Kui organisatsioon töötab suure hulga dokumentidega ja nende turvalisus on väga oluline, siis lihtsaks säilitamiseks peate dokumendid kuidagi korraldama. Sel juhul on kasulik püsivara dokumentatsioon. Pärast paberite klammerdamist võite olla kindel, et ükski dokument ei lähe kaduma. Mõelge, millised dokumendid esitatakse ja miks see juhtub.
Miks õmmelda dokumente niitidega
Dokumentide kokkuõmblemine on seadusega ette nähtud ja see pole ainus põhjus, miks dokumente paelutada. Valitsuse määrus nr 439 sisaldab juhiseid dokumentide klammerdamiseks vastavalt GOST standarditele.
Lisaks on vajalik dokumentide sidumine selle korrektseks üleandmiseks igasse asutusse, et edaspidi ei tekiks küsimusi lehtede puudumise kohta. Samuti kehtib kõikide asutuste puhul ühtne reegel, et rohkem kui ühe lehe üleandmisel tuleb esitada dokumentatsioon. Mõnikord on vaja pangas dokumente kokku õmmelda vastavate osakondade töötajatele ja kirjutada neile osakonna number, samuti õmmeldakse dokumentatsioon kohtus kokku ja kantakse toimikusse.
Kuidas dokumente flashida
Nüüd on küsimus, kuidas seda õigesti teha. Mõned töötajad hakkavad paanikasse ja arvavad, et püsivara on väga karmid reeglid, et klambrileht peab olema trükitähtedega allkirjastatud, niit on ainult nailonist jne.
Siiski puuduvad selged juhised selle kohta, kuidas dokumente tuleks esitada. Peamine asi, mida tuleb jälgida, on mitte kaotada püsivara jaoks vajalikke pabereid, sest nende ohutus on dokumentatsiooni kinnitamise peamine ülesanne. Ja mõnikord juhtub, et kolmandad isikud võivad pettuse või teabe varjamise eesmärgil lehed kaustas asendada või isegi välja panna.
Kontrollimaks, et pabereid pole puudu, tuleb kõik õmmeldud lehed nummerdada. Köidetud dokumentatsiooni tagaküljele on liimitud väike paberileht, kuhu on kinnitatud organisatsiooni pitser. Turvalisuse huvides on nõue, et tempel ulatuks köidetud paberist kaugemale.
Liimitud paberile tehakse vastav sissekanne: õmmeldud, nummerdatud (lehtede arv aga kirjutatakse sõnade ja numbritega), pitseeritud, pitseeritud. Dokumentide sidumiseks koostanud juht või töötaja tõendab dokumentatsiooni.
Õmmeldud dokumentatsiooni registreerimise näidis
Dokumentide püsivara reguleerimine kontoritöös
Venemaa justiitsministeeriumi nõuete kohaselt on dokumentatsiooni süstematiseerimine vajalik, et kogu paberipakett oleks korras, arhiveeritud vastavalt standarditele jne. Hetkel on pea igas ettevõttes suur hulk pabereid . Dokumentide nõuetekohaseks säilitamiseks kantakse need üle arhiivi, kust saab avalduse alusel arhiveeritud lehti, töös kasutatud paberid jäävad töötajatele avalikku kasutusse.
Tähtis! On vaja teada, millised dokumendid klammerdatakse ja milliste õigusaktide alusel see protsess toimub.
Flashitavad dokumendid
Iga ettevõtte töötaja, kes tegeleb suure hulga dokumentidega, peab mõistma, et mitte kõik ei kuulu õmblemisele. Dokument peab olema köidetud, kui see koosneb vähemalt kahest lehest.
Personaliosakonna töötajad välgutavad järgmisi originaale:
- heakskiidetud osariigid;
- isiklike ja üldtellimuste koosseis.
Raamatupidajad peavad õmblema:
- tööülesannete aruanded;
- arved;
- arved;
- tehnilised passid;
- tuluraamatud;
- käibe- ja kontosaldode väljavõte;
- töötoimingud;
- kui palk on sularahas ettevõtte kassas - töötasu väljavõtted.
Märge! Juriidiliste isikutega tegelevad töötajad peaksid teadma, kuidas dokumente vilkuda, kuid antud juhul on tegemist koopiatega, mistõttu pitsat ei pea olema. Üldiselt tegelevad peaaegu kõik ettevõtted dokumentide püsivaraga, erinevus on ainult töö tegemise protsessis.
Dokumentide kokkuõmblemist reguleerivad aktid
Seadusandlikul tasandil ei ole ettevõtte iga struktuuri jaoks dokumentatsiooni vilkumise standardeid määratletud, kuid lehtede õmblemiseks on olemas üldreeglid. Rosarkhivi korraldusel "Kontoritöö ja arhiivindus" nr 76, Kultuuriministeeriumi korraldusel nr 536 on soovitused dokumentide kokkuköitmiseks, tüüpjuhised kontoritööks.
Vene Föderatsiooni valitsuse määruses nr 439 on üldine teooria selle kohta, miks see on vajalik ja kuidas see juhtub, kuid Venemaa arhiiviseadus kirjeldab ainult kõigi organisatsioonide kohustust dokumente säilitada, kuid seadus seda ei tee. näidata, kuidas seda teha. Korralduses nr 02 - 213 "Keskpanga ametnikutöö kohta" on kirjeldatud ka dokumentide arhiivis säilitamise standardeid kõigis pankades. Kuidas tasuda hartat , maksuinspektsiooni dikteeritud. Maksuteenistus kontrollib ka ettevõtlusega tegelevate isikute dokumentide turvalisust.
Võimalus dokumentide kinnitamiseks vastavalt GOST-ile
Püsivara jaoks konfidentsiaalsete dokumentide koostamise metoodika
Enne dokumentide kokkuõmblemist tuleb need läbida mõned püsivara ettevalmistavad etapid. Õige püsivara protsess on reguleeritud föderaalarhiivi korraldusega nr 76. Esiteks tuleb lehed nummerdada, nii väldite lehe kadumist ega teabe peitmist. Lehed on kõik nummerdatud, välja arvatud inventari lehekülg. Kui püsivaraga on ümbrik, nummerdatakse ümbrik kõigepealt ja pärast sellesse lisatud dokumente.
Tühjad lehed ei ole püsivarasse manustatud - need hävitatakse. Kui on lisatud pilte, diagramme vms, siis number asetatakse tagaküljele vasakus ülanurgas. Kui on lisatud suureformaadiline leht, siis asetatakse lehe number omakorda paremale poole ülemisse nurka. Vastutav töötaja kinnitab pealdise, näitab oma ametikohta, allkirja, moodustamise kuupäeva, lehtede arvu.
Õmmeldud dokumentatsioonil peab olema inventar, mis ei sisalda seerianumbrit. Kirjeldus peaks sisaldama järgmist teavet:
- dokumendi nimi, kuupäev;
- kõigi esitatud dokumentide loetelu, nende number, juhi allkiri.
Pärast esimese etapi läbimist saate jätkata püsivara põhietappi.
Üksikasjalikud juhised dokumentide vilkumiseks
Mõelgem välja, kuidas samm-sammult juhiseid lõimedega dokumente õigesti vilkutada. Esialgu peate mõistma, et dokumentide püsivara näeb püsivara ette kahes, kolmes augus ning isegi neljas ja viies. Tutvume iga võimalusega üksikasjalikumalt.
kahes augus
Dokumendid, millel pole suurt tähtsust, klammerdatakse ühe lihtsaima võimalusega - kahe auguga. Kuid isegi sellise lihtsa meetodi puhul mõtlevad paljud töötajad, kuidas dokumente õigesti flashida. Et mitte segadusse ajada, võite järgida järgmisi reegleid:
- enne lehtede mulgutamist tuleb need tasandada. Kahe augu tegemiseks võite kasutada augurauda või tavalist nõela;
- siis peate keermestama (eelistatavalt kasutage tugevat) läbi kahe augu nii, et selle otsad vastaksid tagaküljele;
- niidid tuleb siduda. Sõlmele on liimitud tugev paber, sageli kolmnurga kujul. Prinditud paberile prinditakse.
See on üks lihtsamaid viise dokumentatsiooni vilkumiseks. Muud võimalused on tavalisemad, kuid neid on raskem rakendada.
Märge! Liimige sõlm nii, et lehed ei kaoks. Samuti on ette nähtud lehtede arv, protseduuri läbi viinud spetsialisti andmed. Nende dokumentide puhul, mille aegumistähtaeg on üle 10 aasta, on soovitatav sõlme liimimiseks kasutada pehmet paberit.
kolmes augus
Kasutatav püsivara tehnika on sama, mis kahe augu puhul, kuid punktsioonist tehakse kolm auku. Aukude vaheline kaugus ei tohiks olla suurem kui 3 cm:
- teisest küljest on vaja niit tõmmata, kuid läbi keskmise augu. See tähendab, et ots peaks olema esialgsest lehest, varu peaks olema umbes 7 cm;
- siis peaksite niit ja nõel näost kinni kleepima, suunates need dokumendi teisel küljel asuvasse alumisse auku;
- pärast seda tuleks niit uuesti läbi keskmise augu tõmmata, moodustades nii kaks õmmeldud sõlme;
- nüüd peate niit läbi lõikama ja säästma 7 cm, nagu niidi esimese pöörde puhul. Otsad tuleks kokku siduda.
Dokumentide ohutuse huvides liimib vastutav töötaja ristkülikukujulise lehe, millele peate kirjutama töötaja nime, allkirja ja õmmeldud lehtede arvu.
neljas augus
On vaja teha neli auku, mille vaheline kaugus peaks olema 1,5 cm Järgmiseks peate sisestama niidi tagant teise auku, tõmbama see esimesse auku, seejärel läbima teise, kolmanda ja neljanda augud.
Püsivara näidis 4 augus
viies augus
Sageli kasutatakse raamatupidamisaruannetes viie auguga õmblust, kuna sellise dokumentatsiooni komplekt on palju suurem kui ülejäänud. Viie augu vaheline kaugus peaks olema kuni 5 cm.Selles skeemis saab kasutada ka dokumendiklammerdajat või puuridega pressi. Et lehed sel juhul viga ei saaks, tuleks kaantena kasutada pappi.
Kuidas 5 auguga dokumenti samm-sammult vilkuda:
- keskmisse auku tuleks pista niit, jättes 10 cm.Seejärel läbib niit ülevalt teise augu;
- tagant läheb niit esimesse auku ja seejärel uuesti teise auku. Pärast seda on üks serv valmis;
- tagant sisestatakse keskmisse auku uuesti niit ja väljutatakse läbi neljanda;
- nüüd tuleb jälle niit pista kõige alumisse auku ja suunata esiküljelt neljandasse auku;
- seega tagaküljel saadakse kaks niidijuppi, mis tuleb omavahel ühendada.
Kuidas salajaste dokumentidega ümbrikut vilkuda
Konfidentsiaalset dokumentatsiooni tuleb edastamise ajal hoida läbipaistmatutes kottides. Salapakendil on kirjas, et see tuleb isiklikult üle anda või on märgitud, et tegemist on salastatud teabega.
Sellised dokumendid klammerdatakse risti.
Kuidas kokkuõmmeldud dokumente kinnitada
Vastutav töötaja on kohustatud dokumentatsiooni tõestama, ilma selleta ei ole võimalik dokumentatsiooni kontrollimiseks esitada ega hoiule saata. Samal ajal ei tohiks vigu teha, sest kontrollimise käigus võib ilmneda palju probleeme. Seetõttu on parem seda hetke mitte käest lasta.
Tähtis! Dokumentatsioonile allakirjutanud töötaja võtab täieliku vastutuse selle esitamise ja sisu eest. Vastutuse saab üle kanda teisele töötajale, kuid ainult eraldi korralduse korral.
Dokumentide tõendamine
Üldiselt on dokumentatsiooni püsivara väärtpaberite jaoks hea kaitse ja kinnitab, et kõik esitatavad dokumendid on ehtsad. Olles välja mõelnud, kuidas dokumente esitamisel õigesti nummerdada ja kuidas see protsess toimub, ei saa te muretseda dokumentide tagastamise ja vajaduse pärast neid uuesti süstematiseerida.
