Често една компания трябва да прави разходи от пари в брой, които се издават на строго определени служители. Те трябва да представят своевременно формуляр като авансов отчет, към който се прилагат разходооправдателни документи за направените от тях разходи. Последното трябва да бъде посочено в заявлението при издаване на пари. Помислете как да попълните предварителен отчет под формата на AO-1.
Желателно е в началото на всяка година предприятието да издава заповед за отговорни лица, т.е. лица, на които е разрешено да получават средства за разходи за производствени цели. Той също така определя целите и продължителността на времето, през което се извършват разходите.
Парите могат да се издават както на служители на предприятието, така и на хора, привлечени отвън по граждански договори. Има възможност за прехвърляне в картата на счетоводителя.
Обърни внимание!Задължението за съставяне на авансов отчет е установено от Процедурата за извършване на касови операции. Не може да се състави само за предприемачи, които водят счетоводство в опростена форма.
Този нормативен акт стриктно определя списъка с указания за издаване на средства по сметката. Те включват закупуване на гориво, канцеларски материали, домакински и представителни разходи и др. За някои транзакции се предоставя само безкасово нареждане. Има и лимит за парични разплащания между компании по един договор, който е 100 хиляди рубли.
Формата на предварителния отчет се определя от Държавния комитет по статистика. Предприятията имат право да разработят собствена форма на негова основа, в съответствие с характеристиките на икономическата дейност.
Служител, който е получил пари в подотчет, може да го попълни сам или да го прехвърли на отговорен счетоводител, който автоматично ще състави авансов отчет формуляр AO-1, като използва подкрепящи първични документи.
Въз основа на одобрения формуляр служителят на предприятието ще трябва да върне неизразходваните пари. За да направите това, приложете.
важно!При завръщане от командированото лице трябва да отчете изразходваната сума до 3 работни дни след завръщането си от него.
Примерно попълване на предварителен отчет
Авансов отчет под формата на АО-1 - лицева страна
Нека разгледаме по-подробно как да попълните предварителен отчет.
В горната част на формуляра се посочва името на фирмата и нейният код според директорията на OKPO.
Долу вляво, след името на документа, трябва да напишете неговия пореден номер и датата на съставяне. Дясната част, която започва след думите "Одобрявам", се попълва от ръководителя на фирмата. Там той посочва с думи общата сума на отчета, поставя длъжността, подписа, датата на одобрение.
важно!Трябва да се помни, че според регулаторните документи на лице не може да бъде дадена сметка, ако не е докладвал напълно за предишното авансово плащане. Някои данъчни инспекторати по време на ревизия налагат глоба за това.
След това формата се разделя на две таблици, които се попълват от счетоводителя. Вляво се записва движението на средствата - остатък или преразход, получена сума, изразходвана сума, крайно салдо. 
В дясната таблица счетоводителят записва съответствието на сметките и сумите, съответстващи на тях.
По-долу служителят посочва колко документи предоставя и колко листа заемат.
След заверката счетоводителят посочва с думи и цифри нейната сума и я подписва. Документът се заверява и от главния счетоводител.
Ако служителят има салдо или преразход, трябва да запишете номера и датата на касовия документ и сумата на транзакцията.
Също така е необходимо да се попълни частта за откъсване на авансовия отчет за регистрацията му в дневника.
Авансов отчет под формата на AO-1 - обратната страна
Тази страна е таблица, в която отговорното лице въвежда информация за предоставените документи. Всеки от тях трябва да съответства на един ред.
Колона 1 съдържа номера на реда. В колони 2 и 3 се записват датата и номерът на оправдателния документ, в колона 4 - неговото наименование.
В колона 5 служителят поставя сумата на документа в рубли или в колона 6 - в чуждестранна валута.
Всички празни колони трябва да бъдат задраскани. В края на таблицата в ред "Общо" се записва общата сума. След попълване отговорното лице удостоверява верността на посочените данни с подписа си.
След проверка на верността на данните и валидността на разходите, счетоводителят попълва колони 7 и 8, където вписва действително отчетената сума, а в колона 9 посочва съответната сметка. В бъдеще обобщените данни от тези колони се прехвърлят на лицевата страна на документа.
Нюанси
Под отчета можете да издавате суми над 100 хиляди рубли - това ограничение не важи за сетълменти със служители. Но сумата за нито един от представените документи не трябва да надвишава този лимит.
Ако служител отиде в командировка в чужбина, тогава можете да му дадете отчетни суми в чуждестранна валута. Нейната компания самостоятелно обменя в банката. В този случай тази сума се посочва по обменния курс, установен към датата на издаване.
От 2015 г. е разрешено да се отчита пред изпълнителите. Той е длъжен да предостави и авансов отчет след изразходването на средствата. В този случай обаче колона "Личен номер" не се попълва, а в колона "Длъжност" се посочва "изпълнител".
Отчетната сума може да бъде преведена на служителя по картата. За целта той трябва да подаде заявление, като данните за операцията (дата и номер на платежното нареждане) са посочени в колоната „Получено авансово плащане“.
