Орчин үеийн байгууллагад цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS) нь мэдээллийн технологийн дэд бүтцийн чухал элемент болж байна. Тэдний тусламжтайгаар арилжааны компаниуд үйл ажиллагааныхаа үр ашгийг нэмэгдүүлж, аж үйлдвэрийн аж ахуйн нэгжүүд, мөн төрийн байгууллагуудад цахим баримт бичгийн менежментийн технологийн үндсэн дээр дотоод удирдлага, хэлтэс хоорондын харилцан үйлчлэл, хүн амтай харилцах ажлыг шийддэг. Нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн товчлол нь EDMS боловч үүнтэй хамт SAD (оффисын автоматжуулалтын систем), EDMS (цахим баримт бичгийн удирдлагын систем) болон SADO (баримт бичгийн автоматжуулалтын систем) ашиглагддаг.
Цахим баримт бичгийн менежментийн систем (EDMS) нь компьютерийн сүлжээнд цахим баримт бичгийг үүсгэх, нэвтрэх хяналт, түгээх үйл явцыг хангах, түүнчлэн байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг хянах зохион байгуулалт, техникийн систем юм.
Эхэндээ энэ ангиллын системийг зөвхөн оффисын ажлын сонгодог даалгавруудыг автоматжуулах хэрэгсэл гэж үздэг байсан ч цаг хугацаа өнгөрөх тусам улам бүр өргөн хүрээг хамарч эхлэв. Өнөөдөр EDMS хөгжүүлэгчид зөвхөн захидал харилцаа, ORD (зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичиг) төдийгүй төрөл бүрийн дотоод баримт бичиг (гэрээ, зохицуулалт, лавлагаа, дизайны баримт бичиг, баримт бичиг) -тэй ажиллахад бүтээгдэхүүнээ төвлөрүүлдэг. Хүний нөөцийн үйл ажиллагаагэх мэт). EDMS нь цахим баримт бичигтэй ажиллах чухал бүрэлдэхүүн хэсэг болох хэрэглээний асуудлыг шийдвэрлэхэд ашиглагддаг: үйлчлүүлэгчидтэй харилцах, иргэдийн хүсэлтийг боловсруулах, үйлчилгээний хэлтсийн ажлыг автоматжуулах, төслийн баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах гэх мэт. Үнэн хэрэгтээ цахим баримт бичиг юм. урсгалын систем нь ажиллах боломжийг олгодог аливаа мэдээллийн систем юм цахим баримт бичиг.
EDMS зах зээлд өнгөрсөн жилдотоодын мэдээллийн технологийн салбарын хамгийн эрчимтэй хөгжиж буй сегментүүдийн нэг юм. 2009 онд IDC-ийн мэдээлснээр Орос дахь програм хангамжийн зах зээлийн хэмжээ бараг 50% буурсантай холбогдуулан энэ сегментөндөр тогтвортой байдлыг харуулсан. 2009 оны мэдээллээр түүний бууралт 20-25% -иас ихгүй байна. Тоон утгаараа өнөөдөр CNews Analytics-ийн мэдээлснээр EDMS зах зээлийн хэмжээ 220-250 сая доллар байна.
Цахим баримт бичгийн менежментийн технологийн хэрэглэгчид нь янз бүрийн хэмжээтэй, тодорхой үйл ажиллагаа явуулдаг байгууллагууд юм. Уламжлал ёсоор EDMS-ийн гол хэрэглэгч нь төрийн салбар хэвээр байна. Шинжээчдийн үзэж байгаагаар цахим баримт бичгийн менежментийн технологийг хэрэгжүүлэх төслийн 30 орчим хувийг төрийн байгууллагууд гүйцэтгэдэг. Хямралын үед ч гэсэн хөгжилд ихээхэн түлхэц өгсөн EDMS зах зээлийг тогтвортой байлгах үндэс суурь нь төрийн ашиг сонирхол байсан нь чухал юм. Цахим баримт бичгийн менежментҮүнийг хэрэгжүүлснээр төр, хүн ам, бизнесийн харилцан үйлчлэлийн хүнд суртлын саад тотгорыг арилгах, авлигыг бууруулахад туслах "цахим засгийн газар"-ын үзэл баримтлалын гол элемент гэж нэрлэв. Төрийн байгууллагууд болон төрийн томоохон байгууллагуудад төсөл хэрэгжүүлэх нэг онцлог шинж чанарт тавигдах шаардлага нэмэгдэж байгааг тэмдэглэх нь зүйтэй мэдээллийн нууцлал. Энэ талаар юмхуулбарласан програм хангамжийн бүтээгдэхүүн дээр суурилсан аюулгүй цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг барих (хөгжүүлэх) тухай.
Үндсэн ойлголт, зарчим
Баримт бичгийн урсгал гэдэг нь тухайн байгууллага дахь баримт бичгийг үүсгэсэн, хүлээн авснаас хойш гүйцэтгэх, илгээж дуустал хөдөлгөөн юм; Баримт бичигтэй ажиллах цогц ажил: хүлээн авах, бүртгэх, хуваарилах, гүйцэтгэлийг хянах, файл бүрдүүлэх, баримт бичгийг хадгалах, дахин ашиглах, лавлагааны ажил.
Цахим баримт бичгийн менежмент (EDF) нь танилцуулсан баримт бичигтэй ажиллах нэгдсэн механизм юм цахим хэлбэрээр, “Цаасгүй албан тасалгааны ажил” гэсэн ойлголт хэрэгжсэнээр.
Машинаар уншигдах баримт бичиг нь соронзон, оптик болон бусад хадгалах хэрэгсэлд бичигдсэн, түүнд агуулагдах мэдээллийг автоматаар уншихад тохиромжтой баримт бичиг юм.
Цахим баримт бичиг (ED) нь компьютерийн мэдээлэл боловсруулах хэрэгслийг ашиглан бүтээсэн, цахим гарын үсэг (ES) -ээр гарын үсэг зурж, компьютерийн зөөвөрлөгч дээр зохих форматтай файл хэлбэрээр хадгалах боломжтой баримт бичиг юм.
Цахим гарын үсэг (ES) нь гараар бичсэн гарын үсгийн аналог бөгөөд цахим баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг хянах, жинхэнэ эсэхийг баталгаажуулах боломжийг олгодог мэдээллийг хамгаалах хэрэгсэл юм.
Цахим баримт бичгийн менежментийн үндсэн зарчим:
· Баримт бичгийг нэг бүрчлэн бүртгэх нь баримт бичгийг өвөрмөц байдлаар тодорхойлох боломжийг танд олгоно.
· Баримт бичгийг шилжүүлэх хугацааг багасгаж, гүйцэтгэлийн үр ашгийг нэмэгдүүлэх боломжийг олгодог үйл ажиллагааг зэрэгцүүлэн гүйцэтгэх боломж.
· Баримт бичгийн хөдөлгөөний тасралтгүй байдал нь баримт бичгийн (үйл явц) амьдралын мөч бүрт баримт бичгийг (даалгавар) гүйцэтгэх үүрэгтэй хүнийг тодорхойлох боломжийг олгодог.
· Баримт бичгийг хуулбарлах боломжийг арилгадаг баримт бичгийн мэдээллийн нэгдсэн (эсвэл зохицуулалттай тархсан) мэдээллийн сан.
· Баримт бичгийн хайлтын систем нь хамгийн бага мэдээлэлтэй баримтыг олох боломжийг олгодог.
· Баримт бичгийн урсгалын процессоор дамжуулан баримт бичгийн хөдөлгөөнийг хянах, хүлээн авах боломжийг олгодог баримт бичгийн янз бүрийн статус, шинж чанаруудын боловсруулсан тайлангийн систем. удирдлагын шийдвэрүүд, тайлангийн мэдээлэлд үндэслэсэн.
Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны хөгжлийн түүх
Харьцангуй саяхан гарч ирсэн цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд нь аж ахуйн нэгжийн мэдээллийн бүтцэд баттай байр сууриа эзэлжээ. Эхэндээ тэдний даалгавар нь зөвхөн баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах, өөрөөр хэлбэл бичиг хэргийн ажилтнуудад туслах, гэхдээ аж ахуйн нэгжид эргэлдэж буй баримт бичгийн урсгалыг орлуулах боломжгүй байв.
EDMS үйлдвэрлэгчид цаасан баримт бичгийн хөдөлгөөнийг баталгаажуулдаг аж ахуйн нэгжийн үйл явцыг хуулж аваад зогсохгүй эдгээр үйл явц болон ерөнхийдөө баримт бичгийн бүх урсгалын өмнө тулгарч буй ажлуудыг харгалзан үзэхэд ихээхэн өөрчлөгдсөн.
Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн урсгал нь түүний удирдлагын тогтолцоог дэмжих зорилготой гэсэн ойлголт EDMS-д шууд ирээгүй. Түүгээр ч барахгүй орчин үеийн олон холбооны болон хотын эрх баригчид болон одоогоорТэд хамгийн энгийн EDMS-ийг ашигладаг бөгөөд тэдгээрийн даалгавар нь зөвхөн цаасан баримт бичгийн урсгалыг хуулбарлах, харин түүнийг орлуулах, удирдлагын бүтцийг оновчтой болгох, дэмжихгүй байх явдал юм.
Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны хувьслын үе шатуудыг он цагийн дарааллаар хуваахдаа 20-р зууны 80-аад оноос эхэлж, бараг эцэс хүртэл үргэлжилсэн тэдгээрийн эхнийхийг онцлон тэмдэглэх нь зүйтэй. Энэ үе нь баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах хэрэгцээг удирдлага нь аль хэдийн ойлгосон аж ахуйн нэгжүүдэд ийм төрлийн асуудлыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай нэгдсэн арга хэрэгсэл хараахан байгаагүйгээс үүссэн хуваагдмал шийдлүүдээр тодорхойлогддог.
Баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах шаардлагатай болсон шалтгааныг авч үзье. 20-р зууны сүүлийн улиралд аж ахуйн нэгжүүдийн удирдлагын баримт бичгийн хэмжээ эгзэгтэй түвшинд хүрээгүй байсан ч одоо байгаа нутаг дэвсгэрийн хуваагдал бүтцийн хэлтэсЭнэ нь янз бүрийн түвшний менежерүүдийн зөвшөөрөл олгох журам нь долоо хоног, зарим тохиолдолд сар хүртэл үргэлжилж болно. Ийм аж ахуйн нэгжүүдэд дуудлагын шуудангийн үйлчилгээг нэвтрүүлсэн нь зөвхөн дараалсан зохицуулалтын механизмыг оновчтой болгох боломжийг олгосон бол сэнс дээр суурилсан буюу одоогийн нэрээр параллель зохицуулалт нь маш их цаг хугацаа шаардсан бөгөөд үүний үр дүнд түүний ашиглалтын үр дүнд хамгийн бага хэмжээнд хүртэл бууруулж, боломжтой бол зөвхөн нэг барилга дотор ашиглах.
Олон томоохон аж үйлдвэрийн аж ахуйн нэгжүүд болон төрийн байгууллагуудад баримт бичгийн урсгалын хэмжээ эгзэгтэй хэмжээнд ойртож эхлэхэд баримт бичгийн урсгалын үйл явцыг эрс дахин инженерчлэл, өөрөөр хэлбэл бүтцийн өөрчлөлт хийх шаардлагатай болсон нь тодорхой болсон. ерөнхий шаардлагаүйл явцын үр дүнд хүрэхийн тулд процессуудыг өөрөө оновчтой болгох шаардлагатай байсан бөгөөд үүний үр дүнд тэдгээрийг дуусгахад хамаагүй бага хугацаа шаардагдах ёстой.
Тиймээс анхны EDMS нь дотоод нөөцийг ашиглан үүсгэн байгуулсан аж ахуйн нэгжүүдэд шууд боловсруулсан, бүрэн хувьчлагдсан байв. Энэхүү аргын илэрхий давуу тал (бүтээсэн EDMS нь баримт бичгийн урсгалын бодит зохицуулалттай нийцэж байх, байгууллагын мэдээллийн дэд бүтцэд нэгдсэн нэгдэл) нь нэг үндсэн дутагдалтай байсан: байгууллага өөрөө боловсруулсан ийм системийг ихэвчлэн ашигладаг байсан. өргөтгөх боломжгүй, автоматжуулсан процессын бүтцийг өөрчлөх бараг боломжгүй байсан нь ийм системийг хөгжүүлэх боломжгүй болгосон. Ийнхүү олж авсан EDMS нь байгууллагын удирдлагын загвартай салшгүй холбоотой байсан тул цахим баримт бичгийн менежментийн систем өөрөө ашиглах ёстой зүйлээ удаашруулж, компанийн хөгжил бүрмөсөн зогсох үе ирсэн. сайжруулах: Байгууллагад хүлээн зөвшөөрөгдсөн удирдлагын тогтолцооны үр нөлөө хурдан буурч, компани нь менежментийг дэмжиж, компанийн хөгжлийг илүү үр дүнтэй болгоход хангалттай EDS бий болгохын тулд хүчин чармайлт гаргахаас өөр аргагүй болсон.
90-ээд оны дундуур байгуулагдсан хэд хэдэн компаниуд эдгээр асуудлыг шийдвэрлэх арга замыг нэгэн зэрэг авчээ: тэд бараг бүх хэрэглэгчдийн хэрэгцээнд нийцүүлэн хялбархан тохируулсан бүх нийтийн EDMS-ийг бүтээж эхэлсэн бөгөөд EDMS-ийн эцсийн шийдлийг бий болгох технологи нь хоёр үе шаттай үйл явц болжээ. Эхний шатанд компани нь нэгдсэн үндсэн EDMS-ийг бий болгосон бол хоёр дахь шатанд хэрэгжилт - тодорхой хэрэглэгчийн хэрэгцээнд нийцүүлэн үйл явцыг тохируулах явдал байв. Энэхүү арга нь эцсийн шийдлүүдийн өртөгийг бууруулах боломжийг олгосон бөгөөд нэгэн зэрэг илүү ажиллагаатай байх нь системийн зохион байгуулалт, үйл ажиллагааны цар хүрээг нэмэгдүүлэх боломжийг олгосон юм.
20-р зууны сүүлчээс баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах хандлага чанарын хувьд өөрчлөгдөж эхэлсэн: менежментийн шинэ хандлага Орос улсад гарч ирсэн нь түүний үр ашгийг арга зүйн хувьд нэмэгдүүлэх боломжтой болсон. Чанарын менежментийн тухай ойлголт бидэнд ингэж ирсэн бөгөөд үүнтэй хамт - үйл явцын хандлагаудирдлагад. Мэдээллийн системүүд эдгээр чиг хандлагад бараг тэр даруй хариу үйлдэл үзүүлж, үүний үр дүнд тэд үзэл баримтлалыг бий болгосон
Ажлын урсгал - баримт бичигт чиглэсэн бизнесийн үйл явцын нэг тохиолдол байсан ажлын урсгалууд. Орчин үеийн EDMS нь процесст чиглэсэн хөдөлгүүрүүдийг (WorkFlow-хөдөлгүүрүүд) хэрэгжүүлснээр тэдний гарч ирсэнд хариу үйлдэл үзүүлсэн бөгөөд энэ нь нэгэн зэрэг орчин үеийн EDMS-ийг хурдацтай хөгжиж буй компаниудын хэрэгцээнд илүү хурдан, илүү үр дүнтэй дасан зохицох боломжийг олгодог арга зүйн шинэ алхам болсон юм. Хүрэх цаг Оросын зах зээлЭдгээр системд зориулсан платформыг үйлдвэрлэсэн барууны хөгжүүлэгчид (IBM Lotus, Documentum) ECM - Enterprise content management гэсэн ойлголтыг нэвтрүүлсэн. Арга зүйн хувьд ECM ангилалд хамаарах EDMS нь бусад зүйлээс ялгаатай нь тэдгээрт тодорхой хуваагдал гарч ирсэн: баримт бичиг өөрөө, түүний мэдээллийн бүрэлдэхүүн хэсэг (агуулга). ECM систем нь өөрийн мета өгөгдлөөр дамжуулан баримт бичгийн агуулгатай ажилладаг - байгууллагын хувьд тодорхой ач холбогдолтой сонгосон мэдээлэл. Тиймээс, гарч буй захидлын хувьд мета өгөгдөл нь хүлээн авагч, гарын үсэг зурсан огноо, албан ёсны гарын үсэг зурсан хүн, регистрийн дугаар, явах, хүргэх тухай мэдээлэл байж болно.Ажлын урсгалыг ашиглах нь цахим баримт бичгийн менежментийн системийг ажиллуулдаг компаниудын мэргэжилтнүүдэд аж ахуйн нэгжийн үйл явцтай хамгийн их нийцэж байхын тулд автоматжуулсан процессыг тасралтгүй өөрчлөх боломжийг олгосон. Мэдээжийн хэрэг, энэ нь маш том үсрэлт байсан.
Шийдлийн архитектур бас өөрчлөгдсөн: хэрэв анх EDMS нь хоёр түвшний архитектурын жишээ байсан бол (DBMS - програм) 2005 он гэхэд DBMS - програмын сервер - хэрэглэгчийн интерфейсийн гурван түвшний архитектурын шаардлага бодитой болсон. салбарын стандарт, мөн EDMS нийлүүлэх тендерийг зохион байгуулж буй байгууллагууд системийн архитектурт яг энэ шаардлагыг илүүд үздэг эсвэл заавал байх ёстой гэж заасан байдаг.
Энэ үеийн эдийн засгийн таатай нөхцөл байдал нь бүх салбар дахь аж ахуйн нэгжүүдийн хурдацтай өсөлтийг бий болгохын зэрэгцээ таатай нөхцөл EDMS бүтээгдэхүүний шинэ шийдлүүдийг зах зээлд гаргах. Энэ үед Оросын зах зээл болон хөрш орнуудын зах зээлд үйл ажиллагаа явуулдаг EDMS үйлдвэрлэгчдийн тойрог эцэст нь бүрэлдсэн.
Орчин үеийн EDMS функц
Корпорацийн мэдээллийн систем, ялангуяа цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь дунд болон том аж ахуйн нэгжүүдийн мэдээллийн нөөцийг удирдахад зориулагдсан шийдэл юм. Энэхүү давхраажилтын гол шалтгаан нь юуны түрүүнд энэ зах руу орох "орох тасалбар"-ын нэлээд өндөр үнэ юм. Бүрэн, өндөр чанартай, аюулгүй мэдээллийн сангийн удирдлагын системийг (DBMS) олж авах, түүнийг хангах орчин үеийн хэрэгсэлМэдээллийн криптографийн хамгаалалт, түүнчлэн шинжээч, зөвлөх, хэрэгжүүлэгчдийн өндөр мэргэшсэн боловсон хүчнийг хэрэгжүүлэх төслүүдэд татан оролцуулах хэрэгцээ нь EDMS гэх мэт корпорацийн агуулгын менежментийн хүчирхэг хэрэгслийг олж авах шаардлагатай болоход хүргэсэн. нэгэн зэрэг нэлээн их хэмжээний санхүүгийн зардал гаргахаас өөр аргагүй болсон бөгөөд үүнийг дааж чадахгүй байв хувиараа бизнес эрхлэгчидболон жижиг бизнесүүд. Ийнхүү EDMS нь томоохон компаниудын менежментийг сайжруулах хэрэгсэл болж, газарзүйн хувьд тархсан арилжааны холдинг хэлбэрийн бүтэц нь хэрэгжилтээс хамгийн их өгөөжийг хангах боломжтой болсон.
EDMS функцийг хөгжүүлэх нь улам олон баримт бичигт чиглэсэн менежментийн процедурыг автоматжуулж, компаниудын өдөр тутмын үйл ажиллагааны илүү олон чиглэлийг функциональ байдлаар нь хамрахад хүргэсэн.
Өнөөдрийг хүртэл орчин үеийн EDMS-ийн бодит стандарт нь дараахь үйл ажиллагааны чиглэлүүд юм.
· ерөнхий албан тасалгааны ажил - иргэдээс ирсэн захидал, хүсэлтийг боловсруулах, гарсан захидал, баримт бичиг, дотоод болон зохион байгуулалтын баримт бичгийг бэлтгэх, тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавих;
· Хүний нөөцийн бүртгэлийн менежмент нь хувийн баримт бичгийн урсгалын хатуу зохицуулалттай хэсэг бөгөөд ажилчдыг ажилд авах, халах, ажилчдыг бизнес аялалд явуулах, төлөвлөсөн амралт болон бусад төрлийн амралтаар хангах журмыг дэмжих боломжийг олгодог. Ийм систем нь боловсон хүчний бүртгэлийн бүх батлагдсан маягтыг хөтлөх боломжийг олгодог: ажилтныг ажилд авах тушаал (маягт T-1), ажлаас халах тушаал. хөдөлмөрийн гэрээ(маягт Т-8, Т-8а), ажилтныг өөр ажилд шилжүүлэх тушаал (маягт Т-5), ажилтны хувийн карт (маягт T-2, T-2GS, T-2MS), орон тооны хүснэгт (маягт). T-3), амралтын хуваарь (маягт T-7);
· Архивын баримт бичгийн менежмент нь байгууллагын баримт бичгийн амьдралын мөчлөгийг дуусгаж, дараахь журмыг дэмждэг хувийн хэрэг хөтлөлтийн салбар юм: батлагдсан маягтын дагуу бараа материал бүрдүүлэх, архивын хадгалалтад файл шилжүүлэх, баримт бичгийн үнэ цэнийг шалгах ерөнхийдөө файлууд, байгууллага, түүний ажилчид, улс, нийгэмд үнэ цэнэгүй болсон баримт бичиг, файлуудыг устгах, бие даасан файлуудыг холбооны архивын агентлагийн бүтцэд (Росархив) хадгалах;
· коллегиаль ажил - хурал, хурал, захирлуудын зөвлөл, хувьцаа эзэмшигчдийн хурал зэрэг хамтын удирдлагын байгууллагуудын үйл ажиллагааг баримтжуулах ажлыг автоматжуулах боломжийг танд олгоно. Энэ нь мөн хэлэлцэх асуудал (төлөвлөлтийн баримт бичиг) болон протокол (үр дүнгийн баримт бичиг) бэлтгэх, зохицуулах, батлах боломжийг олгодог;
· Харилцагчийн харилцааны менежмент - CRM (харилцагчийн харилцааны менежмент) функцийг одоо хамгийн эртнийхээс бусад бүх EDMS-д нэг хэмжээгээр хэрэгжүүлсэн боловч хэрэглэгчдийн хувьд ийм функц тийм ч эрэлтгүй байдаг.
Оросын EDMS зах зээлийн онцлог
ОХУ-ын цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зах зээлийг мөнгөн дүнгээр тооцвол одоогоор шинжээчид 170 сая доллараар үнэлэгдэж байгаа бөгөөд янз бүрийн тооцоогоор жилд 25-40 хувийн өсөлтийн хурдтай байдаг. Энэ нь гадаадын хүчирхэг компаниудыг оролцуулаад маш сонирхолтой болгодог тул салбарын нөхцөл байдал амархан өөрчлөгдөж болно. Мэдээжийн хэрэг, нэг талаас, ханаагүй зах зээл дээр бүх ханган нийлүүлэгчид хангалттай идэвхтэй үйл ажиллагаа явуулж, зарчмын хувьд хөгжих өргөн боломжуудтай байдаг. Гэхдээ нөгөө талаас, үндсэн тоглогчдын нөөц бараг бүрдсэн гэж хэлж болно.
Өнөөдрийг хүртэл гадаадын болон Оросын хөгжүүлэгчид зах зээлийг мөнгөн дүнгээр ойролцоогоор тэнцүү хувааж байсан боловч хэрэгжилтийн тооны хувьд энэ харьцаа нь гадаадын бүтээн байгуулалтыг дэмжихгүй байгаа нь тодорхой байна. Гадаадын хөтөлбөрүүдийн лицензийн өртөг өндөр, Оросын стандартын шаардлагад нийцүүлэн дасан зохицох өндөр өртөгтэй тул тэдгээрийг голчлон томоохон компаниуд, төрийн байгууллагуудад ашигладаг бөгөөд үнийн асуудал тийм ч хурцаар тавигдаагүй байв. ЖДҮ-ийн аж ахуйн нэгжүүд уян хатан, хямд өртөгтэй тул дотоодын бүтээн байгуулалтыг ашиглах хандлагатай байдаг бөгөөд энд нөхцөл байдал өөрчлөгдөхгүй байх магадлалтай. Гэсэн хэдий ч томоохон компаниудТэд Оросын EDMS руу улам бүр хандаж байна. Цаашид зах зээлийн дийлэнх хэсгийг дотоодын системүүд эзлэх болно: жил бүр тэдгээр нь илүү ажиллагаатай болж, хэрэгжүүлэхэд хамаагүй бага зардалтай болж, хамгийн чухал нь Оросын бодит байдалд тусгайлан боловсруулагдсан болно.
Гадаад платформ, шийдлүүдийг хөгжүүлэгчид EDMS зах зээлийн 50 гаруй хувийг эзэлдэг. EDMS зах зээлийн хамгийн том хувийг (гуравны нэг орчим) Documentum платформ дээр суурилсан шийдлүүд эзэлдэг. Судалгаанд оролцсон компаниуд IBM Lotus Domino / Notes платформ дээр суурилсан системээ хөгжүүлдэг (BOSS-Referent, STC IRM, Interprokom Lan, InterTrust Company, ComputerAge) зах зээлийн 12-15 хувийг эзэмшдэг. Оросын компаниудын дунд зах зээлд чухал байр суурь эзэлдэг: EOS, Lanit, Directum, Cognitive Technologies. Эдгээр компани тус бүрийн боловсруулсан системийн эзлэх хувь нь EDMS зах зээлийн 5-аас дээш хувийг эзэлдэг. Upscale Soft, Docsvision, Naumen нар ч нэлээд хүчтэй байр суурьтай байдаг. EDMS нь ECM шийдлүүдийг (Lotus Notes, Агуулгын менежер гэх мэт) боловсруулахад ашигладаг IBM платформ дээр суурилсан бусад шийдлүүдийг, мөн Microsoft болон Oracle-ийн ECM програмуудыг хөгжүүлэх платформ дээрх шийдлүүдийг харгалзан үздэггүй. CNA судалгаанд оролцсон бус Оросын хөгжүүлэгчдийн компаниуд болон шийдлүүд. Оросын EDMS зах зээлийн энэ сегментийг мэргэжилтнүүд 45-55 сая доллараар үнэлдэг боловч цахим баримт бичгийн менежментийн системийг бий болгоход ашигладаг IBM платформууд Орос улсад өргөн тархсан байдаг тул эдгээрт суурилсан шийдлүүдийн эзлэх хувь хэмжээг харгалзан үздэг. IBM технологиудулмаас CNA-ийн судалгаанд хамрагдсан компаниудын нийт хувь хэмжээнээс хамаагүй өндөр байж магадгүй юм өөрийн хөгжүүлэлт. Ерөнхийдөө зах зээлийн өсөлтийн гурван үндсэн чиглэлийг тодорхойлж болох бөгөөд үүний төлөө шинэ болон одоо байгаа тоглогчид өрсөлдөх боломжтой. Нэгдүгээрт, бид эрэлтийн өсөлтийг хүлээж болно төрийн байгууллагуудзохих зохицуулалтын тогтолцоог боловсруулсны дараа. Төрийн салбар нь ОХУ-ын зах зээлийн 40 орчим хувийг эзэлдэг цахим мэдээллийн системийн зонхилох хэрэглэгч тул салбар хоорондын мэдээллийн солилцооны хөгжингүй бүтцийг бий болгохдоо төр ямар замыг сонгохоос ихээхэн хамаардаг. Хоёрдугаарт, EDMS-ийг нэлээд удаан хугацаанд идэвхтэй ашиглаж ирсэн, гэхдээ зөвхөн зарим хэлтэст байгаа томоохон арилжааны байгууллагууд тархсан салбаруудыг нэг мэдээллийн орон зайд нэгтгэж, амжилттай практикийг аж ахуйн нэгжид бүхэлд нь нэвтрүүлэхийг хичээж байна. Гуравдугаарт, дунд, жижиг бизнесүүд сүүлийн хоёр, гурван жилийн хугацаанд ажлын үйл явцыг зохион байгуулах үр ашгийг дээшлүүлэх тогтолцоог улам бүр нэвтрүүлж, үүний үр өгөөжийг аль хэдийн ойлгосон.
2008 онд ОХУ-д цахим баримт бичгийн менежментийн системийн зах зээлийн хэмжээ (EDMS) байна урьдчилсан тооцоо CNews Analytics, ойролцоогоор 210 сая доллар Орос дахь EDMS-ийн хамгийн том хэрэглэгч нь төрийн салбар хэвээр байгаа бөгөөд цаашдын өсөлтийн найдвар нь засгийн газрын санаачлагуудтай холбоотой юм. Цаашид хөгжих найдвар нь Орост энэ зах зээлийг анх "босгосон" төрийн салбар, банк, харилцаа холбоо, газрын тос, байгалийн хийтэй холбоотой хэвээр байна. ОХУ-ын EDMS зах зээлийн хэмжээг үнэлэхдээ CNews Analytics-ийн мэргэжилтнүүд, түүнчлэн судалгаанд оролцогчид - хөгжүүлэгчид, интеграторууд - системийн бүрэлдэхүүн хэсгүүд, зөвлөх үйлчилгээ, системийг нэвтрүүлэх, шинэчлэх, түүнчлэн сургалт, техникийн зардал зэргийг харгалзан үздэг. дэмжлэг үзүүлэх. Хэрэв 2007 оны судалгаагаар хэрэгжилтийн үйлчилгээний эзлэх хувь нь системийн өртөгтэй ойролцоогоор тэнцүү (ойролцоогоор 36%) байсан бол 2008 онд судалгаанд оролцогчид хэрэгжилтийн эзлэх хувь бага зэрэг өссөн - 40% -иас 35% (системийн зардал) гэж хариулжээ. ). Энэхүү өөрчлөлт нь нэг талаар дотоодын мэдээллийн технологийн үйлчилгээний салбар бүхэлдээ хурдацтай хөгжиж байгаатай холбоотой бөгөөд үүний эсрэгээр зөвлөхийн ажлын өртөг мэдэгдэхүйц, хурдацтай нэмэгдэж байна. Тус улсад хямралын өөрчлөлтүүд эхэлснээр үйлчлүүлэгчид эдгээр үйлчилгээний үнэ удахгүй буурна гэж тэсэн ядан хүлээж байв. Гэсэн хэдий ч үнэн хэрэгтээ энэ зах зээл эрсдэлийн бүсэд хамгийн түрүүнд орж байгаа хэдий ч мэргэжлийн мэдээллийн технологийн үйлчилгээний өртөг огцом буураагүй байна.
Цагаан будаа. 1. Зардлын бүтэц EDMS-ийн хэрэгжилт.
Орчин үеийн цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны тойм
ОХУ-д хамгийн түгээмэл найман EDMS-ийг харцгаая: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Баримт бичгийн урсгал (1C), Boss-Referent (BOSS - Referent, IT Co. Групп), DELO (EOS), EUFRATES (Танин мэдэхүйн технологи). EDMS-ийн танилцуулсан үзэл бодол нь аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах өнөөгийн асуудлыг шийдвэрлэхэд програм хангамжийн бүтээгдэхүүний чадвар, бэлэн байдлыг үнэлэх оролдлого юм.
Шүүмжид онцолсон шалгуурууд нь EDMS-ийн тодорхой ажлуудын техникийн хэрэгжилтийн үүднээс авч үзэж буй шийдлүүдийн чадавхийг шинжлэхэд тусална. Бүх боломжуудыг автоматжуулалтын долоон хэсэгт хуваадаг.
Оффисын ажил;
Баримт бичгийн ерөнхий урсгал;
Гэрээний менежмент;
Цахим архив;
Иргэдийн санал хүсэлттэй ажиллах;
Төслийн удирдлага;
QMS баримт бичигтэй ажиллах.
Хүснэгт 1-д хэлэлцэж буй бүх системд (мөн зарчмын хувьд EDMS ангиллын бүх системд) хамаарах хэд хэдэн тодорхой шалгуурууд, шийдлүүдийг бие биенээсээ ялгах боломжийг олгодог шалгууруудыг харуулав. Ерөнхийдөө системүүдийн функциональ байдал ижил бөгөөд зөвхөн баримт бичгийн урсгалын зарим үндсэн ажлууд, тэдгээрийг хэрэгжүүлэх онцлог шинж чанаруудын нарийвчилсан задаргаа нь өөр өөр шийдлүүдийг харьцуулах боломжийг олгодог. Шүүмжид танилцуулсан бүх системүүдийн хувьд хэрэгжүүлэх маш олон практик байдаг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Эдгээр системийг олон зуун байгууллагууд баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулахад ашигладаг. Эдгээр шийдлүүдээс гадна зах зээлд өргөн хэрэглэгддэггүй 50 гаруй программ хангамжийн бүтээгдэхүүн байдаг.
Хэрэв бид зах зээл дээр тэргүүлэх байр суурийг эзэлдэг системийн шинэ хувилбаруудад дүн шинжилгээ хийх юм бол сүүлийн гурван жилийн хугацаанд тэдгээрийн хөгжил нь үйлчилгээний чадавхийг сайжруулахад чиглэгдэж байсныг тэмдэглэх нь зүйтэй, учир нь үндсэн чадавхи нь аль хэдийн аль хэдийн хэрэгжиж эхэлсэн. . Хэрэв бид шинэ техникийн боломжуудын талаар ярих юм бол янз бүрийн төрлийн контент (мултимедиа), автомат боловсруулалтын технологийг ашиглах, баримт бичгийн агуулгын дүн шинжилгээ хийх чиглэлээр EDMS-ийг хөгжүүлэх боломж байгааг тэмдэглэж болно. Гэхдээ өнөөг хүртэл ийм функц нь EDMS-ийн хувьд заавал байх албагүй бөгөөд хамгийн чухал нь Орост түүний эрэлт хэрэгцээ бүрэн бүрдээгүй байна.
Хүснэгт 1. Ерөнхий шинж чанархамгийн алдартай EDMS
Үзүүлсэн EDMS-ийг хүн бүрт ойлгомжтой харьцааны дагуу авч үзье
" Үнэ / функциональ байдал" [12]:
Цагаан будаа. 2. EDMS-ийн "оновчтой үнэ / функциональ байдал" (диаграм Гартнер)
Энэхүү диаграмм нь "шидэт квадрат" зарчмаар бүтээгдсэн болно.Гартнер ", аль системд байрладагБи квадрат. II ба IV-д Диаграммын квадратууд нь тэнцвэртэй үнэ, үйл ажиллагааны үзүүлэлтгүй системийг агуулдаг.
Судалгаанд зориулж сонгосон шалгуур нь орчин үеийн аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн менежментийн бодит асуудлыг шийдвэрлэхэд бэлэн байгаа байдлын үүднээс янз бүрийн EDMS-ийг үнэлэх боломжийг олгодог. Удирдагчдын бүлэгт системүүд багтсан Directum, DocsVision болон ЕвФРАТ. Үлдсэн системүүд нь дотор байрладаг II ба IV квадратууд.
EDMS-ийн салбарын эрх зүйн зохицуулалт, стандартууд
Өнөөдөр EDMS хөгжүүлэгчдийн үйл ажиллагаа бараг зохицуулагдаагүй байна. Програм хангамжийн бүтээгдэхүүн боловсруулах, хэрэгжүүлэх төслийг хэрэгжүүлэхдээ хөгжүүлэгчид болон ханган нийлүүлэгчид нэг хэмжээгээр дараахь зохицуулалт, эрх зүйн баримт бичгүүдийг удирддаг.
ГОСТ R 51141-98. Албан хэрэг хөтлөлт, архивлах. Нэр томьёо, тодорхойлолт (ОХУ-ын Улсын стандартын 1998 оны 2-р сарын 27-ны өдрийн 28 тоот тогтоолоор батлагдсан);
2002 оны 1-р сарын 10-ны Холбооны хууль No 1-FZ "Цахим тоон гарын үсгийн тухай" (2007 оны 11-р сарын 8-нд нэмэлт өөрчлөлт оруулсан);
ГОСТ R 6.30-2003. Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн нэгдсэн систем. Баримт бичгийг бэлтгэхэд тавигдах шаардлага (ОХУ-ын Улсын стандартын 2003 оны 3-р сарын 3-ны өдрийн N 65-р тогтоолоор батлагдсан);
ОХУ-ын Засгийн газрын 2009 оны 9-р сарын 22-ны өдрийн 754 тоот "Байгууллага хоорондын цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны журам батлах тухай" тогтоол;
2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн 149-ФЗ "Мэдээлэл, мэдээллийн технологи, мэдээллийн хамгаалалтын тухай" Холбооны хууль.
EDMS-ийг хэрэгжүүлэх төслийг хэрэгжүүлэхдээ хувийн мэдээлэлтэй ажиллахдаа 2006 оны 7-р сарын 27-ны өдрийн № 152-ФЗ "Хувийн мэдээллийн тухай" Холбооны хууль, 2009 оны 12-р сарын 27-ны өдрийн N 152-ФЗ Холбооны хууль тогтоомжийн шаардлагыг дагаж мөрдөх шаардлагатай. 363-ФЗ "Хувийн мэдээллийн тухай" Холбооны хуулийн 19, 25 дугаар зүйлд нэмэлт, өөрчлөлт оруулах тухай.
ГОСТ нь зөвлөх шинж чанартай байдаг тул хөгжүүлэгчид өөрсдийн шийдлүүдэд хамгийн их уян хатан байдлыг багтаасан бөгөөд ингэснээр үйлчлүүлэгчээс хамааран системийн үндсэн дээр баримт бичигтэй ажиллах янз бүрийн схемийг хэрэгжүүлэх боломжтой болно. Ихэнхдээ системийн архитектур, логик нь баримт бичгийн автоматжуулалтад өөр өөр, заримдаа эсрэг тэсрэг арга барилыг хангах ёстой. Нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн стандарт байхгүй байгаа нь EDMS-д тавигдах шаардлагыг сонгох нь хэтэрхий субъектив ажил болж хувирдаг тул зөвхөн хөгжүүлэгчдэд төдийгүй үйлчлүүлэгчдэд ч асуудал үүсгэдэг. Баримт бичигтэй ажиллах дүрэм, журам нь аж ахуйн нэгж бүрээс хамаарч өөр өөр байж болно, зөвхөн нэг салбарын хүрээнд төдийгүй нэг бүлгийн компаниудад ч өөр өөр байж болно. Хэдийгээр ерөнхийдөө цахим баримт бичгийн менежментийн даалгавруудын цогц нь нэлээд тодорхой боловч тэдгээрийг хэрэгжүүлэх аргууд нь маш өөр өөр байдаг. Орчин үеийн EDMS-ийг хөгжүүлэгчдэд тавигдах гол шаардлагуудын нэг нь үйлчлүүлэгчийн ажлын онцлогоос үл хамааран үнэ, чанар, хэрэгжүүлэх хугацаа зэрэгт тохирсон шийдлийг санал болгох явдал юм (өөрөөр хэлбэл аливаа онцлогийг хангасан).
Ном зүй
1. Майкл Ж.Д. Саттон. “Байгууллагын баримт бичгийн урсгал. Зарчим, технологи, хэрэгжүүлэх арга зүй” гэсэн юм. – Санкт-Петербург: Азбука, 2002.
Номыг агуулсан онолын үзэл баримтлалмөн олон тооны практик зөвлөмжүүдБаримт бичгийн менежментийн системийн архитектурыг оновчтой болгох, системийг бий болгох үе шат болон ашиглалтын явцад менежерүүд болон техникийн ажилтнуудын хооронд үүрэг хариуцлагыг хуваарилах, баримт бичгийн хэмнэлттэй хадгалалт, өндөр үр ашигтай хайлтыг зохион байгуулах гэх мэт. Эдгээр бүх зөвлөмжүүд нь баялаг дээр суурилдаг практик туршлагаЗохиогч нь өөрийн улсын төрийн байгууллагууд болон дэлхийн тэргүүлэгч корпорациудын захиалгаар ажиллаж байсан баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох чиглэлээр Канадын тэргүүлэх мэргэжилтэн юм.Гол санаа бол баримт бичгийн менежментийн систем нь маш их нөөцийг шаарддаггүй, харин хүлээн авахад тусалдаг үр дүнтэй шийдлүүд, шаардлагатай мэдээллийг хялбархан олж авах боломжтой, үргэлж "гарт" байдаг тул аж ахуйн нэгжийн өрсөлдөх чадварыг нэмэгдүүлэх. Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн удирдлагын үр дүнтэй системийг бий болгох технологийг энэ номонд тайлбарласан болно.
2. Баримт бичигтэй ажиллах арга, хэрэгсэл. Антологи. - URSS редакци, 2000 он
Энэхүү цуглуулгад баримт бичгийн менежментийн онолын болон хэрэглээний талууд, текстийг таних, мэдээллийн сантай харилцах, хэрэглэгчийн интерфэйс зэрэг холбогдох ажлуудыг толилуулж байна.Энэхүү цуглуулга нь баримт бичгийн менежментийн системийг судлаачид болон хөгжүүлэгчдэд зориулагдсан болно.
3. Клименко С.В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Цахим баримт бичигт корпорацийн сүлжээнүүд. – М .: Ankey-Ecotrends, 1999
Энэхүү монографи нь байгууллагын албан тасалгааны автоматжуулалтын үр ашгийг нэмэгдүүлэх үндсэн суурь, асуудлууд, тэр дундаа цаасгүй технологид шилжихтэй холбоотой тодорхой асуудлуудыг тусгасан болно. Орчин үеийн цахим баримт бичгийн менежментийн системийг (EDMS) бий болгох зарчим, тэдгээрийн хөгжлийн чиг хандлагыг авч үзсэн болно. Шүүх эмнэлгийн хяналтын чиглэлээр гадаадын хамгийн дэвшилтэт бүтээгдэхүүний тодорхойлолтыг өгсөн болно. Төрөл бүрийн мэдээллийг кодлох, шахах, солилцох, нэгтгэх чиглэлээр стандартуудыг хангадаг.
4. V. Жеребенкова. Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгал. - Дээд хэмжээний уулзалт, 2005
Энэхүү ном нь баримт бичгийн урсгалыг нягтлан бодох бүртгэл, татварын нягтлан бодох бүртгэлийн үүднээс авч үздэг. Зохион байгуулалтыг боловсруулах журам захиргааны баримт бичиг. Хариуцлагатай хүмүүстэй харилцах, мөнгөн гүйлгээ хийх, харилцах дансны гүйлгээ хийх, биет болон биет бус хөрөнгө, үндсэн хөрөнгө, хөдөлмөр, цалин. Зохиогчийн боловсруулсан татварын нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэлийг толилуулж байна.
5. Чернов В.Н. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем. – М: РАГС, 2009. – 84 х.
Бүтээлийн зарчим, онцлогийг тодорхойлсон автоматжуулсан системүүд баримт бичгийн дэмжлэгудирдлага. ОХУ-ын зах зээлд удаан хугацаагаар ажиллаж байгаа, олон тооны амжилттай практик хэрэгжилттэй хөгжлийн компаниудын менежментийн автоматжуулсан баримт бичгийн системийн шалгуур үзүүлэлтийг сонгох, харьцуулах ажлыг хийж байна. Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны зохицуулалтын дэмжлэгийн асуудлыг авч үздэг.
6. EDMS (Оросын зах зээл)
http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A0%D1%8B%D0%BD%D0%BE%D0%BA_%D0%A1%D0%AD%D0%94_%D0%B2_ %D0%A0%D0%BE%D1%81%D1%81%D0%B8%D0%B8
Оросын цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зах зээлийн онцлог
7. Лайна Фишер. Ажлын урсгалын үйл явц, мэдлэгийн менежментийн инноваци ба шилдэг. – Future Strategies Inc., 2000 он
Бизнесийн үйл явцыг өөрчлөн зохион байгуулах, удирдах, ажлын урсгалын системийг хэрэгжүүлэх чиглэлээр хийгдсэн хамгийн шилдэг төслүүдийн тайлбарыг өгсөн болно.Ажлын урсгалын технологи, экстранет шийдлүүдийг ашиглан бизнесийн үйл явцыг хялбарчлах. Виртуал аж ахуйн нэгжийн технологи. Ажлын урсгал ба бүлгийн програмын стратеги. Орчин үеийн бизнесийн стратеги ба үйл явцыг дэмжих. Ажлын урсгалын зах зээл. Төлбөрийн нэхэмжлэх, баримт бичгийн график дүрсийг боловсруулах ажлын урсгалын системийг нэгтгэх.
8. Сапков В.В. Мэдээллийн технологи, оффисын ажлыг компьютержуулах. – Санкт-Петербург: Академи, 2006. -288 х.
Албан тасалгааны ажлыг компьютержуулахад ашигладаг мэдээллийн технологийг авч үздэг. Практик ур чадвар эзэмшихийн тулд тэдгээрийн хэрэгжилтэд дүн шинжилгээ хийсэн жишээг өгсөн болно. Өгөгдлийн сангийн удирдлагын системийг бий болгох технологийг танилцуулав. Хэвлэлийн системтэй ажиллахыг авч үздэг.
9. Глинских Александр. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн дэлхийн зах зээл. - Тийрэлтэт онгоцны мэдээлэл №8 (2002)
http://www.jetinfo.ru/2002
Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн талаархи үндсэн ойлголтууд. Шинжилгээ одоогийн байдалдэлхийн EDMS зах зээл. Оросын EDMS зах зээл. Дэлхий дээр EDMS-ийн хэрэглээний жишээ. EDMS-ийг бусад програмуудтай нэгтгэх: ERP систем ба CRM систем. EDMS-ийг сонгох, хэрэгжүүлэх онцлог. Дэлхийн EDMS зах зээл ба Оросын EDMS зах зээлийн гол оролцогчид. Баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох, хянах, мэдээллийн боловсруулалтыг хянах асуудал нь аж ахуйн нэгжийн хувьд чухал ач холбогдолтой юм.
10. Куняев Н.Н., Демушкин А.С., Фабричнов А.Г. Нууц оффисын ажил, аюулгүй цахим баримт бичгийн урсгал. – М: Логос, 2011. -452 х.
Нууц оффисын ажлын мөн чанар, онцлогийг илчилсэн. Нууц мэдээллийг баримтжуулах, нууц баримт бичгийг боловсруулах, бүртгэх, нууц баримт бичгийн эргэлтийг зохион байгуулах, нууц баримт бичгийг ангилах, системчлэх, нэвтрэх зөвшөөрлийн систем, мэдээллийн нууцлалын горимыг хангах, нууц баримт бичгийг архивт шилжүүлэх, устгахад бэлтгэх зэрэг асуудлыг тусгана. Мэдээллийн чиглэлээрх орчин үеийн зохицуулалтын эрх зүйн актуудад дүн шинжилгээ хийсэн болно хязгаарлагдмал хандалтболон нууц баримтжуулсан мэдээлэл: хувийн мэдээлэл; албан ёсны, мэргэжлийн, арилжааны нууц; үйлдвэрлэлийн нууц гэх мэт.
11. ГОСТ 34.602-89 "Автоматжуулсан системийг бий болгох техникийн үзүүлэлтүүд."
Энэхүү стандарт нь янз бүрийн төрлийн үйл ажиллагааг (удирдлага, дизайн, судалгаа гэх мэт) автоматжуулах автоматжуулсан системд (AS) хамаарах бөгөөд тэдгээрийн хослолыг багтаасан бөгөөд "Үйлдвэрлэлийн техникийн тодорхойлолт" баримт бичгийг боловсруулах бүрэлдэхүүн, агуулга, дүрмийг тогтоодог. хөгжүүлэлт эсвэл шинэчлэл) системүүд."
12. Леонид Рейнголд, Ph.D, Цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцооны тойм
http://www.ixbt.com/soft/sed.shtml
"Цахим баримт бичиг"-ийн талаархи төрийн санаачилгууд, цахим баримт бичгийн менежментийн стандартууд, орчин үеийн цахим баримт бичгийн менежментийн системийн техникийн боломжуудыг авч үзэж, тэдгээрийн шинж чанарыг харьцуулсан болно.
13. ГОСТ Р 51141-98
Албан хэрэг эрхлэх, архивын үйл ажиллагааны чиглэлээрх ойлголтын нэр томъёоны системийг тусгасан болно.
14. Алексей Назаренко, Орчин үеийн EDMS-ийн түүх, хөгжлийн чиг хандлага
http://itpractice.ru/theory/tehnology/docflowecmedi/183-historyadevelopmentdocflow.html
Хөгжлийн хандлагын түүх, функциональ байдлын хөгжил, EDMS-ийн байршил, орчин үеийн функциональ байдал, цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн зах зээлийн ирээдүйг авч үзсэн.
15. Цахим баримт бичиг, баримт бичгийн урсгал: хууль эрх зүйн тал. Антологи. - INION RAS, 2003
Энэхүү цуглуулгад орчин үеийн мэдээллийн технологийн нөхцөлд мэдээллийг баримтжуулах, баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулахад тулгарч буй асуудлуудад дүн шинжилгээ хийсэн. Баримт бичгийг ангилах асуудал нийгмийн салбар, цахим баримт бичгийн хуулийн хүчин чадал, тэдгээрийн эрх зүйн байдал, аюулгүй байдал, гүйцэтгэх үүрэг эрх зүйн харилцаа, нэн тэргүүнд иргэний эргэлтийн болон процессын хууль тогтоомж, практикт гүйцэтгэх үүрэг, байр суурь Холбооны хуульОХУ-ын баримт бичгийн менежментийн систем дэх "Цахим тоон гарын үсгийн тухай", цахим баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр гадаадын туршлага.
16. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем: сонгон шалгаруулах шалгуур
http://www.doc-online.ru/a_id/156/
17. EDMS (Програм хангамжийн технологи)
http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%A1%D1%82%D0%B0%D1%82%D1%8C%D1%8F:%D0%A1%D0%AD%D0% 94_(%D0%9F%D1%80%D0%BE%D0%B3%D1%80%D0%B0%D0%BC%D0%BC%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D1%82 %D0%B5%D1%85%D0%BD%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B3%D0%B8%D0%B8)
18. Кузнецова, Т.В. Оффисын ажил (удирдлагын баримт бичгийн дэмжлэг) - М.: Intel-Sintez, 2002.
19. Майкл Ж.Д. Саттон. Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн менежмент: зарчим, техник, хэрэглээ, 1996 он.
20. Ларри Билавски, Жим Бойл. Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем - Prentice Hall PTR, 1997
Аж ахуйн нэгжийн ажилчид шаардлагатай өгөгдлийг хайхад маш их цаг зарцуулдаг (статистикийн дагуу энэ нь ажлын цагийн 40 хүртэлх хувийг эзэлдэг) эсвэл аль хэдийн байгаа баримт бичгийг сэргээхэд (энэ нь ойролцоогоор 70% -д тохиолддог). Гэрээний эх бичвэрийг хуульчид цахим хэлбэрээр (ихэвчлэн өөрчлөгдсөн түүхгүй) хадгалдаг ердийн нөхцөл байдал юм; нягтлан бодох бүртгэлийн бичилтГэрээг гүйцэтгэхтэй холбоотой баримт бичгийн дагуу нягтлан бодох бүртгэлийн системд явагддаг; гэрээ болон дагалдах баримт бичгийн бүртгэлийг хүснэгтэнд хадгалдаг; данс, актууд хадгалагддаг цаасан хэлбэрээрВ санхүүгийн хэлтэс, мөн гэрээний ажилтай холбоотой одоогийн захидал ажилчдын цахим шуудангийн хайрцагт байна. Ийм “таранхай” өгөгдөл, баримт бичгүүд байхад тэдгээрийн бүрэн бүтэн байдал, уялдаа холбоо, аюулгүй байдлыг хангахад хэцүү байдаг.
Мэдээллийн нөөцийн менежмент нь аливаа байгууллагын үйл ажиллагаанд онцгой ач холбогдолтой юм. Хууль эрх зүйн байдлаас үл хамааран эсвэл зохион байгуулалтын хэлбэрүүдүйл ажиллагаа, байгууллагуудыг эдийн засгийг зохицуулахад оролцдог гүйцэтгэх болон хууль тогтоох эрх мэдэл, бүтэцтэй идэвхтэй харилцахыг уриалж байна. Энэ бүхэн нь эргээд тодорхой ажлын урсгалыг бий болгодог.
Тиймээс "Мет-Инфо" ХХК зохион байгуулах шаардлагатай байгааг маш ихээр мэдэрч байна үр дүнтэй менежментмэдээллийн нөөц, баримт бичгийн урсгалын менежментийн чиглэлээр компьютерийн технологийг ашиглах талаар идэвхтэй арга хэмжээ авч байна (мөн мэдээлэл өргөн утгаараа).
Харамсалтай нь, програм компьютерийн програмууд"Мет-Инфо" ХХК-д баримт бичгийн хамт хэд хэдэн тохиолдолд баримт бичгийн ажлын бүтцийн бүтцийн өөрчлөлт дагалддаггүй, жишээлбэл. Баримт бичгийг зарим мэдээлэл хэрэглэгчид гараар бүрдүүлдэг.
Тиймээс хандах боломжийг олгохыг зөвлөж байна нийтлэг суурьМэт-Инфо ХХК-ийн нягтлан бодох бүртгэлийн баримт бичгийн бүх хэрэглэгчдэд зориулсан нягтлан бодох бүртгэлийн мэдээлэл, өөрөөр хэлбэл материал хүлээн авах, бүтээгдэхүүнийг агуулахад шилжүүлэх гэх мэт гадаад баримт бичгийг хүлээн авах цэг дээр мэдээллийг шууд оруулахыг баталгаажуулах - аж ахуйн нэгжийн цех, Боловсон хүчний хэлтэс нь ажилд орох, халах тухай мэдээллийг нягтлан бодох бүртгэлийн системд шууд оруулах ажлыг зохион байгуулдаг.
Энэ бүхэн нь дараахь ашиг тусыг өгөх болно: мэдээллийн найдвартай байдлыг нэмэгдүүлэх; гар хөдөлмөрийг багасгах.
Цахим баримт бичгийн менежментийн систем (EDMS) эсвэл EDMS (Цахим баримт бичгийн менежментийн систем) нь баримт бичгийг бүхэлд нь автоматжуулах систем юм. амьдралын мөчлөг(бүтээх, өөрчлөх, хадгалах, хайх, ангилах гэх мэт), түүнчлэн ажилчдын хоорондын харилцан үйлчлэлийн үйл явц. Энэ тохиолдолд баримт бичиг нь үндсэндээ бүтэцгүй баримт бичиг (Word, Excel файл гэх мэт) гэсэн үг юм. Дүрмээр бол EDMS нь баримт бичгийн цахим архив, бизнесийн үйл явцыг автоматжуулах системийг агуулдаг.
дээр үр дүнтэй баримт бичгийн менежмент EDMS дээр үндэслэсэнсистемийн гурван бүрэлдэхүүн хэсэг дээр суурилсан:
- - технологи (орчин үеийн компьютерийн системд суурилсан).
- - мэдээллийн нөөцийг бий болгох, ашиглах компанийн дүрэм (мөн тэдгээрийг захиргааны баримт бичигт нэгтгэх).
- - хэрэглэгчдийн сэтгэл зүй, тэдний сургалт (шаардлагатай бол хувь хүн).
Баримт бичгийн урсгалын систем нь зохицуулалтын баримт бичиг, захиргааны баримт бичиг (захиалга, заавар), эрх бүхий байгууллага, байгууллага, зээлийн байгууллага, бусад байгууллага, аж ахуйн нэгж, түүнчлэн иргэдтэй захидал харилцааг бүртгэдэг. Нэмж дурдахад, EDMS нь дотоод албан захидал, бүтцийн байгууллагуудаас бий болгосон зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн төсөлтэй ажилладаг.
EDMS нь баримт бичгийн хөдөлгөөн, гүйцэтгэлийг хянах боломжийг олгодог бөгөөд удирдлагын өгсөн заавар, гүйцэтгэгчдийн үйл ажиллагааны талаархи бүрэн мэдээллийг агуулдаг. Чухал элемент EDMS нь харилцан хамааралтай баримт бичиг, зааварчилгааны албан ёсны болон утгын холбоосын систем юм. EDMS дахь хайлт нь уламжлалт оффисын дэлгэрэнгүй мэдээллээс гадна баримт бичгийг контекстоор сонгох боломжийг олгодог ангилагчийн систем (сэдэвчилсэн) дээр суурилдаг.
Ангилагчийг хадгалах журмыг хатуу зохицуулдаг. Зарим лавлахыг бүртгэл хөтлөх мэргэжилтнүүд (жишээлбэл, корреспондент байгууллагын ангилагч) эмхэтгэдэг. Үлдсэн хэсэгт өөрчлөлт оруулах нь администраторын бүрэн эрх бөгөөд администратор нь ангилагчийн шинэ байр суурийг байнга хянаж, шаардлагатай бол тэдгээрийг тохируулдаг. Тиймээс лавлах албан тушаалын давхардал арилж, баримт бичгийн бүртгэлд гарсан алдаа арилна. Системийн үр ашгийг зөвхөн хэрэглэгчдийг тогтмол сургах, систем дэх тэдний үйл ажиллагаанд "зөөлөн" хяналт тавих (алдааг засах, заавал байх ёстой мэдээллийн дэлгэрэнгүй мэдээллийг бөглөх шаардлагыг дагаж мөрдөх гэх мэт) л хангаж чадна.
EDMS-ийг бий болгох нь баримт бичгийн дэмжлэг үзүүлэх үйлчилгээний үүрэг өөрчлөгдсөнтэй холбоотой: EDMS ашиглан баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах технологийн нэгдсэн шаардлагыг тодорхойлж, баримт бичигтэй ажиллах "захиргааны хүрээ" -ийн тогтолцоог бий болгодог. мэдээлэлтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах арга зүйн үндэс юм.
Ерөнхийдөө мэдээлэлтэй ажиллах системийг ашиглах тодорхой журам, дүрмийг бий болгох нь EDMS-ийг амжилттай хэрэгжүүлэх, бүрэн ашиглах боломжийг олгосон гол хүчин зүйлүүдийн нэг юм.
Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг хэрэгжүүлэх зорилго нь: албан тасалгааны ажлыг автоматжуулах, баримт бичгийн гүйлгээг автоматжуулах, баримт бичиг, тушаалын гүйцэтгэлд хяналт тавих автоматжуулалт, гүйцэтгэх сахилга батыг нэмэгдүүлэх, баримт бичигтэй ажиллах ажлыг эмх цэгцтэй болгох, үйл ажиллагааны хугацааг багасгах явдал юм. баримт бичиг, цаасгүй технологид шилжих.
Иймд цахим баримт бичгийн менежментийн систем (EDMS) -ийг явцуу утгаараа үйлдвэр, хэрэглэгчдэд ашиглах үр нөлөөг тодорхойлох боломжтой юм.
EDMS хэрэглэгчдэд зориулсан хөдөлмөрийн зардлын хэмнэлтийн талаар илүү дэлгэрэнгүй авч үзье.
Хөдөлмөрийн зардлын жилийн нөхцөлт хэмнэлтийн тооцоо j-р мэргэшил j-ийн тусламжтайгаар EDMS-ийг нэвтрүүлсний үр дүнд мэдээлэл бэлтгэх, боловсруулах үйл явцын нарийн төвөгтэй байдал өөрчлөгдөх үед дараахь томъёогоор тодорхойлогдоно.
C j = C zpj (Q 1 - Q 2) A 2 / Ф j,
Энд С цалин нь жилийн цалингийн сан юм ажилтан ЖМэдээлэл бэлтгэх, боловсруулахад хамрагдсан ур чадвар, урэх; Q 1 , Q 2 - програм хангамжийн бүтээгдэхүүний үндсэн болон шинэ хувилбарт өгөгдлийн нэгжийг бэлтгэх, боловсруулах хөдөлмөрийн эрч хүч, хүн / цаг; A 2 - програм хангамжийн бүтээгдэхүүн, байгалийн нэгжийн шинэ хувилбарт өгөгдөл бэлтгэх, боловсруулах ажлын жилийн хэмжээ; F j - өгөгдөл бэлтгэх, боловсруулах ажилд оролцож буй j-р зэрэглэлийн нэг ажилтны жилийн ажлын цаг, цаг.
Хөдөлмөрийн зардлын хэмнэлтийг тооцож үзье боловсон хүчин 5787 рублийн цалинтай. Тиймээс менежерийн жилийн цалингийн сан 69,444 рубль байна. Үүнийг тав хоногийн хугацаатай авч үзвэл ажлын долоо хоног, ажлын өдрийн тоо 249, жилийн ажлын цаг 1992 цаг байх болно.
Өмнөх ажлын арга барил, EDMS систем дэх баримт бичгийг бэлтгэх, боловсруулах хөдөлмөрийн эрч хүч нь 25 [хүн/цаг] ба 20 [хүн/цаг] байна. EDMS-д өгөгдөл бэлтгэх, боловсруулах ажлын жилийн хэмжээ (байгалийн нэгжээр) байна уу? 80 баримт бичиг.
Тиймээс бид удирдлагын хөдөлмөрийн зардлыг хэмнэдэг.
C = 69,444 · (25 - 20) · 80 / 1992 = 13,944.58 рубль,
Энэ нь баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулсан системд бичиг баримт бүрдүүлэх, боловсруулах ажил эрхэлдэг боловсон хүчний ажилтны жилийн цалингийн сангийн 20% юм.
Баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах нь орчин үеийн бараг бүх аж ахуйн нэгжүүдийн ашигладаг арга хэмжээ юм. Жижиг компаниуд ч гэсэн маш их ажилладаг янз бүрийн баримт бичиг, үүнд захидал, төсөв, нэхэмжлэх, гэрээ, бүх төрлийн шаардлага. Энэ шалтгааны улмаас бараг бүх орчин үеийн зохион байгуулалтМэдээллийн бүрэн бүтэн байдал, аюулгүй байдлыг хангах, янз бүрийн мэдээллийг хайх, хадгалахад хялбар, мөн түүнийг батлахад шаардагдах хугацааг дээд зэргээр оновчтой болгох баримт бичгийн автоматжуулалт гэх мэт арга хэмжээг ашиглахыг хичээдэг.
Энэ яагаад хэрэгтэй вэ?
Бараг бүх компанид ажилчид шаардлагатай мэдээллээ олоход маш их цаг зарцуулдаг бөгөөд статистик мэдээллээс харахад тэдний ажлын цагийн бараг тал хувь нь үүнд зарцуулагддаг. Мөн "хаа нэгтээ" байгаа зарим баримт бичгийг дахин ашиглахын оронд дахин үүсгэх шаардлагатай болдог. Аливаа гэрээний эх бичвэр нь хуульчийн компьютер дээр байх, гэрээний гүйцэтгэлтэй холбоотой баримт бичгийн нягтлан бодох бүртгэлийн бүртгэлийг нягтлан бодох бүртгэлийн системд хийдэг, данс, актуудыг санхүүгийн хэлтэст цаасан дээр байрлуулсан тохиолдолд энэ нь нэлээд стандарт юм. маягт, гэрээний хэрэгжилттэй холбоотой захидал харилцааг ажилчдын цахим шуудангийн хайрцагт байрлуулна. Мэдээллийн ийм "тарсан" нь аюулгүй байдал, бүрэн бүтэн байдал, тууштай байдалд маш их хор хөнөөл учруулдаг бөгөөд ийм тохиолдолд баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах нь чухал юм.
Мэргэшсэн нэвтрүүлэх замаар мэдээллийн системасуудлын дийлэнх нь шийдэгдсэн. Жишээлбэл, зарим төсвийн системүүд нь эдгээр баримт бичгийн өөр өөр хувилбарыг бий болгох, хадгалах, тэдгээрийн статусыг зааж өгөх замаар харилцан уялдаатай төсвийн системийг бий болгох боломжийг олгодог. Тиймээс ийм системийг ашиглах замаар төсвийн баримт бичгийн урсгалын асуудал хэсэгчлэн шийдэгддэг.
Гэсэн хэдий ч орчин үеийн төсвийн мэдээллийн сан, түүнчлэн нягтлан бодох бүртгэл, ERP системүүд нь ихэнх тохиолдолд бүтэцлэгдсэн мэдээлэл, өөрөөр хэлбэл хүснэгт хэлбэрээр үүсгэж, хадгалах боломжтой өгөгдөлтэй ажилладаг гэдгийг мартаж болохгүй. Ихэнх шинжээчдийн үзэж байгаагаар аливаа мэдээллийн нийт хэмжээ орчин үеийн бизнесЗөвхөн 20% -ийг өгдөг бол үлдсэн хэсэг нь цахим шуудан, баримт бичгийн текст, бүх төрлийн хэлэлцээр, уулзалтын тэмдэглэл, зураг гэх мэт. Ихэнхдээ бүтэцгүй мэдээллийг судлахгүйгээр бүтэцлэгдсэн мэдээлэл аль хэдийн байгаа нөхцөл байдлын талаар ердийн үнэлгээ хийх боломжгүй байдаг. Ийм өгөгдлийг хадгалах, цуглуулах, дараа нь боловсруулах нь баримт бичгийн автоматжуулалт эсвэл компанийн мэдээллийн агуулгын удирдлагын систем гэх мэт арга хэмжээг ашиглах замаар хангадаг.
Энэ юу вэ?
Энэ мэдээлэлтэй логик холбоотой бүх системийн баримт бичгүүдийг контекст гэж нэрлэдэг. Энэ нь цаасны агуулгыг агуулж болно имэйл захидал, факс, төлбөрийн баримт, үйл явдлын минут, видео эсвэл аудио бичлэг болон бусад олон мэдээлэл. Удирдлагын сонголт, хэрэгцээ шаардлагаас хамааран контекстийг баримт бичигт гараар нэмж эсвэл процессыг бүрэн автоматжуулж болно.
Жишээ нь, орчин үеийн системТөсвийг бий болгох, дараа нь өөрчлөх явцад баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах нь бусад олон контекст мэдээллийг ашиглах боломжийг танд олгоно.
- бүх төрлийн Маркетингийн судалгаазах зээл, түүний дотор зөвхөн өөрийн төдийгүй гадаад эх үүсвэрээс хүлээн авсан зах зээл;
- эсрэг талуудтай (худалдан авагч эсвэл ханган нийлүүлэгчид) янз бүрийн гэрээ байгуулах;
- тусгай зохицуулалт, лавлагааны баримт бичиг;
- аливаа хязгаарлалт, таамаглалыг тусгасан нэмэлт баримт бичиг (жишээлбэл, инфляцийн түвшин, валютын ханш болон бусад өгөгдөл);
- Төсвийн боловсруулж буй аль ч хувилбарыг хэлэлцэх, түүнчлэн үйл явцад оролцогчдын бүх төрлийн ажлын санал, тайлбарыг багтаасан (ихэвчлэн ийм баримт бичгийг бүх ажилчдын хооронд цахим шуудангаар илгээдэг бөгөөд төсвийн мэдээлэл бүхий файлаас тусад нь хадгалдаг) .
Төсөвтэй ажилладаг хэрэглэгч шаардлагатай бол дээрх баримт бичгүүдийн аль нэгийг хүссэн үедээ үзэх боломжтой орчин үеийн технологиБаримт бичгийн автоматжуулалт нь түүнийг ямар ч урт хайлтгүйгээр хийх боломжийг олгодог.
Бид ямар системийг ашигладаг вэ?
Хамгийн нийтлэг нэг програм хангамжийн шийдлүүд-ээс олж болно Оросын компаниуд, та үүнийг Microsoft Exchange Server-ийн хамт Microsoft Outlook хэрэгслүүдийн хослол гэж нэрлэж болно. Эхний програм нь зарчмын хувьд бараг бүх компьютер дээр суурилагдсан байдаг бол Exchange Server нь ихэвчлэн бүрэн хэмжээний имэйл сервер болгон ашиглагддаг. Цахим баримт бичгийн менежментийг харьцангуй эрт нэвтрүүлсэн компаниудад ийм програмыг зөвхөн хамтран ажиллах платформ болгон ашигладаг. имэйлээр, зарим нэг төвлөрсөн тохиргооны дараа ч гэсэн энэ програм хангамжхөөрхөн болгон ашиглаж болно функциональ хэрэгсэлбараг бүх байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах.
Одоогийн байдлаар Оросын зах зээл нь баримт бичгийн удирдлагын автоматжуулалтыг хангадаг олон арван өөр өөр системээр дүүрэн байгаа бөгөөд ийм програм хангамжийг зөвхөн барууны орнууд төдийгүй дотоодын хөгжүүлэгчид санал болгодог. Майкрософт хүртэл дээрх програмуудаас гадна Агуулгын удирдлагын сервер эсвэл SharePoint портал сервер зэрэг хэрэгслүүдийг санал болгодог.
Documentum нь одоо байгаа бүх системүүдийн дунд хамгийн хүчирхэг гэж тооцогддог боловч үндсэндээ зөвхөн томоохон компаниуд энэ автоматжуулалтыг ашигладаг. Зарим компаниудын баримт бичгийн урсгалыг Lotus Notes програм хангамжийн багц ашиглан автоматжуулдаг боловч олон хүн үүнийг "программистуудын бүтээгч" гэж нэрлэдэг тул түүн дээр суурилсан бүрэн хэмжээний системийг бий болгох нь нэлээд хэцүү байдаг.
Орос болон барууны системүүдийн хооронд ямар ялгаа байдаг вэ?
Хэрэв бид дотоодын болон гадаадын аж ахуйн нэгжүүдийн үндсэн ялгааны талаар ярих юм бол тэдгээр нь боломжит масштабын чадавхид оршдог. Жишээлбэл, барууны хөгжүүлэгчдийн системүүд бараг ямар ч үйлдлийн системд ажиллах боломжтой бол дотоодынх нь зөвхөн тэдгээрийн аль нэгэнд зориулагдсан байдаг бөгөөд энэ нь ихэвчлэн Windows байдаг. Барууны системүүд нь ямар ч DBMS ашиглахаар тохируулагдсан байдаг. Ийм хязгаарлалтууд Оросын системүүдплатформ хоорондын нэгдсэн шийдлүүдийг бий болгох чадварыг ихээхэн хүндрүүлдэг.
Функциональ байдлын хувьд гол ялгаа нь Баруунд баримт бичгийн үйлдвэрлэл, баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах ажлыг нэг брэндийн дор гаргах боломжтой, гэхдээ нэгэн зэрэг өөр өөр зорилготой хэд хэдэн програмаар гүйцэтгэдэг. Жишээлбэл, Documentum нь бүрэн автоматжуулалт, ERP системтэй нэгтгэх, дизайны баримт бичгийн урсгалыг дэмжих гэх мэт хэд хэдэн тусдаа бүтээгдэхүүнийг санал болгодог. Орос улсад боловсруулсан програм хангамжийн дийлэнх нь тодорхой асуудлыг шийдвэрлэхэд чиглэгддэг.
Үндсэн ялгаа нь баримт бичгийн автоматжуулалтын системийг бүрдүүлэхэд хоёр талын хандах хандлагад оршдог гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Барууны системүүд нь байгууллага дотор явагдаж буй янз бүрийн төгсгөлийн бизнесийн үйл явцыг бүрэн автоматжуулах, дараагийн дэмжлэг үзүүлэхэд чиглэгддэг бол дотоодын хөтөлбөрүүдийн дийлэнх нь зөвхөн тодорхой функцийг автоматжуулдаг.
Барууны системийн өртөг нь тус бүрдээ 400-1000 доллар хооронд хэлбэлздэг ажлын байр, цахим баримт бичгийн хэвийн эргэлтийг хангахад шаардагдах хэрэгжилт, хөтөлбөр, тоног төхөөрөмжийн зардлыг тооцохгүйгээр. Хэрэгжүүлэх нь өөрөө лицензийн ердийн зардлын бараг тал орчим үнэтэй байдаг, учир нь ихэнхдээ баримт бичгийн автоматжуулалтын програмууд нь янз бүрийн урамшуулалтай зарагддаг боловч зарим тохиолдолд үнэ нь илүү өндөр байдаг. Хамгийн хэцүү төслүүдийн нэг бол санхүүгийн баримт бичгийг автоматжуулах явдал юм, учир нь ийм төслүүдийн хэрэгжүүлэх өртөг нь лицензийн өртөгтэй харьцуулахад ойролцоогоор 2-3 дахин өндөр байдаг.
Дотоодын хөтөлбөрүүд нь ажлын байр бүрийг 200-600 доллараар зардаг бөгөөд үүнээс гадна зардлыг тооцдог. нэмэлт програмуудболон төрөл бүрийн тоног төхөөрөмж. Эцсийн эцэст харьцуулсан утгын тооцоог барууны системтэй бараг ижил аргаар хийдэг.
Онцлог шинж чанарууд
Ихэнх тохиолдолд автоматжуулалтын тэргүүлэх чиглэл бол баримт бичгийг батлахтай холбоотой үйл явц, жишээлбэл, төсвийг анхлан бэлтгэх, цаашдын хэрэгжилтийг хангах үйл явц юм. Гэсэн хэдий ч одоо олон багууд оффисын ажил, баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах, өөрөөр хэлбэл гарч буй болон ирж буй баримт бичгийг бүртгэх журамд ашигладаг.
Цахим системийг ашиглалтад оруулах нь бусад автоматжуулсан системийг хэрэгжүүлэхээс үндсэндээ ялгаатай биш тул зөвхөн анхаарлаа хандуулах нь зүйтэй. өвөрмөц онцлогэнэ төслийн.
Корпорацийн агуулахуудыг бий болгох
Ямар ч тохиолдолд баримт бичгийн автоматжуулалтын системийг нэвтрүүлэх нь бүх баримт бичгийг хадгалах зарим төрлийн корпорацийн агуулахыг бий болгох явдал юм. Ийм агуулахын логик бүтэц, аюулгүй байдлын бодлогыг боловсруулж, цаашид хэрэгжүүлэх, түүнчлэн баримт бичгийн хадгалалтын шатлал нь хамгийн их анхаарал халамж шаарддаг бөгөөд төслийн эхний шатанд хийгдэх ёстой.
Хадгалах функцийг дизайны эхэнд байрлуулж болно гэдгийг анхаарч үзэх хэрэгтэй эхний шатта бүх баримт бичгийг одоогийн хадгалалтын байршлаас нэг байгууллагын хадгалах сан руу зөөх боломжтой. Үүний ачаар хэрэглэгчид системийн зарим үндсэн функцуудтай танилцаж, үүний зэрэгцээ түүний хэрэглээтэй танилцах боломжтой. Баримт бичгийн өөрчлөлтийн тухай мэдэгдэл, шинэ баримт бичиг гарч ирэх гэх мэт үйлчилгээний функцуудыг ашиглан ажилчдыг хэрэгжүүлж буй системд дасан зохицох ажлыг хурдасгах боломжтой.
Тиймээс баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах нь хэн бүхэнд шаардлагатай байдаг орчин үеийн аж ахуйн нэгжхөгжүүлж, ажлаа сайжруулахыг эрмэлздэг.
Бид баримт бичгийн эргэлтийн оновчтой тогтолцоог бий болгох үндсийг судалж, жишээ болон алхам алхмаар алгоритмбаримт бичгийн эргэлтийн хуваарийг бүрдүүлэх.
Нийтлэлээс та дараахь зүйлийг сурах болно.
Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгалын диаграм
Төвлөрсөн
Энэ хэлбэр нь чиг үүргийн шугаман хуваарилалтын зарчмыг (тушаалын нэгдэл) баримталдаг хатуу шаталсан удирдлагын бүтэцтэй байгууллагуудад тохиромжтой. Цаасны эргэлтийн төвлөрсөн хэлбэр нь байгаа эсэхийг таамаглаж байна зохион байгуулалтын бүтэцбүх бичиг баримттай ажиллах үүрэгтэй мэргэшсэн хэлтэстэй компани.
Төвлөрсөн бус
Энэ маягт нь үйл ажиллагааны бие даасан байдлын зарчмын дагуу хэлтсийн эрх мэдлийг тодорхой хуваасан байгууллагуудад тохиромжтой.
Баримт бичгийн эргэлтийн төвлөрсөн бус хэлбэр нь бүтцийн нэгж бүрт байх ёстой гэж үздэг өөрийн хэлтэс, баримт бичигтэй ажиллах үүрэгтэй.
Холимог
Энэхүү эргэлтийн хэлбэрийн хувьд баримт бичигтэй ажиллахад тэргүүлэх үүргийг сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын төв үйлчилгээнд өгдөг боловч зарим журмыг компанийн бүтцийн нэгж бүрт бий болгосон тусгай үйлчилгээнд шилжүүлдэг.
Баримт бичгийн урсгалын диаграмын жишээ
Баримт бичгийг шилжүүлэх маршрутын схем нь бизнесийн цаасны эргэлтийн системийн үндсэн зарчим юм. Энэ схемд баримт бичгийн урсгал бүрийг хуваарилдаг ерөнхий шинж тэмдэг, эрх бүхий байгууллагуудыг тогтоож, заавал биелүүлэх журмыг тогтоодог.
Энэ диаграмм нь:
- гүйцэтгэгчид (өөрөөр хэлбэл энэ урсгалыг боловсруулахад оролцдог хэлтэс);
- маршрут (жишээ нь, жүжигчдийн дараалал);
- урвуу хөдөлгөөн байгаа эсэх (баримт бичиг нэг гүйцэтгэгч рүү хэд хэдэн удаа очдог уу);
- тодорхой гүйцэтгэгч бүрийн гүйцэтгэсэн үйл ажиллагааны мөн чанар).
Байгууллагын баримт бичгийн урсгалын диаграмын жишээг Зураг дээр үзүүлэв. 1:
Зураг 1. Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн урсгалын диаграм
Мөн уншина уу:
Баримт бичгийн урсгалын төрлүүд
Баримт бичгийн эргэлтийн хаалттай системд зохион байгуулагдсан тодорхой чиглэлд өгөгдлийн хөдөлгөөнийг баримт бичгийн урсгал гэж нэрлэдэг. Мэдээллийн эх сурвалж, хүлээн авагч нь ижил хэвээр байна.
Баримт бичгийн урсгалын ангиллыг хяналтын объекттой харьцах харьцаа, хөдөлгөөний чиглэлд үндэслэн явуулдаг.
Эхний ангилал
- хэвтээ урсгал (ижил түвшний хэлтэсүүдийн хооронд үүсдэг);
- босоо урсгал (өөр өөр түвшний хэлтэсүүдийн хооронд үүсдэг);
- дээшлэх (харьяа байгууллагуудын бичиг баримтууд удирдлагынх руу шилждэг);
- буурах (баримт бичгүүд удирдах бүтэцхарьяалагдах хүмүүс рүү шилжих).
Хоёр дахь ангилал
- орж ирж буй урсгал нь гадаад эх үүсвэрээс ирсэн цаасаар бүрддэг;
- гарах урсгал нь байгууллагаас илгээсэн баримт бичгүүдээс бүрдэнэ;
- дотоод урсгал нь байгууллагын дотор эргэлдэж буй баримт бичгүүдээс бүрддэг.
Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгалын үе шатууд
Схемийг боловсруулах, хэрэгжүүлэх байгууллагын баримт бичгийн урсгалЭнэ нь бүх төрлийн процедурыг хэд хэдэн үндсэн үе шатанд нэгтгэх явдал юм.
Дамжуулах боловсруулалт.Энэ үе шатанд ирж буй захидал харилцааг хүлээн авч, шалгаж, хаягаар нь тарааж, менежерт хянуулахаар өгнө.
Урьдчилсан дүгнэлт.Энэ үе шатанд DOU үйлчилгээ нь баримт бичгүүдийг төрөл, ач холбогдол, нарийн төвөгтэй байдал, зохиогчийн статус гэх мэтээр хянаж, ангилдаг.
Удирдлага руу чиглүүлэх.Энэ үе шатанд шийдвэрүүд гарч, захиргааны шийдвэрүүд гардаг.
Эмчилгээ.Энэ үе шатанд баримт бичгийг гүйцэтгэж, хадгалахад илгээдэг.
Бүх үе шатуудын үндсэн зарчим нь оновчтой хөдөлгөөн, өөрөөр хэлбэл урсгалыг оновчтой болгох, нэгтгэх, багасгах. Энэ зорилгоор тусгай технологийн заавар, гол зорилго нь процедурын хамгийн үр дүнтэй дарааллыг тодорхойлох, оновчтой маршрутын схемийг боловсруулах явдал юм.
Баримт бичгийн урсгалын диаграмыг хэрхэн бий болгох
Баримт бичгийн боловсруулалтын бүх үе шатыг графикаар харуулах хамгийн сайн сонголт бол диаграмм юм. Ажлын төрөл бүрийг сайтар шинжилдэг бөгөөд энэхүү шинжилгээний үр дүн нь бүх үйл явцыг дүрслэн харуулсан схемийг боловсруулах явдал юм.
Асуудлыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай үйлдлүүдийн дарааллыг графикаар үзүүлэв.
Нэгдсэн хуваарийн схем байхгүй. Аж ахуйн нэгж бүр үүнийг бие даан хөгжүүлэх хэрэгтэй. Аж ахуйн нэгж том байх тусмаа олон төрлийн үйл ажиллагаа явуулдаг, хуваарь нь илүү нарийвчилсан байх ёстой.
Хоёрдугаар шат.
Бичиг цаасны асуудал хариуцсан хүмүүсийг бид томилдог
ХАМТ анхан шатны баримт бичигҮүнийг хийхэд маш энгийн - үүнийг эмхэтгэсэн хүн дизайныг хариуцдаг. Бусад бичиг баримтын хувьд ийм хүнийг томилох шаардлагатай болно. Хэрэв энэ нь хийгдээгүй бол баримт бичиг алдагдсан эсвэл ирүүлэх эцсийн хугацааг алдсан тохиолдолд асуух хүн байхгүй болно.
Гуравдугаар шат.
Бид эцсийн хугацааг тогтоосон.
Хариуцсан ажилтан баримт бичгийг ирүүлэх эцсийн хугацаа нь бүх хуваарийн хамгийн чухал хэсэг юм. Эцсийн хугацааг баримт бичгийг гүйцэтгэсэн өдрөөс хойш сар эсвэл хоногоор тогтоож болно.
Дөрөвдүгээр шат.
Дизайн сонгох
Дээр дурдсанчлан график зохиоход тохиромжтой арга бол урсгал диаграм юм. Гэхдээ үүнийг текст болон хүснэгт хэлбэрээр форматлаж болно. Текстийн хэлбэр нь жижиг байгууллагад тохиромжтой, хүснэгт нь илүү тохиромжтой байх болно. Гол зарчим бол таны диаграммыг баримт бичгийн эргэлтийг хариуцдаг ажилтнууд уншихад хялбар байх ёстой.
EDMS-ийн ажил нь нэг үндсэн ойлголт дээр суурилдаг - баримт бичиг.Энэ нь EDMS-ийн "мэдээллийн нэгж" нь баримт бичгийн урсгалын систем юм үндсэн үйл ажиллагаабичиг баримтын хамт:
- хадгалах
- аудит
- байгууллага дахь гүйцэтгэгчдийн дунд баримт бичгийн хөдөлгөөн
- эдгээр баримт бичигт хамаарах бизнесийн үйл явцын гүйцэтгэл
EDI-г хэрэгжүүлж, баримт бичгийн менежментийн системийг ашигладаг байгууллагад баримт бичиг нь удирдлагын үндсэн хэрэгсэл болдог. Энд зөвхөн шийдвэр, заавар, тушаалууд байдаггүй - эдгээр тушаал, шийдвэр, заавар гэх мэтийг агуулсан баримт бичиг байдаг, өөрөөр хэлбэл байгууллагын бүх удирдлагыг баримт бичгээр гүйцэтгэдэг. Үүний үр дүнд ажилчдын гүйцэтгэдэг олон ажил баримт бичигтэй холбоотой байдаг.
- Баримт бичгийн удирдлагын систем дэх аливаа баримт бичгийг жишээлбэл номын сангийн карттай төстэй "карт"-аар хангадаг. Баримт бичгийн талаархи мэдээллийн бүрдэл (баримт бичгийн шинж чанарууд, картын талбарууд) нь баримт бичгийн төрөл, төрлөөр тодорхойлогддог бөгөөд тэдгээрийг үзэх, засварлах боломжтой байдал нь тухайн баримт бичигт хандах эрх, бизнесийн үйл явц дахь төлөв байдлаас хамаарна.
- Аливаа баримт бичигт нэг буюу хэд хэдэн хавсаргасан файл байж болно - эдгээр нь шинэ баримт бичгийн ноорог эсвэл одоо байгаа баримтуудын сканнердсан зураг байж болно.
- Аливаа баримт бичгийг бусад баримт бичигтэй холбож болох бөгөөд энэ нь байгууллагын мэдээллийн талбарын бүрэн бүтэн байдлыг хангадаг.
- Аливаа баримт бичгийг шинж чанаруудаар нь эсвэл хэрэв ийм функц байгаа бол хавсаргасан файлууд дахь текстийн илрэлээр (бүрэн текст хайх) олж болно.
Тиймээс EDMS ашиглан аж ахуйн нэгжид баримт бичгийн урсгалыг зохион байгуулах нь цаг тухайд нь шийдвэр гаргах, нөхцөл байдалд хариу үйлдэл үзүүлэх, эмх цэгцтэй тогтвортой ажиллахад шаардлагатай бүх зүйлийг хангадаг.
- баримт бичгийг төрөл, төрлөөр нь ангилах
- Баримт бичгийн төрөл, төрөл бүрийг шаардлагатай шинж чанаруудаар хангах
- баримт бичиг боловсруулахад зориулагдсан бизнесийн үйл явц
- даалгаврыг удирдах механизм, тэдгээрийн хэрэгжилтийг хянах
- шинж чанар, бүрэн текст хайх чадвартай баримт бичгийн найдвартай хадгалалт
Төрөл бүрийн EDMS нь хүрээнд бие биетэйгээ харилцан үйлчилдэг гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй нэгдсэн системхэлтэс хоорондын цахим баримт бичгийн менежмент (EDF) ба хэлтэс хоорондын цахим харилцааны нэгдсэн систем (SMEI). MEDO оролцогчид нь ОХУ-ын Ерөнхийлөгчийн Тамгын газар, ОХУ-ын Засгийн газрын Тамгын газар, Холбооны гүйцэтгэх засаглал болон бусад хүмүүс юм. төрийн байгууллагууд. MEDO-ийн гол зарчим бол оролцогчид болон тээврийн системийг нэгтгэх, цахим мессежийг аюулгүй солилцох явдал юм.
Цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлэх нь яагаад EDMS боловсруулах, хэрэгжүүлэх шаардлагатай байна. Хэрэв бид байгууллагад цахим баримт бичгийн менежментийг (EDF) хэрэгжүүлэх санааг ердийн үүднээс авч үзвэл дараахь асуултууд гарч ирнэ.
- EDI-г хэрэгжүүлснээр бид юу авах вэ?
- Цаасан дээр ажиллахад юу нь буруу вэ?
- Юу эдийн засгийн үр нөлөө EDI-ийн хэрэгжилт?
- Энэ хөрөнгө оруулалт хэр хурдан үр дүнгээ өгөх вэ?
Эдгээр асуултад хариулахыг хичээцгээе. Нэгдүгээрт, бид EDMS-ийн хэрэгжилт нь аж ахуйн нэгжид ямар өөрчлөлт авчрахыг тайлбарлах болно.
- баримт бичиг боловсруулах үйл явц хэсэгчлэн өөрчлөгдөж, илүү хатуу болж магадгүй юм
- цаасан баримт бичгийн тоо цөөрнө
- даалгавруудыг гүйцэтгэх нь илүү ойлгомжтой, удирдах боломжтой болно
- баримт бичигтэй ажиллах, гүйцэтгэлийн сахилга баттай холбоотой тайланг хүссэн үедээ шуурхай хүлээн авах боломжтой
- Баримт бичигтэй ажилладаг ажилтнууд бүх үйлдлийг цахим хэлбэрээр гүйцэтгэхэд сургах шаардлагатай болно
Энэ жагсаалтыг харахад энэ нь өөрчлөлтийн жагсаалт биш, харин ашиг тусын жагсаалт гэж бодож магадгүй юм. Тийм, дотор энэ тохиолдолдЭдгээр зүйлүүд нь мэдээж ойрхон байна (өөрөөр бол ийм хэрэгжүүлэлт хийх нь ямар учиртай юм бэ?), Гэхдээ анхааралтай авч үзвэл, цэг бүрийн ард зарим хязгаарлалт эсвэл шинэ шаардлага бас бий. Та EDI-г хэрэгжүүлэхээр төлөвлөж байхдаа үүнд бэлэн байх хэрэгтэй бөгөөд үүнээс гадна EDMS-ийг хэрэглэгчийн хэрэгцээнд нийцүүлэн тохируулах нь баримт бичгийн урсгалыг хамгийн бага хязгаарлалттайгаар автоматжуулах боломжийг олгодог.
Одоо ашиг тусын талаар. EDI-ийг хэрэгжүүлэх гол ашиг нь байгууллагын үр ашгийг нэмэгдүүлэх явдал юм (энд үр ашиг гэж бид хүрсэн үр дүнг түүнд хүрэх зардалд харьцуулсан харьцааг хэлж байна - энэ агуулга дахь томъёо нь математик гэхээсээ илүү таамаглалтай байдаг). Энэхүү ойлголт дээр үндэслэн байгууллагын үр ашгийг нэмэгдүүлэх хоёр арга бий: зардлыг бууруулах ба/эсвэл үр дүнг нэмэгдүүлэх. Дүрмээр бол EDMS нь хоёр сонголтыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог. Тохиромжтой EDMS ашиглан цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэх нь байгууллагад бага зардал гаргаж, илүү их орлого олох боломжийг олгодог. Дүрмээр бол EDMS нь хоёр сонголтыг хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог. Тохиромжтой EDMS ашиглан цахим баримт бичгийн менежментийг хэрэгжүүлэх нь байгууллагад бага зардал гаргаж, илүү их орлого олох боломжийг олгодог.
Эхлээд боломжуудыг харцгаая зардлыг бууруулах:
- Цаасны зардлыг бууруулах
- Ажилчдын ажлын цагийн үр ашиггүй зардлыг бууруулах
- Мэдээллийн урсгалыг хурдасгах
Одоо тухай үр дүн:
- Баримт бичгийн урсгалын эмх цэгц, ил тод байдлын улмаас байгууллагын удирдах чадварыг нэмэгдүүлэх
- Шийдвэр гаргах хурд, чанарыг нэмэгдүүлэх
- Ажилтан, ажлын хэсэг, нийт байгууллагын гүйцэтгэх сахилга бат, гүйцэтгэлийн үр ашгийг дээшлүүлэх
Эцэст нь хэлэхэд, тийм ч тодорхой биш боловч цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах сэдвийн хүрээнд зайлшгүй авч үзэх ёстой асуултуудын жишээ энд байна.
- Цаг тухайд нь тохиролцоогүй гэрээний төсөл танай байгууллагад хэр их зардал гарах вэ?
- Хугацаа хоцорсон нэхэмжлэх нь ямар хохирол учруулж болох вэ?
- Даалгавар тавих, гүйцэтгэх ил тод байдлыг хангасан бол хэчнээн олон баримт бичгийг хэд хэдэн удаа засварлах боломжгүй байсан бэ?
Янз бүрийн өнцгөөс цахим баримт бичгийн менежментийг зохион байгуулах
- Удирдагчид:
- шийдвэр гаргахад шаардлагатай мэдээллийг шуурхай авах
- гүйцэтгэлийн сахилга батыг үйл ажиллагааны хяналт
- Нарийн бичгийн дарга, туслах, туслахууд:
- баримт бичгийн хурдан хайлт
- баримт бичгийн хайлтын өндөр нарийвчлал
- гүйцэтгэлийн сахилга батыг хянах ажлыг хөнгөвчлөх
- бүх төрлийн арга хэмжээ, арга хэмжээг бэлтгэх ажлыг хялбарчлах
- эцсийн баримт бичгийг бэлтгэх, зохицуулах, батлах ажлыг хурдасгах
- Санхүү, нягтлан бодох бүртгэлийн үйлчилгээ:
- баримт бичгийн хөдөлгөөний хурдыг нэмэгдүүлэх, жишээлбэл, салбараас толгой байгууллага руу
- баримт бичиг алдагдах эрсдэлийг бууруулах
- хяналтын байгууллагуудын тооцоо, шалгалтыг нэгтгэх баримт бичгийг сонгохдоо цаг хугацаа хэмнэх
- Хуулийн үйлчилгээ:
- баримт бичиг бэлтгэх хөдөлмөрийн эрч хүчийг бууруулах
- эцсийн хугацааг үр дүнтэй хянах
- шаардлагатай зохицуулалтын баримт бичгийг хурдан хайх
Баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах замаар шийдвэрлэсэн асуудлууд.
Байгууллагын баримт бичгийн урсгал
- Ирж буй захидал харилцааны бүртгэл (анхдагч, давтан баримт бичиг, хүсэлтийн хариу хуулийн этгээд, дээд байгууллагын тушаал, заавар, захидал, бүтцийн хэлтсийн даргад хаягласан тэмдэглэл)
- Гарч буй захидал харилцааны бүртгэл (ирж буй баримт бичгийн хариу, хүсэлт, мэдэгдэл, бүтцийн нэгжээс менежерт хаягласан захидал)
- Ийм төрлийн баримт бичигтэй ажиллах: тушаал, заавар, гэрээ, дотоод дүрэм журам, санхүүгийн баримт бичиг, санамж, мэдэгдэл, тэмдэглэл, өргөдөл гэх мэт. Баримт бичгийн төслийг санаачлах, бий болгох үеэс эхлэн хэрэгжүүлэх хүртэл, зохицуулалт, батлах үйл явцыг багтаасан удирдлага нь автоматжуулсан байдаг.
- Баримт бичигтэй ажиллах явцын талаарх хамгийн сүүлийн үеийн мэдээлэл (баримт бичгийн төлөв, үйл явдлын түүх)
- Гүйцэтгэлийн сахилга батыг хянах
- Карт, гэрчилгээ, тайлан, протокол хэлбэрээр гаралтын маягтыг бүрдүүлэх, дэлгэцэн дээр үзүүлэх, хэвлэх.
- Харгалзах шинж чанаруудын утгууд дээр үндэслэн баримт бичгийг хайж байна
- Зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичигтэй ажиллахад туслах чиг үүргийн багц
- Янз бүрийн төрлүүд статистикийн тайлан
- Орлуулагчийн ил тод механизм
- Баримт бичгийн загвартай ажиллах
- Баримт бичигт "захиалга"
- Баримт бичигт нэвтрэх эрхийг ялгах
- Байгууллагын боловсон хүчний бүтцэд үндэслэн баримт бичиг, системийн функцэд хандах матрицыг бий болгох чадвар
- Бүтэцлэгдсэн хадгалах санд баримт бичгийн найдвартай хадгалалт
- Програм хангамж боловсруулахдаа Alfresco EDMS платформ эсвэл гуравдагч этгээдийн байгууллагын цахим баримт бичгийн менежментийн системтэй ижил төстэй цахим баримт бичгийн менежментийн системтэй нэгтгэх боломж нь байгууллагад мэдээлэл, баримт бичгийн нэгдсэн орон зайг бий болгох боломжийг олгодог. байгууллагын бүх салбарыг хамарсан бизнесийн үйл явцыг автоматжуулах.
Баримт бичгийн урсгалын сайн зохион байгуулалт нь аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааг чанарын хувьд өөр түвшинд хүргэдэг бөгөөд зарим аж ахуйн нэгжийн хувьд EDMS боловсруулах нь өрсөлдөөнт орчинд амжилттай ажиллах цорын ганц боломж юм. Тиймээс баримт бичгийн урсгал нь "корпорацийн" EDI гэх ойлголтыг олж авдаг.
Дотоодын EDMS нийгэмлэгийн хамгийн чухал асуудлууд:
·Хэрэглэгчдийн өнөөгийн хэрэгцээ: өнөөдөр болон маргааш EDMS-ээс юу хүлээж байгаа, одоо мэдээллийн технологийн санал болгож буй зүйл.
· Төр нь цахим баримт бичгийн менежментийг хөгжүүлэх зохицуулагчийн хувьд: Оросын мэдээллийн нийгэм хаашаа явж байна.
·Бизнесийн үйл явцыг автоматжуулах: ECM системийн шинэ боломжууд.
·ECM системийн хөгжлийн орчин үеийн чиг хандлага: хөдөлгөөнт байдал, BYOD, виртуалчлал, цахим гарын үсэг, дата төв, үүлэн технологи, портал шийдэл болон бусад технологийн шинэчлэл.
·Цахим баримт бичигтэй ажиллах эрсдэл: аюулгүй байдлыг хангах.
·Цахим баримт бичгийн удирдлага, хувийн мэдээлэлтэй ажиллах: хууль эрх зүйн шаардлагыг хэрхэн биелүүлэх.
