Управлението, тоест вземането на решения за разпределението на ресурсите, е възможно само въз основа на надеждна и навременна информация. Тази информация трябва да е вярна и да пристига своевременно. Именно за това служи официалният документ, наречен „меморандум“, за който ще научите по-късно.
Каква е тази бележка?
Меморандумът е стандартна чиновническа форма за прехвърляне на информация "отдолу нагоре" - от служители на по-ниско ниво към ръководството. Бележките описват критични събития, текущи дейности и цялостното състояние на фирмата. Въз основа на докладите мениджърът може да направи по-точен анализ на състоянието на нещата в организацията и да даде адекватни команди.
Създаването на отчет може да бъде идея както на самия подчинен, така и на прякото му ръководство. Ако инициативата идва от ръководството, тогава често заповедта за извършване на тази работа се предава на подчинения устно.
Има и други видове бележки за бизнес комуникация. Те не трябва да се бъркат с отчет, така че помислете за техните популярни типове:
- Мемо - използва се за прехвърляне на информация между отдели или служители, които не са пряко подчинени един на друг. Някои искания за сътрудничество или уведомления за текущи събития в рамките на организацията могат да бъдат изразени по този начин, поради което този формуляр не може да се счита за меморандум.
- , в които служителят обикновено обяснява на ръководството действията си, най-често тези, довели до нарушаване на нормалната работа на организацията. Това също не е доклад.
По-долу можете да гледате видеоклип, който обяснява разликата между бележки и бележки:
Трябва да се има предвид, че меморандумът е сериозен юридически документ. Може да се наложи да се позовавате на него в съдебно производство в бъдеще, така че внимавайте за съдържанието му.
Видове меморандум
Има условно разделение на докладите по теми, чиято приблизителна посока е ясна от заглавието:
- Докладване. Най-често се използват такива отчети. Тяхното компилиране се регулира предварително от по-висока структура за контрол на параметри, които редовно се нуждаят от просто, но непрекъснато наблюдение.
- Инициативност. Те се подават на ръководството нередовно в случаите, когато подчинените имат предложение за рационализиране или оптимизиране на процесите в предприятието.
- Информативен. Те са написани, за да уведомят началниците за някои драстични промени (често негативни) в добре установената работа на отдел или компания. В такива случаи обикновено е необходима бърза реакция на ръководството, за да не се понесат загуби или да се пропуснат евентуални печалби.
Независимо от предмета, документът може да бъде:
- вътрешни. За решаване на проблеми, които възникват в рамките на институцията, се използват вътрешни доклади. Решенията след тяхното разглеждане се вземат от собствените служители на организацията.
- външен. Изготвя се външен доклад за външна организация, която се търси да участва в процесите, протичащи в собствената й институция.
Как се съставят такива меморандуми, ще разгледаме допълнително.
Как да напиша вътрешен меморандум?
Вътрешните доклади обикновено се пишат на обикновени листове хартия. Изброяваме необходимите компоненти и посочваме тяхното традиционно местоположение:
- За кого е предназначен докладът (кой ще трябва да вземе решение) - горе вдясно, в дателен падеж.
- Информация за лицето, съставило документа със задължително посочване на отдела (отдела). Посочва се и вдясно, под предишната част, в дателен падеж.
- Името на документа - "Меморандум" - в центъра на листа (точка, двоеточие и други препинателни знаци не се поставят след името). Ако темата на доклада е стандартна (за отсъствието, за офертата, за бонусите) - можете веднага да я добавите под заглавието.
- Регистрационен номер и дата (ако се изисква от вътрешно деловодство).
- Възможно е да се посочат мотивите, които са довели до съставянето на бележката.
- От параграфа - изявление, т.е. изявление на ситуацията, която се е развила във всеки процес от гледна точка на респондента (факти, събития, обстоятелства, хронология, причинно-следствени връзки).
- От новия параграф - анализ, тоест точно описание на проблемите, които вече съществуват или са възможни в бъдеще, както изглежда на оратора (понякога се дават потенциални възможности, които все още не са използвани, но могат да послужат в полза на организацията).
- От нов ред - препоръки, т.е. начини за отстраняване на проблеми или предложения за минимизиране на загубите, ако е невъзможно да се избегне отрицателното въздействие на определени фактори (или най-добрият начин за разработване на неизползвани ресурси).
- Дата, дата, лични данни на лектора - подпис, длъжност, инициали (трите имена).
Можете да изтеглите празен формуляр за документ.
Най-популярните форми на такъв меморандум ще бъдат разгледани по-долу.
За нарушение на трудовата дисциплина
Такъв документ е много сериозен, защото въз основа на него може да бъде:
- издадено (порицание);
- понижаване на служител;
- процедурата за уволнение на служител е стартирана съгласно съответния член от Кодекса на труда на Руската федерация;
- открит процес.
Разбира се, такава информация е вътрешна, така че проникването й извън институцията е нежелателно.
Основният текст трябва ясно и конкретно да посочва в какво е виновен служителят. Още по-добре е, ако се цитират директно членовете на Кодекса на труда на Руската федерация и вътрешните разпоредби, нарушени от служителя.
Текстът обикновено съдържа споменаване, че служителят е дал обяснение за поведението си в обяснителна бележка, като посочва номера, датата и други идентификатори на този документ. Ако няма такова обяснение, това също се посочва.
Можете да изтеглите примерна вътрешна бележка, в която се посочва, че служителят е нарушил трудовата дисциплина, тъй като не е бил на работното място.
За неизпълнение на задължения
По правило за неизпълнение на служебните задължения служителят трябва да бъде наказан под формата на привличане към дисциплинарна отговорност. Формите му могат да бъдат:
- неплащане на премия;
- глоба;
- порицание;
- понижение в длъжност.
Предлага се изтегляне на образец на протокол за неизпълнение на служебните задължения.
Служителят има право да съди работодателя, ако смята, че наказанието е несправедливо или прекомерно, следователно, когато се съставя доклад, е необходима точността на формулировката и проверката на представените изисквания, например по отношение на вътрешния работен график. .
Относно бонусите
Тази форма на отчитане се използва в случаите, когато на служител е назначен бонус. В основния текст се подписва за коя работа се отпуска премията и в какъв размер. Можете да изтеглите образец на такъв документ.
Как се пише външен доклад?
Такива документи се изготвят на фирмена бланка със задължително посочване на подробности и данни за контакт на компанията. Емблемата на формуляра ще помогне на получателя бързо да разбере с кого има работа. За потвърждаване на автентичността на документа трябва да се постави син печат на предприятието.
Тъй като бизнес хартията ще бъде изпратена на външния свят, изискванията за нейното попълване са следните:
- Името на организацията получател. Не се допускат съкращения и пропуски (горе вдясно).
- Длъжностното лице, на което се изпраща документът (обикновено "генерален директор" или нещо подобно) - по предходната част.
- Името на изпращащата организация, също без съкращения и пропуски (горе вляво).
- Пълното официално заглавие на документа (например меморандум за командировка на служител) е в центъра на документа.
- Същността на въпроса, която е изложена в делова форма, е кратка и ясна.
- Длъжност, подпис и инициали на ръководителя на изпращащата организация (в центъра на долната част).
- Данни за изпълнителя - длъжност, инициали, контактен (служебен) телефон (под предходната част).
Ето пример за такава бележка:
5 изисквания към формата на отчета
Меморандумът няма строго задължителна форма, но е канцеларско съобщение, следователно е написан в неформален формат, който има следните задължителни елементи:
- Необходимата информация трябва да бъде ясно изписана.
- Груби грешки и пропуски на важни данни са недопустими, в противен случай отчетът може да бъде анулиран в бъдеще.
- Емоционалните оценки и личното отношение към описаната ситуация обикновено не са добре дошли, тъй като не допринасят за вземането на административно решение.
- При описване на обстоятелствата е необходимо да се посочат всички съществени подробности за ситуацията. Незначителните детайли могат да бъдат пропуснати.
- В края на документа трябва да се посочи длъжността на съставителя и пълното му име.
По-горе се запознахте с различните видове отчети, така че сега разбирате много по-добре как се съставят и какво трябва да се пише в тях. Особено полезно е да знаят това за служители на държавни институции, чиито ръководители са задължени да пишат докладни записки.
