Tihti tuleb ettevõttel kulutusi teha sularahast, mis väljastatakse rangelt kindlatele ametnikele. Õigeaegselt peavad nad esitama vormi, näiteks ettemaksuaruande, millele on lisatud tõendavad dokumendid tehtud kulutuste kohta. Viimane tuleb raha väljastamisel avalduses ära märkida. Mõelge, kuidas täita AO-1 vormis eelaruanne.
Iga aasta alguses on soovitav, et ettevõte annaks korralduse vastutavatele isikutele, st isikutele, kellel on lubatud saada vahendeid tootmiskuludeks. See määratleb ka eesmärgid ja kulutamise aja kestuse.
Raha saab väljastada nii ettevõtte töötajate kui ka tsiviillepingute alusel väljastpoolt meelitatud inimeste alusel. Neid on võimalik kanda raamatupidaja kaardile.
Pane tähele! Ettemaksuaruande koostamise kohustus on kehtestatud kassatoimingute tegemise korraga. Seda ei saa koostada ainult ettevõtjatele, kes peavad raamatupidamist lihtsustatud kujul.
See normatiivakt määratleb rangelt kontole raha väljastamise juhiste loetelu. Nende hulka kuuluvad kütuse, kirjatarvete ostmine, majapidamis- ja esinduskulud jms. Mõne tehingu puhul esitatakse ainult sularahata maksekorraldus. Samuti on ühe lepingu alusel ettevõtetevaheliste sularahaarvelduste limiit, mis on 100 tuhat rubla.
Avansiaruande vormi kehtestab Riigi Statistikakomitee. Ettevõttel on õigus selle alusel välja töötada oma vorm vastavalt majandustegevuse tunnustele.
Alaaruandes raha saanud töötaja saab selle ise täita või üle kanda vastutavale raamatupidajale, kes koostab automaatselt avansiaruande vormi AO-1, kasutades selleks täiendavaid esmaseid dokumente.
Kinnitatud vormi alusel peab ettevõtte töötaja kasutamata raha tagastama. Selleks taotlege.
Tähtis! Lähetatu juurest naasmisel tuleb kulutatud summast aru anda 3 tööpäeva jooksul pärast sealt naasmist.
Eelaruande näidise täitmine
Eelaruanne AO-1 kujul - esikülg
Vaatame lähemalt, kuidas eelaruannet täita.
Vormi ülaosas on märgitud ettevõtte nimi ja kood vastavalt OKPO kataloogile.
All vasakul, dokumendi nimetuse järele, tuleb kirjutada selle järjekorranumber ja koostamise kuupäev. Parempoolse osa, mis algab pärast sõnu "kinnitan", täidab ettevõtte juht. Seal märgib ta sõnadega aruande kogusumma, paneb ametikoha, allkirja, kinnitamise kuupäeva.
Tähtis! Tuleb meeles pidada, et regulatiivsete dokumentide kohaselt ei saa isikule kontot anda, kui ta ei ole eelmise ettemakse kohta täielikult aru andnud. Mõned maksuinspektsioonid määravad auditi käigus selle eest trahvi.
Seejärel jagatakse vorm kaheks tabelisse, mille täidab raamatupidaja. Vasakul on kirjas raha liikumine - jääk või ülekulu, laekunud summa, kulutatud summa, lõppsaldo. 
Parempoolsesse tabelisse paneb raamatupidaja üles kontode vastavuse ja neile vastavad summad.
Allpool näitab töötaja, kui palju dokumente ta esitab ja mitu lehte nad hõivavad.
Pärast kontrollimist näitab raamatupidaja sõnade ja numbritega selle summa ning allkirjastab. Dokument on kinnitatud ka pearaamatupidaja poolt.
Kui töötajal on saldo või ülekulu, tuleb kirja panna sularahadokumendi number ja kuupäev ning tehingu summa.
Samuti on vaja täita avansiaruande rebitav osa selle registreerimiseks ajakirjas.
Eelaruanne kujul AO-1 - tagakülg
Sellel küljel on tabel, kuhu vastutav isik sisestab teabe esitatud dokumentide kohta. Igaüks neist peaks vastama ühele reale.
1. veerg sisaldab rea numbrit. Veergudesse 2 ja 3 märgitakse tõendava dokumendi kuupäev ja number, veergu 4 - selle nimi.
Veerus 5 paneb töötaja dokumendi summa rublades või veerus 6 - välisvaluutas.
Kõik tühjad veerud tuleb läbi kriipsutada. Tabeli lõpus reale "Kokku" märgitakse kogusumma. Pärast täitmist kinnitab vastutav isik nimetatud andmete õigsust oma allkirjaga.
Pärast andmete õigsuse ja kulude õigsuse kontrollimist täidab raamatupidaja veerud 7 ja 8, kuhu paneb tegelikult arvesse võetud summa ning veerus 9 märgib vastava konto. Edaspidi kantakse nende veergude üldistatud andmed üle dokumendi esiküljele.
Nüansid
Aruande alusel saate väljastada summasid üle 100 tuhande rubla - see limiit ei kehti töötajatega arvelduste kohta. Kuid ühegi esitatud dokumendi summa ei tohiks seda piiri ületada.
Kui töötaja läheb välislähetusse, saate talle anda aruandekohustuslikud summad välisvaluutas. Tema ettevõte vahetab iseseisvalt pangas. Sel juhul näidatakse see summa väljastamise kuupäeval kehtestatud vahetuskursi alusel.
Alates 2015. aastast on lubatud töövõtjatele aru anda. Samuti on ta kohustatud pärast raha kulutamist esitama ettemaksu. Kuid sel juhul veergu "Personali number" ei täideta ja veerus "Ametikoht" märgitakse "töövõtja".
Arvestusliku summa saab töötajale üle kanda kaardil. Selleks peab ta esitama avalduse ning toimingu andmed (maksekorralduse kuupäev ja number) märgitakse veerus “Laekunud ettemaks”.
