தொழில்முனைவோர் மற்றும் அலுவலக ஊழியர்கள் தங்கள் வேலையில் பல பக்க ஆவணங்களை சரியாக செயல்படுத்த வேண்டிய அவசியத்தை எதிர்கொள்கின்றனர். ஒழுங்குமுறை அதிகாரிகள் மற்றும் உயர் நிறுவனங்கள், உங்களுக்குத் தெரிந்தபடி, வணிக ஆவணங்களின் வடிவமைப்பில் உன்னிப்பாக இருக்கின்றன, எனவே சில நேரங்களில் சிரமங்கள் எழுகின்றன. ஆவணங்களைச் சமர்ப்பிக்கும் போது தேவையற்ற கேள்விகள் ஏதும் ஏற்படாதவாறு அவற்றை எவ்வாறு சரியாக ப்ளாஷ் செய்வது மற்றும் எண்ணுவது என்பதைக் கண்டுபிடிப்போம்.
ஆவணங்களை யார் கையாள்வது?
ஒளிரும் காகிதங்களில் சிக்கலான எதுவும் இல்லை என்று தெரிகிறது. ஆனால் உண்மையில், எல்லாம் அவ்வளவு எளிதல்ல. இதைச் செய்ய சில விதிகள் உள்ளன. நிறுவனத்திற்குள் பயன்பாட்டிற்காக செய்தித்தாள்கள் அல்லது பத்திரிகைகளின் பைண்டரை நீங்கள் உருவாக்க விரும்பினால், இது ஒன்றுதான். ஆனால் காப்பகம் அல்லது வரி அலுவலகம் அல்லது வேறு எங்காவது ஆவணங்களைத் தயாரிக்கும் பணியை நீங்கள் எதிர்கொண்டால், நீங்கள் எல்லாப் பொறுப்புடனும் வேலையை அணுக வேண்டும், இல்லையெனில் நீங்கள் ஆவணங்களைத் திரும்பப் பெறுவீர்கள். மறுப்புக்கான காரணம் தவறான பதிவாக இருக்கலாம்.
இதுபோன்ற பல வழக்குகள் உள்ளன. ஆவணங்களை சரியாக ப்ளாஷ் செய்வது மற்றும் எண்ணுவது எப்படி என்று எங்களுக்குத் தெரியாததால். வரி அல்லது காப்பகத்தில் மாதிரி வடிவமைப்பு வழங்கப்பட வாய்ப்பில்லை.
இப்போது ஆவணங்களின் ஃபார்ம்வேரில் போதுமான எண்ணிக்கையிலான நிறுவனங்கள் ஈடுபட்டுள்ளன. நீங்கள் அவர்களின் சேவைகளைப் பயன்படுத்தலாம். அவர்களுக்கு நிச்சயமாக அனுபவம் அதிகம். அவர்கள் பரந்த அளவிலான கவர்களை வழங்குகிறார்கள். ஆனால் இது எப்போதும் வசதியானது அல்ல. அச்சக நிறுவனங்கள் ஆர்டர்களால் நிரம்பி வழிகின்றன என்பதே உண்மை. இந்த வேலையை நீங்கள் அவசரமாக செய்ய வேண்டும் என்று வைத்துக்கொள்வோம். பிறகு எப்படி இருக்க வேண்டும்? இந்த சிக்கலை சமாளிக்க மட்டுமே உள்ளது.
கூடுதலாக, பொருளாதாரத்தின் நிலைமைகளில், கூடுதல் செலவினங்களைச் செலுத்த நிர்வாகம் எப்போதும் தயாராக இல்லை, எனவே இந்த வகை வேலை செயலாளர்கள் மற்றும் கணக்காளர்களின் தோள்களில் விழுகிறது. எனவே, எதிர்காலத்தில் எந்த பிரச்சனையும் ஏற்படாதவாறு, ஒருமுறை அதை நீங்களே கண்டுபிடிப்பது நல்லது. இந்த அறிவு கைக்கு வரலாம்.
ஆரம்பநிலைக்கான உதவி
ஆவணங்களை எவ்வாறு ப்ளாஷ் செய்வது என்பது குறித்து ஒரே மாதிரியான தரநிலைகள் இல்லை என்பதை நாங்கள் கவனிக்க விரும்புகிறோம். மூலம், மாநில கட்டமைப்புகளும் இந்த விஷயத்தில் எந்த விளக்கத்தையும் கொடுக்கவில்லை. அதாவது, எல்லாவற்றையும் நீங்களே கண்டுபிடிக்க வேண்டும். இதில் அலுவலகப் பணியின் முறையான பரிந்துரைகள் (டிசம்பர் 23, 2009 இன் ஃபெடரல் காப்பகத்தின் உத்தரவு) மூலம் நாங்கள் உதவுவோம்.
ஆவணங்களை ஒளிரச் செய்ய உங்களுக்கு என்ன தேவை?
நீங்கள் வேலையைத் தொடங்குவதற்கு முன், நீங்கள் தயார் செய்ய வேண்டும். உங்களுக்கு பின்வரும் பொருட்கள் தேவைப்படும்:
- ஆவணங்கள் தானே.
- பசை.
- காகிதம்.
- ஊசி.
- Awl.
- து ளையிடும் கருவி.
- சிறப்பு நூல்கள்.
- நிறுவன முத்திரை.
பொதுவாக, முழு செயல்முறையையும் மூன்று நிலைகளாகப் பிரிக்கலாம். முதலாவது தயாரிப்பு, இரண்டாவது ஃபார்ம்வேர், மூன்றாவது முடிக்கப்பட்ட ஆவணத்தின் சான்றிதழ்.
எந்த கவர் தேர்வு செய்ய வேண்டும்?
ஆவணங்களை எவ்வாறு ப்ளாஷ் செய்வது என்பது பற்றி பேசுகையில், அட்டையின் வடிவமைப்பு போன்ற ஒரு நுணுக்கத்தை நீங்கள் நினைவில் கொள்ள வேண்டும். நிச்சயமாக, அச்சிடும் வீட்டில் உங்களுக்கு அழகான விருப்பங்கள் வழங்கப்படும், ஆனால் நாங்கள் ஒரு ஆய்வறிக்கையைப் பற்றி பேசவில்லை என்றால் அவை எப்போதும் தேவையில்லை.
ஒரு சிறிய பைண்டருக்கு, ஒரு காகித அட்டை போதுமானதாக இருக்கும். பைண்டரின் நீண்டகால பயன்பாடு எதிர்பார்க்கப்பட்டால் (உதாரணமாக, 25 ஆண்டுகளுக்கும் மேலாக காப்பகப்படுத்துதல்), பின்னர் தடிமனான அட்டை பயன்படுத்தப்படுகிறது.
கவர் நிலையான அளவு (A4 வடிவம்) மற்றும் தரமற்றதாக இருக்கலாம். இது ஏற்கனவே கட்டப்பட வேண்டிய தாள்களின் வடிவமைப்பைப் பொறுத்தது. கவர் ஆவணத்தின் அளவிற்கு பொருந்த வேண்டும்.
பேஜினேஷன்
தையலுக்கான காகிதங்களைத் தயாரிக்கும் போது, பக்கங்களை எண்ண வேண்டும். பதிவு செய்வதற்கு எண்களின் இருப்பு ஒரு முன்நிபந்தனை. "இது எதற்காக?" - நீங்கள் கேட்க. கவனிக்கப்படாமல் கிழிக்க முடியாதபடி, சில தாள்களை அகற்றவும். இந்த தருணம் மிகவும் முக்கியமானது. எனவே ஆவணங்களை எவ்வாறு ப்ளாஷ் செய்வது மற்றும் எண்ணுவது என்பது பற்றி பேசலாம். இங்கே சில நுணுக்கங்கள் உள்ளன.
எண்ணை வைக்கும்போது, நீங்கள் விதிகளை நினைவில் கொள்ள வேண்டும்:
- தாள்கள் எண்ணப்பட்டவை, பக்கங்கள் அல்ல.
- அரபு எண்கள் மட்டுமே பயன்படுத்தப்படுகின்றன.
- ஆவணங்களின் பட்டியல் எண்ணிடப்படவில்லை.
- நீங்கள் ஒரு கடிதத்தை எண்ண வேண்டும் என்றால், முதலில் ஒரு வரிசை எண் உறைக்கு ஒதுக்கப்படும், பின்னர் ஒவ்வொரு துண்டுப்பிரசுரத்திற்கும் மட்டுமே.
- வழக்கு மிகப் பெரியதாக இருந்தால் (ஒரு விதியாக, அத்தகைய கோப்புகள் காப்பகப்படுத்தப்பட்டுள்ளன), பின்னர் அது தொகுதிகளைக் கொண்டிருக்கலாம், ஒவ்வொன்றும் அதன் சொந்த எண்ணைக் கொண்டிருக்கும்.
- பைண்டரின் உள்ளே ஏற்கனவே எண்கள் பொருத்தப்பட்ட காகிதங்கள் இருந்தால், அவை ஒரே வடிவத்தில் மீண்டும் எண்ணப்பட வேண்டும்.
- பெரிய அளவிலான உள்ளமை தாள்கள் (A3) இருந்தால், அவை விரிவுபடுத்தப்பட்டு மேல் வலது மூலையில் ஒரு எண்ணை வைக்க வேண்டும். பின்னர் மீண்டும் மடியுங்கள். இது ஒரு விளிம்பில் மட்டுமே வெட்டப்படும்.
- சிறிய ஆவணங்கள் (காசோலைகள், சான்றிதழ்கள் போன்றவை) தாள்களில் ஒட்டப்படுகின்றன. இந்த வழக்கில், தாளில் ஒரு எண் கொடுக்கப்பட்டுள்ளது, ஆனால் அதன் கீழே ஒட்டப்பட்ட காகிதங்களின் பட்டியல் பட்டியலிடப்பட்டுள்ளது.
- சிறிய ஆவணங்கள் மூலையில் மட்டுமே ஒட்டப்பட்டால், அவை ஒவ்வொன்றிற்கும் ஒரு எண்ணைக் கொடுக்கலாம்.
- வரைபடங்கள், வரைபடங்கள், புகைப்படங்கள், திட்டங்களும் எண்ணப்பட்டுள்ளன.
ஆவணங்களை எவ்வாறு சரியாக ப்ளாஷ் செய்வது மற்றும் எண்ணுவது என்பதைப் புரிந்து கொள்ள (கட்டுரையில் ஒரு மாதிரி கொடுக்கப்பட்டுள்ளது), படிப்படியாக செயல்களின் வரிசையை நீங்கள் கருத்தில் கொள்ள வேண்டும்.
எண்களில் பிழைகள் இருந்தால் நான் என்ன செய்ய வேண்டும்?
ஆவணங்களை ஒளிரும் முன், பைண்டர் சரியாக வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளதா என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ள வேண்டும். பக்க எண்களை கவனமாக பாருங்கள். அவற்றில் சில காணவில்லை என்று மாறிவிட்டால், நீங்கள் கூடுதல் கடித எண்ணை உள்ளிடலாம். அனைத்து தாள்களும் அவற்றின் எண்களின் கீழ் இருக்கும், மேலும் காணாமல் போனவற்றில் முந்தைய தாள் மற்றும் கடிதத்திலிருந்து எண்ணை எழுத வேண்டும்.
மொத்த பிழைகள் ஏற்பட்டால், எழுதப்பட்டதை கவனமாகக் கடந்து, அதற்கு அடுத்ததாக சரியான பதிவைச் செய்வது அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கும். செய்யப்பட்ட அனைத்து மாற்றங்களும் உறுதிப்படுத்தல் குறிப்பில் பிரதிபலிக்க வேண்டும்.
ஆவண விளக்கம்
நூல்களுடன் ஆவணங்களை ஒளிரும் முன், முழு வழக்கின் செயல்பாட்டின் சரியான தன்மையை சரிபார்க்க நல்லது. எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, நான் அதை பின்னர் எம்ப்ராய்டரி செய்ய விரும்பவில்லை. ஒரு விதியாக, அதன் உள்ளே காகிதங்களின் பல தொகுப்புகள் உள்ளன. முற்றிலும் முழு பட்டியலையும் சரக்குகளில் பட்டியலிட வேண்டும். இது பொறுப்பான நபரால் தொகுக்கப்பட்டு, தேதியைக் குறிக்கிறது. விளக்கம் எண்ணப்படவில்லை.
மூன்று துளைகளில் நூல்களை வைத்து ஆவணங்களை தைப்பது எப்படி?
அனைத்து ஆவணங்களும் தயாரிக்கப்பட்டால், நீங்கள் ஒளிரும். இதைச் செய்ய, உங்களுக்கு சிறப்பு நூல்கள் தேவை அல்லது நீங்கள் கயிறு பயன்படுத்தலாம். நிச்சயமாக, ஒரு கடுமையான நூல் மூலம் பல இலைகளை தைக்க அர்த்தமில்லை, நீங்கள் ஒரு வழக்கமான ஒன்றை பாதியாக மடித்து எடுக்கலாம்.
எனவே, நூல்களுடன் ஆவணங்களை எவ்வாறு ப்ளாஷ் செய்வது என்ற கேள்விக்கு நேரடியாக செல்லலாம். விரிவான விளக்கத்துடன் கூடிய புகைப்படங்கள் செயல்களின் அல்காரிதத்திற்கு ஒரு காட்சி கூடுதலாக செயல்படும். தாள்களைக் கட்டுவது அவசியம் என்ற உண்மையுடன் ஆரம்பிக்கலாம், பின்னர் அவற்றில் வழங்கப்பட்ட தகவல்களை நீங்கள் எளிதாகப் படிக்கலாம். இதைச் செய்ய, இடது விளிம்பிலிருந்து தோராயமாக ஒன்றரை சென்டிமீட்டர் தூரத்தில் துளைகள் துளைக்கப்படுகின்றன. மூன்று துளைகள் இருக்க வேண்டும். அவை ஒன்றன் மேல் ஒன்றாக அமைந்துள்ளன. தாள்களின் அடுக்கு சிறியதாக இருக்கும் போது துளைகளை துளையிடலாம். தடிமனான டோம்களுக்கு, உங்களுக்கு ஒரு awl தேவைப்படும். நூலைத் தயாரிக்கவும், ஆனால் அதை மிக நீளமாக்க வேண்டாம், எழுபது சென்டிமீட்டர் போதுமானதாக இருக்கும்.
ஆவணங்களை சரியாக ப்ளாஷ் செய்வது எப்படி? ஒரு மாதிரி பணிப்பாய்வு கீழே காட்டப்பட்டுள்ளது. விளக்கத்தின் வசதிக்காக, துளைகளுக்கு எண்களை ஒதுக்குவோம்: மேல் - 1, நடுத்தர - 2, கீழ் - 3.
நீங்கள் கேஸின் பின்புறத்திலிருந்து தையல் செய்யத் தொடங்க வேண்டும், துளை 2 வழியாக முன் பக்கத்திற்கு ஊசியைக் கடக்க வேண்டும். இந்த வழக்கில், நூலின் ஒரு முனை பின்னால் இருக்கும். பின்னர், 1 துளை வழியாக, ஊசி மீண்டும் பின்னால் கொண்டு வரப்படுகிறது. ஊசி மற்றும் நூலின் இலவச முனை ஆவணத்தின் பின்னால் இருக்கும் தருணத்தில், நீங்கள் மீண்டும் முன் பக்கத்திற்குச் செல்ல வேண்டும், பின்னர் மீண்டும் பின்னால் செல்ல வேண்டும்.
ஆவணங்களை ப்ளாஷ் செய்வது எப்படி, நாங்கள் அதை கிட்டத்தட்ட கண்டுபிடித்தோம். சிறியவர்களுக்கு இது அப்படியே உள்ளது. அனைத்து தாள்களும் கட்டப்பட்டவுடன், நீங்கள் கேஸின் பின்புறத்தில் ஒரு முடிச்சுடன் நூல்களை பாதுகாப்பாக இணைக்கலாம்.
அது இறுக்கமாக இறுக்கப்பட வேண்டும், அதனால் அதை உறுதிப்படுத்தல் குறிப்புடன் சீல் வைக்க முடியும். நூல்களின் முனைகள் ஸ்டிக்கரின் கீழ் இருந்து சுதந்திரமாக தொங்கவிடப்பட வேண்டும்.
ஆவணங்கள் எவ்வாறு சான்றளிக்கப்படுகின்றன?
சரி, நீங்கள் பார்க்க முடியும் என, நூல்களுடன் ஆவணங்களை எவ்வாறு ப்ளாஷ் செய்வது என்ற சிக்கலைத் தீர்ப்பதில் கடினமான ஒன்றும் இல்லை. உங்கள் கவனத்திற்கு வழங்கப்பட்ட புகைப்படங்கள் இதை நேரடியாக உறுதிப்படுத்துகின்றன. பூர்த்தி செய்யப்பட்ட தாள்களை நாம் சான்றளிக்க வேண்டும்.
இது "சான்றிதழ் கையொப்பம்" என்று அழைக்கப்படுகிறது. அதை உருவாக்க, நீங்கள் 5 x 6 சென்டிமீட்டர் அளவுள்ள ஒரு சிறிய துண்டு காகிதத்தை எடுத்து பின்புறத்தில் ஒட்ட வேண்டும், அதனால் அது முடிச்சை உள்ளடக்கும். நூலின் முனைகள் அதன் கீழ் இருந்து வெளியே வந்து சுதந்திரமாக தொங்க வேண்டும்.
இந்தக் குறிப்பில் எத்தனை பக்கங்கள் தைக்கப்பட்டன என்பதைக் குறிப்பிட வேண்டும். பின்னர் அது அமைப்பின் இயக்குனர், தேதி மற்றும் முத்திரை மூலம் கையொப்பமிடப்படுகிறது. பொதுவாக, சான்றிதழ் கையொப்பம் நிறுவனத்தின் இயக்குநரால் அல்லது பிரதிநிதிகளில் ஒருவரால் செய்யப்படுகிறது. அதன் ஒரு பகுதி பேக்கின் கடைசி தாளிலும், மற்றொன்று குறிப்பிலும் விழும் வகையில் முத்திரை வைக்கப்பட்டுள்ளது.
ஆவணங்கள் ஏன் தைக்கப்படுகின்றன?
தாக்கல் செய்யப்பட்ட ஆவணங்கள் சேமிப்பிற்காக காப்பகப்படுத்தப்பட்டுள்ளன என்பதை நாங்கள் ஏற்கனவே குறிப்பிட்டுள்ளோம், கூடுதலாக, ஒரு நிறுவனத்தின் அன்றாட நடவடிக்கைகளில், தாள்களின் மூட்டைகளை கட்டுவது மிகவும் அவசியம். இவை ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் வரி அல்லது பிற ஒழுங்குமுறை அதிகாரிகளுக்கு அறிக்கைகளாக இருக்கலாம். மூலம், வரி அதிகாரிகள் பொதுவாக இந்த விஷயத்தில் மிகவும் கடுமையான தேவைகள் உள்ளன. ஸ்டேப்லரின் பயன்பாடு அனுமதிக்கப்படவில்லை. இது மிகப் பெரிய மீறலாகக் கருதப்படுகிறது.
பொதுவாக, நிதி அமைச்சகம் ஆவணங்களை எவ்வாறு ஒளிரச் செய்வது என்பது குறித்த தனது சொந்த பரிந்துரைகளை கூட வழங்குகிறது. எனவே, தாக்கல் மிகவும் பெரியதாக இருக்க முடியாது. உகந்த அளவு ஐம்பது பக்கங்கள் வரை இருக்கும். நிறைய ஆவணங்கள் இருந்தால், அவற்றை பல வழக்குகளாக உடைப்பது நல்லது. அரபு எண்களில் தொடர்ச்சியான எண்கள் இருக்க வேண்டும். இலைகள் ஒரு கரடுமுரடான நூலால் தைக்கப்படுகின்றன, அவை முடிக்கப்பட்ட ஆவணத்தின் பின்புறத்தில் கட்டப்பட வேண்டும். மேலே இருந்து, முடிச்சு ஒரு உறுதிப்படுத்தல் குறிப்புடன் மூடப்பட்டிருக்கும், இது அனைத்து விதிகளின்படி வரையப்பட வேண்டும். வழக்கின் தாள்களின் எண்ணிக்கை அதில் ஒட்டப்பட்டுள்ளது என்பதை மறந்துவிடாதீர்கள். ஒழுங்குமுறை அதிகாரிகளுக்கு, உத்தரவாதக் குறிப்பில் உள்ள கையொப்பம் மிகவும் முக்கியமானது. இயக்குனரோ அல்லது அதற்கு அதிகாரம் உள்ள மற்றொரு நபரோ மட்டுமே அமைக்க முடியும். இவை அனைத்தும் முத்திரை மூலம் சான்றளிக்கப்பட்டுள்ளன. தாள் மற்றும் குறிப்பின் ஒரு பகுதியைப் பிடிக்க அதன் அச்சு கீழே இருக்க வேண்டும். உண்மையில், இந்த பரிந்துரைகள் அனைத்தும் நாங்கள் மேலே வழங்கிய தகவலை மீண்டும் கூறுகின்றன. உயர் அதிகாரிகளின் அறிவுறுத்தல்களின்படி, நீங்கள் எல்லாவற்றையும் சரியாகச் செய்கிறீர்கள் என்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ள, அவற்றைக் கொண்டுவருவது அவசியம் என்று நாங்கள் கருதுகிறோம்.
ஆவணங்களின் ஒருமைப்பாடு மற்றும் பாதுகாப்பிற்காக வரி அதிகாரிகள் ஒரு தெளிவான தேவையை உருவாக்குகிறார்கள், ஆனால் அவை ஆவணங்கள் மட்டுமல்ல, நகல்களும் கூட. மேலும், புகைப்பட நகல்கள் ஒரு தனி பேக்கில் தாக்கல் செய்யப்படுகின்றன.
ஒரு பின்னூட்டத்திற்கு பதிலாக
காப்பகம் மற்றும் ஒழுங்குமுறை அதிகாரிகளுக்கு சமர்ப்பிப்பதற்கான நூல்களுடன் ஆவணங்களை எவ்வாறு சரியாக ப்ளாஷ் செய்வது என்பது பற்றி கட்டுரையில் பேசினோம். சில நேரங்களில் பைண்டர்களின் வடிவமைப்பு குறித்து சர்ச்சைகள் எழுகின்றன, ஏனெனில் இந்த சிக்கலில் துல்லியமான விளக்கங்களை அளிக்கும் எந்த ஆவணமும் இல்லை, மேலும் கருத்துகளுடன் கூட. எனவே, அலுவலக வேலைகளில் ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட தரநிலைகளில் கவனம் செலுத்த வேண்டியது அவசியம். நீங்கள் ஆவணங்களைச் சமர்ப்பிக்கும் அரசாங்க நிறுவனங்களுக்கு அவற்றின் வடிவமைப்பிற்கான தேவைகள் இருக்கலாம் என்பதை நினைவில் கொள்ள வேண்டும். எனவே, பிழைகளைத் தவிர்ப்பதற்கும், மறுபரிசீலனைக்கான ஆவணங்களைத் திரும்பப் பெறுவதற்கும் இதுபோன்ற தகவல்களை எப்போதும் முன்கூட்டியே தெளிவுபடுத்துவது நல்லது. எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, எல்லா இடங்களிலும் நுணுக்கங்கள் இருக்கலாம்.
