Iga ettevõtte dokumendivoog on erineva iseloomuga paberite kogum, mis on teatud viisil süstematiseeritud. Üks dokumentidest on memorandum.
Dokumendi üldtunnused ja eesmärk
Alustuseks tuleb märkida, et memorandum on äripaber, mis on oma olemuselt informatiivne ja samal ajal nõuandev. See on ette nähtud andmiseks ettevõtte juhile või vahetule juhile. Selle dokumendi võib igaüks kirjutada kahel põhjusel:
- Töötaja algatusel.
- Juhtkonna korraldusel.
Igal juhul sisaldab selline paber üksikasjalikku teavet konkreetse konkreetse probleemi kohta. Tegelikult on see töötaja kirjalikult väljendatud arvamus. On juhtumeid, kus juht peab otsuse tegemiseks teadma oma alluvate mõtteid juhtumi asjaolude kohta. Seejärel on töötaja kohustatud andma põhjendatud vastuse ja lõpetuseks lisama oma isikliku arvamuse konkreetsete ettepanekute ja soovituste kujul. Sellest tulenevalt muutub selline märkus konkreetse isiku privaatseks arvamuseks.
Ärge olge segaduses
Võttes ette konkreetse dokumendi koostamise, peate täpselt teadma, mida täpselt tuleb esitada. Mõned liigid on üksteisega väga sarnased ja neid võib kergesti segi ajada. Näiteks ärimärkmeid on kolme tüüpi: kontori-, aruande- ja selgitavad. Samas on nende vahel kolm olulist erinevust, mis ei lase teadlikul inimesel seda viga teha. Need dokumendid on erinevad:
1. Adressaadi poolt, st selle poolt, kellele need on mõeldud. Erinevalt teenindusteatisest kirjutatakse seletuskiri vahetu juhi nimele ning lisaks saab koostada memorandumi otse ettevõtte juhile.
2. Esitatava teabe teema ja semantiline koormus. Selgituse teema selgub otse pealkirjast. Teenindus on osa ettevõtte struktuuriüksuste vahelisest ärilisest kirjavahetusest. Aruande teema võib olla erinev:
- perioodiline aruandlus;
- ühekordne teabe andmine huvipakkuva küsimuse kohta.
3. Kui teenust ja selgitust kasutatakse ettevõtte sees, siis võib memorandum olla nii sise- kui ka väline. Esimesel juhul on see ette nähtud ettevõtte direktorile ja teisel - kõrgemale asutusele.
Kui dokument on koostatud
Memorandum on vajalik meede. See koostatakse siis, kui hetkeolukord väljub kontrolli alt ja ähvardab ettevõtet tõsiste hädadega. Teisisõnu, asjade seis peab olema kriitiline. Sel hetkel juhib töötaja teabe juhtkonna tähelepanu ja täpsustab talle teadaolevaid fakte. See võib ohustada plaani täitmist või oodatavat kasumit. Dokumendi eesmärk on juhtida juhtide tähelepanu tekkinud probleemile ja püüda olukorda parandada. Iga spetsialist esindab omal moel olukorra lahendamist. Raportis kirjeldab ta üksikasjalikult oma versiooni ja toob välja oma mõtted selles küsimuses. Teabe tajumise hõlbustamiseks on käesolev dokument koostatud täiesti vabas vormis. See stiil võimaldab absoluutselt igal töötajal väljendada oma seisukohta konkreetses üksikus küsimuses, kartmata, et teised teda valesti mõistavad.
Dokumendi koostamise põhjused
Memorandumi koostamiseks võib olla mitu põhjust. Loomulikult saate kõigi võimalike juhtumite jaoks luua näidise või ainulaadse malli. Kuid iga konkreetne sündmus nõuab individuaalset esitlusstiili. Põhjused võivad olla väga erinevad:
- tööle hilinemine;
- töölt puudumine;
- kohustuste rikkumine;
- konflikt töötajate vahel;
- väljavõte auditi tulemuste kohta;
- vea kohta teabe tähelepanu juhtimine;
- kavandatud eesmärgi täitmata jätmise oht;
- teave töötajate vastuvõetamatu käitumise kohta.
Põhjuseid on palju ja igaüks neist nõuab individuaalset lähenemist ja konkreetset uurimist. Olles saanud vahetut infot, peab ülemus seda põhjalikult uurima ja tegema pädeva otsuse. Sageli on vaja saada lisateavet teistelt probleemis osalejatelt. Nad on sunnitud esitama juhtkonnale oma selgitused tõstatatud probleemi kohta.
Kui keegi midagi katki läks
Tootmistingimuste rikkumised pole haruldased. Ilma nendeta on töövoog ja inimestevaheline suhtlus võimatu. Levinuim rikkumise märgukiri Töötaja käitumine töökohal on alati mitmetähenduslik. Igasugust kõrvalekallet üldtunnustatud normist tajutakse tavaliselt rikkumisena ja sellega kaasneb asjakohane karistus. Karistuse määramise õigus on ainult ettevõtte juhil, mistõttu saavad ülejäänud töötajad, sealhulgas vahetu juht, vaid teda juhtunust teavitada ja pakkuda oma versiooni hooletule kolleegile mõjust. Sellise aruande koostamise algoritm on järgmine.
- Teenuse või osakonna nimi. Näidatud lehe vasakus ülanurgas.
- Adressaat (ettevõtte juht). Näidatud üleval paremal.
- Dokumendi pealkiri. See on kirjutatud otse alla punasest joonest alates suurte tähtedega.
- Dokumendi number.
- Koostamise koht.
- Pealkiri.
- Dokumendi tekst: täisnimi ja rikkuja asukoht, rikkumise kuupäev, rikkumise liik, juhtunu põhjus, ettepanek tagasinõudmiseks.
- Ametikoht, täisnimi ja dokumendi koostanud isiku allkiri.
Kui kolleeg on süüdi
Memorandumi töötajale võib koostada vahetu juht või kolleeg. Sagedamini on selle koostamise põhjused negatiivsed: rikkumine, üleastumine, väärkäitumine. Sel juhul on märkuse eesmärk tagada, et see, mis juhtus, ja peatada selle kordumine tulevikus. Pärast sellise dokumendi saamist peab juht olukorrast aru saama ja tegema otsuse. Sel juhul oleneb temast endast, kas töötajale mingi karistus määratakse või mitte.
Kui negatiivne juhtum leidis aset esimest korda, võite piirduda hoiatava ja arendava vestlusega. Kui rikkumine on süsteemi jõudnud, järgneb karistus vastavalt tööseadusandlusele. Juht on kohustatud kehtestama viisa, millesse otsus fikseeritakse. Aruandeid saab koostada töötajatele ja muudel põhjustel. Näiteks on üksuse juhil õigus koostada direktorile adresseeritud märge alluva premeerimiseks kohusetundliku töö või hästi tehtud töö eest. Koostamise põhimõte on sama, ainult tekst on positiivne.
Kas aruannet on raske kirjutada?
Memorandumi kirjutamine pole keeruline. Kirjanäidise saab vajadusel alati võtta sekretärilt. Paljud sellised dokumendid liiguvad tema käest läbi. Peaasi on juhtunu olemus selgelt välja tuua. Pärast sellise dokumendi lugemist peaks juhil olema selge ettekujutus, mida selle "sõnumi" koostaja öelda tahtis. Fakte tuleks kirjeldada kronoloogilises järjekorras, samm-sammult, et tekiks tervikuks helge ja arusaadav pilt.
Samuti tuleb meeles pidada, et asutusesiseseks kasutamiseks koostatakse aruanne tavaliselt tavalisele A4 (või A5) formaadis lehele. Kui teave edastatakse kõrgemale organisatsioonile, tuleb tekst trükkida ettevõtte kirjaplangile. Juhataja peab sellisele dokumendile kindlasti alla kirjutama. Selle tulemusena allkirjastavad selle kaks ettevõtte esindajat: esimene on koostaja, teine direktor. Infot saab kinnitada lisainfoga. Tavaliselt antakse need koos põhidokumendiga nummerdatud lisadena.
Et asjad korda saaks
Selleks, et teave kõlaks, peate teadma, kuidas memorandumit kirjutada. Selline dokument koosneb tavaliselt kolmest põhiosast.
- Selle märkuse kirjutamise põhjus. Siin on vaja olukorda selgelt kirjeldada ja loetleda kõik teadaolevad faktid.
- Koostaja arvamus toimuvast. Olukorda on vaja igakülgselt analüüsida ja probleemile lahendus pakkuda.
- Üldine järeldus ja konkreetsed sammud.
Teave tuleks esitada võimalikult lühidalt ja selgelt, et adressaat lugemisel meelt ei kaotaks. Vastasel juhul võidakse esitatud fakte valesti tõlgendada ja tehtud otsus ei anna soovitud tulemusi. Tekst ei tohiks väljendada teie oletusi ega moonutada tegelikkust. Selline lähenemine on reeglite vastane. Kui selline vajadus tekib, hakkab adressaat ise huvi tundma koostaja arvamuse vastu, et juhtunust aru saada ja lõplik otsus teha.
Järjestus
Näites on võimalik käsitleda konkreetset kohustuste täitmata jätmise juhtumit. Töötaja kohta koostab vahetu juht märgukirja, mis esitatakse ettevõtte juhtkonnale. Alustuseks antakse töötajale aega oma valearvestuste parandamiseks. Vastasel juhul teatas vastava talituse juht 3 tunnistaja juuresolekul, et see töötaja ei täitnud ülesannet ettenähtud aja jooksul. Seejärel peab rikkuja kogu vormile kirjutama selgituse, märkides põhjused.
Töötaja ei tohi. Sel juhul kaotab ta viimase kaitsevõimaluse. Seletuskiri esitatakse juhatajale läbivaatamiseks. Ta väljendab oma lõplikku otsust resolutsiooni vormis. Info saadetakse personaliosakonda sissenõudekorralduse koostamiseks. Karistuse määr määratakse vastavalt seadusele. Kui üleastumine osutus üsna tõsiseks ja lisaks korduvaks, võib tulemuseks olla vastava artikli alusel töölt vallandamine.
