Ettevõtjad ja kontoritöötajad seisavad oma töös silmitsi mitmeleheküljeliste dokumentide korrektse vormistamise vajadusega. Reguleerivad asutused ja kõrgemad organisatsioonid, nagu teate, on äripaberite kujundamisel hoolsad ja seetõttu tekivad mõnikord raskused. Mõelgem välja, kuidas dokumente õigesti vilkuda ja nummerdada, et nende esitamisel ei tekiks tarbetuid küsimusi.
Kes tegeleb paberimajandusega?
Tundub, et paberite vilkumises pole midagi keerulist. Kuid tegelikult pole kõik nii lihtne. Seda tehakse teatud reeglite järgi. Kui soovite teha ajalehtedest või ajakirjadest köitjat organisatsioonis kasutamiseks, siis see on üks asi. Kui aga seisab ees ülesanne koostada dokumendid arhiivi või maksuametisse või kuhugi mujale, siis tuleb töösse suhtuda täie vastutustundega, vastasel juhul on oht paberid tagasi saada. Keeldumise põhjuseks võib olla vale registreerimine.
Selliseid juhtumeid on palju. Ja kõik tänu sellele, et me ei tea, kuidas dokumente õigesti vilkuda ja nummerdada. Tõenäoliselt ei esitata maksu- ega arhiivis kavandi näidist.
Nüüd on dokumentide püsivaraga seotud piisav arv ettevõtteid. Saate kasutada nende teenuseid. Neil on kindlasti palju kogemusi. Nad pakuvad laias valikus katteid. Kuid see pole alati mugav. Fakt on see, et trükikojad on tellimusi täis. Oletame, et peate selle töö kiiresti ära tegema. Kuidas siis olla? Jääb vaid selle probleemiga tegeleda.
Lisaks ei ole juhtkond säästlikes tingimustes alati valmis lisakulutusi maksma ning seetõttu langeb selline töö sekretäride ja raamatupidajate õlule. Seega on parem see üks kord ise välja mõelda, et tulevikus probleeme ei tekiks. Need teadmised võivad kasuks tulla.
Abi algajatele
Tahame märkida, et dokumentide välklambi jaoks puuduvad ühtsed standardid. Muide, ka riigistruktuurid ei anna selles küsimuses mingeid selgitusi. Mis tähendab, et sa pead selle kõik ise välja mõtlema. Selles aitavad meid kontoritöö metoodilised soovitused (Föderaalarhiivi korraldus 23. detsembrist 2009).
Mida on vaja dokumentide välgutamiseks?
Enne töö alustamist peate ette valmistama. Teil on vaja järgmisi materjale:
- Dokumendid ise.
- Liim.
- Paber.
- Nõel.
- Awl.
- Auku lööja.
- Spetsiaalsed niidid.
- Firmapitsat.
Üldiselt võib kogu protsessi jagada kolmeks etapiks. Esimene on ettevalmistus, teine on püsivara ise, kolmas on valmis dokumendi sertifitseerimine.
Millist katet valida?
Rääkides dokumentide vilkumisest, peate meeles pidama sellist nüanssi nagu kaane kujundus. Muidugi, trükikojas pakutakse teile ilusaid valikuid, kuid neid pole alati vaja, kui me ei räägi lõputööst.
Väikese sideaine jaoks piisab paberkaanest. Kui eeldatakse köitja pikaajalist kasutamist (näiteks arhiveerimine üle 25 aasta), siis kasutatakse paksu pappi.
Kate võib olla standardsuuruses (A4 formaadis) ja mittestandardne. Oleneb juba köidetavate lehtede formaadist. Kaas peab vastama dokumendi suurusele.
Leheküljed
Pabereid õmblemiseks ette valmistades nummerdage kindlasti lehed. Registreerimise eeltingimus on nummerdamise olemasolu. "Milleks see on?" - te küsite. Selleks, et märkamatult välja rebida ei oleks võimalik, eemaldage osa linadest. See hetk on väga oluline. Nii et räägime sellest, kuidas dokumente vilkuda ja nummerdada. Siin on mõned nüansid.
Nummerdamisel peate meeles pidama reegleid:
- Lehed on nummerdatud, mitte lehed.
- Kasutatakse ainult araabia numbreid.
- Dokumentide loetelu ise ei ole nummerdatud.
- Kui teil on vaja tähte nummerdada, määratakse kõigepealt ümbrikule seerianumber ja alles seejärel igale voldikule.
- Kui juhtum on väga suur (reeglina sellised failid arhiveeritakse), võib see koosneda köidetest, millest igaühel on oma numeratsioon.
- Kui köitjas on pabereid, millele on juba numbrid kinnitatud, tuleks need ühes vormingus ümber nummerdada.
- Kui pesastatud lehed on suured (A3), tuleb neid laiendada ja panna ülemisse paremasse nurka number. Seejärel voldi uuesti. See palitakse ainult ühest servast.
- Juhtub, et lehtedele kleebitakse väikesed dokumendid (tšekid, sertifikaadid jne). Sel juhul antakse lehele üks number, kuid selle allosas on kleebitud paberite loend.
- Kui väikesed dokumendid on liimitud ainult nurga külge, saab igale neist anda numbri.
- Nummerdatud on ka joonised, diagrammid, fotod, plaanid.
Et mõista, kuidas dokumente õigesti vilkuda ja nummerdada (näidis on toodud artiklis), peate samm-sammult kaaluma toimingute jada.
Mida teha, kui numeratsioonis on vigu?
Enne dokumentide vilkumist peaksite veenduma, et köitja on õigesti kujundatud. Vaadake hoolikalt leheküljenumbreid. Kui selgub, et mõni neist on puudu, saate sisestada täiendava tähtnumbri. Kõik lehed jäävad oma numbrite alla ja puuduvatele tuleb kirjutada eelmise lehe number ja täht.
Jämedate vigade korral on mõttekas kirjutatu hoolikalt läbi kriipsutada ja selle kõrvale teha korrektne kanne. Kõik tehtud muudatused peavad kajastuma kinnituskirjas.
Dokumendi kirjeldus
Enne dokumentide keermega vilkumist on parem kontrollida kogu juhtumi täitmise õigsust. Ju ma ei tahaks seda hiljem tikkida. Reeglina on selle sees mitu paberipakki. Absoluutselt kogu nimekiri peab olema nimekirjas. Selle koostab vastutav isik, märkides kuupäeva. Kirjeldus ei ole nummerdatud.
Kuidas õmmelda dokumente niidiga kolme auku?
Kui kõik dokumendid on ette valmistatud, võite hakata vilkuma. Selleks vajate spetsiaalseid niite või võite kasutada nööri. Karmi niidiga pole muidugi mõtet mitut lehte õmmelda, võib võtta tavalise pooleks volditud.
Niisiis, läheme otse küsimuse juurde, kuidas dokumente niitidega vilkutada. Üksikasjaliku kirjeldusega fotod on tegevuste algoritmi visuaalne lisa. Alustame sellest, et linad on vaja kinnitada, et hiljem saaks hõlpsasti lugeda nende peal olevat teavet. Selleks torgatakse vasakust servast umbes pooleteise sentimeetri kaugusel augud. Seal peaks olema kolm auku. Need asuvad üksteise peal. Torke saab teha augurauaga, kui lehtede virn on väike. Paksude tompide jaoks vajate ässi. Valmistage niit ette, kuid ärge tehke seda liiga pikaks, piisab seitsmekümnest sentimeetrist.
Kuidas dokumente õigesti flashida? Töövoo näidis on näidatud allpool. Selgitamise hõlbustamiseks määrame aukudele numbrid: ülemine - 1, keskmine - 2, alumine - 3.
Peate alustama õmblemist ümbrise tagaküljelt, viies nõela läbi ava 2 esiküljele. Sel juhul jääb niidi üks ots taha. Seejärel viiakse nõel läbi 1 augu uuesti taha. Sel hetkel, kui nõel ja niidi vaba ots on dokumendi taga, peate liikuma uuesti esiküljele ja siis uuesti taha.
Kuidas dokumente flashida, saime selle peaaegu aru. Väikeste puhul jääb nii. Kui kõik lehed on kinnitatud, saate niidid turvaliselt ümbrise tagaküljel sõlme siduda.
See peab olema tihedalt pingutatud, et seda saaks seejärel kinnitada kinnituskirjaga. Keermete otsad tuleb jätta kleebise alt vabalt rippuma.
Kuidas dokumente tõendatakse?
Noh, nagu näete, pole dokumentide keermega välgutamise küsimuse lahendamisel midagi rasket. Teie tähelepanu all olevad fotod on selle otsene kinnitus. Peame lihtsalt täidetud lehed kinnitama.
Seda nimetatakse "sertifikaadi allkirjaks". Selle valmistamiseks peate võtma väikese paberitüki mõõtmetega 5 x 6 sentimeetrit ja liimima selle tagaküljele nii, et see kataks sõlme. Niidi otsad peaksid selle alt välja tulema ja vabalt rippuma.
Sellel märkmel peate märkima, mitu lehekülge õmmeldi. Seejärel kirjutab sellele alla organisatsiooni direktor, kuupäev ja pitser. Üldiselt annab tunnistuse allkirja kas ettevõtte direktor või üks asetäitjatest. Tihend ise asetatakse nii, et üks osa sellest langeb paki viimasele lehele ja teine sedelile.
Miks dokumente õmmeldakse?
Oleme juba maininud, et esitatud dokumendid arhiveeritakse säilitamiseks, lisaks on ettevõtte igapäevategevuses väga sageli vaja lehtede kimpu kinnitada. Need võivad olla lepingud ja aruanded maksu- või muudele reguleerivatele asutustele. Muide, maksuhalduril on selles osas üldiselt väga karmid nõuded. Klammerdaja kasutamine ei ole lubatud. Seda peetakse raskeks rikkumiseks.
Üldiselt annab rahandusministeerium isegi omapoolseid soovitusi dokumentide välgutamiseks. Seega ei saa esitamine olla väga mahukas. Optimaalne suurus on kuni viiskümmend lehekülge. Kui dokumente on palju, on parem jagada need mitmeks juhtumiks. Peab olema pidev nummerdamine araabia numbritega. Lehed õmmeldakse jämeda niidiga, mis tuleb valmis dokumendi tagaküljele siduda. Ülaltpoolt pitseeritakse sõlm kinnituskirjaga, mis tuleb koostada vastavalt kõikidele reeglitele. Ärge unustage, et sellele on kinnitatud ümbrise lehtede arv. Reguleerivate asutuste jaoks on kinnitava märkuse allkiri väga oluline. Selle saab määrata ainult direktor või mõni muu isik, kellel on selleks volitus. Kõik see on kinnitatud pitseriga. Selle trükis peaks jääma nii, et see jääks osa lehest ja märkmest. Tegelikult kordavad kõik need soovitused ülaltoodud teavet. Pidasime vajalikuks need ära tuua, et saaksite veenduda, et teete kõike õigesti, vastavalt kõrgemate võimude juhistele.
Maksuhaldur esitab üheselt mõistetava nõude mitte ainult dokumentide endi, vaid ka koopiate terviklikkuse ja ohutuse kohta. Lisaks on fotokoopiad ka eraldi pakendis.
Järelsõna asemel
Rääkisime artiklis, kuidas arhiivile ja reguleerivatele asutustele esitamiseks niitidega dokumente õigesti vilkutada. Mõnikord tekivad vaidlused köitjate kujunduse osas, sest pole dokumenti, mis annaks selles küsimuses täpsed selgitused ja isegi koos kommentaaridega. Seetõttu on vaja keskenduda kontoritöös vastuvõetud standarditele. Tuleb meeles pidada, et valitsusasutustel, kuhu te pabereid esitate, võivad olla nende kujundamisele oma nõuded. Seetõttu on parem selline teave alati eelnevalt selgeks teha, et vältida vigu ja tagastada dokumentatsioon ülevaatamiseks. Igal pool võib ju nüansse olla.
