Байгууллагад хуримтлагдсан баримт бичгийн хэмжээ (захиалга, захидал, гэрээ, санамж, заавар гэх мэт) байнга нэмэгдэж байгаа нь хүнд хэцүү ажлуудын хэмжээг нэмэгдүүлэхэд хүргэдэг: баримт бичгийг хайх, тэдгээрийг шинэчлэн хадгалах, нууцлалыг хангах, баримт бичгийн аюулгүй байдал гэх мэт d. Үүний үр дүнд мэдээллийн хомсдол үүсч, удирдлагын шийдвэрийг удаан гаргаж, баримт бичгийн урсгалын менежментийн зардал нэмэгддэг. Энэ бүхэн нь аж ахуйн нэгжийн менежментийн үр ашиг, үйл ажиллагаанд сөргөөр нөлөөлдөг.
Хэрэгжилт мэдээллийн технологиаж ахуйн нэгжүүдэд цаасан дээрх баримт бичгийн уламжлалт хэлбэрээс цахим баримт бичиг (ED) руу шилжих боломжийг олгодог бөгөөд энэ тохиолдолд аж ахуйн нэгжийн дотоод мэдээллийн дэмжлэгийн нэг хэсэг болдог.
Гэсэн хэдий ч цаасан баримт бичгийг бүрмөсөн устгаж, цахим баримт бичигт шилжих боломжгүй юм эрх зүйн хэм хэмжээЦаасан эх хувь шаардлагатай хэвээр байгаа бөгөөд мэдээллийн нэлээд хэсэг нь тухайн аж ахуйн нэгжид ирээгүй байна цахим хэлбэрээр.
Цахим баримт бичиг (ED)- цахим тоон хэлбэрээр танилцуулсан, цахим тоон гарын үсгээр баталгаажуулсан мэдээллийн багц.
Цахим баримт бичиг нь тодорхой шинж чанартай байдаг бөгөөд үүнд юуны түрүүнд түүнийг орчноос салгах боломжтой бөгөөд идэвхгүй - хадгалах, идэвхтэй - дамжуулах, боловсруулах, хүний ойлголтод шаардлагатай бол дүрслэх гэсэн хоёр хэлбэрээр байдаг. Хэрэв түүний оршин тогтнох идэвхтэй хэлбэрийг авч үзвэл ED-ийн зайлшгүй бэхэлгээ эсвэл төлөв байдлын талаар ярих боломжгүй юм. түүнийг хүлээн авах, боловсруулах, дамжуулах хугацаа.
Төлөөлөлийн хэлбэрийн хоёрдмол шинж чанарыг үл харгалзан цахим баримт бичигдараах шаардлагыг хангасан байх ёстой.
Програм хангамж, техник хангамж ашиглан үүсгэх, дамжуулах, хадгалах;
Тодорхой бүтэцтэй байх;
Хүний ойлголтод ойлгомжтой хэлбэрээр харуулах чадвартай байх;
Цахим баримт бичгийг ашиглах удирдлагын үйл ажиллагаауламжлалт цаасан баримтаас олон давуу талтай.
Эдгээр давуу талууд нь:
Материаллаг баримт бичгийн объектод шууд нэвтрэхгүйгээр цахим баримт бичгийг хайх боломж;
Сансарт материаллаг объектыг хөдөлгөхгүйгээр цахим баримт бичгийг шилжүүлэх, харилцаа холбооны нөөц байгаа тохиолдолд цахим баримт бичигт алсаас нэвтрэх боломж;
Компьютерийн төхөөрөмжид бараг хязгааргүй тооны тоон баримт бичгийг хадгалах боломж;
Хадгалагдсан мэдээллийн бүрэн бүтэн байдлыг хурдан шалгаж, автомат горимд ED-ийн нөөц хуулбарыг үүсгэх чадвар;
Хуулбарлах, хуурамчаар үйлдэх, зөвшөөрөлгүй нэвтрэх, өөрчлөх гэх мэт цахим хамгаалалт;
Цахим баримт бичгийг нөөц хуулбараас богино хугацаанд санхүүгийн зардал багатайгаар сэргээх гэх мэт.
Гадаадын зөвлөх компаниуд цаасан баримт бичигтэй ажиллахад гарах алдагдал, цахим баримт бичигтэй ажиллахад хэрхэн үр дүнтэй ажиллах талаар дараах тооцоог гаргаж байна. Компанийн мэдээлснээр ДЭЛФИ,Нийт цаасан баримт бичгийн 15 орчим хувь нь нөхөж баршгүй алдагдсан байдаг бөгөөд ажилчид ажлынхаа 30 хүртэлх хувийг олох гэж оролддог. Компани Coopers & LybrandБайгууллагууд нэг баримт бичгийг дунджаар 19 хувь гаргадаг бөгөөд нийт баримт бичгийн бараг 7.5 хувь нь үүрд алга болдог болохыг харуулж байна. Эдгээр нь гайхалтай тоо бөгөөд аливаа аж ахуйн нэгж, байгууллагын хувьд баримт бичгийн урсгалыг оновчтой болгох, мэдээллийн боловсруулалтыг хянах асуудал чухал ач холбогдолтой болохыг өгөгдөл харуулж байна.
Энэхүү мэдэгдлийг дараах тоо баримтаар ч баталж болно. ханшаар Siemens бизнесийн үйлчилгээ,Менежер нь ажлын цагийнхаа 80 хүртэлх хувийг мэдээлэлтэй ажиллахад зарцуулдаг, ажилчдын ажлын цагийн 30 хүртэлх хувийг баримт бичиг үүсгэх, хайх, батлах, илгээхэд зарцуулдаг. Мөн баримт бичигтэй ажиллахад 40 хүртэлх хувийг зарцуулдаг гэсэн тооцоо байдаг. хөдөлмөрийн нөөцаж ахуйн нэгжийн орлогын 15% хүртэл. Тооцооллын дагуу цахим баримт бичигтэй ажиллахад шилжих үед Нортан Нолан институт,Ажилтны бүтээмж 25-50% нэмэгдэж, нэг баримт бичиг боловсруулах хугацаа 75% -иас дээш, баримт хадгалах зайны төлбөрийг 80% хүртэл бууруулж байна.
Цахим баримт бичгийн үндсэн хоёр төрөл байдаг. хэвлэсэн баримт бичгийн цахим аналог,текст засварлагч програм ашиглан хийсэн, түүнчлэн бие даасан цахим баримт бичиг,Мэдээллийн сангийн зохион байгуулалтад үндэслэн төрөлжсөн програм хангамжийн бүтээгдэхүүнд боловсруулж, цахим баримт бичгийн маягтыг бөглөж бүрдүүлнэ.
Баримт бичгийн цахим хэлбэр нь цаасан баримтын дүрс биш, харин цаасан хэлбэрээр зөвхөн цаасан хуулбар хэлбэрээр харагдах анхны цахим (цаасгүй) ажлын технологи гэсэн үг юм. Боловсруулах технологи цахим хэлбэрүүдБаримт бичгүүд нь бичгийн хэвлэмэл маягтаас холдож, зөвхөн тэдний цахим дүрслэлийг шийдвэрлэх боломжийг олгодог.
Цахим баримт бичгийн маягт (EDF)нь хэрэглэгч бөглөх хоосон талбартай хуудас юм.
Маягт нь янз бүрийн төрлийн мэдээллийг оруулах боломжийг олгодог бөгөөд янз бүрийн стандарт элементүүдийг агуулж болох бөгөөд үүнийг ихэнх ED дизайны автоматжуулалтын програмуудад ашигладаг - оролтын талбар, товчлуур, унтраалга, унждаг цэс гэх мэт. (Зураг 6.14).
Цагаан будаа. 6.14. Цахим баримт бичгийн хэлбэрийн ердийн элементүүд: a) нэг мөр оруулах талбар; 6) олон мөрт оруулах талбар; в) товчлуурын төрөл; г) хэвтээ гүйлгэх; д) тоолуур; е) таб/хавчуурга; g) шилжүүлэгч; h) туг; Тэгээд) combobox;Хэнд) жагсаалтын хайрцаг;л) дэд цэс
EPD-ийн үндсэн ердийн элементүүдийг Зураг дээр үзүүлэв. 6.14-д хандана уу:
- оролтын талбар (засварлах хайрцаг, засварлах талбар)нь хэрэглэгчийн текст оруулах, засварлахад ашигладаг текст цонх юм. Нэг болон олон мөрт засварлагчид, мөн оролтын талбарыг унадаг жагсаалттай хослуулсан комбинаци байдаг. (Combobox, хосолсон хайрцаг).Одоогийн утгыг талбарт харуулах бөгөөд сумтай товчийг дарахад боломжит утгуудын жагсаалт нээгдэнэ;
- товчхулганы курсор дээр дарж тушаалуудыг гүйцэтгэх зориулалттай. Товчлуурын хэлбэр нь бичээстэй тэгш өнцөгт эсвэл зураг бүхий дүрс байж болно;
- гүйлгэх мөрнь цонхны агуулгыг зүүн, баруун тийш (хэвтээ гүйлгэх) эсвэл дээш доош (босоо гүйлгэх) гүйлгэх зориулалттай. Захирагчийн төгсгөлд байрлах товчлуурууд нь гүйлгэх чиглэлийг заана. Товчлуурын хооронд хөдөлж буй тэгш өнцөгт нь ерөнхий агуулгатай холбоотой цонхонд харагдах хэсгийн байрлалыг заана. Энэ тэгш өнцөгтийн урт нь харагдах хэсгийн эзлэхүүнийг цонхны бүх агуулгад харьцуулж болно;
- тоолуурталбарт харуулсан тоон утгыг өөрчлөхөд ашигладаг. Тоолуур нь засварлах мөр (гар дээр шаардлагатай утгыг бичих) ба утгыг нэмэгдүүлэх эсвэл бууруулах хоёр товчлуураас бүрдэнэ;
- таб/хавчуурга (таб)хэд хэдэн дэд цонхны нэг цонхонд логик бүлэглэхэд ашигладаг;
- унтраалга (радио товчлуур)нь аль нэг нь ямар нэг байдлаар байх хүчин зүйлсийг тодорхойлоход хэрэглэгддэг. Хүчин зүйлийн нэрний өмнө дүүргэсэн тойрог нь бусад хүчин зүйлээс илүүд үздэгийг илтгэнэ;
- шалгах хайрцагХөтөлбөрт өгөгдсөн нэг буюу хэд хэдэн функцийн нөлөөллийг идэвхжүүлэх, идэвхгүй болгох боломжийг олгодог.
- жагсаалтын хайрцагижил төрлийн мэдээлэл, жагсаалтын сонголтуудыг танилцуулах зориулалттай. Жагсаалтаас хэрэглэгч тод тодруулж (курсор) тодруулсан оруулга (мөр) сонгох боломжтой. Баруун тийш босоо гүйлгэх нь жагсаалтын бүх оруулгууд харагдахгүй байгааг харуулж байна. Жагсаалт гүйлгээгүй бол жагсаалтын хүрээнд бүх элементүүд харагдана гэсэн үг. Бүрэлдэхүүн жагсаалтын хайрцаг-тай маш төстэй comboboxгэхдээ юун түрүүнд үүгээрээ ялгаатай жагсаалтын хайрцагутгыг харуулах ба танд хэрэгтэй зүйлээ сонгох боломжийг танд олгоно, a comboboxМөн өгөгдлийг засах боломжийг олгодог (оролтын талбар идэвхтэй болно);
- гарч ирэх (унадаг) цэс (цэс гарч ирэх) эсвэл дэд цэс- цэсийн аль нэгийг идэвхжүүлсэн үед дэлгэцэн дээр гарч ирэх холбоосуудын жагсаалт (энэ ойлголт нь хулганы баруун товчийг дарснаар дуудагдах контекст цэсийг агуулдаг). Поп-ап (унадаг) цэс нь жагсаалтаас ялгаатай нь энд байгаа функцууд нь өргөтгөсөн хэлбэрээр болон унждаг жагсаалт хэлбэрээр хоёуланг нь харуулдаг самбар дээр байрладаг бөгөөд энэ нь талбайг хэмнэдэг тул ихэвчлэн илүү тохиромжтой байдаг. програмын цонхны. Үүнээс гадна олон дэд цэсүүд нь хэд хэдэн түвшинд өргөжүүлэх боломжийг олгодог шаталсан функцтэй байдаг.
Цахим баримт бичгийн маягтын давуу талууд нь тэдгээрийг өөрчлөхөд хялбар байдал (жишээлбэл, график хэлбэрийн дизайны хэрэгслийг ашиглах), түүнчлэн зарим функцийг автоматжуулах тусгай ухаалаг элементүүд байдаг (жишээлбэл, автомат оролтлавлахаас авсан өгөгдөл, бөглөх зөв, бүрэн бүтэн байдлыг шалгах гэх мэт).
Одоогийн байдлаар цахим баримт бичгийг бүрдүүлэх хэд хэдэн арга байдаг бөгөөд үүнд:
Мэргэшсэн засварлагч ашиглан баримт бичгийн зохион байгуулалт, дараа нь баримтыг файл болгон хадгалах;
Материаллаг үндэслэл бүхий цаас, факс болон бусад баримт бичгүүдийг сканнердах, дараа нь төрөлжсөн газарт дүрсийг таних. компьютерийн программмөн тэдгээрийг файл болгон хадгалах;
Гэрэл зургийг авч, растер зургийг файл болгон хадгалах;
Видео зураг авалт, дараа нь видео дүрсийг файл болгон хадгалах.
Баримт бичгийг байрлуулах, сканнердах хамгийн өргөн тархсан аргууд, i.e. цаасан баримт бичгийг цахим хэлбэрт шилжүүлэх.
Ийм технологийн хоёр ангилал байдаг:
1. Цаасан бичиг баримтыг биечлэн оруулах,Энэ нь flatbed сканнер ашиглан хийгддэг. Сканнердсаны дараа баримт бичгийн картын талбаруудыг тодорхой утгуудаар дүүргэх замаар баримтыг гараар индексжүүлнэ. Баримт бичгийн шинж чанарууд нь баримт бичгийн нэр, үүсгэх хугацаа, зохиогч, албан хэрэг хөтлөлтийн мэргэжилтэн, хэлтсийн нэр, баримт бичгийн төрөл (факс, захидал, гэрээ, тодорхойлолт) орно. Ийм шинж чанаруудын жагсаалтыг ихэвчлэн өргөжүүлдэг. Талбаруудыг санамсаргүй байдлаар эсвэл тодорхой сангаас бөглөж болно.
Цаасан баримт бичгийн хувийн оролт нь хангалттай бүтээмжгүй бөгөөд корпорацийн компьютерийн сүлжээнд томоохон аж ахуйн нэгжүүдэд ашиглагддаггүй.
2. Цаасан баримт бичгийг бөөнөөр (шугам дотор) оруулах.Энэ тохиолдолд ижил төрлийн олон тооны баримт бичгийг боловсруулдаг. Ийм технологи нь өндөр хүчин чадалтай оффисын тоног төхөөрөмжтэй хамт тусгай програм хангамжийн системээр дэмжигддэг бөгөөд тэдгээрийг байгууллага даяар цаг алдалгүй түгээх боломжийг олгодог. цахим хувилбаруудцаасан хэлбэрээр хүлээн авсан баримт бичиг.
Баримт бичгийг бөөнөөр оруулах технологийг хэрэгжүүлэхдээ (урсгал скан хийх)үндсэн хоёр төрлийн асуудлыг шийддэг:
1. Цаасан баримтаас бүтэцлэгдсэн өгөгдлийг гаргаж авах асуудал.Жишээлбэл, явуулах үед асуулгамаркетингийн судалгаа хийх томоохон хүн ам. Санал асуулгын хуудсыг сканнердаж, тэдгээрээс өгөгдлийг гаргаж аваад тодорхой мэдээллийн санд байрлуулна.
2. Баримт бичгийн зургийг хадгалах явцад цаасан баримтаас өгөгдөл гаргах асуудал.Жишээлбэл, текст баримт бичгийн дүрс, чек дээрх үйлчлүүлэгчийн гарын үсгийг хадгалах, эсвэл төлбөрийн захиалгагэх мэт.
Мэдээллийг таних, баримт бичгийн агуулгын дүн шинжилгээ хийх, мэдээлэл задлах ажлыг одоогоор дараах текст таних системийг ашиглан хийж байна.
- хэвлэсэн тэмдэгтүүдийн оптик таних OCR (Optical Char-acter Recognition),тэдгээр. хэвлэсэн тэмдэгтүүдийн сканнердсан зургийг текстийн дүрслэл болгон хувиргах;
- гараар бичсэн хувь хүний хэвлэсэн тэмдэгтүүдийг таних, ICR (Ухаалаг тэмдэгт таних);
- тэмдэг таних(ихэвчлэн дөрвөлжин эсвэл дугуйг загалмай эсвэл хачигтай зурсан) OMR (Оптик тэмдэг таних);
- загварчлагдсан тоонуудыг таних- загварын дагуу гараар бичсэн гараар бичсэн дугаарыг таних (жишээлбэл, шуудангийн захидал харилцааны индекс).
Цахим баримт бичигтэй ажиллах ажлыг "Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS)" хэмээх тусгай програм хангамжийн бүтээгдэхүүнээр зохион байгуулж, дэмждэг. Дүрмээр бол ийм системийг их хэмжээний баримт бичгийн урсгал бүхий аж ахуйн нэгжүүдэд ашигладаг бөгөөд аж ахуйн нэгжийн бүх корпорацийн нэгжүүдийг хамардаг бөгөөд цуглуулах, индексжүүлэх (заасан элементүүдийг хайхад заагч өгөх), хадгалах, хайх, үзэх технологийн янз бүрийн хослолыг хэрэгжүүлдэг. байгууллагын мэдээллийн сан дахь цахим баримт бичиг.
Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем (EDMS)- компьютерийн сүлжээнд цахим баримт бичгийг үүсгэх, нэвтрэх хяналт, түгээх үйл явцыг хангах, түүнчлэн аж ахуйн нэгж дэх баримт бичгийн урсгалыг хянах зохион байгуулалт, техникийн систем.
Орос улсад олон зууны туршид (үндэсний хэмжээнд) удирдлагын баримт бичигтэй ажиллах нэгдсэн технологи бий болсон тул манай улсад боловсруулж буй цахим баримт бичгийн менежментийн системүүд нь баримт бичгийн менежментийн үндэсний онцлог шинж чанаруудад чиглэгддэг. ОХУ-ын оффисын ажил бусад оронд ижил төстэй байдаггүй. Өнөөдөр барууны орнуудад албан тасалгааны автоматжуулалтыг хөгжүүлэх нь баримт бичгийн менежментийн технологийг хөгжүүлэхэд түлхэц болж байна. EDMS (Цахим баримт бичгийн удирдлагын систем)- цахим баримт бичгийн удирдлагын систем. Мөн Орос улсад, дүрмээр бол, бид ярьж байнаБайгууллагын албан тасалгааны ажлын уламжлалт технологийг автоматжуулах талаар.
Баримт бичгийн урсгалын "Оросын загвар" -ын үндсэн шинж чанарууд нь:
Баримт бичгийн урсгалыг хянах хамгийн дээд төвлөрөл: баримт бичгийг эхлээд удирдлагын анхааралд хүргэж, дараа нь тогтоолын дагуу шууд гүйцэтгэгчид шилжүүлэх;
Үндсэн бизнес, үйлдвэрлэлийн үйлчилгээний үйл ажиллагааг төвлөрүүлэх, зохицуулах: баримт бичгийг хүлээн авах, түгээх, баримт бичгийг бүртгэх, нэвтрүүлэх, гүйцэтгэлийг хянах гэх мэт;
Үйл ажиллагааны чиглэлээс үл хамааран байгууллагын удирдлагын баримт бичигтэй ажиллах нэгдсэн, нарийвчилсан дүрэм - бүртгэлийн дэвтэр, файлын шүүгээ, тайлангийн маягт зэргийг бөглөх хатуу дүрэм.
Зохицуулагдсан баримт бичгийн менежментийн технологийн хүрээнд дотоодын аж ахуйн нэгжүүдэд хэрэгжиж буй цахим баримт бичгийн менежментийн систем (EDMS) нь мэдээллийн технологийн чадавхийг ашиглан уламжлалт оффисын ажлыг автоматжуулахад голчлон чиглэгддэг. Жишээлбэл, уламжлалт оффисын ажил нь цаасан баримт бичгийн урсгалыг дэмждэг олон сэтгүүл эсвэл файлын шүүгээ хөтлөх явдал юм. Эдгээр файлын шүүгээний засвар үйлчилгээ нь оффисын автоматжуулалтын үндсэн объект юм.
Үүний зэрэгцээ картын хоорондох холболтууд ба цахим хэлбэрээрбаримт бичиг (текст, зураг, дуу чимээ гэх мэт), цахим архивыг янз бүрийн хэлбэрээр танилцуулах олон тооны баримт бичиг бүхий лавлагаа, аналитик ажлын үр дүнтэй механизмаар бүрдүүлсэн, оффисын ажлын янз бүрийн чиг үүргийн төвлөрлийг сааруулах ажлыг LAN-ийн үндсэн дээр зохион байгуулдаг. баримт бичгийн урсгалд төвлөрсөн хяналтыг хадгалахын зэрэгцээ. Жишээлбэл, хэлтэст бичиг баримтыг бие даан автоматжуулсан бүртгэл хийх, тэдгээрийн дамжуулалтыг хянах төвлөрсөн хяналтыг хадгалах боломжтой болно. Нэмж дурдахад газарзүйн алслагдсан хэлтэсүүдийг холбосон корпорацийн компьютерийн сүлжээ байгаа нь тэдний баримт бичгийн урсгалыг төвлөрсөн хянах боломжийг олгодог бөгөөд үүнийг уламжлалт технологийн хүрээнд хэрэгжүүлэх боломжгүй юм.
Иймээс цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь баримт бичгийн мөн чанар болон холбогдох програмуудаас шууд хамаардаггүй баримт бичиг боловсруулах функцийг автоматжуулах замаар түүнийг илүү үр ашигтай хэлбэр болгон хувиргах замаар уламжлалт оффисын ажлын бүрэн тасралтгүй байдлыг дэмждэг. Жишээлбэл, баримт бичгийг бүртгэх, байгууллагын эргэн тойронд шилжүүлэх зэрэг үйл ажиллагаа нь баримт бичиг нь өөрөө тэмдэглэл, гэрээ, төлбөрийн баримт байхаас үл хамааран хэрэгжиж болно.
1970-аад онд "Цаасгүй технологи" гэсэн ойлголт өргөн тархсан. PC-ийг олноор нь нэвтрүүлсэн нь цаасан баримт бичгийг эрс цөөрүүлэхэд хүргэсэн бололтой. Гэсэн хэдий ч хууль эрх зүйн болон технологийн хэд хэдэн асуудал шийдэгдээгүй нь цаасан зөөвөрлөгчийг халах боломжийг олгосонгүй. Мөн хэвлэх төхөөрөмж болох компьютерийн чанар, бүтээмжийн хурдацтай өсөлт нь цаасгүй технологид харгис хошигнол болж байна: цаасан баримт бичгийн тоо хэд дахин нэмэгдсэн. Компьютер, харилцаа холбоо нь цаасан баримт бичгийн менежментийг орлох хэрэгсэл байснаас түүнийг дэмжих хэрэгсэл болгон өөрчилсөн.
Одоогийн байдлаар цахим баримт бичигт шилжих талаар нухацтай ярилцаж байна. "Цахим баримт бичиг нь уламжлалт хэвлэмэл эх сурвалжийг бүрэн орлох боломжгүй" гэж Harris Interactive-ийн судлаачид Earthtone-тэй хамтран эдийн засгийн янз бүрийн салбарт ажилладаг 18-аас дээш насны 2265 америк хэрэглэгчдийн дунд судалгаа явуулсны дараа ийм дүгнэлтэд хүрсэн байна. Хүлээн авсан үр дүнгээс харахад судалгаанд хамрагдагсдын талаас илүү хувь нь “цаасгүй баримт бичгийн урсгал” ойрын ирээдүйд бодит үйл явц болохгүй гэж үзэж байна.
Дунджаар судалгаанд оролцогчдын 64% нь компьютерийн дэлгэцэн дээрх бичвэрийг уншихаас илүү хэвлэсэн баримт бичгийг уншихад хялбар, 68% нь цахим хэлбэрээр биш цаасан дээр ямар нэг зүйлийг харвал илүү тохиромжтой гэж хариулжээ. Судалгаанд оролцогчдын дөнгөж 42 хувь нь ойрын 5 жилийн хугацаанд ажиллаж буй компаниудад “цаасгүй баримт бичгийн менежмент” бодит ажил болно гэж үзэж байгааг судлаачид онцолж байна. Гэсэн хэдий ч олон шинжээчид EDMS-ийг нэвтрүүлэхийг түгээхтэй харьцуулж өөр байр суурь баримтлах хандлагатай байна. хөдөлгөөнт холбоо, энэ нь ердөө 20 жилийн өмнө цөөхөн хүн заавал байх ёстой шинж чанар гэж үздэг бизнесийн үйл ажиллагаамэргэжилтнүүд.
Орчин үеийн цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь дараахь зүйлийг хийх боломжийг танд олгоно.
Мэдээллийн архивын эзэлдэг орон зайг багасгах замаар мэдээлэл хадгалах зардлыг бууруулах;
Хайлт, хандалтын хурдыг нэмэгдүүлэх шаардлагатай бичиг баримт, ялангуяа баримт бичгийн хамтын ашиглалтын нөхцөлд, бусад ажилчдын үүсгэсэн баримт бичиг шаардлагатай үед;
Гүйцэтгэгчдийн хооронд баримт бичгийг шилжүүлэх үр ашгийг нэмэгдүүлэх;
Хуулбарлах, албан тасалгааны хэрэгсэл гэх мэт зардлыг бууруулна.
Бие даасан цахим баримт бичиг нь нэг буюу хэд хэдэн файлаас бүрдэнэ. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системд оршин тогтнох хугацаандаа түүнийг бүрдүүлдэг хэд хэдэн үе шатыг дамждаг амьдралын мөчлөг, төрснөөс эхлээд архивлах хүртэл - баримт бичгийг хадгалах (Зураг 6.15).
Цагаан будаа. Б.15.Цахим баримт бичгийн амьдралын мөчлөг
1. Төрөлт.Баримт бичгийг EDMS-д үүсгэх эсвэл оруулахдаа эхлээд индексжүүлдэг бөгөөд энэ нь цаасан системд баримт бичгийг бүртгэхтэй адил юм.
Цахим баримт бичгийг индексжүүлэх гол зорилго нь үүсгэгдэж буй баримт бичгийн талаархи хамгийн их найдвартай мэдээллийг олж авах, түүний бүртгэлийн картыг бий болгох явдал юм. Ирээдүйд EDMS нь файлын системийн бодит объектод нөлөөлөхгүйгээр энэ картыг тусгайлан авч үздэг.
Хүснэгтэнд үзүүлсэн цахим баримт бичгийг индексжүүлэх гурван үндсэн арга байдаг. 6.5.
ED-ийн төрөлт нь индексжүүлэлтээс гадна нягтлан бодох бүртгэлийн картыг бүртгэдэг бөгөөд энэ нь янз бүрийн төрлийн баримт бичигт өөр өөр байж болох бөгөөд баримт бичиг дээрх бүх үйлдлийг (устгах, нэрийг өөрчлөх гэх мэт) бүртгэдэг. Шаардлагатай бол EDMS нь өмнөх бүх хувилбарууд, тэр ч байтугай устгасан баримт бичгүүдийг хадгалдаг. Баримт бичиг дээр хийж болох үйлдлүүд нь хэрэглэгчдэд олгогдсон эрхээр тодорхойлогддог бөгөөд энэ нь баримт бичигтэй ажиллах стратегийг тогтоох боломжийг олгодог.
Хүснэгт 6.5 Цахим баримт бичгийг индексжүүлэх үндсэн аргууд
| Индексжүүлэх арга | Аргын онцлог | Аргын сул тал |
| 1. By түлхүүр үгс(одоогоор бие даан ашиглагдаагүй) | Энэ баримт бичигтэй ажиллахад зориулагдсан түлхүүр үгсийн багцыг тодорхойлж, индекс файлд оруулсан болно | 1. Индексжүүлэх үйл явц нь мэргэжилтнүүдийн оролцоог шаарддаг 2. Индексжүүлэх үр дүн нь субьектив бөгөөд найдвартай баримт бичгийн менежментийг баталгаажуулдаггүй (түлхүүр үг ашиглан хайлт хийх үед та хүссэн үр дүндээ хүрэхгүй байж магадгүй) |
| 2. Бүрэн текстийг индексжүүлэх (ихэнх хэрэглэгчийн шаардлагыг хангасан) | Энэ нь баримт бичгийг үгийн багц болгон автоматаар хөрвүүлэх замаар баримт бичигт байр сууриа хадгалан (хэлбэрээр хайх чадвар) зохион байгуулдаг. Боловсруулсан текстийг индекс файлд оруулж, баримт хайхад ашигладаг | Индекс мэдээллийн сангийн том хэмжээ (индексжүүлсэн файлын нийт хэмжээний 70-80 орчим хувь) |
| 3. Нарийвчилсан байдлаар | Баримт бичгийн шаардлагатай тэмдэглэгээг тогтоосон (карт нь баримт бичгийн шинж чанарыг тодорхойлдог өгөгдөл оруулах талбаруудыг тодорхойлдог). Системд зочлох өгөгдмөл багц нь оффисын ажлын одоогийн стандартаар тодорхойлсон зүйлсийг багтаасан байх ёстой. Хэрэглэгч дэлгэрэнгүй мэдээллийн багц, шинж чанарыг өөрчлөх боломжтой | Хэрэв ямар нэг талбарыг бөглөөгүй бол хайлт нь үр дүнг гаргахгүй (ихэвчлэн хийсвэр болон түлхүүр үгс) |
2. болох- баримт бичгийг засварлах үе шат. EDMS-д баримт бичиг дээр хамтын ажлыг зохион байгуулахын тулд боловсруулсан баримт бичгийг хаах аргыг ашигладаг, жишээлбэл. Нэг удаад зөвхөн нэг мэргэжилтэн баримт бичгийг засах боломжтой. Энэ тохиолдолд засварласан баримт бичиг автоматаар хуваарилагдана шинэ дугаархорлон сүйтгэх ажиллагаа. Баримт бичгийн өмнөх дэд хувилбар хадгалагдсан тул та үүнийг нээж, шаардлагатай бол өөрчлөлт оруулах боломжтой. Гүйцэтгэсэн бүх үйлдлийг бүртгэдэг.
3. Хэвлэл- баримт бичигт гарын үсэг зурах мөч. Баримт бичгийн гол зорилгын нэг нь тодорхой баримтыг баталгаажуулах чадвар юм. Саяхныг хүртэл шаардлагатай дэлгэрэнгүй мэдээлэл, хамгаалалтын зэрэг бүхий цаасан баримт бичиг нь тодорхой баримтыг нотлох гол арга зам байсан. хууль ёсны хүчинтэй байсан. Хүлээн зөвшөөрсөн холбооны хууль"Цахим тоон гарын үсгийн тухай" нь байгууллагуудад зөвхөн цахим баримт бичиг солилцох системийг бий болгох боломжийг олгосон бөгөөд цахим баримт бичиг нь цаасан хуулбартай хуулбарлах шаардлагагүй эх хувь болох боломжтой юм.
Цахим дижитал гарын үсэг (EDS)- цахим баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг хянах, үнэн зөвийг баталгаажуулах боломжийг олгодог мэдээллийг хамгаалах хэрэгсэл болох гараар бичсэн гарын үсгийн аналог.
EDS технологи нь баримт бичгийг таних, баталгаажуулах боломжийг олгодог бөгөөд одоогоор жишээ нь: корпорацийн системүүдАж ахуйн нэгжийн дотоод хэлхээнд зохион байгуулагдсан цахим баримт бичгийн менежмент, тайланг төрийн байгууллагуудад цахим хэлбэрээр дамжуулах гэх мэт.
Цахим тоон гарын үсгийг ашиглахын тулд хувийн болон нийтийн гэсэн хоёр түлхүүр (шифр) байх ёстой. Түлхүүрүүд нь шифрлэлт, шифрийг тайлах, баримт бичгийг цахим тоон гарын үсгээр хангах, баталгаажуулахад ашигладаг өвөрмөц, хоорондоо холбогдсон тэмдэгтүүдийн дараалал юм. Хувийн түлхүүрийн цорын ганц эзэмшигч нь тоон гарын үсгийн эзэмшигч юм. Нийтийн түлхүүрийг аль ч хүлээн авагч эсвэл цахим баримт бичгийг илгээгч мэдэж болно.
Тоон гарын үсгийн эзэмшигч эхлээд хувийн түлхүүрээ ашиглан баримт бичигт гарын үсэг зурж, дараа нь шифрлэх ёстой нийтийн түлхүүрхүлээн авагч болон илгээх. Уншихын тулд хүлээн авагч эхлээд өөрийн хувийн түлхүүрээр баримт бичгийг тайлж, дараа нь илгээгчийн нийтийн түлхүүрийг ашиглан текстийн зохиогч болон аюулгүй байдлыг шалгана.
Хувийн түлхүүр (шифрлэлтийн хувьд) эсвэл нийтийн түлхүүрийн гарын үсэг зурах түлхүүрийн гэрчилгээг (шифр тайлахын тулд) авах хувь хүн, аж ахуйн нэгжийг төлөөлж, жишээлбэл, төрийн байгууллагуудад тайлангаа ирүүлэхийн тулд зохих лицензтэй, гэрчилгээжсэн холбооны оператор (байгууллага) болох Гэрчилгээжүүлэх төвд (CA) очиж болно.
Энэ тохиолдолд цахим хэлбэрээр тайлан гаргахад хүлээн авсан нийтийн болон хувийн түлхүүр нь мэдээлэл солилцоход хүчинтэй болно төрийн байгууллагуудүүсгэн байгуулсан Бүртгэлийн төвүүдээр дамжуулан гэрээний харилцаа. Бүртгэлийн төв нь захидал харилцааны нууцлал, хоёрдмол утгагүй байдлыг баталгаажуулна хуулийн этгээдтайлангийн файлыг хэн илгээсэн, тайлагналын файлыг зөвшөөрөлгүй өөрчлөлтөөс хамгаалах гэх мэт. (Зураг 6.16).
Цагаан будаа. 6.16. Тоон гарын үсэг ашиглан тайланг цахим хэлбэрээр гаргах үйл ажиллагааг зохион байгуулах
Тоон гарын үсгийг баталгаажуулсны дараа баримт бичгийг өөрчлөхөд одоо байгаа хувилбар дээр үндэслэн баримт бичгийн шинэ хувилбар үүсч, амьдралын шинэ мөчлөг эхэлдэг. Өөр өөр системүүдэд энэ функцийг янз бүрийн аргаар хэрэгжүүлдэг: үүнийг үүсгэж болно эсвэл бүрмөсөн хийж болно шинэ баримт бичиг, эсвэл зүгээр л шинэ хувилбар.
4. Баримт бичгийг архивлах (хадгалах).Цахим баримт бичгийг хадгалах аж ахуйн нэгжүүдэд архивыг зохион байгуулдаг бөгөөд энэ нь баримт бичгийг хадгалах, олж авах асуудлыг шийдвэрлэхэд зориулагдсан програм хангамж, техник хангамжийн цогц юм.
Архивын зохион байгуулалтын хоёр хэлбэр байдаг: статик ба динамик.
Статик архивууд нь янз бүрийн хадгалах хэрэгсэл дээр дурын тооны цахим баримт бичгийг хадгалах ажлыг зохион байгуулах боломжийг олгодог. Тэд мөн цаасан баримт бичгийг бүртгэх ажлыг зохион байгуулдаг. Системүүд нь цаасан баримт бичгийн цахим картыг хадгалж, архивын стандарт үйл ажиллагаанд хяналт тавьдаг: баримт бичиг гаргах, буцааж өгөх гэх мэт.
Статик архивууд баримт хайлтыг дэмждэг - атрибутТэгээд бүрэн текст.
- шинж чанарын хайлтбаримт бичгийн картын шинж чанарууд дээр үндэслэн гүйцэтгэнэ. Хайлтын явцад хүсэлтийн картын талбаруудын утгатай тохирч байгаа эсэхийг шалгана;
- бүрэн текст хайлтБаримт бичгийн бүх агуулгыг автоматаар боловсруулж, текстийн аль ч үгээр олох боломжийг олгодог. Бүрэн текстийн хайлтын хувьд хайлтын бүрэн байдал зэрэг параметрүүдийг тодорхойлдог - өгөгдсөн хүсэлтийн дагуу олсон баримт бичиг болон баримт бичгийн бодит жагсаалтын хоорондын захидал харилцаа; хайлтын явцад дуу чимээ, өөрөөр хэлбэл. холбогдох болон шаардлага хангаагүй баримт бичгийн харьцаа.
Статик архив нь баримт бичгүүдийг зөвшөөрөлгүй нэвтрэх, аудит хийхээс хамгаалдаг. Хамгаалалт нь баримт бичгийн түвшинд хийгддэг, өөрөөр хэлбэл. Баримт бичиг бүр нь түүнтэй тодорхой үйлдлүүд хийх эрхтэй хэрэглэгчдийн холбогдох жагсаалттай байх ёстой. Статик архивын хувьд эдгээр үйлдлийн жагсаалт нь дараахь багц байж болно: баримт бичгийг үзэх, хэвлэх, картыг өөрчлөх эрх гэх мэт.
Статик архивын хамгийн чухал үүрэг бол эдгээр баримт бичгүүдийг боловсруулсан програмуудыг татаж авахгүйгээр баримтыг үзэхийг дэмжих явдал юм. Энэ функц нь нөөц их шаарддаг програмуудыг татаж авахгүйгээр янз бүрийн форматын баримт бичигт хандах боломжийг олгодог тусгай үзэх програмуудаар хангагдсан байдаг.
Баримт бичигтэй ажиллах явцад мэргэжилтнүүд баримт бичигт тусгагдсан зарим асуудлын талаар тайлбар өгөх шаардлагатай болдог. Энэ функцийг хэрэгжүүлэхийн тулд зарим архивууд баримт бичгийн тайлбарыг дэмждэг бөгөөд энэ нь баримт бичигт үндсэн агуулгыг нь өөрчлөхгүйгээр тайлбар нэмэх боломжийг олгодог (энэ нь баримт бичгийг өөрөө засварлахаас өөр юм). Сэтгэгдэл (сум, тэмдэг, текст, тодруулга) нь зохиогчтой нь холбож болох давхаргад хадгалагддаг.
Динамик архив нь статик архивт хамаарах функцуудыг хэрэгжүүлэхээс гадна нэмэлт боломжуудтай бөгөөд үүнд:
- бичиг баримттай багаар ажиллахад дэмжлэг үзүүлэх,Үүний тулд баримт бичгийн бүрэн бүтэн байдлыг хангах үүднээс номын сангийн баримт бичгийг шалгах, засварлахаар буцаах функцийг хэрэгжүүлэх шаардлагатай бөгөөд энэ нь нэг баримт бичгийг хэд хэдэн хэрэглэгчид нэгэн зэрэг засварлахаас сэргийлж, улмаар зөрчилдөөн гарахаас сэргийлнэ; хэд хэдэн хэрэглэгчдэд нэг баримт бичигт нэгэн зэрэг ажиллах боломжийг олгох;
- зохион байгуулалт, нийлмэл баримт бичигтэй ажиллах.Баримт бичиг бүр бусдын цуглуулга байж болно. Энэ тохиолдолд үүнийг нийлмэл эсвэл сав гэж нэрлэдэг (мөн оффисын ажилд - "тохиолдол"). Мастер баримт бичиг нь саванд аль хувилбаруудыг байрлуулахыг тодорхойлдог хэд хэдэн төрлийн харилцааг ашиглан баримт бичгүүдийг нэгтгэдэг (жишээлбэл, хамгийн сүүлийн огноо, хамгийн сүүлд засварласан, үндсэн хувилбар гэх мэт). Заасан холболтууд нь баримт бичгийг саванд хэрхэн угсрахыг тодорхойлдог. Нийлмэл баримт бичгийн хувьд эцсийн угсралтыг гүйцэтгэх програм байх ёстой;
- хэвлэгдсэн баримт бичгийн хуваарилалт.Заримдаа баримт бичиг хэвлэгдсэний дараа түүнийг тараах шаардлагатай болдог. Энэ нь ихэвчлэн хоёр аргаар явагддаг: имэйлийн систем, захидлын жагсаалт эсвэл дамжуулан интернет,вэб сервер дээр нийтлэх;
- баримт бичигт нэвтрэх эрхийг өргөжүүлэх,тухайлбал: засварлах, хэвлүүлэх, хэвлэлийг устгах, шинэ хувилбар үүсгэх;
- хилийн асуудлыг шийдвэрлэх,янз бүрийн баримт бичгийг (цахим, цаас, микрографик) нэг төрлөөс нөгөөд шилжүүлэхтэй холбоотой.
Архив үүсгэхдээ баримт бичгийн хадгалалтын хугацаа, түүнд хандах давтамжийг харгалзан үздэг. Байнга ханддаг баримтуудыг өндөр хүчин чадалтай хадгалах төхөөрөмж дээр хадгалдаг бол ховор ханддаг хуучирсан баримтуудыг илүү энгийн, өндөр багтаамжтай, зардал багатай зөөвөрлөгчид хадгалдаг. Энэ асуудлыг шийдэхийн тулд шаталсан өгөгдөл хадгалах системийг ашигладаг (Хадгалалтын шаталсан удирдлага (HSM) - шаталсан хадгалах менежмент),Энэ нь бүх төрлийн нэг төрлийн хадгалалтын хэрэглүүрээс "виртуал файлын систем" үүсгэхийн зэрэгцээ мэдээллийг нэг зөөвөрлөгчөөс нөгөөд шилжүүлэх ажлыг удирддаг.
Мэдээлэл хадгалах шаталсан систем- мэдээлэл хадгалах, түүнд хандах хандалтыг оновчтой болгоход чиглэсэн хамгийн бага зардалд чиглэсэн програм хангамж, техник хангамжийн багц.
Жишээлбэл, өндөр хурдны хатуу дискийг онлайнаар нэвтрэхэд ашигладаг бөгөөд архивын хадгалалтын хувьд энэ нь хангалттай юм робот оптик дискний сангууд,Эдгээр нь бичигдсэн их хэмжээний өгөгдлийг хадгалах, хурдан нэвтрэх боломжийг олгодог програм хангамж, техник хангамжийн систем юм оптик зөөвөрлөгчмэдээлэл. Ийм хадгалах системүүдийн хувьд зөвхөн хадгалах хэрэгслийн хамтын ажиллагааны асуудлыг шийдэхээс гадна тэдгээрийн хооронд баримт бичгийн шилжилтийг хангах шаардлагатай байна.
Шилжилтийг администраторын зүгээс системийг тохируулах замаар (жишээлбэл, баримт бичгийг үүсгэснээс хойш 100 хоног өнгөрсний дараа бүтээмж багатай, хямд орчинд автоматаар шилжих ёстой) эсвэл давтамжаас хамааран автоматаар хийж болно. нэг буюу өөр баримт бичигт хандах хэрэглэгчдийн тоо. Мэдээлэл хадгалах шаталсан системийг ийнхүү ашиглах нь мэдээлэл хадгалах зардлыг бууруулахаас гадна аж ахуйн нэгжийн мэдээллийн нөөцийг үр дүнтэй удирдах боломжийг олгодог.
Ерөнхийдөө аж ахуйн нэгжийн цахим баримт бичгийн удирдлагын систем нь дараахь шаардлагыг хангасан байх ёстой. өргөтгөх чадвар, хуваарилалт, модульчлагдсан байдалТэгээд нээлттэй байдал.
1. Өргөтгөх чадвар Энэ нь хэд хэдэн нэгжээс хэдэн мянга хүртэлх өөр тооны хэрэглэгчдийг дэмжих чадвар, хүчийг нэмэгдүүлэх чадварт оршдог. Энэ шаардлагыг аж үйлдвэрийн өгөгдлийн сангийн серверүүдийг дэмжих замаар хангадаг.
2. Хуваарилалт. Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн архитектур нь хурд, чанарын хувьд хамгийн олон төрлийн харилцаа холбооны сувгаар нэгдсэн аж ахуйн нэгжийн газарзүйн хувьд тархсан хэсгүүдийн харилцан үйлчлэлийг дэмжих ёстой. Мөн EDMS архитектур нь алслагдсан хэрэглэгчидтэй харилцах харилцааг хангах ёстой.
3. Модульчлал. EDMS нь бие биетэйгээ нэгтгэсэн тусдаа модулиудаас бүрдэх ёстой бөгөөд энэ нь аж ахуйн нэгжүүдэд хэрэгцээ шаардлагаас хамааран бие даасан програм хангамжийн модулиудыг тууштай хэрэгжүүлэх боломжийг олгодог.
4. Нээлттэй байдал. EDMS нь бусад програмуудаас, жишээлбэл, аж ахуйн нэгжид ашиглах боломжтой программ хангамжаас тусдаа байх ёсгүй нягтлан бодох бүртгэл, Санхүүгийн менежментгэх мэт. Тиймээс цахим баримт бичгийн менежментийн систем нь өөрчлөлт оруулах, нэгтгэх боломжтой нээлттэй интерфейстэй байх ёстой.
Аж ахуйн нэгжүүдэд цахим баримт бичгийн удирдлагын тогтолцоог зохион байгуулах нь дараахь зарчимд суурилдаг.
Баримт бичгийн нэг бүртгэл нь EDMS-ийн ашигладаг аль ч хувилбарт баримт бичгийг өвөрмөц байдлаар тодорхойлох боломжийг танд олгоно;
Баримт бичгийг шилжүүлэх хугацааг багасгаж, гүйцэтгэлийн үр ашгийг нэмэгдүүлэх боломжийг олгодог үйл ажиллагааг зэрэгцүүлэн гүйцэтгэх боломж;
Баримт бичгийн хөдөлгөөний тасралтгүй байдал, баримт бичгийн (үйл явц) амьдралын мөч бүрт баримт бичгийг (даалгавар) гүйцэтгэх үүрэгтэй хүнийг тодорхойлох боломжийг олгодог;
Баримт бичгийг хуулбарлах боломжийг арилгасан баримтат мэдээллийн нэгдсэн (эсвэл зохицуулсан) мэдээллийн сан;
Баримт бичгийн хайлтын систем нь хамгийн бага мэдээлэлтэй баримтыг олох боломжийг олгодог.
Баримт бичгийн урсгалын үйл явцаар дамжуулан баримт бичгийн хөдөлгөөнийг хянах, тайлан гэх мэт мэдээлэлд үндэслэн удирдлагын шийдвэр гаргах боломжийг олгодог баримт бичгийн янз бүрийн статус, шинж чанаруудын (онцлогуудын) боловсруулсан тайлангийн систем.
Цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн бүх програм хангамжийн бүтээгдэхүүнүүд, үүнд орно "Баримт бичиг"компаниуд EMC, LandDocs LANIT компани, Optima Workflowбарьж байна Оптима,"Евфрат" компани Танин мэдэхүйн технологи, EOS компанийн "Case", IT группын "BOSS-Referent" гэх мэт шаардлагатай стандарт бүрэлдэхүүн хэсгүүдийг агуулна: 1) баримт бичгийн картыг хадгалах (шинж чанар); 2) баримт бичиг хадгалах; 3) системийн бизнесийн логикийг хэрэгжүүлэх бүрэлдэхүүн хэсгүүд.
1. Баримт бичгийн атрибут хадгалахнь баримт бичгийг тодорхойлсон талбаруудын цуглуулга болох картыг хадгалахад зориулагдсан. Ихэвчлэн EDMS нь баримт бичгийн төрлийн (жишээлбэл, гэрээ, тодорхойлолт, захидал гэх мэт) тухай ойлголттой байдаг бөгөөд төрөл бүр өөрийн гэсэн карттай байдаг. Картууд янз бүрийн төрөлбүх баримт бичигт нийтлэг байх ёстой талбарууд, энэ төрлийн баримт бичигтэй холбоотой тусгай талбаруудтай байна. Нийтлэг талбарууд нь баримт бичгийн өвөрмөц дугаар, гарчиг, зохиогч, үүсгэсэн огноо юм. Тусгай - гарын үсэг зурсан огноо, хүчинтэй байх хугацаа, гэрээний хэмжээ ("гэрээ" төрлийн баримт бичгийн хувьд) гэх мэт. Баримт бичгийн төрлүүд нь эргээд үндсэн төрлөөс өвлөн авсан нийтлэг талбаруудыг агуулсан дэд төрлүүд болон дэд төрөлд өвөрмөц нэмэлт талбаруудтай байж болно. Баримт бичгийн менежментийн хамгийн дэвшилтэт систем нь ийм дэд төрлүүдийг илүү ихээр үүрлэх боломжийг олгодог. Баримт бичгийг шивэх, тэдгээрийн шатлалыг бий болгох, тэдэнд зориулсан картыг зохион бүтээх нь үйл явцын хамгийн чухал үе шатуудын нэг юм. EDMS-ийн хэрэгжилт.
Баримт бичгийн төрөл гэсэн ойлголтоос гадна баримт бичгийн ангилал гэсэн ойлголт байдаг бөгөөд нэг баримт бичиг нь нэгэн зэрэг хэд хэдэн ангилалд хамаарах боломжтой. Ангилалуудыг ангиллын мод болгон зохион байгуулж болно. Жишээлбэл, та "Хууль", "Захиалга", "Гэрээ" гэх мэт дэд ангилалтай "Захиргааны болон эдийн засгийн үйл ажиллагаа" гэсэн ангилалтай байж болно. Энэ тохиолдолд та хэлтэсүүдийн зэрэгцээ бүтэцтэй байж болно, жишээлбэл, "Маркетингийн үйлчилгээний баримт бичиг" ангилалд багтсан "Бүтээгдэхүүний борлуулалтын гэрээ", "Нэхэмжлэх" гэх мэт дэд бүлгүүд. Хэрэглэгчтэй хийсэн гэрээг ангиллын шатлалын өөр өөр салбаруудад хамаарах "Гэрээ" ба "Бүтээгдэхүүний борлуулалтын гэрээ" гэсэн дэд ангилалд нэгэн зэрэг ангилж болно. Иймээс ийм модноос баримтыг ангиллаар нь хайх боломжтой болох ба ижил баримт бичиг нь хэдэн ч удаа гарч ирж болно. өөр өөр зангилааэнэ шатлал.
Карт хадгалах газрыг зохион байгуулах гурван боломжит шийдэл байдаг. өөрийн хадгалах санг ашиглах, стандарт DBMS ашиглах, DBMS-ийг барьсан орчны хэрэгслүүдийг ашиглах.
Өөрийн шинж чанаруудын дэлгүүр Баримт бичиг нь картыг хадгалах ажилд оновчтой болгох, нарийн төвөгтэй карт үүсгэх функцийг уян хатан хэрэгжүүлэх (жишээлбэл, олон төрлийн үүртэй байх), мөн картуудаас мэдээлэл хайх үр дүнтэй алгоритмуудыг ашиглах боломжийг олгодог. Энэ аргын сул тал нь одоо байгаа мэдээллийн орчны стандарт нөөцийг ашиглах боломжгүй, мөн чухал мэдээлэл нь EDMS үйлчилгээ үзүүлэгчээс хамааралтай байдаг. Жишээлбэл, стандарт DBMS-ийг ашиглахдаа өөр EDMS үйлдвэрлэгчээс өгөгдлийг шилжүүлэх боломж үргэлж байдаг бөгөөд энэ нь нэг цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн програм хангамжийн бүтээгдэхүүнээс нөгөө рүү шилжихэд хялбар болгодог.
Баримт бичгийг хадгалахад стандарт DBMS ашиглахнэг системээс нөгөө систем рүү өгөгдөл экспортлох асуудлыг шийддэг. Гэсэн хэдий ч ихэнх DBMS-д хэрэгжсэн харилцааны загвар нь EDMS-д хэрэглэгддэг өгөгдлийн загварт тохиромжгүй, учир нь баримт бичгийн карт үүсгэх үед шаардлагатай уян хатан байдлыг хангах нь нэлээд хэцүү байдаг, ялангуяа нарийн төвөгтэй бүтэц шаардлагатай бол.
DBMS баригдсан орчны хэрэгслүүдийг ашиглахнөөцлөх, хуулбарлах, хайх гэх мэт энэ орчинд суурилуулсан бүх механизмыг ашиглах боломжийг танд олгоно. Энэхүү аргын асуудал нь баримт бичгийн менежментийн системийг ажиллуулах тодорхой орчны хэрэгцээ, мөн тодорхой орчин нь түүний мэдээллийн сангийн бүтцэд тавигдах хязгаарлалтад оршдог.
2. Баримт бичгийн хадгалалт.Үүнийг хэрэгжүүлэх хоёр арга байдаг - файлын системд хадгалах, тусгай EDMS хадгалах зохион байгуулалт.
ХадгалахВ Файлын систем файлын систем нь EDMS-д хэрэгжүүлсэн хамгаалалтын загварыг дэмжихгүй байж болох тул хандалтыг хязгаарлах үед аюулгүй байдлын түвшинг бууруулдаг. Энэ тохиолдолд EDMS нь өөрийн нэвтрэх эрхээр хангагдсан бөгөөд энэ нь хадгалсан файлуудад ямар ч хэрэглэгч шууд хандах боломжгүй гэсэн үг юм. EDMS нь эдгээр эрхээр дамжуулан файлд хандах хандалтыг зохион байгуулж, нэвтрэх эрхтэй хэрэглэгчдийн жагсаалтад зориулсан өөрийн системийг хөтөлдөг. Үүний зэрэгцээ хандалтын системийг засварлахад хэцүү болж, үзэл бодлын үүднээс бүрэн найдвартай биш юм мэдээллийн нууцлал. Өгөх нэмэлт хамгаалалтөгөгдлийг хадгалах явцад файлуудыг шифрлэхэд ашигладаг. Нэмж дурдахад бараг бүх EDMS нь санамсаргүй файлын нэрийг ашигладаг бөгөөд энэ нь системийг тойрч нэвтрэхийг оролдох үед хүссэн файлыг хайхад ихээхэн хүндрэл учруулдаг. Файлын системтэй ажиллахдаа ихэнх EDMS нь файлуудыг тусгайлан зохион байгуулалттай сангууд руу шилжүүлэхийг шаарддаг.
Өөрийн файл хадгалах системтэй системүүдэсвэл тэдгээрийн баригдсан хадгалах орчныг ашиглах нь илүү ихийг өгдөг үр дүнтэй менежментбаримт бичигт хандах, хандалтын хяналтын асуудлыг илүү найдвартай шийдвэрлэх. Гэхдээ энэ нь өгөгдлийн бүрэн бүтэн байдал, үр дүнтэй нөөцлөх хэрэгслүүдийн бэлэн байдал, робот номын санд суурилсан шаталсан өгөгдөл хадгалах системтэй нэгтгэхтэй холбоотой асуултуудыг үүсгэдэг. Ихэнх EDMS-д тэдгээр нь тодорхой шийдлүүдтэй байдаг, гэхдээ энэ тохиолдолд та зөвхөн системд байгаа хэрэгслүүдийг ашиглаж болно, харин файл хадгалах тохиолдолд мэргэжилтэн сонгох боломжтой гэдгийг санах нь зүйтэй.
3. Системийн бизнесийн логикийг дэмжих бүрэлдэхүүн хэсгүүд.
Үүнд:
1) хадгалах сан дахь баримт бичгийн менежмент;
2) баримт бичгийг хайх;
3) чиглүүлэлт ба гүйцэтгэлийн хяналт;
4) тайлан гаргах;
5) удирдлага.
1) Хадгалах бичиг баримтыг удирдах. Баримт бичгийг нэмэх, хасах, хувилбарыг хадгалах, архивт хадгалахаар шилжүүлэх, архивыг хөтлөх гэх мэт журам орно.
2) Баримт бичгүүдийг хайх шинж чанар болон бүрэн текст хэлбэрээр хоёуланд нь хийгдсэн. Зарим EDMS нь баримт бичгийн хайлтыг үгийн маягтаар дэмждэг бөгөөд үүнийг хэвийн болгох технологи ашиглан гүйцэтгэдэг. Аргын үр нөлөө нь ашигласан алгоритмаас хамаарна. Орос хэлний хувьд үгийн хэлбэрийг агуулсан толь бичгүүдийн үндсэн дээр үгийг хэвийн болгоход хамгийн үр дүнтэй нь толь бичгийн арга юм. Толь бичгийн аргаас гадна хэвийн болгох алгоритмыг тодорхойлсон тодорхой дүрмийг дагаж үгийг хэвийн хэлбэрт оруулах үед эвристик хэвийн болгох аргыг ашиглаж болно. Хэрэв төлөө бол гэдгийг тэмдэглэж болно Англи хэлэндХэвийн дүрмийн багц нь бичгийн машинаар бичсэн 300 хуудас текст байдаг боловч орос хэл дээр энэ нь хэд хэдэн дарааллаар том хэмжээтэй байдаг.
3) Чиглүүлэлт ба гүйцэтгэлийн хяналт Байгууллага дахь бизнесийн журмын хүрээнд баримт бичгийг хүргэхийг баталгаажуулдаг. Чиглүүлэлт нь архивын системд хадгалагдсан баримтууд дээр ажилладаг. Чиглүүлэлтийн системийг зохион байгуулах хоёр үндсэн арга байдаг: баримт бичигт чиглэсэн болон ажилд чиглэсэн.
Баримт бичигт чиглэсэн.Энэхүү аргын тусламжтайгаар баримт бичиг нь системийн гол объект бөгөөд чиглүүлж байгаа зүйл бөгөөд чиглүүлэлтийн бусад бүх параметрүүд нь зөвхөн баримт бичигтэй холбоотой байдаг.
Ажилдаа чиглэсэн.Энэхүү аргын гол зорилго нь янз бүрийн объектын жагсаалт, түүний дотор баримт бичгийг хавсаргаж болох ажил юм. Гэсэн хэдий ч тэдэнгүйгээр ажил байж болно. Хоёр дахь арга нь илүү ерөнхий юм.
Дараах төрлийн чиглүүлэлтийн системийг ялгаж үздэг. уян хатанТэгээд хэцүү.Уян хатан чиглүүлэлтийн хувьд баримт бичгийн дараагийн хүлээн авагчийг тухайн баримт бичигт байгаа ажилтан тодорхойлно. Хатуу чиглүүлэлтийн хувьд баримт бичгийн замыг аж ахуйн нэгжийн бизнесийн логик дээр үндэслэн урьдчилан тодорхойлдог. Ихэвчлэн холимог аргыг ашигладаг - зарим баримт бичиг, аж ахуйн нэгжийн бүтцийн хувьд хатуу чиглүүлэлт нь илүү тохиромжтой байдаг бол бусад хүмүүсийн хувьд уян хатан чиглүүлэлт илүү тохиромжтой байдаг.
Уян хатан чиглүүлэлтийн системд үнэ төлбөргүй чиглүүлэлт орно хяналтгүйТэгээд гүйцэтгэлийн хяналттай.
Гүйцэтгэлийн хяналтгүйгээр үнэгүй чиглүүлэлт хийххоёр төрлийн үйлдлийг дэмждэг:
- Цуваа чиглүүлэлтбаримт бичиг нэг гүйцэтгэгчийг нөгөөгөөр нь өнгөрөхөд. Баримт бичгийг нэг хэрэглэгчээс нөгөөд шилжүүлэх нь хяналтын хугацаа дууссаны дараа эсвэл хэрэглэгчдийн аль нэг нь ажил дууссаны дараа тохиолдож болно.
- . Зэрэгцээ чиглүүлэлт,баримт бичгийг бүх гүйцэтгэгчид нэгэн зэрэг хүлээн авах үед. Маршрутыг дуусгах нь нэг хэрэглэгч эсвэл бүгд баримт бичигтэй ажиллаж дууссан тохиолдолд тохиолддог.
Маршрут нь дараалсан эсвэл зэрэгцээ байхаас илүү төвөгтэй байж болно. Мөн дараалсан ба зэрэгцээ элементүүдээс бүрдэх, мөн нөхцөлт, тодорхой маршрутын хувьсагчийн төлөв байдлаас хамааран шилжилттэй хосолсон маршрутууд байдаг.
Ийм маршрутыг хөгжүүлэхийн тулд мэргэшсэн ажлын байр, энд та маршрутыг тодорхойлж, үүсгэж болно. Санаачлагч нь төлөвлөсөн болон нэрлэсэн маршрутыг дуудаж, түүнд баримт бичгүүдийг хавсаргаж, үйл ажиллагааг эхлүүлдэг.
Баримт бичгийн чиглүүлэлтийн хангадаг хамгийн бага систем бол баримт бичгийн зэрэгцээ хуваарилалтыг дэмждэг цахим шуудангийн систем юм (маршрут нь түгээх, түгээхээс ялгаатай бөгөөд чиглүүлсэн баримт нь маршрутын эхэнд, жишээлбэл, санаачлагч руу, тараасан баримт бичиг рүү буцдаг. буцах хяналтгүйгээр гүйцэтгэгч рүү очно) . Нэмэлт програмуудын тусламжтайгаар цахим шуудангийн систем нь баримт бичгийн чиглүүлэлтийн тогтвортой байдлыг хангадаг.
Гүйцэтгэлийн хяналт бүхий баримт бичгийг үнэ төлбөргүй чиглүүлэх.
Гүйцэтгэлийн хяналт нь дараахь үйлдлүүдийг хэлнэ.
Даалгаврын хэрэгжилтийг хянах - санаачлагч нь түүний даалгавар зорилгодоо хүрсэн тухай мэдээллийг өгдөг (гүйцэтгэгч);
Даалгаврыг унших хяналт - санаачлагч нь түүний даалгаврыг түүнд зориулагдсан ажилчид уншсан тухай мэдээлсэн;
Явцын хяналт-даалгаврыг гүйцэтгэсэн тухай санаачлагчид мэдэгдэнэ;
Ажлын хяналтыг санаачлагч нь хэн өөрийн ажлыг юу хийж байгааг үргэлж харж болно гэсэн үг юм;
Хугацаа зөрчсөн тухай мэдэгдэл - санаачлагч түүнд илгээсэн даалгаврыг тодорхой ажилтны хугацаа хэтрүүлсэн гэж мэдэгдсэн;
Даалгаврын түүх;
Гүйцэтгэлийн чанарын хяналт - санаачлагч нь гүйцэтгэлийн чанарыг шалгаж, баталгаажуулах боломжтой.
Хатуу чиглүүлэлтийн системүүд орно баримт бичгийг урьдчилан тодорхойлсон маршрутын дагуу гүйцэтгэх хяналттай чиглүүлэх.
Чиглүүлэлтийн функц нь бүх EDMS-д байдаггүй. Чиглүүлэлтийн байгууламжгүй систем нь цахим архив юм.
Чиглүүлэлтийн салшгүй хэсэг бол баримт бичгийн гүйцэтгэлийн хяналт юм. Баримт бичгийг гүйцэтгэх гэж оролцогч тус бүр албан ёсны бүрэн эрхийнхээ хүрээнд баримт бичигтэй холбоотой үйлдлийг гүйцэтгэхийг хэлнэ.
4) Тайлангууд үүсгэж байна оффисын баримт бичгийн бүртгэл үүсгэхтэй адил автоматаар хийгддэг. Төрөл бүрийн тайланг ашиглан та жишээ нь: нийт хугацаа, тодорхой баримт бичиг дээр ажиллаж байгаа ажилчдын зарцуулсан зардал, баримт бичгүүдийг хэлтсүүдээр дамжуулах хурд гэх мэт.
5) Захиргаа- системийн өөрөө ажиллахад дэмжлэг үзүүлэх, түүний параметрүүдийг тохируулах гэх мэт.
Үйл ажиллагааны хувьд орчин үеийн цахим баримт бичгийн менежментийн системийг үндсэн таван төрөлд хувааж болно.
Мэдээлэл хадгалах, олж авах дэвшилтэт хэрэгсэл бүхий системүүд(цахим архив). Цахим архивМэдээллийг үр ашигтай хадгалах, олж авахад чиглэсэн цахим баримт бичгийн удирдлагын системийн онцгой тохиолдол юм. Эдгээр системүүд нь бүрэн текст хайлтын хэрэгслүүдийг боловсруулсан: бүдэг бадаг хайлт, семантик хайлт гэх мэт болон хэрэгслүүд үр дүнтэй зохион байгуулалтхадгалах Жишээлбэл, олон төрлийн хадгалах төхөөрөмжийг дэмжих гэх мэт.
Нарийвчилсан хэрэгсэл бүхий системүүд ажлын урсгал(WF)- "ажлын урсгал"(Орос хэл дээр энэ нэр томъёоны яг дүйцэх зүйл байхгүй). Эдгээр системүүд нь үндсэндээ тодорхой объектуудын урьдчилан тодорхойлсон маршрутын дагуу ("хатуу чиглүүлэлт" гэж нэрлэгддэг) хөдөлгөөнийг хангах зорилготой юм. Үе шат бүрт объект өөрчлөгдөж болох тул үүнийг "ажил" гэсэн ерөнхий үг гэж нэрлэдэг. (ажил).
Нийтлэг ажиллагаа Ажлын урсгалын системүүдБизнесийн ихэнх үйл явц нь үе үе давтагддаг, зохицуулалттай үйлдлүүдийн дараалал (даалгаврыг гүйцэтгэх) бөгөөд үүнийг хялбархан албан ёсны болгох боломжтой байдагт үндэслэсэн болно. Энэ зорилгоор тусгай хэрэгслийг ашиглан тэд хэн, хэзээ, ямар ажлын байранд (алслагдсан салбар дээр байж болно), ямар программыг ашиглан, энэ эсвэл тэр өгөгдлийг хэрхэн боловсруулахыг тодорхойлсон бизнесийн үйл явцын загварыг бий болгодог. Загварт багтсан бизнесийн үйл явцын тодорхойлолт нь янз бүрийн даалгавруудыг бүрдүүлэх, идэвхжүүлэх, гүйцэтгэх, хянах ажлыг автоматжуулах боломжийг олгодог.
Бизнесийн үйл явцын загварыг амархан өөрчлөх боломжтой. Тиймээс ямар ч програмчлалгүйгээр та үнэхээр ажилладаг зүйлийг хурдан авах боломжтой. Ажлын урсгал- өргөдөл. Заримд нь Ажлын урсгалын системүүдБизнесийн үйл явцын мэдээллийн загварыг бий болгох нь зөвхөн програмчлалын тусламжтайгаар боломжтой бөгөөд энэ нь тусгай мэдлэг шаарддаг нэлээд хэцүү үйл явц юм.
Байгууллагын удирдлага, мэдлэгийн хуримтлалыг дэмжихэд чиглэсэн системүүд. Эдгээр нь ихэвчлэн өмнөх хоёрын элементүүдийг нэгтгэдэг "эрлийз" системүүд юм. Системийн үндсэн ойлголт нь цахим баримт бичиг эсвэл гүйцэтгэх ёстой ажил байж болно. Ийм системүүд нь менежерээс баримт бичгийн маршрутыг зааж өгсөн тохиолдолд "хатуу" ба "чөлөөт" чиглүүлэлтийн технологийг агуулдаг. ирж буй баримт бичиг). Эдгээр системийг ихэвчлэн засгийн газрын удирдлагын бүтцэд, шаталсан шатлалтай, баримт бичгийг шилжүүлэх тодорхой дүрэм, журамтай томоохон компаниудын оффисуудад ашигладаг. Үүний зэрэгцээ ажилчид хамтран баримт бичгийг бүрдүүлж, шийдвэр гаргаж, гүйцэтгэлийг нь биелүүлж, хянадаг.
Хамтын ажиллагааг дэмжих зорилготой системүүд (хамтын ажиллагаа). Ийм тогтолцооны гол үүрэг бол тухайн байгууллагад байгаа хүмүүс газарзүйн хувьд тусгаарлагдсан байсан ч хамтран ажиллах, энэ ажлын үр дүнг хадгалах явдал юм. Ихэвчлэн "портал" гэсэн ойлголтод хэрэгждэг. Тэд баримт бичгийг хадгалах, нийтлэх, мэдээлэл хайх, хэлэлцэх, цаг товлох (бодит болон виртуаль) үйлчилгээ үзүүлдэг.
Хөгжүүлсэн нэмэлт үйлчилгээ бүхий системүүджишээлбэл, харилцагчийн харилцааны менежментийн үйлчилгээ (CRM - Хэрэглэгчийн харилцааны менежмент),төслийн удирдлага, имэйл гэх мэт.
Томоохон аж ахуйн нэгжүүдэд цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг цаашид хөгжүүлэх нь тэдгээрийг нийтлэг корпорацийн програмуудтай нэгтгэх явдал юм ( ERPТомоохон аж ахуйн нэгжүүд мэдээлэл солилцох бүхий л корпорацын хэрэглээний программуудын нягт харилцан үйлчлэлийг шаарддаг тул корпорацийн бүх мэдлэг, өгөгдөлд хандах хандалтыг зохион байгуулах, корпорацийн мэдээллийг удирдах боломжийг олгодог системүүд.
Олон арван жилийн турш цаасан баримт бичиг нь оюуны үйл ажиллагааны үр дүнг танилцуулах нийтээр хүлээн зөвшөөрөгдсөн хэлбэр, мэдээллийн харилцан үйлчлэлийн хэрэгсэл байсаар ирсэн. сая сая инженер, техникийн ажилтан, ажилчид аж үйлдвэрийн аж ахуйн нэгжүүд, В төрийн байгууллагууд, арилжааны бүтэц. Компьютер бий болсноор цаасан баримт бичгийг автоматжуулах төрөл бүрийн хэрэгсэл, системүүд өргөнөөр нэвтэрч эхэлсэн.
Цахим баримт бичгийн менежмент гэдэг нь аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн дийлэнх хэсгийг цахим хэлбэрээр ашиглаж, цахим архив, өвөрмөц мэдээллийн агуулах, мэдээллийн агуулах гэх мэт төвлөрсөн байдлаар хадгалдаг баримт бичигтэй ажиллах ажлыг зохион байгуулах аргыг хэлдэг.
Аж ахуйн нэгжид цахим баримт бичгийн менежментийн системийг (EDMS) хэрэгжүүлэх үндсэн зорилтууд нь:
ь аж ахуйн нэгж дэх баримт бичгийн урсгалыг үр дүнтэй удирдах;
ь баримт бичгийн төвлөрсөн хадгалалт;
б баримт бичгийн дагуу ажлын гүйцэтгэлд тавих хяналтыг нэмэгдүүлэх;
b ажилчдын бүтээмжийг нэмэгдүүлэх;
b үрчлэлтийн мэдээлэлд нэвтрэх боломжийг хөнгөвчлөх удирдлагын шийдвэрүүд.
Корпорацийн EDMS-ийг хэрэгжүүлэх нь аж ахуйн нэгжид тактикийн болон стратегийн гэсэн хоёр төрлийн давуу талыг өгдөг.
EDS-ийг хэрэгжүүлэх тактикийн давуу тал нь зардлыг бууруулахтай холбоотой байдаг. Цахим баримт бичгийн менежментийг автоматжуулах нь аж ахуйн нэгжид дараахь тактикийн давуу талыг өгдөг.
b орон зайг физикээр чөлөөлөх;
ь хуулбарлах зардлыг бууруулах;
б цаасан хэлбэрээр мэдээлэл хүргэх зардлыг бууруулах;
б нөөцийн зардлыг бууруулах: хүн ба тоног төхөөрөмж;
ь цаасны зардлыг бууруулах;
б ажлын бүтээмжийг нэмэгдүүлэх: ажлыг хурдан дуусгах, нэмэгдүүлэх нийт тоогүйцэтгэсэн ажлын тоо, өгөгдөл / бүртгэлтэй ажиллах ажлыг сайжруулах (хууль ёсны үүрэг хүлээсэн баримт бичиг), шинэ төрлийн ажил гүйцэтгэх чадвар.
EDMS-ийг хэрэгжүүлэх стратегийн ашиг тус нь бизнесийн гол үйл явцыг сайжруулахтай холбоотой ашиг тусыг агуулдаг бөгөөд энэ нь эргээд эргэлт эсвэл ашгийн өсөлттэй холбоотой байдаг. Цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлснээр дараахь стратегийн давуу талууд бий.
б баримт бичиг дээр хамтын ажил хийх боломж бий болсон (энэ нь цаасан дээр суурилсан баримт бичгийн менежментийн хувьд боломжгүй юм);
b баримт бичгийг хайх, олж авах үйл явцыг мэдэгдэхүйц хурдасгах (янз бүрийн шинж чанараар);
б бүртгэлгүй EDMS дээр ажиллаж байгаатай холбоотойгоор мэдээллийн аюулгүй байдлыг нэмэгдүүлэх ажлын станцболомжгүй бөгөөд EDMS-ийн хэрэглэгч бүр мэдээлэлд хандах эрхээ өгдөг;
б сервер дээр цахим хэлбэрээр хадгалагддаг тул баримт бичгийн аюулгүй байдал, хадгалалтын тав тухыг нэмэгдүүлэх;
б баримт бичгийн гүйцэтгэлд тавих хяналтыг сайжруулах.
Баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах гол үр дүн бол баримт бичигтэй ажиллах ажлыг эмх цэгцтэй болгох, бизнесийн үйл явцыг эрс оновчтой болгох, удирдлагын шийдвэр гаргахад шаардагдах хугацааг багасгах, байгууллагын үр ашгийг нэмэгдүүлэх явдал юм. EDMS-ийг хэрэгжүүлсний дараа компанийн удирдлага орчин үеийн нөхцөлд бизнесийг хөгжүүлэхэд шаардлагатай үр дүнтэй менежментийн хэрэгслийг хүлээн авдаг.
Хэрэгжүүлэх үйл явц нь хэд хэдэн үе шатаас бүрдэнэ. Үндсэн үе шатууд нь:
1) аж ахуйн нэгжийн зохион байгуулалтын бүтцийн судалгаа, үндсэн бизнесийн үйл явц, ажлын урсгалыг тодорхойлох, баримт бичгийн урсгалын албан ёсны тодорхойлолт;
2) баримт бичгийн нэр томъёо гаргах, лавлах ном, ангилагчийг бий болгох, зааварчилгаа гаргах;
3) судалгааны үе шатанд олж авсан мэдээлэлд үндэслэн системийг тохируулах;
4) програм хангамжийг суурилуулах, тохируулах, туршилтын ажиллагаа;
5) туршилтын ажиллагааны явцад илэрсэн дутагдлыг харгалзан системийн эцсийн тохируулга;
6) аж ахуйн нэгжийн боловсон хүчнийг сургах.
ХК-ийг илүү үр ашигтай ажиллуулахын тулд " Төмөрлөгийн үйлдвэртэд. А.К. Серов" баримт бичгийн менежментийн системд "канцлер" систем шиг ийм шинэлэг зүйлийг нэвтрүүлэхийг санал болгож байна. Канцлер програмын багц нь эрх баригчдад цахим баримт бичгийн удирдлагын системийг бий болгоход зориулагдсан Lotus Domino/Notes платформ дээр бүтээгдсэн програм хангамжийн бүтээгдэхүүн юм. засгийн газрын хяналтанд байдаг, газарзүйн хувьд тархсан томоохон байгууллагууд, үйлдвэрлэлийн аж ахуйн нэгжүүдболон банкууд.
Канцлерын систем нь оффисын автоматжуулалт, баримт бичгийг бодит цаг хугацаанд бий болгох, хөдөлгөх, чиглүүлэх, тэдгээрийн төвлөрсөн хадгалалт, архивын боловсруулалтын асуудлыг цогцоор нь шийдвэрлэх чадвартай. Систем нь дараахь зүйлд зориулагдсан.
Цахим баримт бичгийн менежментийн зохион байгуулалт: баримт бичгийг бодит цаг хугацаанд хадгалах, чиглүүлэх, шилжүүлэх, ажилчдын хамтын болон бүлгийн ажил.
b оффисын автоматжуулалт: баримт бичгийг хүлээн авсан, үүсгэсэн үеэс эхлэн баримт бичгийг бүрдүүлж, файл, архивт илгээх хүртэл ажиллах.
б баримт бичгийн хадгалалт, архивын боловсруулалт: бүх баримт бичгийн мэдээллийн санг төвлөрүүлэх, файл, баримт бичгийг хайх, оффисын автоматжуулалтын системээс экспортлох.
"Канцлер" нь модульчлагдсан үндсэн дээр ажилладаг бөгөөд 12 хэрэглээний модулийг агуулдаг. Үйлчлүүлэгчийн хүсэлтээр EDMS нь аж ахуйн нэгжийн үйл ажиллагааны онцлогоос хамааран дээрх модулиудын аль ч тоог багтааж болно. нэрэмжит Төмөрлөгийн үйлдвэр ХК-д EDMS хэрэгжүүлэх. А.К. Серов"-ээс дараахь модулиудыг сонгохыг зөвлөж байна.
1) "Үндсэн систем": бүтээгдэхүүний "үндсэн" хэсэг, хэрэглэгчийн хэрэгцээ шаардлагаас хамааран дурын тооны модулийг холбосон EDMS-ийг бий болгох, удирдах үндэс. Багаж хэрэгсэл"Үндсэн систем": график чиглүүлэгч, тохируулагч, байгууллагын бүтэц, ажлын байр, протокол, суулгагч - хангах төвлөрсөн удирдлага EDMS-ийн бүх бүрэлдэхүүн хэсэг.
2) "Оффисын ажил": модуль нь оффисын ажил, зохион байгуулалт, захиргааны баримт бичгийн хөдөлгөөнийг автоматжуулахад зориулагдсан. Энэ нь баримт бичгийг хүлээн авсан эсвэл үүсгэсэн үеэс эхлэн гүйцэтгэлийг дуусгах, файл, архивт илгээх хүртэл ажиллахыг баталгаажуулдаг.
3) "Хүний нөөцийн менежмент": модуль нь боловсон хүчний бүртгэлийн менежментийн бизнесийн үйл явцыг автоматжуулах зорилготой юм. боловсон хүчний хүснэгт, ажилтны бүртгэлийн картыг хадгалах, ажилтны томилгоо, ажлаас халах бүртгэл, ажлын цагийг бүртгэх, хөдөлмөр, нийгмийн чөлөө олгох, баталгаажуулалтын үйл ажиллагаа явуулах, зураг зурах статистикийн тайлан, хувийн бүртгэл хөтлөх гэх мэт.
4) "Гэрээ": модуль нь аж ахуйн нэгжийн гэрээ байгуулахаас өмнөх, гэрээ байгуулсны дараа болон гэрээний дараах үйл ажиллагааг удирдахад зориулагдсан - гэрээ байгуулах, батлах, гарын үсэг зурах, гүйцэтгэлийг хангах цахим баримт бичгийн менежментийг хөтлөх; нэхэмжлэл, шүүхийн үйл ажиллагааг хадгалах; гүйцэтгэсэн гэрээг цахим архивт шилжүүлэх.
5) "Архивын бизнес": модуль нь аж ахуйн нэгжийн архивын бүртгэлийг удирдахад зориулагдсан - гүйцэтгэсэн баримт бичгийг EDMS-ээс архивт шилжүүлэх, файлын жагсаалтыг бүрдүүлэх, хадгалах, архивт шилжүүлэх файл үүсгэх, боловсруулах, хадгалах, бүртгэх. архивт байгаа файлууд.
6) "Тамга дарсан маягт": модуль нь маягтыг хүлээн авах, ашиглах нягтлан бодох бүртгэлийн чиг үүргийг гүйцэтгэхэд зориулагдсан. хатуу тайлагнахболон хэвлэмэл хуудас.
7) "Цахим тоон гарын үсэг" (EDS): модуль нь гадаад криптографийн хамгаалалтын хэрэгслийг ашиглахад зориулагдсан. үндэсний стандартууд, Lotus Notes орчинд.
8) "Чанарын удирдлагын систем" (ЧМС): модуль нь аж ахуйн нэгж дэх ЧМС-ийн баримт бичгийн засвар үйлчилгээ, бүртгэлийг автоматжуулахад зориулагдсан бөгөөд хоёр бүрэлдэхүүн хэсгээс бүрдэнэ.
ь "ЧМС-ийн баримт бичиг" нь ЧМС-ийн баримт бичгийн менежментийн програм хангамжийн хэрэгжилт, хурдан танилцах боломжийг олгодог. хамгийн сүүлийн үеийн хувилбаруудчанарын удирдлагын тогтолцоотой холбоотой баримт бичиг, системийн бүх хэрэглэгчид.
ь "SMK Аудит"-д заасан автомат удирдлагатайАж ахуйн нэгжийн дотоод болон гадаад чанарын шалгалтын талаархи баримт бичиг, өгөгдөл, тэдгээрийн үр дүн.
Хэрэгжүүлэх төслийн нийт зардлыг томъёогоор тооцоолж болно
K o = K pr + K os + K r + K per, (14)
энд Kpr нь програм хангамжийн платформын өртөг;
K os - EDMS лицензийн зардал;
K r - нэмэлт тоног төхөөрөмжийн зардал;
K per - боловсон хүчний сургалтын зардал.
K os = 18239+10465+4485+20930+8372+33009.6+13156+19136=127792.6 урэх.
K o =38571+127792.6 +184·179.4=199373.2 урэх.
Өөр нэг анхаарах ёстой зардлын зүйл бол системийг удирдах, засвар үйлчилгээ хийх зардал юм. Тусламжийн зардал нь худалдан авсан лицензийн зардлын 20% байна.
C= Кос * 20%, (15)
энд C нь EDMS-ийг хадгалах зардал;
C = 127792.6 * 20% = 25558.52 урэх.
Хэрэгжүүлэх нийт зардал
Z=S+ K o, (16)
энд Z нь EDMS-ийг хэрэгжүүлэх зардал;
C - EDMS-ийг дэмжих зардал;
K os - лиценз худалдан авах зардал.
Z = 25558.52 +199373.2 = 224931.72 рубль.
EDMS-ийг хэрэгжүүлэхдээ зардлын хэмнэлтийг тооцоолох шаардлагатай. Шууд зардлын хэмнэлтийн тооцоонд зөвхөн ийм системийг хэрэгжүүлснээр хэмнэгдсэн цаасны өртөг болон ажилчдын хэмнэлттэй цаг хугацааны зардлыг оруулъя.
Сард хэрэглэх цаасны хамгийн их зардлыг нэг ажилтны сард тодорхой тооны хуудас баримтыг уншиж, ойлгох чадварт үндэслэн тооцож болно. Үндэслэсэн энгийн туршилтАжлын өдрийн турш нэг дундаж ажилтан 100 гаруй бичгийн цаас уншиж чаддаг болохыг олж мэдэх боломжтой. Нөгөөтэйгүүр, нэг ажилтны ажлын өдрийн турш уншдаг хуудасны хамгийн бага хэмжээ нь нэг бүтэн баримт бичиг, өөрөөр хэлбэл дөрвөөс таван хуудаснаас бага байж болохгүй, эс тэгвээс энэ ажилтан баримт бичигтэй ажилладаггүй тул сонирхохгүй. SED хэрэгжилтийн үзэл бодол. Байгууллагад нэг ажилтанд өдөрт 15 хуудас ногдож байна гэж бодъё.
Сарын цаасны зардал:
M=G * B * N * T, (17)
Энд Г нь нэг сарын ажлын өдрийн тоо;
B - нэг ажилтанд өдөрт ногдох хуудасны тоо;
H - хэвлэсэн мэдээлэл бүхий нэг хуудас цаасны үнэ (хувилагч, хэвлэх);
T - баримт бичигтэй холбоотой ажилчдын тоо.
M=21*15*150*184=8694 урэх.
Хэмнэж буй ажлын цагийн үнэ цэнийг тооцоолоход бүр ч хэцүү байдаг. Юуны өмнө энэ нь дараахь хүчин зүйлээс бүрдэнэ.
1) одоо байгаа баримт бичгийг дахин ашиглах замаар хүчин чармайлтаа хэмнэх;
2) баримт бичгийн хадгалалтын системчилсэн байдал, мэдээлэл хайх үр дүнтэй арга хэрэгслийн ачаар шаардлагатай баримт бичгийг хайхад цаг хугацаа хэмнэх;
3) гүйцэтгэлийн сахилга батыг автоматжуулах, албажуулах, хянах зэргээс шалтгаалан бүх бизнесийн үйл явцыг хурдасгах.
Аливаа байгууллага хоорондоо нэлээд төстэй асуудлыг шийдвэрлэхэд байнга оролцдог тул одоо байгаа баримт бичгийг дахин ашиглах боломж маш бодитой байдаг нь ойлгомжтой. Хэрэв зарим төрлийн баримт бичгийг (гэрээ, захидал, урилга) дахин ашиглах нь ихэнх газарт тогтсон практик байдаг бол арилжааны санал, аналитик тойм, урьдчилсан ноорог эсвэл зүгээр л захидал харилцаа, харамсалтай нь ихэнх тохиолдолд дахин ашиглах хувь нь тэг байна. Бараг ямар ч баримт бичигт прототип (загвар) байдаг гэдгийг анхаарах хэрэгтэй. Ихэнх тохиолдолд прототипээс 20-30% -ийг "авах" боломжтой (текстийн эзэлхүүнээс биш, харин бүтээхэд шаардагдах хөдөлмөрийн зардлаас), үлдсэн хэсэг нь тухайн тохиолдлын онцлог юм. Тиймээс бид дахин ашиглалтын хэмжээг 25% гэж тооцно. Хэрэв бид ажилтан бүр ажлын цагийнхаа 20 орчим хувийг шинэ баримт бичиг бүрдүүлэхэд зарцуулдаг гэж үзвэл (энэ параметрийг хаана ч хэмжээгүй) ажилчдын нийт цагийн хэмнэлт нь нийт ажлын цагийн ойролцоогоор 5% байх болно. Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн менежментийн чиглэлээр ажилладаг мэргэжилтний (нарийн бичгийн дарга, оффисын ажилтан гэх мэт) жилийн дундаж цалин 12,018 рубль байна.
V=I * K * E, (18)
энд B нь EDMS-ийг нэвтрүүлснээс үүссэн хэмнэлт;
I - ажилчдын тоо;
K - нэг ажилтанд ногдох сарын дундаж зардал;
E - хөдөлмөрийн зардлын хэмнэлт, %.
B=184 * 1149.2 * 0.05 = 10572.64 рубль.
Ажилтан янз бүрийн бичиг баримт хайхын тулд өдөрт дунджаар арван үйлдэл хийдэг. Нэг баримтыг хайхад дунджаар хоёр минут зарцуулдаг. 10% тохиолдолд ажилтан олдоггүй шаардлагатай бичиг баримт. Хэрэв баримт бичиг нэн даруй олдоогүй бол түүнийг хайхад нэмэлт хоёр минут зарцуулагдана.
Хадгаламжийн тооцоо хөдөлмөрийн зардал EDMS-ийг сар бүр хэрэгжүүлсний дараа
T= ((10 удаа/өдөрт * 2 мин. + 10 удаа / өдөр * 10% · 2 мин) *1/ (8 цаг * 60 мин) *12018 урэх. *184) /12= 8431.8998 урэх.
EDMS-ийг сар бүр хэрэгжүүлсний дараа хөдөлмөрийн зардлын хэмнэлт болно
Энд T нь EDMS-ийг нэвтрүүлсний дараа хөдөлмөрийн зардлын хэмнэлт;
B - EDMS нэвтрүүлэхээс хэмнэлт.
EDMS-ийг хэрэгжүүлэхэд сар бүр хэмнэлт гарах болно
E= 10572.64 +8431.8998 = 19004.539 урэх.
хаана E - Сар бүр EDS нэвтрүүлсний дараа хөдөлмөрийн зардлын хэмнэлт;
М - цаасны сарын зардал.
С=19004.539 +8694=27698.539 урэх.
EDMS-ийг хэрэгжүүлэхэд жилд зардал хэмнэнэ
C g =12 * C, (21)
Энд C нь EDMS-ийг хэрэгжүүлэхэд сар бүр хэмнэж буй зардлын хэмнэлт юм.
C g =12 * 27698.539 =332382.46 урэх.
Эргүүлэх хугацаа
P=Z/K o * 12, (22)
Энд P нь эргэн төлөгдөх хугацаа;
Z - EDMS-ийг хэрэгжүүлэх зардал;
C - арга хэмжээг хэрэгжүүлснээс олсон орлого.
P= (224931.72/332382.46) *12=8.12 сар.
Үйл явдлын эргэн төлөгдөх хугацаа 8.17 сар байв. Эдийн засгийн үр нөлөөтомъёог ашиглан тооцоолж болно:
N = C g - Z, (23)
Энд H нь эдийн засгийн үр нөлөө;
Z - EDMS-ийг хэрэгжүүлэх зардал;
C - жил бүр EDMS нэвтрүүлэх үед хэмнэлт.
N = 332382.46 224931.72 = 107450.74 урэх.
Цахим баримт бичгийн менежментийн системийг нэвтрүүлэх нь эдийн засгийн ихээхэн үр нөлөөг өгдөг боловч олон хүчин зүйлийг харгалзан үзэх шаардлагатай тул тоон үнэлгээ нь нарийн төвөгтэй үйл явц юм. Эдийн засгийн үр нөлөө нь системийн зөв сонголт, хэрэгжүүлэх үйл явцаас ихээхэн хамаардаг. Үүнийг тэмдэглэх нь зүйтэй эдийн засгийн үр ашигцахим архивын баримт бичгийн тоо, цахим баримт бичгийн удирдлагад холбогдсон ажилтны тоо нэмэгдэхийн хэрээр өснө.
Бид баримт бичгийн эргэлтийн оновчтой тогтолцоог бий болгох үндсийг судалж, жишээ болон алхам алхмаар алгоритмбаримт бичгийн эргэлтийн хуваарийг бүрдүүлэх.
Нийтлэлээс та дараахь зүйлийг сурах болно.
Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгалын диаграм
Төвлөрсөн
Энэ хэлбэр нь чиг үүргийн шугаман хуваарилалтын зарчмыг (тушаалын нэгдэл) баримталдаг хатуу шаталсан удирдлагын бүтэцтэй байгууллагуудад тохиромжтой. Цаасны эргэлтийн төвлөрсөн хэлбэр нь байгаа эсэхийг таамаглаж байна зохион байгуулалтын бүтэцбүх бичиг баримттай ажиллах үүрэгтэй мэргэшсэн хэлтэстэй компани.
Төвлөрсөн бус
Энэ маягт нь үйл ажиллагааны бие даасан байдлын зарчмын дагуу хэлтсийн эрх мэдлийг тодорхой хуваасан байгууллагуудад тохиромжтой.
Баримт бичгийн эргэлтийн төвлөрсөн бус хэлбэр нь бүтцийн нэгж бүрт байх ёстой гэж үздэг өөрийн хэлтэс, баримт бичигтэй ажиллах үүрэгтэй.
Холимог
Энэхүү эргэлтийн хэлбэрийн хувьд баримт бичигтэй ажиллахад тэргүүлэх үүргийг сургуулийн өмнөх боловсролын байгууллагын төв үйлчилгээ гүйцэтгэдэг боловч зарим журмыг тус бүрдээ бий болгосон тусгай үйлчилгээнд шилжүүлдэг. бүтцийн нэгжкомпаниуд.
Баримт бичгийн урсгалын диаграмын жишээ
Баримт бичгийг шилжүүлэх маршрутын схем нь бизнесийн цаасны эргэлтийн системийн үндсэн зарчим юм. Энэ схемд баримт бичгийн урсгал бүрийг хуваарилдаг ерөнхий шинж тэмдэг, эрх бүхий байгууллагуудыг тогтоож, заавал биелүүлэх журмыг тогтоодог.
Энэ диаграмм нь:
- гүйцэтгэгчид (өөрөөр хэлбэл энэ урсгалыг боловсруулахад оролцдог хэлтэс);
- маршрут (жишээ нь, жүжигчдийн дараалал);
- урвуу хөдөлгөөн байгаа эсэх (баримт бичиг нэг гүйцэтгэгч рүү хэд хэдэн удаа очдог уу);
- тодорхой гүйцэтгэгч бүрийн гүйцэтгэсэн үйл ажиллагааны мөн чанар).
Байгууллагын баримт бичгийн урсгалын диаграмын жишээг Зураг дээр үзүүлэв. 1:
Зураг 1. Аж ахуйн нэгжийн баримт бичгийн урсгалын диаграм
Мөн уншина уу:
Баримт бичгийн урсгалын төрлүүд
Баримт бичгийн эргэлтийн хаалттай системд зохион байгуулагдсан тодорхой чиглэлд өгөгдлийн хөдөлгөөнийг баримт бичгийн урсгал гэж нэрлэдэг. Мэдээллийн эх сурвалж, хүлээн авагч нь ижил хэвээр байна.
Баримт бичгийн урсгалын ангиллыг хяналтын объекттой харьцах харьцаа, хөдөлгөөний чиглэлд үндэслэн явуулдаг.
Эхний ангилал
- хэвтээ урсгал (ижил түвшний хэлтэсүүдийн хооронд үүсдэг);
- босоо урсгал (өөр өөр түвшний хэлтэсүүдийн хооронд үүсдэг);
- дээшлэх (харьяа байгууллагуудын бичиг баримтууд удирдлагынх руу шилждэг);
- буурах (баримт бичгүүд удирдах бүтэцхарьяалагдах хүмүүс рүү шилжих).
Хоёр дахь ангилал
- орж ирж буй урсгал нь гадаад эх үүсвэрээс ирсэн цаасаар бүрддэг;
- гарах урсгал нь байгууллагаас илгээсэн баримт бичгүүдээс бүрдэнэ;
- дотоод урсгал нь байгууллагын дотор эргэлдэж буй баримт бичгүүдээс бүрддэг.
Байгууллага дахь баримт бичгийн урсгалын үе шатууд
Схемийг боловсруулах, хэрэгжүүлэх байгууллагын баримт бичгийн урсгалЭнэ нь бүх төрлийн процедурыг хэд хэдэн үндсэн үе шатанд нэгтгэх явдал юм.
Дамжуулах боловсруулалт.Энэ үе шатанд ирж буй захидал харилцааг хүлээн авч, шалгаж, хаягаар нь тарааж, менежерт хянуулахаар өгнө.
Урьдчилсан дүгнэлт.Энэ үе шатанд DOU үйлчилгээ нь баримт бичгийг төрөл, ач холбогдол, нарийн төвөгтэй байдал, зохиогчийн статус гэх мэтээр хянаж, ангилдаг.
Удирдлага руу чиглүүлэх.Энэ үе шатанд шийдвэрүүд гарч, захиргааны шийдвэрүүд гардаг.
Эмчилгээ.Энэ үе шатанд баримт бичгийг гүйцэтгэж, хадгалахад илгээдэг.
Бүх үе шатуудын үндсэн зарчим нь оновчтой хөдөлгөөн, өөрөөр хэлбэл урсгалыг оновчтой болгох, тэдгээрийг нэгтгэх, багасгах. Энэ зорилгоор тусгай технологийн заавар, гол зорилго нь процедурын хамгийн үр дүнтэй дарааллыг тодорхойлох, оновчтой маршрутын схемийг боловсруулах явдал юм.
Баримт бичгийн урсгалын диаграмыг хэрхэн бий болгох
Баримт бичгийн боловсруулалтын бүх үе шатыг графикаар харуулах хамгийн сайн сонголт бол диаграмм юм. Ажлын төрөл бүрийг сайтар шинжилдэг бөгөөд энэхүү шинжилгээний үр дүн нь бүх үйл явцыг дүрслэн харуулсан схемийг боловсруулах явдал юм.
Асуудлыг шийдвэрлэхэд шаардлагатай үйлдлүүдийн дарааллыг графикаар үзүүлэв.
Нэгдсэн хуваарийн схем байхгүй. Аж ахуйн нэгж бүр үүнийг бие даан хөгжүүлэх хэрэгтэй. Аж ахуйн нэгж том байх тусмаа олон төрлийн үйл ажиллагаа явуулдаг, хуваарь нь илүү нарийвчилсан байх ёстой.
Хоёрдугаар шат.
Бичиг цаасны асуудал хариуцсан хүмүүсийг бид томилдог
ХАМТ анхан шатны баримт бичигҮүнийг хийхэд маш энгийн - үүнийг эмхэтгэсэн хүн дизайныг хариуцдаг. Бусад бичиг баримтын хувьд ийм хүнийг томилох шаардлагатай болно. Хэрэв энэ нь хийгдээгүй бол баримт бичиг алдагдсан эсвэл ирүүлэх эцсийн хугацааг алдсан тохиолдолд асуух хүн байхгүй болно.
Гуравдугаар шат.
Бид эцсийн хугацааг тогтоосон.
Хариуцсан ажилтан баримт бичгийг ирүүлэх эцсийн хугацаа нь бүх хуваарийн хамгийн чухал хэсэг юм. Эцсийн хугацааг баримт бичгийг гүйцэтгэсэн өдрөөс хойш сар эсвэл хоногоор тогтоож болно.
Дөрөвдүгээр шат.
Дизайн сонгох
Дээр дурдсанчлан график зохиох тохиромжтой арга бол урсгал диаграм юм. Гэхдээ үүнийг текст болон хүснэгт хэлбэрээр форматлаж болно. Текстийн хэлбэр нь жижиг байгууллагад тохиромжтой, хүснэгт нь илүү тохиромжтой байх болно; Гол зарчим бол таны диаграммыг баримт бичгийн эргэлтийг хариуцдаг ажилтнууд уншихад хялбар байх ёстой.
Компьютерийн хэрэглээ ихсэх тусам баримт бичгийг 100% цахим хэлбэрээр бүрдүүлж байна. Гэсэн хэдий ч тэдний талаас илүү хувь нь хянаж, батлахаар хэвлэгдсэн хэвээр байна.
Аж ахуйн нэгжийн хооронд бичиг баримт солилцох, гэрээ байгуулах тухайд цаасан зөөвөрлөгчийг байнга шахуу ашигладаг.
Илгээх гурван арга байдаг:
- Баталгаат мессежийг хүргэх системээр дамжуулан хувийн данстатвар төлөгч;
- Тоон гарын үсэг бүхий соронзон зөөгч дээр
- Татварын албанд “Татвар төлөгчийн терминал” хөтөлбөрөөр дамжуулан.
Үйл ажиллагааны үр ашгийг нэмэгдүүлэх, зардлыг бууруулах нь олон жилийн турш бизнесээ үргэлжлүүлэхээр төлөвлөж буй аливаа аж ахуйн нэгжийн өмнө тулгарч буй зорилго юм. Цахим баримт бичгийн менежментийг нэвтрүүлснээр үүнийг хийх боломжтой, ялангуяа Оросын хууль тогтоомжид заасан байдаг.
Үүний зэрэгцээ хуулийн дагуу цаасан хэлбэрээр хэвлэгдэх ёстой баримт бичгүүдэд анхаарлаа хандуулж, цаас болон цахим баримт бичгийн урсгал нь бие биенээ давтахгүй байх ёстой, учир нь энэ тохиолдолд юу ч хэмнэгдэхгүй.
Хэрэв бүх зүйл зөв зохион байгуулагдсан бол цахим баримт бичгийн менежмент нь орчин үеийн аж ахуйн нэгжийн үр ашгийн түлхүүр юм.
Баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах нь орчин үеийн бараг бүх аж ахуйн нэгжүүдийн ашигладаг арга хэмжээ юм. Жижиг компаниуд ч гэсэн захидал, төсөв, нэхэмжлэх, гэрээ, бүх төрлийн шаардлага гэх мэт олон янзын бичиг баримттай ажилладаг. Энэ шалтгааны улмаас бараг бүх орчин үеийн зохион байгуулалтМэдээллийн бүрэн бүтэн байдал, аюулгүй байдлыг хангах, янз бүрийн мэдээллийг хайх, хадгалахад хялбар, мөн түүнийг батлахад шаардагдах хугацааг дээд зэргээр оновчтой болгох баримт бичгийн автоматжуулалт гэх мэт арга хэмжээг ашиглахыг хичээдэг.
Энэ яагаад хэрэгтэй вэ?
Бараг бүх компанид ажилчид шаардлагатай мэдээллээ олоход маш их цаг зарцуулдаг бөгөөд статистик мэдээллээс харахад тэдний ажлын цагийн бараг тал хувь нь үүнд зарцуулагддаг. Мөн "хаа нэгтээ" байгаа зарим баримт бичгийг дахин ашиглахын оронд дахин үүсгэх шаардлагатай болдог. Гэрээний эх бичвэр нь өмгөөлөгчийн компьютер дээр байх нөхцөл байдлын хувьд нэлээд стандарт юм нягтлан бодох бүртгэлийн бичилтГэрээг гүйцэтгэхтэй холбоотой баримт бичгүүд нь нягтлан бодох бүртгэлийн системд хийгддэг, данс, актууд нь үүнд агуулагддаг. санхүүгийн хэлтэсцаасан хэлбэрээр, гэрээний ажлын хэрэгжилттэй холбоотой захидал ажилчдын имэйлийн хайрцагт байна. Мэдээллийн ийм "тарсан" нь аюулгүй байдал, бүрэн бүтэн байдал, тууштай байдалд маш их хор хөнөөл учруулдаг бөгөөд ийм тохиолдолд баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах нь чухал юм.
Мэргэшсэн нэвтрүүлэх замаар мэдээллийн системасуудлын дийлэнх нь шийдэгдсэн. Жишээлбэл, зарим төсвийн системүүд нь эдгээр баримт бичгийн өөр өөр хувилбарыг бий болгох, хадгалах, тэдгээрийн статусыг зааж өгөх замаар харилцан уялдаатай төсвийн системийг бий болгох боломжийг олгодог. Тиймээс ийм системийг ашиглах замаар төсвийн баримт бичгийн урсгалын асуудал хэсэгчлэн шийдэгддэг.
Гэсэн хэдий ч орчин үеийн төсвийн мэдээллийн сан, нягтлан бодох бүртгэл, ERP системүүд нь ихэнх тохиолдолд бүтэцлэгдсэн мэдээлэл, өөрөөр хэлбэл хүснэгт хэлбэрээр үүсгэж, хадгалах боломжтой өгөгдөлтэй ажилладаг гэдгийг мартаж болохгүй. Ихэнх шинжээчдийн үзэж байгаагаар аливаа мэдээллийн нийт хэмжээ орчин үеийн бизнесЗөвхөн 20% нь өгдөг бол үлдсэн хэсэг нь цахим шуудан, баримт бичгийн текст, бүх төрлийн хэлэлцээр, уулзалтын тэмдэглэл, зураг гэх мэт. Ихэнх тохиолдолд бүтэцгүй мэдээллийг судлахгүйгээр бүтэцлэгдсэн мэдээлэл аль хэдийн байгаа нөхцөл байдлын талаар ердийн үнэлгээ хийх боломжгүй байдаг. Ийм өгөгдлийг хадгалах, цуглуулах, дараа нь боловсруулах нь баримт бичгийн автоматжуулалт эсвэл компанийн мэдээллийн агуулгын удирдлагын систем гэх мэт арга хэмжээг ашиглах замаар хангагдана.
Энэ юу вэ?
Энэ мэдээлэлтэй логик холбоотой бүх системийн баримт бичгүүдийг контекст гэж нэрлэдэг. Энэ нь цаасны агуулгыг агуулж болно имэйл захидал, факс, төлбөрийн баримт, үйл явдлын минут, видео эсвэл аудио бичлэг болон бусад олон мэдээлэл. Удирдлагын сонголт, хэрэгцээ шаардлагаас хамааран контекстийг баримт бичигт гараар нэмж эсвэл процессыг бүрэн автоматжуулж болно.
Жишээ нь, орчин үеийн системТөсвийг бий болгох, дараа нь өөрчлөх явцад баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах нь бусад олон контекст мэдээллийг ашиглах боломжийг танд олгоно.
- бүх төрлийн Маркетингийн судалгаазах зээл, түүний дотор зөвхөн өөрийн төдийгүй гадаад эх үүсвэрээс хүлээн авсан зах зээл;
- эсрэг талуудтай (худалдан авагч эсвэл ханган нийлүүлэгчид) янз бүрийн гэрээ байгуулах;
- тусгай зохицуулалт, лавлагааны баримт бичиг;
- аливаа хязгаарлалт, таамаглалыг тусгасан нэмэлт баримт бичиг (жишээлбэл, инфляцийн түвшин, валютын ханш болон бусад өгөгдөл);
- Төсвийн боловсруулж буй аль ч хувилбарыг хэлэлцэх, түүнчлэн үйл явцад оролцогчдын бүх төрлийн ажлын санал, тайлбарыг багтаасан (ихэвчлэн ийм баримт бичгийг бүх ажилчдын хооронд цахим шуудангаар илгээдэг бөгөөд төсвийн мэдээлэл бүхий файлаас тусад нь хадгалдаг) .
Төсөвтэй ажилладаг хэрэглэгч шаардлагатай бол дээрх баримт бичгүүдийн аль нэгийг хүссэн үедээ үзэх боломжтой орчин үеийн технологиБаримт бичгийн автоматжуулалт нь түүнийг ямар ч урт хайлтгүйгээр хийх боломжийг олгодог.
Бид ямар системийг ашигладаг вэ?
Хамгийн нийтлэг нэг програм хангамжийн шийдлүүд-ээс олж болно Оросын компаниуд, та үүнийг Microsoft Exchange Server-ийн хамт Microsoft Outlook хэрэгслүүдийн хослол гэж нэрлэж болно. Эхний програм нь зарчмын хувьд бараг бүх компьютер дээр суурилагдсан байдаг бол Exchange Server нь ихэвчлэн бүрэн хэмжээний имэйл сервер болгон ашиглагддаг. Цахим баримт бичгийн менежментийг харьцангуй эрт нэвтрүүлсэн компаниудад ийм програмыг зөвхөн хамтран ажиллах платформ болгон ашигладаг. имэйлээр, зарим нэг төвлөрсөн тохиргооны дараа ч гэсэн энэ програм хангамжхөөрхөн болгон ашиглаж болно функциональ хэрэгсэлбараг бүх байгууллагын баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах.
Одоогын хувьд Оросын зах зээлБаримт бичгийн удирдлагын автоматжуулалтыг хангадаг олон арван өөр өөр системээр дүүрэн байдаг бөгөөд ийм програм хангамжийг зөвхөн барууны орнууд төдийгүй дотоодын хөгжүүлэгчид санал болгодог. Microsoft хүртэл дээрх програмуудаас гадна Агуулгын удирдлагын сервер эсвэл SharePoint портал сервер зэрэг хэрэгслүүдийг санал болгодог.
Documentum нь одоо байгаа бүх системүүдийн дунд хамгийн хүчирхэг гэж тооцогддог, гэхдээ голчлон зөвхөн томоохон компаниудийм автоматжуулалтын процессыг ашиглах. Зарим компаниудын баримт бичгийн урсгалыг Lotus Notes програм хангамжийн багц ашиглан автоматжуулдаг боловч олон хүн үүнийг "программистуудын бүтээгч" гэж нэрлэдэг тул түүн дээр суурилсан бүрэн хэмжээний системийг бий болгох нь нэлээд хэцүү байдаг.
Орос болон барууны системүүдийн хооронд ямар ялгаа байдаг вэ?
Хэрэв бид дотоодын болон гадаадын аж ахуйн нэгжүүдийн үндсэн ялгааны талаар ярих юм бол тэдгээр нь боломжит өргөтгөх чадварт оршдог. Жишээлбэл, барууны хөгжүүлэгчдийн системүүд бараг ямар ч үйлдлийн системд ажиллах боломжтой бол дотоодынх нь зөвхөн тэдгээрийн аль нэгэнд зориулагдсан байдаг бөгөөд энэ нь ихэвчлэн Windows байдаг. Барууны системүүд нь ямар ч DBMS ашиглахаар тохируулагдсан байдаг. Ийм хязгаарлалтууд Оросын системүүдплатформ хоорондын нэгдсэн шийдлүүдийг бий болгох чадварыг ихээхэн хүндрүүлдэг.
Функциональ байдлын хувьд гол ялгаа нь Баруунд баримт бичгийн үйлдвэрлэл, баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах ажлыг нэг брэндийн дор гаргах боломжтой, гэхдээ нэгэн зэрэг өөр өөр зорилготой хэд хэдэн програмаар гүйцэтгэдэг. Жишээлбэл, Documentum нь бүрэн автоматжуулалт, ERP системтэй нэгтгэх, дизайны баримт бичгийн урсгалыг дэмжих гэх мэт хэд хэдэн тусдаа бүтээгдэхүүнийг санал болгодог. Орос улсад боловсруулсан програм хангамжийн дийлэнх нь тодорхой асуудлыг шийдвэрлэхэд чиглэгддэг.
Үндсэн ялгаа нь баримт бичгийн автоматжуулалтын системийг бүрдүүлэхэд хоёр талын хандах хандлагад оршдог гэдгийг тэмдэглэх нь зүйтэй. Барууны системүүд нь байгууллага дотор явагдаж буй янз бүрийн төгсгөлийн бизнесийн үйл явцыг бүрэн автоматжуулах, дараагийн дэмжлэг үзүүлэхэд чиглэгддэг бол дотоодын хөтөлбөрүүдийн дийлэнх нь зөвхөн тодорхой функцийг автоматжуулдаг.
Барууны системийн өртөг нь ажлын байр бүрт ойролцоогоор 400-1000 долларын хооронд хэлбэлздэг бөгөөд цахим баримт бичгийн хэвийн урсгалыг хангахад шаардагдах хэрэгжилт, хөтөлбөр, тоног төхөөрөмжийн зардлыг тооцохгүй. Хэрэгжүүлэх нь өөрөө лицензийн ердийн зардлын бараг тал орчим үнэтэй байдаг, учир нь ихэнхдээ баримт бичгийн автоматжуулалтын програмууд нь янз бүрийн урамшуулалтай зарагддаг боловч зарим тохиолдолд үнэ нь илүү өндөр байдаг. Хамгийн хэцүү төслүүдийн нэг бол санхүүгийн баримт бичгийг автоматжуулах явдал юм, учир нь ийм төслүүдийн хэрэгжүүлэх өртөг нь лицензийн өртөгтэй харьцуулахад ойролцоогоор 2-3 дахин өндөр байдаг.
Дотоодын хөтөлбөрүүд нь ажлын байр бүрийг 200-600 доллараар зардаг бөгөөд үүнээс гадна зардлыг тооцдог. нэмэлт програмуудболон төрөл бүрийн тоног төхөөрөмж. Эцсийн эцэст харьцуулсан утгын тооцоог барууны системтэй бараг ижил аргаар хийдэг.
Онцлог шинж чанарууд
Ихэнх тохиолдолд автоматжуулалтын тэргүүлэх чиглэл бол баримт бичгийг батлахтай холбоотой үйл явц, жишээлбэл, төсвийг анхлан бэлтгэх, цаашдын хэрэгжилтийг хангах үйл явц юм. Гэсэн хэдий ч одоо олон багууд оффисын ажил, баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах, өөрөөр хэлбэл гарч буй болон ирж буй баримт бичгийг бүртгэх журмыг ашигладаг.
Ажлын танилцуулга цахим систембусад автоматжуулсан системийг хэрэгжүүлэхээс үндсэн ялгаа байхгүй тул зөвхөн анхаарлаа хандуулах нь зүйтэй өвөрмөц онцлогэнэ төслийн.
Корпорацийн агуулахуудыг бий болгох
Ямар ч тохиолдолд баримт бичгийн автоматжуулалтын системийг нэвтрүүлэх нь бүх баримт бичгийг хадгалах зарим төрлийн корпорацийн агуулахыг бий болгох явдал юм. Ийм агуулахын логик бүтэц, аюулгүй байдлын бодлогыг боловсруулж, цаашид хэрэгжүүлэх, түүнчлэн баримт бичгийн хадгалалтын шатлал нь хамгийн их анхаарал халамж шаарддаг бөгөөд төслийн эхний шатанд хийгдэх ёстой.
Хадгалах функцийг дизайны эхэнд ашиглах боломжтой тул эхний шатанд бүх баримт бичгийг одоогийн хадгалалтын байршлаас нэг корпорацийн хадгалах газар руу шилжүүлэх боломжтой гэдгийг анхаарах хэрэгтэй. Үүний ачаар хэрэглэгчид системийн зарим үндсэн функцуудтай танилцаж, үүний зэрэгцээ түүний хэрэглээтэй танилцах боломжтой. Баримт бичгийн өөрчлөлтийн тухай мэдэгдэл, шинэ баримт бичиг гарч ирэх гэх мэт үйлчилгээний функцуудыг ашиглан ажилчдын хэрэгжүүлж буй системд дасан зохицох ажлыг хурдасгах боломжтой.
Тиймээс баримт бичгийн урсгалыг автоматжуулах нь хэн бүхэнд шаардлагатай байдаг орчин үеийн аж ахуйн нэгжхөгжүүлж, ажлаа сайжруулахыг эрмэлздэг.
