Řízení, tedy rozhodování o alokaci zdrojů, je možné pouze na základě spolehlivých a včasných informací. Tyto informace musí být správné a musí být doručeny okamžitě. Právě k tomu slouží oficiální dokument zvaný „memorandum“, o kterém se dozvíte později.
co je to za poznámku?
Memorandum je standardní úřednická forma předávání informací „zdola nahoru“ – od nižších zaměstnanců k managementu. Poznámky popisují kritické události, probíhající činnosti a celkový stav firmy. Na základě zpráv může manažer provést přesnější analýzu stavu věcí v organizaci a dát adekvátní příkazy.
Vytvoření zprávy může být představou jak samotného podřízeného, tak jeho přímého řízení. Pokud iniciativa přichází od vedení, pak je často příkaz k provedení této práce podřízenému předán verbálně.
Pro obchodní komunikaci existují i jiné typy poznámek. Neměly by být zaměňovány s přehledem, proto zvažte jejich oblíbené typy:
- Memo – slouží k přenosu informací mezi odděleními nebo zaměstnanci, kteří si nejsou přímo podřízeni. Tímto způsobem mohou být vyjádřeny některé žádosti o spolupráci či upozornění na probíhající akce v rámci organizace, nelze tedy tento formulář považovat za memorandum.
- , ve kterém pracovník obvykle vysvětluje vedení své jednání, nejčastěji takové, které vedlo k narušení běžného chodu organizace. Toto také není zpráva.
Níže se můžete podívat na video, které vysvětluje rozdíl mezi poznámkami a poznámkami:
Je třeba mít na paměti, že memorandum je vážný právní dokument. Možná se na něj budete muset v budoucnu odvolávat v soudním řízení, takže buďte opatrní na jeho obsah.
Druhy memorand
Existuje podmíněné rozdělení zpráv podle témat, jejichž přibližný směr je z názvu jasný:
- Hlášení. Nejčastěji se takové zprávy používají. Jejich sestavování je předem regulováno vyšší strukturou pro řízení parametrů, které pravidelně vyžadují jednoduché, ale nepřetržité sledování.
- Iniciativa. Vedení se předkládají nepravidelně v případech, kdy podřízení mají návrh na racionalizaci nebo optimalizaci procesů v podniku.
- Informativní. Jsou psány, aby informovaly nadřízené o některých drastických změnách (často negativních) v dobře zavedené práci oddělení nebo společnosti. V takových případech je obvykle vyžadována rychlá reakce managementu, aby nedošlo ke ztrátám nebo nepřišlo o možné zisky.
Bez ohledu na předmět může být dokument:
- vnitřní. K řešení problémů, které se vyskytnou v rámci instituce, se používají interní zprávy. Rozhodnutí po jejich zvážení činí vlastní zaměstnanci organizace.
- Externí. Externí zpráva je vypracována pro externí organizaci, která má být zapojena do procesů probíhajících v její vlastní instituci.
Jak jsou taková memoranda sestavena, budeme dále zvažovat.
Jak napsat interní memorandum?
Interní zprávy se obvykle píší na obyčejné listy papíru. Uvádíme seznam požadovaných součástí a uvádíme jejich tradiční umístění:
- Komu je zpráva určena (kdo se bude muset rozhodnout) - vpravo nahoře v dativu.
- Údaje o osobě, která dokument sestavila, s nepostradatelným označením oddělení (oddělení). Označuje se také vpravo pod předchozí částí v případě dativu.
- Název dokumentu - "Memorandum" - ve středu listu (tečka, dvojtečka a další interpunkční znaménka se za název neuvádějí). Pokud je téma zprávy standardní (o nepřítomnosti, o nabídce, o bonusech) - můžete jej okamžitě přidat pod nadpis.
- Registrační číslo a datum (pokud to vyžaduje interní kancelář).
- Je možné zmínit motivy, které způsobily sepsání poznámky.
- Z odstavce - konstatování, tedy konstatování situace, která se vyvinula v jakémkoli procesu z pohledu respondenta (fakta, události, okolnosti, chronologie, příčinné souvislosti).
- Z nového odstavce - analytika, to znamená přesný popis problémů, které již existují nebo jsou možné v budoucnu, jak se řečníkovi jeví (někdy jsou dány potenciální příležitosti, které ještě nejsou využity, ale mohou sloužit ve prospěch organizace).
- Z nové řady - doporučení, tedy způsoby eliminace problémů nebo návrhy na minimalizaci ztrát, pokud se nelze vyhnout negativnímu vlivu určitých faktorů (nebo nejlepší způsob rozvoje nevyužitých zdrojů).
- Datum, datum, osobní údaje mluvčího - podpis, funkce, iniciály (celé jméno).
Lze si stáhnout prázdný formulář dokumentu.
Nejoblíbenější formy takového memoranda budou zváženy níže.
O porušení pracovní kázně
Takový dokument je velmi vážný, protože na jeho základě může být:
- vydal (důtku);
- degradace zaměstnance;
- postup propouštění zaměstnance byl zahájen podle příslušného článku zákoníku práce Ruské federace;
- otevřený soud.
Takové informace jsou samozřejmě interní, takže jejich pronikání mimo instituci je nežádoucí.
V hlavním textu by mělo být jasně a konkrétně uvedeno, čím se zaměstnanec provinil. Ještě lepší je, když jsou přímo citovány články zákoníku práce Ruské federace a vnitřní předpisy porušované zaměstnancem.
Text obvykle obsahuje zmínku, že zaměstnanec své chování vysvětlil ve vysvětlivce s uvedením čísla, data a dalších identifikátorů tohoto dokumentu. Pokud takové vysvětlení neexistuje, je to také uvedeno.
Vzor interního memoranda o tom, že zaměstnanec porušil pracovní kázeň, protože nebyl na pracovišti, je ke stažení.
O neplnění povinností
Za neplnění služebních povinností by měl být zaměstnanec zpravidla potrestán ve formě disciplinární odpovědnosti. Jeho formy mohou být:
- neplacení pojistného;
- pokuta;
- pokárání;
- degradace.
Ke stažení se navrhuje vzor memoranda o neplnění služebních povinností.
Zaměstnanec má právo žalovat zaměstnavatele, pokud považuje trest za nespravedlivý nebo nepřiměřený, proto je při sestavování posudku nezbytná správnost formulace a ověření předložených požadavků, např. s odkazem na vnitřní rozvrh práce. .
O bonusech
Tato forma hlášení se používá v případech, kdy je zaměstnanci přidělena prémie. V hlavním textu je podepsáno, za jakou práci je bonus přidělen a v jaké výši. Ukázku takového dokumentu si můžete stáhnout.
Jak napsat externí zprávu?
Tyto dokumenty jsou vypisovány na hlavičkovém papíře společnosti s povinným uvedením údajů a kontaktních údajů společnosti. Znak na formuláři pomůže příjemci rychle pochopit, s kým má co do činění. K potvrzení pravosti dokumentu musí být připojena modrá pečeť podniku.
Vzhledem k tomu, že obchodní papír bude odeslán do vnějšího světa, požadavky na jeho vyplnění jsou následující:
- Název přijímající organizace. Zkratky a vynechání nejsou povoleny (vpravo nahoře).
- Úředník, kterému je dokument zaslán (obvykle „generální ředitel“ nebo něco podobného) - podle předchozí části.
- Název vysílající organizace, rovněž bez zkratek a vynechání (vlevo nahoře).
- Úplný oficiální název dokumentu (např. memorandum o pracovní cestě zaměstnance) je uprostřed dokumentu.
- Podstata věci, která je uvedena v obchodním formuláři, je stručná a jasná.
- Funkce, podpis a iniciály vedoucího vysílající organizace (uprostřed spodní části).
- Informace o interpretovi - pozice, iniciály, kontaktní (kancelářský) telefon (pod předchozí částí).
Zde je ukázka takové poznámky:
5 požadavků na formulář zprávy
Memorandum nemá striktně povinnou formu, jedná se však o spisovou zprávu, proto je psáno v neformálním formátu, který má tyto povinné prvky:
- Požadované informace musí být jasně uvedeny.
- Hrubé chyby a vynechání důležitých údajů jsou nepřijatelné, jinak může být zpráva v budoucnu neplatná.
- Emoční hodnocení a osobní postoj k popisované situaci většinou nejsou vítány, neboť nepřispívají k přijetí správního rozhodnutí.
- Při popisu okolností je nutné uvést všechny podstatné detaily situace. Drobné detaily lze vynechat.
- Na konci dokumentu musí být předepsána funkce zpracovatele a jeho celé jméno.
Výše jste se seznámili s různými typy zpráv, takže nyní mnohem lépe rozumíte tomu, jak je sestavit a co by v nich mělo být napsáno. To je užitečné vědět zejména pro zaměstnance státních institucí, jejichž šéfové mají povinnost sepisovat memoranda.
