Juhtimine ehk otsuste tegemine ressursside jaotamise kohta on võimalik ainult usaldusväärse ja õigeaegse teabe põhjal. See teave peab olema õige ja saabuma kiiresti. Just seda teenib ametlik dokument nimega "memorandum", millest saate hiljem teada.
Mis see märkus on?
Memorandum on standardne kirjalik vorm teabe edastamiseks "alt üles" - madalama taseme töötajatelt juhtkonnale. Memod kirjeldavad kriitilisi sündmusi, käimasolevaid tegevusi ja ettevõtte üldist tervist. Aruannete põhjal saab juht teha täpsema analüüsi organisatsiooni asjade seisu kohta ja anda adekvaatseid käske.
Aruande koostamine võib olla ettekujutus nii alluvast endast kui ka tema otsesest juhtkonnast. Kui initsiatiiv tuleb juhtkonnalt, siis sageli tuuakse korraldus selle töö tegemiseks alluvale suuliselt.
Ärisuhtluseks on ka teist tüüpi märkmeid. Neid ei tohiks aruandega segi ajada, seega kaaluge nende populaarseid tüüpe:
- Memo - kasutatakse teabe edastamiseks osakondade või töötajate vahel, kes ei allu üksteisele otseselt. Mõningaid koostöösoove või teateid organisatsioonis toimuvatest sündmustest võidakse sellisel viisil väljendada, mistõttu ei saa seda vormi pidada memorandumiks.
- , milles töötaja tavaliselt selgitab juhtkonnale oma tegevust, kõige sagedamini neid, mis põhjustasid häireid organisatsiooni normaalses töös. See ei ole ka aruanne.
Allpool saate vaadata videot, mis selgitab memode ja memode erinevust:
Tuleb meeles pidada, et memorandum on tõsine juriidiline dokument. Võimalik, et peate tulevikus sellele kohtumenetluses viidata, seega olge selle sisu suhtes ettevaatlik.
Memorandumi tüübid
Aruanded on tinglikult jagatud teemade kaupa, mille ligikaudne suund selgub pealkirjast:
- Aruandlus. Kõige sagedamini kasutatakse selliseid aruandeid. Nende koostamine on eelnevalt reguleeritud kõrgema struktuuriga, et kontrollida parameetreid, mis vajavad regulaarselt lihtsat, kuid pidevat jälgimist.
- Initsiatiiv. Juhtkonnale esitatakse need ebaregulaarselt juhtudel, kui alluvatel on ettepanek protsesside ratsionaliseerimiseks või optimeerimiseks ettevõttes.
- Informatiivne. Need on kirjutatud selleks, et teavitada ülemusi mõnest drastilisest (sageli negatiivsest) muudatusest osakonna või ettevõtte väljakujunenud töös. Sellistel juhtudel on tavaliselt vaja kiiret juhtkonna reageerimist, et mitte kanda kahju ega ilma jääda võimalikust kasumist.
Sõltumata teemast võib dokument olla:
- sisemine. Asutuse sees tekkivate probleemide lahendamiseks kasutatakse sisearuandeid. Otsused pärast nende kaalumist langetavad organisatsiooni enda töötajad.
- välised. Välisaruanne koostatakse välisele organisatsioonile, mida soovitakse kaasata oma asutuses toimuvatesse protsessidesse.
Kuidas selliseid memorandumeid koostatakse, kaalume edasi.
Kuidas kirjutada sisemist memorandumit?
Sisearuanded kirjutatakse tavaliselt tavalistele paberilehtedele. Loetleme vajalikud komponendid ja näitame nende traditsioonilist asukohta:
- Kellele aruanne on mõeldud (kes peab otsustama) - üleval paremal, daatiivses käändes.
- Teave dokumendi koostaja kohta koos hädavajaliku osakonna (jaoskonna) viitega. See on näidatud ka paremal, eelmise osa all, daatiivi käändes.
- Dokumendi nimi - "Memorandum" - lehe keskel (punkti, koolonit ja muid kirjavahemärke nime järele ei panda). Kui aruande teema on standardne (puudumiste kohta, pakkumise kohta, boonuste kohta) - saate selle kohe pealkirja alla lisada.
- Registreerimisnumber ja kuupäev (kui seda nõuab sisemine kontoritöö).
- Võib mainida motiive, mis tingisid sedeli koostamise.
- Lõikest - väide, see tähendab avaldus olukorra kohta, mis on mis tahes protsessis vastaja seisukohast välja kujunenud (faktid, sündmused, asjaolud, kronoloogia, põhjuslikud seosed).
- Uuest lõigust - analüütika, see tähendab juba olemasolevate või tulevikus võimalike probleemide täpne kirjeldus, nagu kõnelejale tundub (mõnikord antakse potentsiaalsed võimalused, mida pole veel kasutatud, kuid mis võivad olla kasulikud organisatsioon).
- Uuest reast - soovitused, st probleemide kõrvaldamise viisid või ettepanekud kahjude minimeerimiseks, kui teatud tegurite negatiivset mõju pole võimalik vältida (või parim viis kasutamata ressursside arendamiseks).
- Kuupäev, kuupäev, kõneleja isikuandmed - allkiri, ametikoht, initsiaalid (täisnimi).
Tühja dokumendivormi saab alla laadida.
Allpool käsitletakse sellise memorandumi kõige populaarsemaid vorme.
Töödistsipliini rikkumisest
Selline dokument on väga tõsine, sest selle põhjal võib see olla:
- välja antud (noomitus);
- töötaja alandamine;
- Vene Föderatsiooni tööseadustiku vastava artikli alusel käivitati töötaja vallandamise menetlus;
- avatud kohtuprotsess.
Loomulikult on selline teave sisemine, mistõttu selle tungimine väljaspool asutust on ebasoovitav.
Põhitekst peaks selgelt ja konkreetselt näitama, milles töötaja oli süüdi. Veelgi parem on see, kui viidatakse otse Vene Föderatsiooni töökoodeksi artiklitele ja töötaja poolt rikutud siseeeskirjadele.
Tavaliselt on tekstis märge, et töötaja andis seletuskirjas selgituse oma käitumise kohta, märkides ära selle dokumendi numbri, kuupäeva ja muud tunnused. Kui sellist selgitust pole, märgitakse ka see.
Alla saab laadida sisememorandumi näidise, mis kinnitab, et töötaja rikkus töödistsipliini, kuna ta ei viibinud töökohal.
Tööülesannete täitmata jätmisest
Reeglina tuleks ametikohustuste täitmata jätmise eest töötajat karistada distsiplinaarvastutusele võtmise vormis. Selle vormid võivad olla:
- lisatasu maksmata jätmine;
- trahvi;
- noomida;
- alandamine.
Tehakse ettepanek alla laadida näidismemorandum ametikohustuste täitmata jätmise kohta.
Töötajal on õigus kaevata tööandja kohtusse, kui ta peab karistust ebaõiglaseks või ülemääraseks, mistõttu on protokolli koostamisel vajalik sõnastuse täpsus ja esitatud nõuete kontrollimine, näiteks viidates sisemisele töögraafikule. .
Boonuste kohta
Seda aruandlusvormi kasutatakse juhtudel, kui töötajale määratakse lisatasu. Põhitekstis on allkirjastatud, millise töö eest lisatasu määratakse ja millises suuruses. Sellise dokumendi näidise saate alla laadida.
Kuidas kirjutada välisaruannet?
Sellised dokumendid vormistatakse ettevõtte kirjaplangil, millel on kohustuslikud andmed ja ettevõtte kontaktandmed. Vormil olev embleem aitab adressaadil kiiresti aru saada, kellega tal on tegemist. Dokumendi õigsuse kinnitamiseks tuleb kinnitada ettevõtte sinine pitsat.
Kuna äripaber saadetakse välismaailmale, on selle täitmise nõuded järgmised:
- Vastuvõtva organisatsiooni nimi. Lühendid ja väljajätmised pole lubatud (paremal ülanurgas).
- Ametnik, kellele dokument saadetakse (tavaliselt "peadirektor" või midagi sarnast) - eelmise osa all.
- Saatva organisatsiooni nimi, ka ilma lühendite ja väljajätmisteta (üleval vasakul).
- Dokumendi (näiteks memorandum töötaja lähetuse kohta) ametlik täielik pealkiri on dokumendi keskel.
- Asja olemus, mis on ärivormis välja öeldud, on sisutihe ja selge.
- Saatva organisatsiooni juhi ametikoht, allkiri ja initsiaalid (alumise osa keskel).
- Info esineja kohta - ametikoht, initsiaalid, kontakt (büroo) telefon (eelmise osa all).
Siin on sellise märkuse näidis:
5 nõuet aruande vormile
Memorandumil ei ole rangelt kohustuslikku vormi, kuid tegemist on kirjaliku teatega, mistõttu on see kirjutatud mitteametlikus vormis, millel on järgmised kohustuslikud elemendid:
- Nõutav teave peab olema selgelt välja toodud.
- Jämedad vead ja oluliste andmete väljajätmine on lubamatud, vastasel juhul võidakse aruanne tulevikus kehtetuks muutuda.
- Emotsionaalsed hinnangud ja isiklik suhtumine kirjeldatud olukorda ei ole tavaliselt teretulnud, kuna need ei aita kaasa haldusotsuse vastuvõtmisele.
- Asjaolude kirjeldamisel on vaja välja tuua kõik olukorra olulised üksikasjad. Väiksemad detailid võib ära jätta.
- Dokumendi lõpus tuleb ette kirjutada koostaja ametikoht ja täisnimi.
Eespool tutvusite erinevate aruannete tüüpidega, nii et nüüd saate palju paremini aru, kuidas neid koostada ja mida neisse kirjutada. Eriti kasulik on seda teada riigiasutuste töötajatel, kelle juhid on kohustatud memorandumeid kirjutama.
