Въпреки простотата на регистрацията, касовата бележка (TC) е важен документ за участниците в търговските отношения и органите, които контролират тези отношения.
Има мнение, че касовата бележка е безполезна хартия, която се превръща в нещо от миналото в резултат на появата на модерни касови апарати, които отпечатват необходимата информация за плащане върху касова бележка. Може би някой ден касовата бележка ще загуби стойността си. Но днес задължението да го имат е възложено на мнозинството от предприемачите със закон. И има редица причини за това.
Какво е TC
Това е документ, който удостоверява факта на плащане за покупката. Той може да бъде допълнение към касов чек или да бъде основен платежен документ, който се издава като заместител на касов чек. За да се защитят правата на купувачите и да се докаже целевото използване на парите, получени от отчета, се издава касова бележка.
Той не принадлежи към строги формуляри за отчитане, тъй като играе спомагателна роля и съдържа подробна информация за плащането на стоките: име на продавача, номер на данъкоплатеца (TIN), дата на продажба, име на продукта, броя на единиците и др.
Формуляр и необходими данни
Този чек няма унифициран формуляр. Следователно индивидуалният предприемач има право да разработи специален образец на този документ за своето предприятие.
Най-важното е, че трябва да съдържа следните подробности:
- име на документа;
- датата на плащане;
- номер по ред;
- име на организацията (пълно име на IP);
- идентификационен номер на данъкоплатеца (организация или индивидуален предприемач);
- името на всеки продаден продукт;
- броя на продадените единици стоки;
- себестойността на единица стока;
- крайната сума на плащането;
- длъжност, трите имена и подпис на продавача.
Правила за попълване
Този документ не е строг формуляр за отчитане, но се отнася до финансова документация, така че правилното изпълнение на разписка за продажба е много важно.
В съответните колони на формуляра се изписва подробна информация за платените стоки, услуги или работа. Ако името не се побира в един ред, те се прехвърлят на следващия.
Общата сума на покупката е посочена с цифри и с думи. За това в долната част на формуляра е отделен специален ред.
Последният ред е предназначен да посочи длъжността, фамилията, инициалите и личния подпис на продавача.
Ако един формуляр не отговаря на данните за покупката, тогава продавачът продължава да пише на друг лист, след това закрепва формулярите с телбод, посочва общата сума на последната страница и прави бележка, че това е един документ. Или разделя покупката на два чека, всеки от които съдържа отделна сума.
Ако след въвеждане на данните има празни редове, те се задраскват, за да се изключи последващо въвеждане на невярна информация.
Ако направите грешка, трябва да попълните нов формуляр, а не да правите корекции. Тъй като тук, както и в други финансови книжа, не се допускат корекции.
Пример за правилно попълване
В колоната "Наименование на стоките" посочете конкретното наименование на всеки артикул. Това изискване е задължително.
Елементите не могат да бъдат групирани заедно. Така че, когато търгуват с домакински химикали, те не пишат общото наименование „Битова химия“, а отделят всеки артикул: прах за пране „Chistulya“, препарат за миене на съдове „Droplet“, препарат за почистване на стъкло „Blesk“ и др.
Пример за неправилно попълване
Имате ли нужда от печат?
Законодателството не казва нищо за поставянето на печат върху този вид чек. Този документ няма унифицирана форма, следователно трябва да включва данните, посочени в параграф 2 на член 9 от Федералния закон № 129, печатът не се появява в този параграф. Следователно чек без печат може да бъде приет за счетоводство. Но регулаторните правила задължават организациите да използват печат в дейността си, така че някои юристи са на мнение, че чековете, издадени от юридическо лице, трябва да имат печат.
За индивидуалните предприемачи няма изискване за печат, следователно той не е задължителен върху издадените от тях документи.
Въпреки че за самия предприемач отпечатъкът на печата е гаранция, че в случай на връщане на стоките или друга спорна ситуация ще има увереност, че стоките са закупени от него.
В какви случаи индивидуалният предприемач е длъжен да напише ТС?
Индивидуалните предприемачи и организациите, работещи с касови апарати, са длъжни да предоставят разписка за продажба в допълнение към касовата бележка, ако се изисква от купувача.
А за индивидуалните предприемачи и юридическите лица, които са платци на UTII, попълването на разписка за продажба е основното потвърждение на транзакцията. Същото важи и за предприемачи, които са в Патента, но само в областта на търговията и предоставянето на други услуги, когато става въпрос за потвърждаване на предоставянето на услуги на населението, се издава строг формуляр за отчитане.
За неиздаване на касова бележка за продажба, предприемачът, както и юридическото лице, е изправен пред глоба.
Контролът върху изпълнението на задълженията за издаване на този документ се извършва от данъчната инспекция. Същата организация налага глоби за неспазване на тези задължения от предприемачите.
Размерът на глобата за неиздаване на разписка за продажба съгласно член 14.5 от Кодекса за административните нарушения е 1500-2000 рубли за граждани, 3000-4000 рубли за длъжностни лица и 30 000-40 000 рубли за юридически лица.
Разписка за продажба за авансов отчет
Често предприемачите се чудят за необходимостта въпросният чек да приема разходи. Изглежда защо е необходим този документ, когато съвременните касови апарати отпечатват касови бележки с подробно описание на сделката, извършена между купувача и продавача, т.е. включват имена на продукти, единична цена, количество и други подробности.
Факт е, че съгласно член 252 от Данъчния кодекс на Руската федерация в разходите се включват само оправдани и документирани разходи. И Федерален закон № 129 гласи, че първичните документи се приемат за счетоводство, ако имат стандартна форма или съдържат следните данни: име на документа, номер на формуляра, дата на издаване, име на фирма, същност на сделката, количествено и парично измерване на сделка, длъжност и подпис на отговорното лице.
Подробностите за разписката за продажба отговарят на тези изисквания и това е първичен документ, следователно е необходим и като касова бележка, потвърждаваща факта на плащането. Освен това присъствието му ще помогне не само за обосноваване на приемането на разходи за счетоводство, но и за разрешаване на спорове по време на данъчна ревизия.
Срок на годност
И купувачът, и продавачът трябва да пазят този чек. Но тъй като се издава в едно копие, оригиналът се издава на купувача, а продавачът, като правило, оставя копие за себе си.
Ако чек се използва за потвърждаване на разходите и е приложен към отчета за разходите, тогава периодът на съхранение като основен документ е най-малко 5 години.
Желателно е физическо лице да съхранява този документ по време на гаранционния срок, установен за закупената стока.
Продавачът няма строго задължение да пази тези документи. Но като съхранява копия от чекове, индивидуалният предприемач ще улесни счетоводството в своето предприятие и ще осигури строг контрол върху потреблението на стоки, което е важно при търговия без касови апарати.
В допълнение, копия от разписки за продажба и регистри на тяхното счетоводство ще помогнат да се избегнат неприятни ситуации, свързани с данъчна проверка. По този начин, съгласно клауза 41 от Административна наредба № 133n, данъчните инспектори имат право да изискват копия от чекове, техните дневници за регистрация и други видове отчети, свързани с предприемаческите дейности. Следователно би било по-правилно индивидуален предприемач на патент и UTII да осигури съхранението на копия от тези документи, както и да води дневник, за да избегне евентуално налагане на глоба.
По този начин става ясно, че разписката за продажба, въпреки простотата на изпълнение, е много важна за участниците в търговските отношения и органите, контролиращи тези отношения. Ето защо към неговото проектиране и съхранение трябва да се подхожда много внимателно.
