Pärast tööleasumise korralduse väljastamist. Selle jaoks pole ühtset vormi, seega kujundage ise. Tehke koopia töötaja passist, TIN-tunnistusest, kindlustuspensioni tõendist ja muudest dokumentidest, mis on kättesaadavad näiteks juhiloalt, arstitõendilt.
Esimesel leheküljel peaks olema nimekiri kõigist dokumentidest, mis on tööle asumise hetkel kättesaadavad ja mis töö käigus ilmuvad, näiteks puhkusekorraldus, töölepingu lisakokkulepped.
Siseinventuuris märkida dokumentide nimetused, nende numbrid, koostamise kuupäev ja isiklikus toimikus oleva lehe number. Sisestage allkiri, koostaja täisnimi ja koostamise kuupäev. Teabe esitamise lihtsustamiseks tehke inventuur tabeli kujul.
Pärast kõigi dokumentide kogumist järjestage need kronoloogilises järjekorras, seejärel nummerdage, alustades inventarist (nr 1). Järgmiseks kujundage oma isikliku toimiku kaas. Märkige kindlasti organisatsiooni nimi vastavalt asutamisdokumentidele, isikutoimiku järjekorranumber, koostamise kuupäev. Töölepingu lõpukuupäeva märkimiseks jätke väli. Samuti peate pärast vallandamist märkima failis olevate lehtede arvu.
Ärge unustage märkida juhtumi pealkirja - töötaja perekonnanimi, eesnimi ja isanimi täielikult. Kirjutada võib ka töötava töötaja ametikoha. Pärast vallandamist juhtum õmmeldakse kokku ja antakse üle arhiivi.
Isikutoimikuid peab personalitöötaja või muu tema tööülesandeid täitev isik. Juurdepääs andmetele on piiratud. Kord aastas peaksid töötajad saama teavet juhtumite läbiviimise kohta; parem on, kui nad pärast tutvumist allkirja panevad.
Raamatupidaja või ettevõtja peab oma tegevuse käigus vormistama palju dokumente. Dokumentide voog suureneb võrdeliselt äriarenduse edukusega. Paljud töömeetodid on laialt tuntud, kuid on ebatõenäoline, et keegi hakkaks kogu tehnoloogiat algajatele ärimeestele rääkima. See õpetus näitab teile, kuidas ääristada dokumente et nad ei läheks segadusse ega eksiks.
Juhend
Läbipaistvate failide kasutamine pole eriti hea. Parem kant dokumente auguraua abil. Muidugi on läbipaistvad failid kasulikud dokumentide salvestamiseks, mida ei saa augustada: dokumente, mis on tehtud riigimärgi blankettidele, dokumente hologrammide ja muude võltsimiskindlate paberitega. Muude dokumentide puhul pole failid kasulikud.
Täpseks augustamiseks võite kasutada , joondades iga dokumendi eelmisega. Ühes kaustas dokumente joondatakse, kuid kui peate mõne dokumendi teise kausta teisaldama, ulatub see tõenäoliselt pinust välja.
Parim viis dokumentide köitmiseks on kasutada korgiga. Siis on igal dokumendil augud samas kohas. Sel viisil õmmeldud dokumendid on kõige täpsema välimusega ja neisse pole vaja täiendavaid auke teha.
Dokumentide ühendamiseks kasutatakse sageli klammerdaja klambreid või kirjaklambreid. Tõsi, neil on puudus: klambrite või kirjaklambritega kinnitatud dokumentide kimbul on kinnituskohtades mõhk, mis teeb paberitega hakkamasaamise keeruliseks. Mitmeleheküljeline dokument on parem ühendada tilga PVA-liimiga. Enamasti kulub vähem ja dokumentide virnal pole paksendeid.
Kui dokument on standardlehest väiksem, tuleb see esmalt kleepida standardlehele, seejärel saab seda kasutada ülejäänud dokumentidega.
Mõnes ettevõttes säilitatakse dokumente aastakümneid. Oluliste paberite kortsumise või kadumise vältimiseks tuleb need viia kõvast papist või plastikust kaustadesse. Identifitseerimiseks andke igale lepingule eraldi number.
Juhend
Õige leidmise hõlbustamiseks hankige raamat. Määrake number ja sisestage see sellesse päevikusse. Sisestage lisaks numbrile ka lepingu sõlmimise kuupäev. Päeviku kanne peaks välja nägema järgmine: 1. leping nr 123TP 22.02.2011. Märkustes saate täpsustada lepingu olemust, kui seda nõuab ettevõtte dokumentatsiooni stiil.
Kui ettevõttes on mitu juriidilist isikut, pidage igaühe kohta oma lepinguraamat. Kasutage tähistuses tingimuslikke sümboleid. Näiteks kirjutage OAO Masha and the Bearsi lepingud 123MM-i. Ja märkige CJSC "Three Little Pigs" 123TP väärtpaberid. Segaduste vältimiseks määrake numbrid.
Enne dokumendi kausta panemist eemaldage ettevaatlikult klahvi hoidev kirjaklamber. Võtke augustaja ja tehke uued augud. Kinnitage dokument kausta ja kinnitage see spetsiaalsete antennidega. Eraldage üks leping teisest tühja A4-lehega.
Lepinguid saab sõlmida ka muul viisil. Selleks on vaja läbipaistvaid faile. Manustage iga dokument eraldi faili ja kinnitage see kausta.
Ärge hoidke liiga palju lepinguid ühes kaustas – need võivad kortsuda. Kaust peaks kergesti sulguma, üksikud lehed ei tohiks välja paistma.
Pole vaja hoida alati käepärast kaustu kolme aasta taguste lepingutega. Paigutage need pappkastidesse, kirjutades alla aastaarvule ja juriidilisele isikule, kelle kohta dokumendid vormistatakse. Saada kastid lattu. Valige ladustamiseks kuiv koht. Niiskus on paberile kahjulik.
Kõigi pensionil ja pensionil olevate töötajate isiklikud failid tuleb saata arhiivi säilitamiseks (föderaalseaduse nr 125-F3 artikkel nr 17). Personaliosakonna töötaja on kohustatud koostama kaustad dokumentidega ja andma need üle volitatud töötajale arhiiv käest kätte.
