танилцуулга, үндсэн хэсэг (баталгаа) ба дүгнэлт. 6

Танилцуулга нь асуултын үндэслэлийг өгдөг: асуултын шалтгаан эсвэл түүний шалтгаан Богино өгүүллэг; хэрэв захидал бичих шалтгаан нь ямар нэгэн баримт бичиг байсан бол түүнд холбогдох холбоосыг өгсөн болно. Үндсэн хэсэг (нотолгоо) нь асуудлын мөн чанарыг тодорхойлж, нотлох баримт, няцаалт өгөх; Санал болгож буй шийдлүүдийн үнэн зөв, хүчинтэй эсэхэд эргэлзээ төрүүлэхгүйн тулд гол хэсэг нь үнэмшилтэй байх ёстой. Дүгнэлтэд захидлын гол зорилгыг тусгасан байдаг. Захидлын зорилго, түүний зохиогч юунд анхаарлаа хандуулахыг хүсч байгаагаас хамааран элементүүдийн аль нэг нь байхгүй эсвэл тэдгээрийн зохион байгуулалтын дараалал өөр байж болох бусад барилгын схемийг ашигладаг. 7

Стандарт бизнесийн захидал дараах бүтэцтэй байна: Давж заалдах Оршил Үндсэн текст Дүгнэлт Гарын үсэг Бичлэг Хавсралт 8

Postscript (лат. post scriptum - "бичсэний дараа") нь бөглөж, гарын үсэг зурсан захидлын шуудан бичгийг ихэвчлэн "P" гэсэн Латин товчлолоор тэмдэглэдэг. С." "P" гэсэн товчлолыг бас ашигладаг. P.S. "(лат. post scriptum) эсвэл "P. S. S. "(лат. post sub scriptum) бичлэгийн дараа хийсэн бичлэгийн хувьд. 9

Бизнесийн захидал нь хууль эрх зүйн ач холбогдолтой тул тэдгээрийн хэв маяг нь тодорхой шаардлагыг хангасан байх ёстой. Захидлын текст нь олон тайлбарыг зөвшөөрөх ёсгүй. Ерөнхий шаардлагабизнесийн захидлын текстэд: танилцуулгын товч, ойлгомжтой, үнэн зөв байдал. Текстийг албан ёсны бизнесийн хэв маягаар, зөв бичих, цэг таслалыг одоогийн дүрмийн дагуу зөв танилцуулах ёстой. Үнэн хэрэгтээ албан ёсны баримт бичгийн хэл нь тодорхой нэгдмэл байдлаар тодорхойлогддог нэг төрлийн товшилт, товшилт, стандартуудын багц юм. Албан бичиг нь төвийг сахисан өнгө аясыг хадгалж, асуудлын мөн чанарыг тодорхой бөгөөд товчоор илэрхийлэх ёстой. 10

Энгийн захидлын текст нь нэг эсвэл хоёр хуудаснаас хэтрэхгүй байх ёстой. Текст танилцуулгын дараах хэлбэрийг үсгээр ашигладаг: эхний хүний олон тоо ("илгээнэ үү", "бид авч үзэхээр илгээнэ үү"); нэгдүгээр хүний ганц тоогоор (“Би үүнийг шаардлагатай гэж үзэж байна”, “тодруулж өгнө үү”); Гуравдахь ганц бие талаас ("Яам эсэргүүцэхгүй", "VNIIDAD боломжтой гэж үзэж байна"). Бизнесийн захидал харилцааны хувьд, захидалд гарын үсэг зурсан албан тушаалтан байгууллагын нэрийн өмнөөс ярьдаг тул эхний хүний олон тоогоор (бид асуудаг, мэдээлдэг, шууд дамжуулдаг, сануулдаг, илгээдэг гэх мэт) хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэлбэр юм. арван нэгэн

Захидлын текстийг ганц бие хүнээр (би асууж байна, санал болгож байна, шууд гэх мэт) хоёр тохиолдолд танилцуулах боломжтой: захидал албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн; захидал нь нууц эсвэл хүлээн авагчийн хувийн хаягийг агуулна. А4 форматаар бичсэн захидал нь "Юуны тухай?" Гэсэн асуултад хариулах текстийн гарчигтай байх ёстой: "Гэрээний үүргээ зөрчсөн тухай", "Шинжлэх ухаан, техникийн туслалцаа үзүүлэх тухай". А 5 маягт дээр гарчгийг заагаагүй байж болно. 12

Захидлыг зохиогч, зохиогчийн хэлтсийн дарга, шаардлагатай бол сонирхогч талуудын дарга нар баталдаг. бүтцийн хэлтэс, түүнчлэн албан бичигт байгууллагын дарга гарын үсэг зурсан бол чиглэлийг удирдаж буй байгууллагын орлогч дарга. Захидал нь байгууллагад үлдсэн хоёр дахь хуулбар дээр баталгаажсан болно. Захидалд тухайн байгууллагын дарга, түүний орлогч нар, түүнчлэн эдгээр эрх олгосон бол бие даасан бүтцийн хэлтсийн дарга нар гарын үсэг зурдаг. 13

Захидал нь менежерийн гарын үсэг бүхий хуудасны доод талд наасан, гүйцэтгэгчийн тухай тэмдэглэл байх ёстой. Гарын үсэг зурсан захидалд засвар, нэмэлт оруулахыг хориглоно. Захидлын огноо нь гарын үсэг зурсан огноо юм. 14

Захидлын шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь: байгууллагын нэр, байгууллагын тухай лавлагааны мэдээлэл, байгууллагын код, улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN) хуулийн этгээд, татвар төлөгчийн үнэмлэх/бүртгэх шалтгааны код, огноо, регистрийн дугаар, регистрийн дугаар болон огнооны холбоос, хаяг хүлээн авагч, бичвэрийн гарчиг (А 4 форматаар захидал бичихэд), бичвэр, гарын үсэг, гүйцэтгэгчийн тухай тэмдэглэл, хавтас захидал - хавсралт байгаа тухай тэмдэглэл, баталгааны захидалд - тамга тэмдэг. 15

Лавлагаа - үйлчилгээний захидалаливаа албан ёсны мэдээлэл, баримт бичиг авах зорилгоор илгээсэн. Хүсэлтийн захидлын текст нь мэдээлэл, материал өгөх шаардлагатай үндэслэл, хүсэлтийн бодит мэдэгдлийг агуулсан болно. Үндэслэл нь хууль тогтоомжийн болон бусад зүйлийн ишлэлийг агуулж болно дүрэм журам, зохион байгуулалтын болон хууль эрх зүйн баримт бичиг, учир нь байгууллага нь өөрийн үйл ажиллагаатай холбоогүй мэдээллийг шаардах эрхгүй. Хүсэлтийн захидалд ихэвчлэн байгууллагын дарга эсвэл албан ёсны эрх бүхий албан тушаалтан гарын үсэг зурдаг. 16

Хүсэлтийн захидал нь хариу захидал шаарддаг. Хүсэлтийн бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурсан болно. Хүсэлтийн захидлын заавал байх ёстой дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь: байгууллагын нэр, байгууллагын тухай лавлагааны мэдээлэл, байгууллагын код, хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN), татвар төлөгчийн дугаар / бүртгүүлэх шалтгаан код, огноо, регистрийн дугаар, хаяг хүлээн авагч, текстийн гарчиг (хэрэв А 4 форматаар захидал бичсэн бол), гарын үсэг, гүйцэтгэгчийн тухай тэмдэглэл. 17

Хүсэлтийн захидал гэдэг нь мэдээлэл, үйлчилгээ, бараа, байгууллагад зайлшгүй шаардлагатайавто RU. Удирдлагын асар олон нөхцөл байдал нь хүсэлтийн захидал боловсруулахад хүргэдэг. Хүсэлтийн захидалд хүсэлтийн үндэслэл, хүсэлтийн мэдэгдлийг агуулсан байх ёстой. Үндэслэл нь хүсэлтийн мэдэгдлийн өмнө байх ёстой. Хүсэлт нь илэрхий, түүний ердийн шинж чанар, түүнчлэн хүсэлтийг бүрдүүлсэн үйл ажиллагааг хэрэгжүүлэх нь тухайн байгууллага, хэлтэс, хэлтэс, байгууллагын үүрэг хариуцлагатай тохиолдолд үндэслэл байхгүй байж болно. албан ёсны. 19

Хүсэлт нь “асуух” үйл үгээр илэрхийлэгдэнэ: “Бид таныг явуулахыг хүсч байна...”, “Бид танаас хангахыг хүсч байна...”, “Бид танд мэдэгдэхийг хүсч байна...” гэх мэт. Хүсэлт нь "асуух" үйл үггүйгээр томъёолно, жишээлбэл: "Бид асуудлыг нааштай шийдвэрлэнэ гэж найдаж байна...", "Та бидний давж заалдах хүсэлтийг авч үзэх боломжтой гэж найдаж байна" гэх мэт. Нэг захидалд хэд хэдэн байж болно. хүсэлтүүд. Энэ тохиолдолд дараах хэлний хэллэгийг ашигладаг: "Бид танаас анхааралдаа авахыг хүсч байна (болгох, явуулах ...)", "Үүний зэрэгцээ бид танаас асууж байна ...". Хүсэлтийн бичгийг хэвлэмэл хуудсан дээр зурсан болно. 20

Хүсэлтийн захидлын заавал байх ёстой дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь: байгууллагын нэр, байгууллагын тухай лавлагааны мэдээлэл, байгууллагын код, хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN), татвар төлөгчийн дугаар / бүртгүүлэх шалтгаан код, огноо, регистрийн дугаар, хаяг хүлээн авагч, текстийн гарчиг (хэрэв А 4 форматаар захидал бичсэн бол), гарын үсэг, гүйцэтгэгчийн тухай тэмдэглэл. 21

Хариулах бичиг гэдэг нь хүсэлт, лавлагааны захидалд хариу болгон боловсруулсан албан бичиг юм. Хариулт нь эерэг эсвэл сөрөг байж болно (татгалзсан захидал). Хариу захидал бичихдээ хэлний параллелизмын зарчмыг баримтлах ёстой: хариу бичгийн текстэд хүсэлтийн захидлыг хэл шинжлэлийн хувьд зөв эмхэтгэсэн тохиолдолд зохиогчийн санаачилгын захидалд ашигласан хэлний илэрхийлэл, үгсийн санг ашиглах ёстой. Та хариу захидалдаа хүлээн авсан захидлын линкийг оруулах ёсгүй (“Таны захидалд _______#__ . . . ”). Хүлээн авсан захидалтай холбохын тулд маягтын дэлгэрэнгүй мэдээлэлд "Хүлээн авсан баримтын огноо, дугаарын холбоос" гэсэн хэсгийг агуулж, санаачилгын захидлын талаарх мэдээллийг оруулна. 24

Сөрөг хариулт нь үндэслэлтэй байх ёстой, та тайлбаргүйгээр хүсэлтийг зүгээр л татгалзаж болохгүй, тиймээс "+-тэй холбоотой" гэсэн татгалзсан хариу бичихийг зөвлөж байна. Хариултыг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурсан болно. Хариу захидалд шаардагдах дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь: байгууллагын нэр, байгууллагын тухай лавлагааны мэдээлэл, байгууллагын код, хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN), татвар төлөгчийн дугаар / бүртгүүлэх шалтгаан код, огноо, регистрийн дугаар, холбоос. бүртгэлийн дугаар, огноо, хаяг хүлээн авагч, текстийн гарчиг (А4 форматаар захидал бичих үед), гарын үсэг, гүйцэтгэгчийн тухай тэмдэглэл. 25

Батлан даалтын бичиг нь үүрэг, баталгааг агуулсан үйлчилгээний захидал юм. Батлан даалтын бичгийг байгууллагуудад хаягласан байдаг. Ажил, бүтээгдэхүүн, үйлчилгээ, түрээсийн төлбөр, ажлын чанар, хугацаа гэх мэтийг баталгаажуулж болно. Батлан даалтын захидлын текст нь корреспондентэд хандсан хүсэлт, хууль ёсны ач холбогдолтой томъёог агуулсан: "Бид төлбөрийг баталгаажуулдаг (үйлчилгээ үзүүлэх). гэх мэт)." Энэ хэллэг нь текстийн хууль ёсны чухал бүрэлдэхүүн хэсэг юм. Хэрэв захидал төлбөрийг баталгаажуулсан бол зохиогч өөрийн банкны дэлгэрэнгүй мэдээллийг өгнө. 2 27

Батлан даалтын бичигт байгууллагын дарга, ерөнхий нягтлан бодогч гэсэн хоёр хүн үргэлж гарын үсэг зурдаг. Батлан даалтын бичгийг мөн байгууллагын тамга тэмдгээр баталгаажуулна. Баталгааны бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурсан. Батлан даалтын захидлын заавал байх ёстой дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь: байгууллагын нэр, байгууллагын тухай лавлагааны мэдээлэл, байгууллагын код, хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN), татвар төлөгчийн дугаар / бүртгүүлэх шалтгаан код, огноо, регистрийн дугаар, хаяг хүлээн авагч. , текстийн гарчиг (А форматын хэвлэмэл хуудас 4 дээр үсэг зурахдаа), гарын үсэг, тамга тэмдэг, гүйцэтгэгчийн тухай тэмдэглэл. 28

Үүнд: гэрээнд заасан чанарт нийцэхгүй байгаа, түүний дотор барааны бүрэн бүтэн байдал, нэр төрлийг хангаагүй тохиолдолд барааны чанар; гэрээ болон тээвэрлэлтийн баримт бичигт заасантай таарахгүй бол барааны тоо хэмжээ; хэрэв тэдгээрийг зөрчсөн бол хүргэх эцсийн хугацаа; жишээлбэл, зохисгүй сав баглаа боодол, буруу шошго нь барааны эвдрэлд хүргэсэн бол барааны сав баглаа боодол, шошго; төлбөрийн эцсийн хугацаа болон харилцан төлбөр тооцооны бусад талуудыг зөрчсөн; гэрээний бусад нөхцөл. 31

Гомдлын захидал гэдэг нь гүйцэтгэсэн бүтээгдэхүүн, үйлчилгээний чанарын талаар гаргасан нэхэмжлэлийн талаархи мэдээллийг агуулсан арилжааны захидлын нэг төрөл болох баримт бичиг юм. Энэхүү баримт бичигбайхгүй нэгдсэн хэлбэр, суулгасан Оросын Холбооны Улс. Үүнтэй холбогдуулан нэхэмжлэлийг гаргаж байна бичих, Дүрмээр бол, компанийн хэвлэмэл хуудас эсвэл А 4 форматын стандарт хуудсан дээр, нэхэмжлэлийн захидал нь агуулгаас үл хамааран шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл, мэдээллийг агуулсан байх ёстой: 32

Агуулгаас үл хамааран нэхэмжлэлийн захидал нь шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл, мэдээллийг агуулсан байх ёстой: 1. Энэхүү нэхэмжлэлийн бичиг зохиосон гэрээний холбоосыг харуулсан текстийн гарчиг. 2. дагуу байгууллагын бүтэн нэр үүсгэн байгуулах баримт бичиг, нэхэмжлэлийн захидал илгээсэн. 3. Байгууллагын яг хаяг. 4. Энэхүү нэхэмжлэлийг гаргах үндэслэл (холбоос албан ёсны баримт бичигнийлүүлэх гэрээ эсвэл баталгааны захидал гэх мэт). 5. Нэхэмжлэлийн сэдэв, өөрөөр хэлбэл яг юу зөрчсөн (чанар, хүргэх нөхцөл, барааг богино хугацаанд хүргэх гэх мэт). 6. Зөрчлийн нотлох баримт (дэмжих баримт бичгийн холбоос). 33

7. Нэхэмжлэлийн бичиг зохиогчийн тавьсан тодорхой шаардлагын жагсаалт. Үүнд: гэмтсэн, гэмтэлтэй барааг солих; барааны үнийн дүн (үнэгийн үнийн дүнг хоёр тал тохиролцсон байх ёстой); алдагдлыг шууд нөхөх; гэрээг цуцлах гэх мэт 34

Нэхэмжлэлийн үндэслэлийг нотлох баримтыг гаргаж өгөхдөө зөвхөн зөрчигдсөн гэрээний тодорхой үүргийг зааж өгөхөөс гадна тодорхой шаардлага тавих үндэслэл болох хууль эрх зүйн хэм хэмжээг дурдах нь зүйтэй. Нэхэмжлэгч нь гэм буруутай этгээдээс учирсан хохирлыг нөхөн төлүүлэх, тодорхой хэмжээний мөнгийг буцаан олгохыг шаардсан тохиолдолд нэхэмжлэлд нэхэмжлэлийн шаардлагын тооцоог мөн агуулсан байх ёстой (хэрэв тооцоо хангалттай төвөгтэй бол нэхэмжлэлийн хавсралтад оруулж болно). Гомдлын бичвэрээс хэн, яагаад, юу хүсч байгаа нь тодорхой байх ёстой. 35

Хэрэв барааны тоо хэмжээний талаар нэхэмжлэл гаргасан бол худалдагч дутуу барааг нэмж хүргэх эсвэл хүргэгдээгүй барааны үнийг буцаан олгохыг шаардаж болно. Гомдол нь барааны чанартай холбоотой бол худалдан авагч нь барааны согогийг арилгах, эсвэл барааны үнээс хөнгөлөлт үзүүлэхийг шаардаж болно. Худалдан авагч нь худалдагчид барааны согогийг өөрөө арилгахыг санал болгож болох боловч энэ тохиолдолд худалдагч нь засварын зардлыг худалдан авагчид төлөх ёстой. Дүрмээр бол бага зэргийн согогийг худалдан авагч өөрөө арилгадаг боловч засварын зардлыг худалдагчийн зардлаар нөхөн төлдөг. Гэмтэлтэй бүтээгдэхүүнийг буцааж өгөх эсвэл өөр бүтээгдэхүүнээр солихтой холбоотой бүх зардлыг худалдагч нөхөн төлнө. 36

Нэхэмжлэл үндэслэлтэй бол худалдагч дараахь зүйлийг солихыг албадах болно гэмтэлтэй зүйлшинэ; алга болсон барааг нийлүүлэх; бүтээгдэхүүний өртөгт тодорхой хувиар хөнгөлөлт үзүүлэх; торгууль төлөх. Нэхэмжлэлийг зөв хэлбэрээр гаргах ёстой, энэ нь хатуу байж болох ч бүдүүлэг байх ёсгүй. Нөхцөл байдал болон худалдан авагчийн хүсэл эрмэлзлээс хамааран нэхэмжлэл нь дараагийн холбоо барих тухай анхааруулгыг агуулж болно. арбитрын шүүххудалдагч нэхэмжлэлийг хангаагүй тохиолдолд эрхээ хамгаалах. 37

Нэхэмжлэлийн захидлын хариу Дүрмээр бол нэхэмжлэлийг хүлээн авснаас хойш хариу өгөх хугацааг гэрээнд заасан байдаг (жишээлбэл, 10 хоног, 30 хоног). Энэ хугацаанд худалдагч (ачаалагч) нэхэмжлэлийн шаардлагыг харгалзан үзэж, бичгээр хариу өгөх үүрэгтэй. Нэхэмжлэлийн хариу ирээгүй тохиолдолд нэхэмжлэлийг хүлээн авсан гэж үзэж, худалдан авагч нь зардлаа худалдагчийн дансанд гаргуулахаар арбитрын шүүхэд хандах эрхтэй. Нэхэмжлэлийн хариуг бараа (үйлчилгээ) худалдан авагчид илгээнэ. бүртгүүлсэн шуудангаарэсвэл телеграмаар (телекс). Гэрээнд заасан хугацаанд худалдагч нь нэхэмжлэлийн шаардлагаас татгалзсан, эсхүл хянан хэлэлцэхээр хүлээн авсан тухай эсрэг талдаа мэдэгдэх ёстой. 38

Олон улсын захидлууд Олон улсын бизнесийн захидал нь тодорхой бүтэцтэй, тодорхой дэлгэрэнгүй мэдээлэлтэй, тус бүрийн тогтвортой байршилтай байдаг. Захидал гадаадын компаниуд 1 инч (2.54 мм) зайтай хэвлэмэл хуудас дээр хэвлэв. Зүүн дээд буланд эсвэл хуудасны дээд хэсгийн төв хэсэгт компанийн лого, нэр (таяг 1) байна. Хэрэв компани нь бага зэрэг танигдсан бөгөөд нэрнээс нь харахад юу хийдэг нь тодорхойгүй бол түүний үйл ажиллагааны профайлыг, жишээлбэл, "хөлөг онгоц түрээслэх", "аяллын зохион байгуулалт", "үл хөдлөх хөрөнгийн борлуулалт", " шинжлэх ухааны хөгжил"гэх мэт 41

Компанийн нэрийн дор эсвэл хуудасны доод талбарт шуудан, телеграф хаяг, утас, факсын дугаар, компанийн төлөөлөгчийн газар, түүний салбаруудын хаяг, утасны дугаарыг агуулсан оффисын хаягийг зааж өгсөн болно. мэдүүлэг эсвэл бүртгэлийн лиценз (дэлгэрэнгүй 2). Захидлын дараагийн бүх мэдээллийг зүүн захаас хэвлэв. Баримт бичгийн лавлагаа (тоо) (дэлгэрэнгүй 3) тоон, цагаан толгой, үсэг тоон байж болно, жишээлбэл: Лавлагаа: 101; Ref: MS Хэрэв захидал нь хариулт бол 3-р атрибут нь санаачлагын захидлын гарч буй дугаарыг заана, жишээ нь: Таны лавлагаа 12. 42

Огноо (атрибут 4) цагаан толгойн үсгийн дарааллаар бичигдэнэ дижитал байдлаар, жишээ нь: 2003 оны 8-р сарын 17. Огноог баримт бичгийн зүүн эсвэл баруун захын заагт байрлуулж болно. Хүлээн авагчийн хаяг (дэлгэрэнгүй 5) нь мөр мөрөөр дараах зүйлсээс бүрдэнэ: хүлээн авагчийн нэр, овог; компанийн нэр; байшин, гудамжны дугаар; хот, шуудангийн дүүрэг (зип код); улс орнууд. 43

Танилцуулгын хаягийг (6-р тулгуур) шинэ мөрөнд бичиж, хаягаас дөрвөн мөрийн зай үлдээнэ. Ажил хэргийн захидал "Эрхэм ээ. . . ". Захидлын гарчгийг (дэлгэрэнгүй 7) танилцуулах хаягийн дараа заана. Гарчиг нь: RE: - "харьцангуй" гэсэн үгийн товчлол; Дахин хэлэхэд: - "Холбоотой" гэсэн хослолын товчлол (харгалзах); Сэдэв - (сэдэв, сэдэв, асуулт); Гарчиг нь доогуур зураастай байна. Гарчиг нь заавал байх ёстой зүйл юм. Энэ гарчиг нь хууль эрх зүйн асуудлаарх албан ёсны захидалд голчлон гардаг. 44

Текстийг (8-р тулгуур) зүүн захын ирмэгээс (орчин үеийн хувилбар) эсвэл догол мөр бүрийн эхлэлийг улаан шугамаас доголоор хэвлэж болно. сонгодог хувилбар). Дүрмээр бол догол мөрүүдийг бие биенээсээ нэмэлт мөр хоорондын зайгаар тусгаарладаг бөгөөд энэ нь захидлын агуулгыг ойлгоход хялбар болгодог. Түүнчлэн захидлын үндсэн өгүүлбэрийг үсгийн фонтоор тодруулж, доогуур зурсан гэх мэтээр бичиж болно. Захидлын текстийн дараа хоёр мөрийн зай нь “эелдэг байдлын эцсийн томъёолол”-ыг заана (9-р тулгуур). 45

"Эелдэг байдлын эцсийн томъёо"-ны дараа дор хаяж таван мөр хоорондын зай байна хувийн гарын үсэгзахидлын зохиогч (10-р тулгуур). Гарын үсгийн доор түүний декодчилолыг зааж өгсөн болно: овог нэр, дараагийн мөрөнд баримт бичигт гарын үсэг зурсан хүний байр суурь. Захидалд компанийн дарга гарын үсэг зурсан бол албан тушаалыг заагаагүй болно. Хэрэв захидалд хавсралт байгаа бол (шинж чанар 11), тэдгээрийг дараах байдлаар зааж өгнө: Хавсралт (нэмэлт): Захидлын хуулбарыг ("нүүрстөрөгчийн хуулбар") хэд хэдэн хаяг хүлээн авагчид илгээхдээ хүмүүсийн нэрийг зааж өгнө үү. эсвэл илгээсэн компаниуд (шинж чанар 12). 46

Зааварчилгаа (удирдамж) захидал нь албан ёсны шинж чанартай мэдээллийг хүлээн авагчид мэдээлэх үйлчилгээний захидал юм. Мэдээллийн захидал нь ихэвчлэн стандарт шинж чанартай байдаг бөгөөд янз бүрийн түвшний эрх бүхий байгууллага, удирдлагаас харьяа байгууллага эсвэл тодорхой төрлийн байгууллагад илгээдэг. Мэдээллийн захидалд хууль тогтоомжийн болон бусад зохицуулалтын зарим заалтыг үгчлэн иш татаж болно. хууль эрх зүйн баримт бичиг, зөвлөмж, зөвлөмж агуулж болно. 49

Мэдээллийн захидал хавсралт агуулсан байж болно. Мэдээллийн хуудасны урт нь нэг догол мөрөөс хэд хэдэн хуудас хүртэл хэлбэлздэг. Дүрмээр бол мэдээллийн захидалд байгууллагын дарга гарын үсэг зурдаг. Мэдээллийн бичгийг албан бичгийн хэвлэмэл хуудсан дээр зурсан болно. Мэдээллийн захидалд шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл нь: байгууллагын нэр, байгууллагын тухай лавлагааны мэдээлэл, байгууллагын код, хуулийн этгээдийн улсын бүртгэлийн үндсэн дугаар (OGRN), татвар төлөгчийн дугаар / бүртгүүлэх шалтгаан код, огноо, регистрийн дугаар. , хаяг хүлээн авагч, текстийн гарчиг (А форматын хэвлэмэл хуудас 4 дээр захидал бэлтгэх үед), гарын үсэг, гүйцэтгэгчийн тухай тэмдэглэл. 50

Гадаадын түншүүдтэй гэрээ байгуулахдаа аккредитивыг ашигладаг бөгөөд үүнд худалдагч нь худалдан авагчийн банкнаас гадаад валютын дансны дугаар, худалдан авагчийн бараа, үйлчилгээний төлбөрийг баталгаажуулсан банкны баталгааг өгөхийг хүсдэг. Хүлээн авагч руу илгээсэн үндсэн баримт бичигт нэмэлт тайлбар шаардлагатай үед хавтаслах захидал боловсруулагдана. Дагалдах захидал нь үндсэн баримт бичгийг ямар зорилгоор илгээж байгаа, түүнтэй юу хийх, ямар хугацаанд хийх ёстойг заана. Хэрэв хавтасны захидал нь семантик ачаалал өгдөггүй бол тэдгээрийг зурж болохгүй, учир нь энэ тохиолдолд тэдгээр нь шаардлагагүй албан ёсны болно. 52

Бизнесийн захидал харилцааны төрөл, тэдгээрийн нэр (захидал, цахилгаан, телекс, факс (факс), утасны мессеж) нь шуудангийн харилцаа холбоо, цахим харилцаа холбоо гэсэн хоёр үндсэн төрөлд хуваагддаг бизнесийн мэдээллийг дамжуулах аргуудаар тодорхойлогддог.

Захидал явуулахдаа дараахь шаардлагыг дагаж мөрдөх ёстой.

Захидал нь бүдүүлэг толбо, засваргүйгээр зөв, үнэн зөв бичигдсэн байх ёстой;

Захидал нь агуулгаас үл хамааран тайван, туршлагатай, албан ёсны ажил хэргийн хэлээр бичигдсэн байх ёстой, хангалттай аргументтай, үнэн зөв, бүрэн бүтэн, тодорхой шинж чанартай, товч бөгөөд тууштай байх ёстой;

Захидал харилцааны замаар мэдээлэл солилцохыг зөвхөн санал бодлоо солилцох өөр арга нь хэцүү эсвэл боломжгүй тохиолдолд (утасны яриа, хувийн уулзалт гэх мэт) ашиглах ёстой.

Албан бичиг бол аливаа аж ахуйн нэгж, байгууллага, албан байгууллагуудыг гадаад ертөнцтэй харилцах хамгийн чухал сувгийн нэг юм. Захидалаар дамжуулан гэрээний өмнөх хэлэлцээрийг хийж, аж ахуйн нэгжүүдийн хоорондын харилцааг тодруулж, нэхэмжлэлийг илэрхийлдэг. Захидал материаллаг хөрөнгийг замдаа дагалдах гэх мэт.

Орчин үеийн харилцаа холбооны хэлбэрүүд: утас, телеграф, факс, модем харилцаа холбоо гэх мэт боломжтой хэдий ч жижиг аж ахуйн нэгжид ч захидал харилцааны хэмжээ маш том байна. Гэсэн хэдий ч бизнесийн захидал бэлтгэхэд хүргэдэг менежментийн нөхцөл байдлын хүрээ хязгааргүй бөгөөд харьцангуй тодорхой ангилалд багтдаг. Бэлтгэх шаардлагатай ижил төрлийн менежментийн нөхцөл байдал бүхий асар олон тооны захидал нь бизнесийн захидлуудыг нэгтгэх яаралтай хэрэгцээг бий болгож байна. Харамсалтай нь орчин үеийн бизнесийн захидлын дүн шинжилгээ нь олон удирдлагын ажилтнууд захидал бичих ур чадвар дутмаг байгааг харуулж байна. Үүний зэрэгцээ, үсгийг буруу форматлах нь ажиллахад хэцүү болгодог. Бизнесийн захидал нэг хуудаснаас хэтрэхгүй байх ёстой гэдгийг мэргэжилтнүүд санал нэгтэй хэлж байна. 70-аад онд Цагаан ордны албаны удирдлаган дор АНУ-д хэвлэгдсэн "Энгийн захидал" түүврийн зохиогчид үгээр үрэлгэн байх нь долларын үрэлгэн байдалд хүргэдэг гэж үздэг. Бизнесийн баримт бичиг нь "унших" материал биш, харин тодорхой үйлдлийг урамшуулах ёстой мэдээлэл гэдгийг анхаарч үзэхгүй байхын аргагүй юм.

Нөхцөл байдалд орчин үеийн ертөнцбизнесийн харилцаа холбоо нь ихэвчлэн бизнесийн захидал харилцаанаас эхэлдэг - албан тушаалтны нэрийн өмнөөс болон албан тушаалын дагуу илгээсэн аливаа төрлийн захидал (захидал, мессеж гэх мэт) -ийг багтаасан бизнесийн харилцааны бичмэл хэлбэр.

Нэг чухал зүйл бол ёс зүйн тодорхой стандартыг дагаж мөрдөх явдал юм. Үгүй бол тогтоосон холболтууд тасарч, үйлчлүүлэгч эсвэл бизнесийн түншээ алдаж болзошгүй. Сайн зохион бүтээсэн бизнесийн захидал харилцаа нь танд эсвэл компанид хамгийн таатай сэтгэгдэл төрүүлэхэд хувь нэмэр оруулдаг.

Үсгийн ид шидийг эзэмших нь хүн бүрийн хувьд чухал юм. Хайж байхдаа хэлье шинэ ажил: анкет бүрдүүлэх, илгээх, тестийн даалгавар, хамгаалах захидал, өөрийнхөө тухай нэмэлт мэдээлэл, уулзалтын цагийг тохиролцох.

Сонирхолтой нь, одоо байгаа бизнесийн захидлын дүрмийг 150 орчим жилийн өмнө Англид боловсруулжээ.

Бизнесийн захидлын төрлүүд

Захидал хэрхэн бичихээ шийдэхийн тулд түүний төрлүүдийн ялгааг мэдэх хэрэгтэй. Энэ нь мессежийн сэдэв, түүний зөв дизайныг шийдэхэд тусална. Энэ нь чухал өрсөлдөгчийнхөө нүдэнд тэнэг харагдахаас зайлсхийхэд тусална.

Дизайн бүтцийн дагуу:

Харилцааны захидал

Үүнд татгалзсан тухай захидал, нэхэмжлэл, шалтаг, гэм буруугаа хүлээх зэрэг орно. Ажилтан мэргэжлийн үйл ажиллагааныхаа явцад ашигладаг бүх зүйл.

Гэрээний захидал

Бичлэгийн чухал төрөл. Түүний ачаар хурлын үр дүнг нэгтгэн дүгнэж, гэрээ хэлэлцээр байгуулж, даалгавраа биелүүлэх цагийг тодорхойлж, хоёр тал гэрээний талаар зөв ойлголттой болсон гэдэгт итгэлтэй байна.

Бизнес захидлын дүрэм

Блог хөтлөгчид өөрсдийгөө илэрхийлэх арга зам нь таны сонголт биш юм. Алдаа, үсгийн алдааг зөвтгөх аргагүй. Та бага наснаасаа хэл сурахад бэрхшээлтэй тул өөрийгөө тайвшруулж чадахгүй. Та өөртөө аль болох өндөр шаардлага тавих хэрэгтэй. Үгүй бол таны зан чанар, боловсролын талаар таагүй дүр зургийг зурдаг.

Бизнесийн захидлын онцлог нь мэргэжлийн үгсийн зөв бичгийн алдаа нь тухайн хүний сонгосон салбарт чадваргүй байдлын үзүүлэлт гэж тооцогддог.

Үндсэн дүрмүүд:

Тодорхойлолтыг нь мэдэхгүй үгсийг ашиглахаас зайлсхий. Хамгийн сүүлчийн арга бол толь бичгүүдээс тэдгээрийн утгыг шалгана уу.
Тодорхой нэр томъёо хэрэглэхээс зайлсхий. Зарим үгс нь ярилцагчийн хувьд танил бус байж магадгүй бөгөөд түүнийг буруугаар тайлбарлаж болно. Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь ийм тохиолдолд нэр томъёо, товчлолын тайлбарыг агуулдаг.
Богино өгүүлбэрээр бичнэ үү. Барилга байгууламжийн урт, уян хатан байдал нь роман бичихэд тохиромжтой, бизнесийн хэлэлцээр хийх үед биш юм.
Эхлээд мессежийг захидлын үндсэн хэсэгт биш, харин компьютер эсвэл онлайн засварлагч дээрх баримт бичигт бичнэ үү. Эерэг тал нь текстийн зөв бичгийн дүрэм, цэг таслалыг автоматаар шалгах явдал юм. Энэ нь мөн захидал хүлээн авагч руу санамсаргүйгээр хугацаанаас нь өмнө илгээгдэх, хөтөч хаагдсан эсвэл интернет алдагдсанаас болж алга болохоос сэргийлдэг. Ажиллаж байна Microsoft word, тодорхой интервалаар материалыг автоматаар хадгалах аргыг ашиглах.
Та утас, таблет дээрээ мессеж бичихээс зайлсхийх хэрэгтэй. Зохисгүй автомат залруулга хийх эрсдэлтэй.
Илгээхийн өмнө алдаа болон текстийн нийцтэй байдлыг шалгана уу. Бичсэн текстээ нэг цагийн дараа дахин шалгаж, өөр зүйл рүү түр шилжиж, бичихээ мартахыг зөвлөж байна. Энэ нь текстийг өөр өнцгөөс харж, бүх алдааг олж харахад тусална.

Бизнесийн захидал форматлах

Захидал бэлтгэх, явуулахдаа нарийн ширийн зүйлийг анхаарч үзэх шаардлагатай. Энэ нь мөн өрсөлдөгчөө хүндэтгэж, материалыг дахин хийхэд зарцуулж болох цагийг хэмнэх боломжийг танд олгоно.

Дараахь талуудыг үл тоомсорлож болохгүй.

Захидлын сэдвийг зөв бөглөх

Хэрэв энэ нь анхны мессеж бол гарчиг нь тод байж магадгүй юм. Гэсэн хэдий ч, хэрэв өрсөлдөгчтэй харилцах харилцаа аль хэдийн байгаа бол захидлын сэдвийг товч бөгөөд товч дурдах хэрэгтэй. Эдгээр нь харилцааны үндэс суурь юм. Тэд хэсэг хугацааны дараа мессежийг олоход тусалдаг бөгөөд ингэснээр дахин унших нь илгээгч болон хүлээн авагчийн аль алинд нь хялбар байх болно.

Ишлэл

Таны илгээсэн мессеж таны хариулах ёстой асуултуудыг агуулж болно. Тэд тус бүрийг тусад нь иш татсанаар хариулах нь утга учиртай юм. Хэд хэдэн дамжуулалт бүхий захидал илгээхдээ дугаарлаж, текстийг догол мөр болгон хуваах нь зүйтэй. Ингэснээр та ямар асуултанд хариулж байгаа нь ярилцагчдаа тодорхой болно.

Хэт их ишлэлийн сүлжээ нь харилцаа холбоонд эмх замбараагүй байдлын мэдрэмжийг бий болгодог. Гэсэн хэдий ч, хэрэв өмнө нь илгээсэн мессежүүд рүү буцаж очих эсвэл ярилцагчдаа ямар нэг зүйлийг сануулах шаардлагатай бол үүнийг хийх нь зүйтэй. Ялангуяа төсөв, үйлчилгээний багц, цаг хугацааны хувьд.

Хүлээн авсан бүх мэдээллийг анхаарч үзээрэй

Захидал бичихдээ та өөрийн болон ярилцагчийн хавсаргасан бүх баримт бичигт товч тайлбар өгөх ёстой. Ингэснээр хүлээн авагчид ямар файлууд түүнийг хүлээж байгаа нь шууд тодорхой болно.

Таны өөрийн гарын үсэг бол нэрийн хуудасны зүйрлэл юм

Бизнесийн захидал харилцаанд гарын үсэг шаардлагатай. Үүнийг автоматаар хийх боломжтой, дараа нь энэ нь илгээсэн захидал бүрт байх болно. Мэдээллийн гарын үсэг хэрхэн үүсгэх вэ? Өөрийн овог нэр, одоогийн албан тушаал, ажлын холбоо барих хаяг, компанийн логог ашиглана уу.

Жишээ нь: "Хүндэтгэсэн, Иван Иванов, таны төслийн менежер, утасны дугаар эсвэл бусад элч." Эсвэл "Хүндэтгэсэн, Иван Иванов ...".

Гарын үсэг нь анхаарал татахуйц, бүтээлч байж болох бөгөөд энэ нь компани эсвэл шалтгаантай онцгой холболтыг илтгэнэ. Жишээлбэл, номын үйлдвэрлэлийн сүлжээний ажилтнууд одоогийн шинэ бүтээгдэхүүний нэрийг оруулахдаа "Би одоо уншиж байна ..." гэсэн хэллэгийг ашиглаж болно. Гэхдээ ийм зүйлийг дарга нартайгаа зохицуулсан нь дээр.

Шуудангийн хаяг

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь харуулах явдал юм шуудангийн хаяг. Тэр цэвэр ажилчин байсан нь дээр байх. Тэнд компанийн нэр, албан тушаал, нэр эсвэл овог харагдах боловч төрсөн он, хоч / үгсийг харуулахгүй. Хэрэв та үйл ажиллагаа, албан тушаалаа өөрчилсөн ч гэсэн хаягаа орхихоор төлөвлөж байгаа бол олон жилийн турш зөв нэрийг бодох нь дээр.

Фонт ба зай

Фонтыг баримт бичигт ихэвчлэн ашигладаг Шинэ цагХүснэгтийн хувьд Ромын хэмжээ 12, текстийн хувьд 14 хэмжээтэй байна. 1.5-2 интервал. Эдгээр нь яриагүй үндэслэлүүд юм.

Бизнесийн харилцааны хэв маяг

Бизнесийн захидал харилцаа нь тэнцвэржүүлэх нарийн үйлдлийг агуулдаг. Энд найрсаг харилцаа холбоо тохиромжгүй, гэхдээ хатуу ширүүн харилцаа холбоо нь тохиромжгүй.

Харилцааны онцлог:

Загварын ноцтой байдал

Багасгасан үг, хэллэг нь тохиромжгүй болно.

Эмотикон ашиглах

Эмотиконыг болгоомжтой ашиглах эсвэл түүнээс зайлсхий. Эхний холбоо нь зарчмын хувьд тэдний оршихуйг зөвшөөрдөггүй. Ирээдүйд хаалтууд байж болох ч зөвхөн эерэг, дунд зэргийн хэмжээтэй байна. Ийм харилцааны хэв маягт эелдэг байдал, хошигнол нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. Хэрэв та ярилцагчдаа захирагддаг бол энэ маягтыг хүлээн зөвшөөрөхгүй.

Нэр, овог нэрээр нь мэндчилье

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь ярилцагчийг хүндэтгэх, түүний хувийн анхаарал, сонирхлыг илэрхийлдэг. Энэ нь таны өрсөлдөгчийн сонирхлыг нэмэгдүүлж, түүний өршөөл үзүүлэх боломжийг нэмэгдүүлнэ. Таны хандаж буй хүний нэр, түүнчлэн түүний хаягийг сонгохыг урьдчилан мэдэхийг зөвлөж байна.

Хоёр хоногийн дотор хариу өгнө үү

Ажлын хэдхэн өдрийн дотор мессежийн хариуг илгээх нь зөв. Үгүй бол энэ нь үл хүндэтгэсэн гэж тооцогддог. Хэрэв захидал амралтын өдрүүд эсвэл амралтаас өмнө илгээсэн бол яаралтай биш бол хариу өгөх шаардлагагүй. Үгүй бол та өөрийн хариултыг түр хугацаанд ирүүлээгүй талаар ярилцагчдаа анхааруулах эсвэл захидлын агуулгын талаар богино хугацаанд бүртгэлээ цуцлах хэрэгтэй.

Интрузив байдлын дутагдал

Ямар нэг зүйлийн талаар байнга асууж, баталгаажуулахыг хүсэх нь танд муугаар харуулах болно. Хэрэв ярилцагчаас баталгаажуулах шаардлагатай бол түүнд гурван өдрийн дотор хариу өгөх шаардлагатайг сануулж болно. Хэрэв асуудал яаралтай байгаа бол эхний зурвастаа энэ тухай дурдсан нь дээр.

Толин тусгалын дүрэм

Бизнесийн захидал харилцааны ёс зүй нь ихэвчлэн өрсөлдөгчдөө түүний хийдэг байдлаар хандах боломжийг олгодог. Энэ нь нэг түвшинд харилцан ойлголцох, харилцах боломжийг нэмэгдүүлдэг. Ярилцагчдаа ямар нэр томьёо, харилцааны хэв маяг, хаягийг ашиглаж байгааг ажиглаарай.

Баярын мэнд

Хэрэв харилцаа холбоо албан ёсны амралтын үеэр эсвэл эргэн тойронд явагддаг бол ярилцагчдаа баяр хүргэх нь зүйтэй. Эдгээр нь бизнесийн захидал харилцааны дүрэм юм. Өрсөлдөгчийнхөө төрсөн өдөр хэзээ болохыг мэдэх нь бас ашигтай.

Талархал

Анхны эелдэг байдал нь баяр хүргэх, урилга эсвэл тайлбар өгөхөд талархлын үгс байх болно.

Дээр дурдсан бүх шинж чанаруудыг харгалзан ярилцагчтайгаа холбоо тогтоож, өөрийнхөө тухай эерэг санаа бодлыг бий болгоход хэцүү биш байх болно.

Бизнес бичих дүрмийн ач холбогдол

Үнэндээ илгээсэн аливаа захидал - нэрийн хуудас, бидний сонгосон бизнесийн байр суурийг харуулж байна. Ингэснээр тэр сайхан харагдаж, хүндэтгэл, итгэлийг төрүүлж, хэлэлцээр нь асуудлыг шийдвэрлэхэд тайтгарал, үр дүнтэй байх, сайн зан үйлийн дүрмийн мэдлэг, тэдгээрийг байнга дагаж мөрдөх нь амжилтанд хүрэх бат бөх баталгаа юм.

Интернет эсвэл захидал харилцааны хувьд утсаар харилцах эсвэл хувийн хэлэлцээр хийхтэй адил хатуу стандартыг мөрддөг. Харилцааны үндсэн зарчмууд:

нөгөө хүний хувийн зан чанар, бизнесийн байр суурийг өрсөлдөгчид харилцан хүндэтгэх;
өрсөлдөгчийн бизнесийн ашиг сонирхолд анхаарал хандуулах;
нууцлалыг хадгалах;
чухал ажлыг цаг тухайд нь шийдвэрлэх.

Бизнесийн захидал харилцаа нь дараахь шалтгааны улмаас зайлшгүй шаардлагатай.

захидал илгээхдээ далд байсан ч хариу байхгүй;
шаардлагагүй мэдээллийн урсгалд захидал төөрч, ажилчид хоорондоо байнга утасдаж, шуудангаа шалгахыг хүсдэг;
имэйлийг уншсаны дараа танаас юу шаардагдах нь тодорхойгүй байна;
Мессеж дэх дэлгэрэнгүй мэдээлэл, эмх замбараагүй байдлын улмаас бодол санаа эргэлзэж, төвөгтэй асуудал хэзээ ч шийдэгддэггүй.

Хэрэв та хэрэгжүүлбэл маш их чөлөөт цагаа хэмнэж чадна ерөнхий дүрэмбизнесийн захидал харилцааг явуулах. Энэ нь дээр дурдсан асуудлуудаас зайлсхийхэд тусална.

Аливаа байгууллага, арилжааны пүүс, аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны амжилт нь зан үйлийн соёл, ёс зүйтэй салшгүй холбоотой байдаг. Менежер, ажилчдын бүх үйлдэл нь ёс суртахууны дүрмийг харгалзан үзэх ёстой бөгөөд нөхцөл байдалд тохирсон байх ёстой.

Ёс суртахууны хамгийн чухал хэсгүүдийн нэг бол бизнесийн захидал харилцаа юм.

Ажлын цагийн бараг 50% нь бичиг цаас, шуудантай харьцахад зарцуулагддаг гэсэн тооцоо бий. Гэхдээ энэ нь зайлшгүй шаардлагатай, учир нь чадварлаг бизнесийн захидал харилцаа нь компанийн эргэлтийг эрс нэмэгдүүлж, янз бүрийн үйлчилгээ, хэлтэсүүдийн харилцан үйлчлэлийг хурдасгаж чаддаг.

Мэдээжийн хэрэг, энд тодорхой хэв маяг байдаг бөгөөд бид энэ нийтлэлд тэдгээрийн талаар ярих болно. Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм журам эрт дээр үеэс стандартчилагдсан. Одоо байгаа GOST R.6.30-2003 нь текстийг хуудсан дээр зөв байрлуулах, ямар догол мөр, захын зай, фонт хийхийг танд хэлэх болно. Бизнесийн захидал харилцаа нь ярианы хэв маягийн нэгдмэл байдал, давтагдах байдлаар тодорхойлогддог.

Гэсэн хэдий ч аливаа захидал хувь хүн юм. Илгээгчийн хэн бэ, түүний байр суурь, нөхцөл байдал, хүлээн авагч нь үүн дээр том ул мөр үлдээдэг. Зарим талаараа бизнесийн захидал харилцаа нь бүтээлч байдал, шаргуу хөдөлмөрийг хослуулсан байдаг.

Бизнесийн захидал харилцааны төрлүүд

Баримт бичгийн эргэлтийг цаасан дээр болон цахим шуудангаар явуулдаг.

Байгууллага дахь бүх захидал харилцааг дараахь бүлгүүдэд хувааж болно.

Албан/албан бус захидал харилцаа;

Дотоод болон гадаад.

Албан захидалд арилжааны санал, талархлын захидал, баталгаа, худалдааны гэрээ, аж ахуйн нэгжийн захиалга, ажлын хариуцлага, хүсэлт, шаардлага, нэхэмжлэл.

Албан бус захидал харилцаанд бизнесийн түншүүд, үйлчлүүлэгчид, ажилчдын янз бүрийн баяр хүргэе; эмгэнэл, уучлалт, урилга, талархал.

Дотоод баримт бичиг нь зөвхөн нэг аж ахуйн нэгжийн хэлтэс хооронд эргэлддэг бол гадаад баримт бичиг нь түүний хил хязгаараас давж гардаг.

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм: дотоод агуулга

Гол шаардлага бол үсгийн товч бөгөөд ойлгомжтой байх явдал юм. Текстийг хэд хэдэн хуудас дээр сунгаж болохгүй. Хамгийн сайн сонголт- нэгд багтах.

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм нь текстээс нарийн төвөгтэй, ойлгомжгүй, гадаад, өндөр мэргэшсэн үг, хэллэгийг оруулахгүй байхыг хэлнэ. Бүх өгүүлбэр богино, зохиогчийн гол санааг агуулсан, "ус" -гүй байх ёстой.

Захидалдаа давхар тайлбар хийхээс зайлсхий, эс тэгвээс хэрвээ маргаан гарвал өөрийн үзэл бодлыг хамгаалах, тодорхой хэллэгээр юу хэлэх гэж байгаагаа нотлоход илүү хэцүү байх болно.

Бизнесийн захидал бичих дүрмүүд нь зохиолчийг хүлээн авагчийг нэр, овог нэрээр нь дуудаж, өмнө нь "Эрхэм..." гэсэн гарчигтай байхыг шаарддаг. Захидал хүлээн авагчтай найрсаг харилцаатай байсан ч гэсэн "та" гэсэн үгийг ашиглахаа мартуузай.

Оршил хэсэгт овог, овог нэрийг зааж өгөхөөс гадна мессежийн гол зорилгыг тусгасан болно. Бизнесийн захидлын жишээнүүд нь "Өмнөх захидалтай холбогдуулан ...", "Бид танд сануулж байна ...", "Бидэнд мэдэгдье ..." гэх мэт ийм тохиолдлуудад хангалттай загвар, товшилтыг мэддэг.

Хүлээн авагчийн хувьд тааламжгүй хариултыг (саналаас татгалзах, хамтран ажиллахаас татгалзах) "Харамсалтай нь бид санал болгож буй нөхцлийн давуу талыг ашиглах боломжгүй ..." эсвэл үүнтэй төстэй хэллэгээр зөөлрүүлнэ.

Гадаад цаасан баримт бичиг

Аливаа бизнесийн захидал нь компанийн дэлгэрэнгүй мэдээлэл, холбоо барих бүх мэдээллийг агуулсан компанийн хэвлэмэл хуудсан дээр бичигдсэн байх ёстой.

Баримт бичгийн тодорхой огноог оруулахаа мартуузай.

Хуудасны баруун дээд буланд хаяг хүлээн авагчийн нэрийн эхний үсэг, хүлээн авагч компанийн хаяг байна.

Уншигчдад ойлгох, ойлгоход хялбар болгохын тулд текстийг утга учиртай догол мөр болгон хуваа. 4-5 мөрөөс илүүгүй.

Бүх үгийг том үсгээр бичих нь буруу хэлбэр юм.

Баримт бичгийг захидалд хавсаргаж болно. Энэ тохиолдолд тэдгээрийг хуудасны зүүн доод хэсэгт тусдаа мөрөнд жагсаав. Бизнесийн ёс зүйн дагуу захидлын хариуг 10 хоногийн дотор хүлээн авах ёстой. Асуудлыг шийдвэрлэхэд илүү хугацаа шаардлагатай бол хүлээн авагч энэ тухай мэдэгдэх ёстой.

Бичиж дууссаны дараа та текстийг зөв бичгийн болон дүрмийн алдааг сайтар шалгаж үзэх хэрэгтэй. Хэрэв та завтай бол захидлыг хойш нь тавиад дараа нь дахин бичих хэрэгтэй. Дүрмээр бол эхлээд анзаараагүй алдаанууд илрэх болно. Энэ зөвлөгөө нь хэрэглэгчийн гомдолд хариу өгөхөд хамгийн чухал юм. Бичиг үсэггүй бичсэн захидлаар хүнийг улам бухимдуулж болохгүй.

Баримт бичгийг хэд хэдэн удаа бичиж, шалгасны дараа А4 цаасан дээр хэвлээрэй. Энэ хэмжээ нь текст өөрөө зөвхөн хагас хуудас эзэлдэг байсан ч аливаа захидал харилцааны стандарт хэмжээ юм.

Хэвлэхийн өмнө хэвлэгч доторх бэхийг шалгана уу, бүдэг бадаг гаралтаас зайлсхийх хэрэгтэй.

Зарим тохиолдолд та нэрийн хуудсаа баримт бичигт хавсаргаж, хэвлэсэн хуудсыг өөрөө ил тод файлд хавсаргаж болно.

Компанийн лого бүхий брэндийн дугтуйг бас сайн хэлбэр гэж үздэг.

Албан бус бизнесийн захидал харилцааг явуулах дүрэм нь бизнесийн баримт бичгүүдээс илүү сэтгэл хөдлөлтэй, бага хуучирсан байдаг. Энд товчилсон үг, өнгөлөг нэр үгсийг ашиглах нь тохиромжтой, жишээлбэл, баяр хүргэхэд: гайхалтай, мэдрэмжтэй, эелдэг.

Бизнесийн имэйлүүд

Шуудангийн сүлжээгээр дугтуйнд захидал илгээхгүй байгаа нь сэтгэлийг тайвшруулах ёсгүй. Эдгээр тохиолдолд бизнесийн захидал харилцааны дүрэм мөн хамаарна.

Чадварлаг, зөв цахим бизнесийн мессеж нь тухайн аж ахуйн нэгж болон тодорхой хүний эерэг дүр төрхийг бий болгодог. Бизнесийн нэр хүнд маш их үнэ цэнэтэй юм!

Цахим шуудангаар захидал харилцааны үндсэн дүрмүүд

Ажилчин имэйл хаягЗөвхөн зориулалтын дагуу ашиглах.

Шуудангийн хайрцгийн нэрэнд анхаарлаа хандуулаарай. Ажиллаж байхдаа "хүүхэд", "супермэн" гэх мэт буруу нэрийг англи хэл дээр бичсэн байсан ч бүү ашигла.

Үргэлж "гарчиг" гэсэн баганыг бөглөнө үү, эс тэгвээс таны захидал спам болж магадгүй. "Төлөвлөгөө", "жагсаалт", " гэх мэт тайлбарууд Арилжааны санал", "мэйл" ажиллахгүй. Таны хүлээн авагчийн ирсэн имэйл хайрцагт ижил төстэй захидал нэлээд олон байж магадгүй. Таны мессеж юуны тухай болохыг аль болох тодорхой зааж өгнө үү. Таваас илүү үг хэрэглэж болохгүй. Сэдвийг том үсгээр бичнэ үү. Төгсгөлд нь цэг тавих шаардлагагүй.

Хэрэв та өмнө нь хүлээн авсан имэйлд хариу бичиж байгаа бол гарчиг дахь "Re" гэсэн бичээсийг арилгахаа мартуузай.

Харилцааны хэв маяг

Захидлыг ажил хэрэгч хэлбэрээр хадгал. Сүрдүүлэг, гуйх, тушаах аяыг арилга.

Бизнесийн цахим захидал харилцааны дүрмүүд нь текстэнд эмотикон эсвэл олон тооны асуултын тэмдэг, анхаарлын тэмдэг ашиглахыг зөвшөөрдөггүй.

Эелдэг байх. Эхэндээ заавал мэндчилж, төгсгөлд нь ярилцагчтайгаа салах ёс гүйцэтгэх нь сайн хэлбэр юм. Жишээлбэл, "Хүндэтгэсэн ..." эсвэл үүнтэй төстэй: "Хүндэтгэсэн ...".

Бизнесийн цахим шуудангийн захидал харилцаа ба түүний " Алтан дүрэм": нэг зурваст хэд хэдэн өөр сэдвийг хольж болохгүй. Цуврал захидал илгээсэн нь дээр.

Имэйл нь цаасан захидлын хоёр дахин урт байх ёстой.

Хавсралтуудтай ажиллах

Хэрэв дамжуулахад хэтэрхий их мэдээлэл байгаа бол бүгдийг нь захидлын үндсэн хэсэгт бүү оруулаарай, харин хавсралт болгон тусдаа баримт бичиг болгон хавсаргана уу.

Хүлээн авагчийн тав тухыг хангах үүднээс бэлтгэсэн баримт бичгийнхээ нэрийг түүний ойлгосон нэрээр өөрчлөөрэй. Энэ нь таны сонирхлыг харуулж, таныг ялах болно. Хүлээн авагчийн компьютер дээр хэдэн ажлын хавтас байгаа, тэр дундаас таны захидлыг хэрхэн хайх талаар бодоорой.

Хүлээн авагчид илгээж буй файлуудаа санамсаргүй вирус гэж үзэхгүйн тулд мэдэгдэхээ мартуузай. Том хэмжээний баримт бичгийг архивлах.

Хэт том хавсралтуудыг (200 кбайтаас дээш) өөр аргаар, жишээлбэл, ftp серверээр дамжуулан илгээх нь дээр.

Зарим имэйл серверүүд COM, EXE, CMD, PIF болон бусад хэд хэдэн форматыг дамжуулж, блоклохыг зөвшөөрдөггүй.

Хэрэв таны захиаг хэд хэдэн хүлээн авагч байсан бол бөөнөөр нь илгээсэн бүх нотлох баримтыг устгах цаг гарга. Хүлээн авагчид ийм нэмэлт мэдээлэл огт хэрэггүй. "bcc" команд танд туслах болно.

Бизнесийн захидал харилцааны дүрэм цахим шууданзахидал хүлээн авсан тухай нөгөө талдаа мэдэгдэх. Хэрэв одоогоор хариулах боломжгүй бол энэ талаар ярилцагчдаа мэдэгдээрэй. Цаашид асуулт асуухаас зайлсхийхийн тулд захидал харилцааныхаа түүхийг хадгалаарай.

Хэрэв хариулт нь чухал бөгөөд яаралтай байвал хаяг хүлээн авагчид утсаар, Skype эсвэл ICQ-ээр нэмэлт мэдэгдэхийг зөвшөөрнө. Үүний дараа ч гэсэн та эерэг үр дүнд хүрч чадаагүй бол өөртөө дахин сануул.

Баримт бичиг хүсэхэд хариуд нь хавсаргасан файлтай хоосон захидал ирэх нь цөөнгүй. Энэ нь хүлээн зөвшөөрөгдөхгүй. Бизнесийн захидал харилцааны жишээ нь баримт бичгийн үндсэн хэсэгт холбогдох мэдээллийг оруулахыг шаарддаг. Жишээлбэл, "Би таны хүсэлтэд шаардлагатай өгөгдлийг илгээж байна."

Захидлын төгсгөлд координатыг зааж өгөхөө бүү мартаарай: бүгд боломжтой аргуудхолболт, албан тушаал, компанийн вэбсайт, нийгмийн сүлжээн дэх холбоосууд.

Байгууллагын холбоо барих хаягийг бичихдээ аль болох их мэдээлэл өгнө үү - бүсийн код бүхий утасны дугаар, зип кодтой хаяг. Эцсийн эцэст, таны харилцаа холбоо зөвхөн танай бүс нутгийн оршин суугчидтай биш юм. Хэрэв танд бүх мэдээлэл байгаа бол тантай холбоо барихад илүү хялбар байх болно.

Мөн сүүлчийн дүрэм: захидал харилцааг эхлүүлсэн хүн цахим яриа хэлэлцээг дуусгах ёстой.

Дүгнэлт

Бизнесийн захидал харилцаа бол нарийн асуудал юм. Заримдаа хүн болон түүний төлөөлж буй байгууллагын талаар тодорхой үзэл бодлыг бий болгоход ганцхан харц хангалттай байдаг. Бизнес бичих дүрмийг мэдэх нь таны карьерт ихээхэн тус болно.