İdarəetmə, yəni resursların bölüşdürülməsi ilə bağlı qərarların qəbul edilməsi yalnız etibarlı və vaxtında məlumat əsasında mümkündür. Bu məlumat düzgün olmalı və dərhal çatmalıdır. “Memorandum” adlanan rəsmi sənəd məhz buna xidmət edir, bu barədə sonra öyrənəcəksiniz.
Bu qeyd nədir?
Memorandum məlumatların "aşağıdan yuxarıya" - aşağı səviyyəli işçilərdən rəhbərliyə ötürülməsinin standart kargüzarlıq formasıdır. Qeydlər kritik hadisələri, davam edən fəaliyyətləri və firmanın ümumi sağlamlığını təsvir edir. Hesabatlara əsasən, menecer təşkilatdakı işlərin vəziyyətini daha dəqiq təhlil edə və adekvat əmrlər verə bilər.
Hesabatın yaradılması həm tabeçiliyin özü, həm də birbaşa rəhbərliyi haqqında bir fikir ola bilər. Təşəbbüs rəhbərlikdən gəlirsə, çox vaxt bu işi yerinə yetirmək əmri tabeçiliyə şifahi şəkildə çatdırılır.
İşgüzar ünsiyyət üçün qeydlərin başqa növləri də var. Onlar hesabatla qarışdırılmamalıdır, buna görə də onların populyar növlərini nəzərdən keçirin:
- Memo - bir-birinə birbaşa tabe olmayan şöbələr və ya işçilər arasında məlumat ötürmək üçün istifadə olunur. Bəzi əməkdaşlıq tələbləri və ya təşkilat daxilində baş verən hadisələr barədə bildirişlər bu şəkildə ifadə oluna bilər, ona görə də bu forma memorandum sayıla bilməz.
- , burada işçi adətən rəhbərlikə öz hərəkətlərini izah edir, əksər hallarda təşkilatın normal fəaliyyətində pozulmalara səbəb olanları. Bu da hesabat deyil.
Aşağıda qeydlər və qeydlər arasındakı fərqi izah edən videoya baxa bilərsiniz:
Nəzərə almaq lazımdır ki, memorandum ciddi hüquqi sənəddir. Gələcəkdə hüquqi proseslərdə ona istinad etməli ola bilərsiniz, ona görə də onun məzmununa diqqət yetirin.
Memorandumun növləri
Təxmini istiqaməti başlıqdan aydın olan hesabatların mövzuya görə şərti bölünməsi var:
- Hesabat. Çox vaxt belə hesabatlardan istifadə olunur. Onların tərtibi müntəzəm olaraq sadə, lakin davamlı monitorinq tələb edən parametrlərə nəzarət etmək üçün daha yüksək struktur tərəfindən əvvəlcədən tənzimlənir.
- Təşəbbüs. Müəssisədə proseslərin rasionallaşdırılması və ya optimallaşdırılması üçün tabeliyində olan şəxslər tərəfindən təkliflər olduqda, onlar nizamsız olaraq rəhbərliyə təqdim olunur.
- Məlumatlandırıcı. Onlar bir şöbənin və ya şirkətin yaxşı qurulmuş işində bəzi kəskin dəyişikliklər (çox vaxt mənfi) barədə rəhbərləri xəbərdar etmək üçün yazılmışdır. Belə hallarda, itkilərə məruz qalmamaq və ya mümkün mənfəəti əldən verməmək üçün adətən tez idarəetmə reaksiyası tələb olunur.
Mövzudan asılı olmayaraq, sənəd ola bilər:
- daxili. Müəssisə daxilində yaranan problemləri həll etmək üçün daxili hesabatlardan istifadə olunur. Onlara baxıldıqdan sonra qərarlar təşkilatın öz işçiləri tərəfindən qəbul edilir.
- Xarici. Öz qurumunda baş verən proseslərdə iştirak etmək istəyən kənar təşkilat üçün kənar hesabat hazırlanır.
Belə memorandumların necə tərtib edildiyini daha ətraflı nəzərdən keçirəcəyik.
Daxili memorandum necə yazılır?
Daxili hesabatlar adətən adi kağız vərəqlərində yazılır. Tələb olunan komponentləri sadalayırıq və onların ənənəvi yerini göstəririk:
- Hesabat kimin üçün nəzərdə tutulub (kim qərar verməli olacaq) - yuxarı sağda, tarixi halda.
- İdarənin (şöbənin) əvəzsiz göstərildiyi sənədi tərtib edən şəxs haqqında məlumat. Sağda, əvvəlki hissənin altında, dativ halda da göstərilir.
- Sənədin adı - "Memorandum" - vərəqin ortasında (addan sonra nöqtə, iki nöqtə və digər durğu işarələri qoyulmur). Hesabatın mövzusu standartdırsa (işdən çıxmama haqqında, təklif haqqında, bonuslar haqqında) - onu dərhal başlıq altına əlavə edə bilərsiniz.
- Qeydiyyat nömrəsi və tarixi (daxili ofis işi tələb etdikdə).
- Qeydin tərtib edilməsinə səbəb olan motivləri qeyd etmək olar.
- Paraqrafdan - bəyanat, yəni hər hansı bir prosesdə cavabdehin nöqteyi-nəzərindən yaranmış vəziyyətin ifadəsi (faktlar, hadisələr, şərait, xronologiya, səbəb əlaqəsi).
- Yeni paraqrafdan - analitika, yəni natiqə göründüyü kimi, artıq mövcud olan və ya gələcəkdə mümkün olan problemlərin dəqiq təsviri (bəzən hələ istifadə olunmayan, lakin faydasına xidmət edə biləcək potensial imkanlar verilir. təşkilat).
- Yeni bir xəttdən - tövsiyələr, yəni problemlərin aradan qaldırılması yolları və ya müəyyən amillərin mənfi təsirindən qaçınmaq mümkün olmadıqda itkiləri minimuma endirmək üçün təkliflər (və ya istifadə olunmamış resursları inkişaf etdirməyin ən yaxşı yolu).
- Natiqin tarixi, tarixi, şəxsi məlumatları - imza, vəzifə, baş hərflər (tam adı).
Boş sənəd forması yüklənə bilər.
Belə bir memorandumun ən populyar formaları aşağıda nəzərdən keçiriləcəkdir.
Əmək intizamının pozulması haqqında
Belə bir sənəd çox ciddidir, çünki onun əsasında ola bilər:
- verilmiş (töhmət);
- bir işçinin işdən çıxarılması;
- Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin müvafiq maddəsinə əsasən bir işçinin işdən çıxarılması proseduru başlandı;
- açıq məhkəmə.
Təbii ki, bu cür məlumatlar daxili xarakter daşıyır, ona görə də onun qurumdan kənara nüfuz etməsi arzuolunmazdır.
Əsas mətn işçinin nədə günahkar olduğunu aydın və konkret şəkildə göstərməlidir. Rusiya Federasiyasının Əmək Məcəlləsinin maddələri və işçinin pozduğu daxili qaydalar birbaşa istinad edilsə, daha yaxşıdır.
Mətndə adətən işçinin bu sənədin nömrəsini, tarixini və digər identifikatorlarını göstərən izahat qeydində davranışı üçün izahat verdiyi qeyd olunur. Əgər belə bir izahat yoxdursa, bu da göstərilir.
İşçinin iş yerində olmadığı üçün əmək intizamını pozduğunu bildirən daxili memorandum nümunəsi yüklənə bilər.
Vəzifələri yerinə yetirməmək haqqında
Bir qayda olaraq, xidməti vəzifələrini yerinə yetirmədiyinə görə işçi intizam məsuliyyətinə cəlb edilmə şəklində cəzalandırılmalıdır. Onun formaları ola bilər:
- mükafatın ödənilməməsi;
- gözəl;
- danlamaq;
- vəzifəsinin aşağı salınması.
Rəsmi vəzifələrin yerinə yetirilməməsi ilə bağlı nümunə memorandumun yüklənməsi təklif olunur.
İşçi, cəzanı ədalətsiz və ya həddindən artıq hesab edərsə, işəgötürəni məhkəməyə vermək hüququna malikdir, buna görə də hesabat tərtib edərkən, məsələn, daxili iş cədvəlinə istinad edərək, sözlərin düzgünlüyünə və təqdim olunan tələblərin yoxlanılmasına ehtiyac var. .
Bonuslar haqqında
Bu hesabat forması işçiyə mükafat təyin edildiyi hallarda istifadə olunur. Əsas mətndə bonusun hansı işə və hansı məbləğdə təyin olunduğu imzalanır. Belə bir sənədin nümunəsini yükləyə bilərsiniz.
Xarici hesabatı necə yazmaq olar?
Bu cür sənədlər şirkətin təfərrüatları və əlaqə məlumatları mütləq göstərilməklə şirkətin blankında tərtib edilir. Formadakı emblem, alıcıya kiminlə məşğul olduğunu tez başa düşməyə kömək edəcəkdir. Sənədin həqiqiliyini təsdiq etmək üçün müəssisənin mavi möhürü vurulmalıdır.
İş kağızı xarici dünyaya göndəriləcəyi üçün onun doldurulması üçün tələblər aşağıdakılardır:
- Qəbul edən təşkilatın adı. İxtisarlar və buraxılışlara icazə verilmir (yuxarı sağda).
- Sənədin göndərildiyi vəzifəli şəxs (adətən "Baş direktor" və ya buna bənzər bir şey) - əvvəlki hissənin altında.
- Göndərən təşkilatın adı, həmçinin ixtisarsız və buraxılışsız (yuxarı solda).
- Sənədin tam rəsmi adı (məsələn, işçinin işgüzar səfəri haqqında memorandum) sənədin mərkəzindədir.
- İşgüzar formada ifadə olunan məsələnin mahiyyəti yığcam və aydındır.
- Göndərən təşkilatın rəhbərinin vəzifəsi, imzası və inisialları (aşağı hissənin mərkəzində).
- İfaçı haqqında məlumat - vəzifəsi, baş hərfləri, əlaqə (ofis) telefon nömrəsi (əvvəlki hissənin altında).
Budur belə bir qeyd nümunəsi:
Hesabat forması üçün 5 tələb
Memorandumun ciddi şəkildə məcburi forması yoxdur, lakin bu, kargüzarlıq mesajıdır, buna görə də aşağıdakı məcburi elementlərə malik olan qeyri-rəsmi formatda yazılmışdır:
- Tələb olunan məlumatlar aydın şəkildə yazılmalıdır.
- Kobud səhvlər və vacib məlumatların buraxılması qəbuledilməzdir, əks halda hesabat gələcəkdə etibarsız sayıla bilər.
- Emosional qiymətləndirmələr və təsvir olunan vəziyyətə şəxsi münasibət adətən xoş qarşılanmır, çünki onlar inzibati qərarın qəbuluna kömək etmir.
- Vəziyyətləri təsvir edərkən, vəziyyətin bütün vacib təfərrüatlarını göstərmək lazımdır. Kiçik detallar buraxıla bilər.
- Sənədin sonunda tərtibçinin vəzifəsi və tam adı göstərilməlidir.
Yuxarıda, müxtəlif növ hesabatlarla tanış oldunuz, buna görə də onları necə tərtib etməyi və onlarda nə yazılacağını daha yaxşı başa düşürsünüz. Bunu rəisləri memorandum yazmağa borclu olan dövlət qurumlarının əməkdaşları üçün bilmək xüsusilə faydalıdır.
