Dokumendid klammerdatakse, et tagada nende terviklikkus. Järjestikune nummerdamine, aga ka lehtede kinnitamine nööri või niidiga lahendavad selle probleemi täielikult.
Mõnikord on nöörimine vajalik vastavalt organisatsiooni kehtestatud reeglitele, mõnikord - vastavalt seadusele. Selles artiklis vaatleme, kuidas kontoritöös dokumente korralikult vilkuda.
Millised dokumendid tuleb siduda?
Kontoritöös klammerdatakse dokumentatsioon kõige sagedamini arhiivi edastamiseks või panka ja muudele finantsasutustele edastamisel. Samuti on eelarvevälistele fondidele ja föderaalsele maksuteenistusele aruannete esitamisel vaja püsivara dokumente. Dokument peab olema mitte ainult õmmeldud, vaid ka nummerdatud. Paberid õmmeldakse kokku kas niidi või teibiga või spetsiaalsete masinate abil.
Järgmist tüüpi dokumentide puhul kehtib püsivara:
- tellimused (nii üldised kui isiklikud);
- personali komplekteerimine;
- aruanded (nt eelaruanne);
- arved;
- tehtud tööde aktid;
- kassaraamat;
- avaldused.
Pakkumisel osalemise taotlemisel ja muudel juhtudel on vajalik ka dokumentide lehed kokku õmmelda.
Video – kuidas faile enne arhiveerimist kokku õmmelda:
määrused
Regulatiivne raamistik, mis täna reguleerib dokumentide vilkumise korda, on väga lai, kuid enamikku määrusi pole pikka aega uuendatud.
Niisiis on peamine dokumentide vilkumise protsessi reguleeriv akt Vene Föderatsiooni maksude ja tollimaksude ministeeriumi 18. aprilli 2003 korraldus, mis sisaldab üldisi juhiseid teatud tüüpi paberite täitmiseks, sealhulgas nende vilkumiseks.
Lisaks sellele dokumendile võib eristada järgmisi eeskirju:
- GOST R 51141-98 “Kontoritöö ja arhiveerimine. Tingimused ja määratlused".
- Föderaalse maksuteenistuse 25. jaanuari 2012 korraldus N ММВ-7-6/25. Selle korralduse kohaselt tühistatakse organisatsiooni või üksikettevõtja registreerimiseks dokumentide esitamisel dokumentide kohustuslik püsivara, kuid föderaalne maksuteenistus eelistab siiski aktsepteerida õmmeldud lehti.
Video - kuidas asju õigesti esitada:
Mõne tegevusvaldkonna dokumentatsiooni püsivara on reguleeritud valdkonna eest vastutavate organisatsioonide eraldi otsustega. Seega on pangandussektori püsivara reguleeritud Vene Föderatsiooni Keskpanga juhisega "Kontoritöö kohta Vene Föderatsiooni keskpangas".
Nõuded valitsusasutustele
Riigiasutustele dokumentatsiooni esitamise nõuded erinevad nõuetest paberitele näiteks arhiivi toimetamisel. Seega peate kohtusse või maksuametisse paberite esitamiseks järgima järgmisi reegleid:
- dokumendid peavad olema kinnitatud 3 auku;
- torkekohtade vaheline kaugus ei tohiks ületada 3 cm;
- paber on õmmeldud niidi või õhukese nööriga;
- Viimasele lehele liimitakse 3x5 cm suurune paber, millele pannakse autentimise allkiri ja pitser.
Raamatupidamisaruannetele esitatakse erinõuded, kusjuures viimasel leheküljel olev sõlm peab olema siidipaberiga suletud.
Kuidas dokumente flashida
Dokumente saab kokku õmmelda nii niitide kui ka pitsi või paelaga. Sellesse protsessi tuleb suhtuda vastutustundlikult, sest kui püsivara on ebakvaliteetne, nõrk, siis saab pabereid kergesti eraldada, mida ei tohiks lubada, kuna need on õmmeldud nii, et neile ei saa lisada mõnda muud dokumenti või osa sellest saab olema kadunud.
Veelgi enam, kui vilgutate pabereid valitsusasutustele esitamiseks, võib valesti teostatud püsivara viia selleni, et föderaalne maksuteenistus, eelarvevälised fondid või kohus keelduvad neid lihtsalt vastu võtmast.
2 torkega
2 auguga püsivara ise on lihtne. Auke saab teha kas nõela või auguga. Muidugi on niiti, paela või nööri lihtsam läbi auguauguga tehtud aukude lasta.
Torked peaksid olema lehe vasakust servast (nagu tavalisel raamatul) umbes 1-2 cm kaugusel sellest. Pärast paberi läbistamist peate niidi mitu korda august läbi viima ja viimasel lehel niidi otsad sõlmega siduma.
Video, mis näitab, kuidas dokumente läbi 2 augu niitidega kokku õmmeldakse:
Iga lehe paremas ülanurgas peate panema lehekülje numbri.
Peale seda tuleb õmmeldud dokumentatsioon kinnitada, kleepides niidiotstele 3x5 cm paberit nii, et otsad selle alt välja paistaksid. Paberile kantakse kiri “Õmmeldud ja nummerdatud” ning märgitud on ka lehekülgede arv. Pärast seda kantakse paberile olenevalt sellest, kuhu paberid antakse, sellised andmed nagu ametniku allkiri, pitsat, kuupäev.
3 augu jaoks
Mõnevõrra keerulisem on olukord kolme auguga püsivaraga, eriti kui torkate kohe lehed niidi ja nõelaga läbi, mitte ei kasuta augurauda. Paberi lisamiseks kolme auku järgige allolevaid samm-sammult juhiseid koos diagrammiga.
- Tehke esimene torke nõela ja niidiga õmmeldava dokumendi tagaküljele lehe keskele
- Teine nõelaga punktsioon tehakse dokumendi esiküljele.
- Järgmine punktsioon tuleks teha kolmanda augu tagant
- Järgmises etapis jätame nõela vahele ja niidi esimesse auku - dokumendi esikülje keskel
- Seejärel pingutage niidid nii, et need tõmbaksid õmmeldud lehed tihedalt kokku ja seoksid sõlme, nagu fotol näidatud
Video selgitab selgelt, kuidas dokumente 3 auku õmmelda:
4 augu jaoks
Seda tüüpi püsivara tehakse ainult dokumentide jaoks, millel on eriline tähtsus.
Dokumentatsiooni 4 auku õmblemiseks järgige järgmist diagrammi ja samm-sammult juhiseid:
Kui klammerdatavas dokumendis on palju lehti, saab neli auku eelnevalt ette valmistada augustantsi, puuri või spetsiaalse masinaga.
- Alustage keermestamist teise augu tagant servast.
- Järgmisena keeratakse niit avasse, mis on kõige lähemal servale ja eelnevalt läbitud augule.
- Seejärel keerame niidi uuesti samamoodi nagu esimeses etapis.
- Järgmine - esiküljelt järgmise auguni
- Äärmuslikul punktsioonil seljast
- Selle augu esiküljelt, mille läbisime neljandas etapis
- Ja ühendage niidi otsad
- Samal ajal proovime niiti tõmmata nii, et see suruks dokumentide lehti tihedalt kokku
- Jääb üle niit sõlmega siduda
- Kärbi üleliigsed niidiotsad
Kui dokumendid on õigesti õmmeldud, jääb üle lehed nummerdada ja kimbu peale kleepida paber kirjaga “Õmmeldud, nummerdatud ja pitseeritud __________ (______) lehtede pitseriga” ning panna üles vajalikud sertifitseerija andmed ( ametikoht, allkiri ja täisnimi).
Video - kuidas ümbris 4 auku õmmelda:
nurka
Mõned paberid võivad olla klammerdatud nurgas, st ülemises vasakus nurgas. Selleks peate nurka tegema ühe või kaks auku ja läbima niidi mitu korda läbi.
Video - näidis dokumentide õmblemisest läbi nurga:
Paberileht, nagu ka muudel juhtudel, liimitakse niidisõlme külge ja sellele kantakse sertifitseerimiseks vajalikud detailid.
Kuidas lehti nummerdada
Enamasti ei tekita püsivara ajal lehtede nummerdamine raskusi, kuid siiski tuleb arvestada mõne nüansiga:
- enamasti paigutatakse leheküljenumbrid kasvavate araabia numbritega;
- Lehe number on üleval paremal. Joonis ei tohiks sisestada lehe sisu;
- kui on rakendusi, siis tuleks need ka nummerdada (kasutatakse pidevat numeratsiooni);
- kui dokumentatsioonile on lisatud ümbrikuga tähti, siis pannakse kõigepealt ümbrikul olev number ja seejärel ainult kirja lehtedele;
- kui nummerdate juhtumi, kus on mitu köidet, nummerdatakse igaüks neist eraldi;
- kui on vaja nummerdada mittestandardses vormingus lehte, asetatakse number ka paremasse ülanurka. Kui leht läheb dokumendist kaugemale, volditakse see kokku ja esitatakse üldisel viisil;
- kui lehel on mitu väikeste kildude skaneerimist (näiteks tšekid), siis on soovitatav koostada lehe inventuur ja lisada see dokumentatsioonipaketile, nummerdades üldises järjekorras.
Kuidas kokkuõmmeldud dokumenti kinnitada
Pärast lehtede vilkumist ja nummerdamist peab dokumentatsioonipakett olema sertifitseeritud. Kinnitamiseks liimitakse tagaküljel oleva niidisõlme külge paber, nii et niidi otsad jäävad vabaks.
Paberil tuleb märkida lehtede arv (nii numbrites kui sõnades). Kui köidetud dokumendis on rebenenud või kahjustatud lehti, võib selle märkida ka tõendipaberile.
Lisaks näitab see lehed kokku õmmelnud või neid kinnitanud isiku täisnime, ametikohta ja allkirja (näiteks pea). Paberi peale asetatakse pitsat nii, et selle jäljend on nii tunnistuse paberil kui ka viimasel lehel.
Parandused
Vilkumisel võib ametnik teha hulga vigu, mida saab õnneks parandada. Mõelge neist kõige tavalisematele:
- osa paberitest ei kuulu komplekti. Juhtub, et ametnik ei lisanud mõnda osa sellest juba õmmeldud dokumendile. Sel juhul on kaks lahendust: saate puuduva osa eraldi köitena ääristada või saate dokumendi uuesti värskendada. Mitte mingil juhul ei saa te puuduvat osa lihtsalt juba õmmeldud paberipakendisse panna;
- viga nummerdamisel. Kui numeratsioonis puudub leht, võite kasutada kirjanduslikku nummerdamist, st kirjutada numbri järele täht, näiteks 14, 15, 15a, 16 ... Kui numeratsioonis tehakse tõsiseid vigu, siis võid valed numbrid maha kriipsutada ja uuesti kirjutada. Kui tunnistuse paberil märgitud lehtede arv on eksinud, siis tuleb ka selles olev lehtede arv õigeks korrigeerida.
Püsivara dokumente on vaja selleks, et välistada võimalus sellesse lehtede asendamiseks või sisestamiseks. Olenevalt dokumendi tähtsusest saab selle õmmelda 2, 3 või isegi 4 auku. Pärast püsivara lehed nummerdatakse ja sõlme külge kinnitatakse tunnistuspaber, mis näitab lehtede arvu ja tunnistaja nime. Paberi peale kantakse tempel, kuupäev ja muud vajalikud andmed.
Video - dokumentide vilkumine arhiivi jaoks ja kõvade kaante tegemine:
