Mémorandum : types et rédaction

La gestion, c'est-à-dire la prise de décisions concernant l'allocation des ressources, n'est possible que sur la base d'informations fiables et opportunes. Ces informations doivent être correctes et arriver rapidement. C'est précisément à cela que sert le document officiel appelé le « mémorandum », dont vous prendrez connaissance plus tard.

C'est quoi cette notice ?

Un mémorandum est une forme administrative standard de transfert d'informations "ascendant" - des employés de niveau inférieur à la direction. Les mémos décrivent les événements critiques, les activités en cours et la santé globale de l'entreprise. Sur la base des rapports, le responsable peut effectuer une analyse plus précise de l'état des affaires dans l'organisation et donner des commandes adéquates.

La création d'un rapport peut être une idée à la fois du subordonné lui-même et de sa direction directe. Si l'initiative vient de la direction, l'ordre d'effectuer ce travail est souvent transmis verbalement au subordonné.

Il existe d'autres types de notes pour la communication d'entreprise. Ils ne doivent pas être confondus avec un rapport, alors considérez leurs types populaires :

• Mémo - utilisé pour transférer des informations entre des départements ou des employés qui ne sont pas directement subordonnés les uns aux autres. Certaines demandes de coopération ou notifications d'événements en cours au sein de l'organisation peuvent être exprimées de cette manière, ce formulaire ne peut donc pas être considéré comme un mémorandum.
• , dans lequel l'employé explique généralement à la direction ses actions, le plus souvent celles qui ont entraîné une perturbation du fonctionnement normal de l'organisation. Ce n'est pas non plus un rapport.

Ci-dessous, vous pouvez regarder une vidéo qui explique la différence entre mémos et mémos :

Il convient de garder à l'esprit que le mémorandum est un document juridique sérieux. Vous devrez peut-être vous y référer dans le cadre de procédures judiciaires à l'avenir, alors faites attention à son contenu.

Types de mémorandum

Il existe une division conditionnelle des rapports par sujet, dont la direction approximative ressort clairement du titre:

• Rapports. Le plus souvent, de tels rapports sont utilisés. Leur compilation est régulée à l'avance par une structure supérieure pour contrôler des paramètres qui nécessitent régulièrement un suivi simple mais continu.
• Initiative. Ils sont soumis à la direction de manière irrégulière dans les cas où les subordonnés ont une proposition de rationalisation ou d'optimisation des processus dans l'entreprise.
• Informatif. Ils sont écrits pour informer les supérieurs de certains changements drastiques (souvent négatifs) dans le travail bien établi d'un département ou d'une entreprise. Dans de tels cas, une réponse rapide de la direction est généralement requise afin de ne pas subir de pertes ou de manquer d'éventuels bénéfices.

Quel que soit le sujet, le document peut être :

• interne. Pour résoudre les problèmes qui surviennent au sein de l'institution, des rapports internes sont utilisés. Les décisions après examen sont prises par les propres employés de l'organisation.
• Externe. Un rapport externe est préparé pour une organisation externe qui est sollicitée pour être impliquée dans les processus qui se déroulent dans sa propre institution.

Comment ces mémorandums sont compilés, nous examinerons plus loin.

Comment rédiger un mémorandum interne ?

Les rapports internes sont généralement rédigés sur des feuilles de papier ordinaire. Nous listons les composants requis et indiquons leur emplacement traditionnel :

1. A qui le rapport est destiné (qui devra prendre une décision) - en haut à droite, au datif.
2. Informations sur la personne qui a compilé le document avec une indication indispensable du département (division). Il est également indiqué à droite, en dessous de la partie précédente, au datif.
3. Le nom du document - "Mémorandum" - au centre de la feuille (les points, deux-points et autres signes de ponctuation ne sont pas placés après le nom). Si le sujet du rapport est standard (sur l'absentéisme, sur l'offre, sur les bonus) - vous pouvez l'ajouter immédiatement sous le titre.
4. Numéro et date d'enregistrement (si requis par le travail de bureau interne).
5. Il est possible de mentionner les motifs qui ont amené la note à être rédigée.
6. À partir du paragraphe - une déclaration, c'est-à-dire une déclaration de la situation qui s'est développée dans tout processus du point de vue du répondant (faits, événements, circonstances, chronologie, relations causales).
7. À partir du nouveau paragraphe - analytique, c'est-à-dire une description précise des problèmes qui existent déjà ou sont possibles à l'avenir, tels qu'ils apparaissent à l'orateur (parfois des opportunités potentielles sont données qui ne sont pas encore utilisées, mais peuvent servir le bénéfice de l'organisation).
8. D'une nouvelle ligne - des recommandations, c'est-à-dire des moyens d'éliminer les problèmes ou des suggestions pour minimiser les pertes s'il est impossible d'éviter l'impact négatif de certains facteurs (ou la meilleure façon de développer les ressources inutilisées).
9. Date, date, données personnelles de l'orateur - signature, fonction, initiales (nom complet).

Un formulaire de document vierge peut être téléchargé.

Les formes les plus populaires d'un tel mémorandum seront examinées ci-dessous.

À propos de la violation de la discipline du travail

Un tel document est très sérieux, car sur sa base, il peut être:

• émis (réprimande);
• rétrogradation d'un employé;
• la procédure de licenciement d'un employé a été lancée en vertu de l'article pertinent du Code du travail de la Fédération de Russie;
• procès ouvert.

Bien sûr, ces informations sont internes, de sorte que leur pénétration à l'extérieur de l'institution n'est pas souhaitable.

Le texte principal doit indiquer clairement et précisément de quoi l'employé est coupable. C'est encore mieux si les articles du Code du travail de la Fédération de Russie et les règlements internes violés par l'employé sont directement cités.

Le texte contient généralement une mention indiquant que l'employé a expliqué son comportement dans une note explicative, indiquant le numéro, la date et d'autres identifiants de ce document. S'il n'y a pas une telle explication, cela est également indiqué.

Un exemple de mémorandum interne indiquant que l'employé a violé la discipline du travail parce qu'il n'était pas sur le lieu de travail peut être téléchargé.

À propos de l'inexécution des tâches

En règle générale, pour manquement à l'exercice de ses fonctions, l'employé doit être puni sous la forme d'une responsabilité disciplinaire. Ses formes peuvent être :

• non-paiement de la prime ;
• bien;
• réprimander;
• rétrogradation.

Il est proposé de télécharger un exemple de mémorandum sur le non-respect des obligations officielles.

L'employé a le droit de poursuivre l'employeur s'il considère la sanction injuste ou excessive, par conséquent, lors de la rédaction d'un rapport, l'exactitude du libellé et la vérification des exigences présentées sont nécessaires, par exemple, en référence à l'horaire de travail interne .

À propos des bonus

Cette forme de déclaration est utilisée dans les cas où un employé se voit attribuer une prime. Dans le texte principal, il est signé pour quel travail la prime est attribuée et de quel montant. Vous pouvez télécharger un exemple d'un tel document.

Comment rédiger un rapport externe ?

Ces documents sont établis sur papier à en-tête de la société avec l'indication obligatoire des coordonnées et coordonnées de la société. L'emblème sur le formulaire aidera le destinataire à comprendre rapidement à qui il a affaire. Pour confirmer l'authenticité du document, un sceau bleu de l'entreprise doit être apposé.

Étant donné que le papier commercial sera envoyé au monde extérieur, les exigences pour son remplissage sont les suivantes:

1. Le nom de l'organisation bénéficiaire. Les abréviations et les omissions ne sont pas autorisées (en haut à droite).
2. Le fonctionnaire à qui le document est envoyé (généralement le "directeur général" ou quelque chose de similaire) - sous la partie précédente.
3. Le nom de l'organisation d'envoi, également sans abréviations ni omissions (en haut à gauche).
4. Le titre officiel complet du document (un mémorandum sur le voyage d'affaires d'un employé, par exemple) est au centre du document.
5. L'essentiel de la question, qui est énoncé dans un formulaire commercial, est concis et clair.
6. Fonction, signature et initiales du responsable de l'organisation d'envoi (au centre de la partie inférieure).
7. Informations sur l'interprète - position, initiales, numéro de téléphone de contact (bureau) (sous la partie précédente).

Voici un exemple d'une telle note :

5 exigences pour le formulaire de rapport

Le mémorandum n'a pas de forme strictement obligatoire, cependant, il s'agit d'un message clérical, il est donc rédigé dans un format informel, qui comporte les éléments obligatoires suivants :

1. Les informations requises doivent être clairement énoncées.
2. Les erreurs grossières et l'omission de données importantes sont inacceptables, sinon le rapport pourrait être invalidé à l'avenir.
3. Les évaluations émotionnelles et une attitude personnelle face à la situation décrite ne sont généralement pas les bienvenues, car elles ne contribuent pas à l'adoption d'une décision administrative.
4. Lors de la description des circonstances, il est nécessaire d'indiquer tous les détails essentiels de la situation. Des détails mineurs peuvent être omis.
5. À la fin du document, la position du compilateur et son nom complet doivent être prescrits.

Ci-dessus, vous vous êtes familiarisé avec les différents types de rapports, alors maintenant vous comprenez beaucoup mieux comment les composer et ce qui doit y être écrit. Il est particulièrement utile de le savoir pour les employés des institutions étatiques, dont les chefs sont obligés de rédiger des mémorandums.