Modèle de mémorandum

Les notes de rapport peuvent avoir caractère positif, s'il est nécessaire de mettre en évidence les réalisations professionnelles d'un employé de l'organisation, ainsi que négatif, afin de punir le contrevenant, qui a causé des offenses, des insultes, des voies de fait ou pour un comportement grossier.

Le compilateur du document est un employé de l'entreprise, y compris la direction, est formé sur la base d'un appel à une personne occupant un poste supérieur.

Les raisons de l'inscription peuvent être liées à plaintes ou rapports de performance. Souvent, les motifs sont des expressions offensantes dans l'entreprise pendant le travail, des actes grossiers qui sont pris en compte avec une attention particulière lors de sa création.

Variétés et formes

Selon le contenu, ils sont divisés en:

Selon le destinataire, les notes sont :

1. interne: toucher aux problématiques liées aux situations désagréables au travail.
2. Externe: destiné aux hautes autorités.

Cadre législatif

Selon la législation, les diverses informations à caractère officiel ne sont pas distinguées, ainsi la mention d'un mémorandum ne se retrouve pas dans les articles du Code du travail et des règlements. Il est comparé à un code interne utilisé pour le transfert commode d'informations aux différents responsables d'une même entreprise, ainsi que des notes explicatives ou des notes de service.

Selon le classificateur panrusse de la documentation de gestion a numéro 0286041.

Rapports - document, donnant une information privilégiée par rapport à d'autres journaux, est adressé spécifiquement aux personnes occupant des postes de responsabilité, à leurs représentants, aux chefs de service, à toute personne habilitée à prendre des mesures significatives.

Un mémorandum est différent d'un mémo objectif. Le premier transmet les informations du subordonné au manager, le second informe les employés de statut égal. Une autre différence entre le classement officiel est le manque d'appartenance au classificateur panrusse des activités de gestion, il est donc rédigé sous une forme libre.

Par rapport au rapport explicatif, le rapport n'explique pas l'événement afin d'accuser ou de justifier les actions de l'employé, bien que les deux soient destinés à la direction. Les documents impliquent encourager la direction à prendre des décisions appropriées sur les violations disciplinaires. Les notes se voient attribuer un code selon OKUD, sont compilées à la demande du chef.

Le document sur le comportement d'un employé remplit la fonction principale - transmettre des informations à un fonctionnaire supérieur, le stimulant à prendre une décision appropriée. Avec son aide, vous pouvez :

• résoudre les difficultés de production, administratives ou économiques existantes ;
• améliorer les recommandations liées à l'amélioration du processus de production ;
• transmettre des idées au manager, conformément à la décision prise, souvent l'employé exprime son désaccord;
• expliquer sa propre opinion si une situation conflictuelle survient entre les employés ou avec le responsable de l'unité concernée ;
• fournir régulièrement des rapports sur les activités de l'entreprise ;
• se plaindre d'un employé qui ne suit pas les instructions d'un responsable ;
• pour faire face à la délégation illégale d'obligations;
• informer le responsable de la violation de la discipline par les employés dans l'exécution des tâches et de l'horaire de travail ;
• fournir des informations relatives aux incidents ayant entraîné la survenance d'une perte financière ou d'un préjudice physique ;
• présenter des informations favorables qui nécessitent une réponse de la direction.

Classification et paternité

Conformément aux faits, l'information adressée au gestionnaire nécessite une prise de décision urgente. Ils sont généralement négatifs, mais peuvent être positifs si l'employé a réussi au travail et qu'il est nécessaire d'en informer la direction. Les personnes occupant des postes supérieurs prennent des mesures d'incitation par rapport à l'employé d'une manière matérielle ou autre.

Exister les types relative à:

• violation de l'ordre de travail et de la discipline ;
• le non-respect ou le mauvais respect des obligations de travail ;
• autoriser l'utilisation de phrases insultantes à la dignité d'un autre employé, d'actes de comportement inacceptables, de provocation de situations conflictuelles ;
• réalisations professionnelles méritoires.

Les notes rapportant les mérites ou les défauts des employés ont le droit d'écrire chaque responsable de l'entreprise. Souvent, il est servi par des subordonnés au patron, observant la subordination. Celui-ci, à son tour, décide de porter l'information au PDG.

Le chef d'un certain département, rédigeant un document, peut l'adresser au PDG. L'employé a la possibilité de rédiger un mémorandum directement au chef de l'entreprise, mais avant de le transférer, il est nécessaire de le signer avec le chef du département.

Exceptionnellement, les documents d'information sont publiés sous la forme plaintes contre le chef du département. L'employé envoie une note avec les réclamations directement au PDG.

Dans la conception, vous devez respecter exigences obligatoires. Le document se compose généralement de trois parties indépendantes.

1. Événements, faits, raisons. Divulgation de l'essence de l'événement.
2. Les idées du compilateur sur les circonstances, ce qu'il propose, quelles solutions il voit.
3. Résumé et recommandations.

Un mémorandum est un document officiel et commercial, par conséquent, il est rédigé conformément aux exigences établies norme d'état n° 6.30-2003 sur les systèmes unifiés de documents, y compris les documents organisationnels et administratifs.

La conception d'une note interne consiste à utiliser une feuille A4, tandis que le texte manuscrit ou imprimé est autorisé. Il n'y a pas de formulaire spécial ici. N'oubliez pas de préciser :

• au-dessus, à gauche et dans le coin le nom de l'unité structurelle, les données du compilateur ;
• à droite, au-dessus et dans l'angle le nom, prénom, patronyme, fonction du destinataire ;
• le nom du journal officiel, en majuscules, en le plaçant au centre de la feuille, parfois il est placé dans la marge gauche de la feuille, le long du bord;
• sous le nom de la date, du mois et de l'année de la signature, en chiffres arabes ;
• brèves informations sur le contenu ;
• texte de blocs séparés.

La dernière ligne est constituée de la signature du compilateur, ainsi que du nom, des initiales et de la position situés les uns à côté des autres.

Un mémorandum externe est considéré papier officiel sortant rédigé à l'en-tête de l'entreprise. En plus des informations de base, le document contient :

• nom, coordonnées de l'entreprise compilatrice ;
• chambre;
• le nom de la ville où il a été formé ;
• sous-titre situé sous le titre du document, par exemple, « En cas de manquement à la discipline ».

Les exigences pour les éléments restants - le nom de cet article, les informations sur le destinataire, le texte et la signature du compilateur - restent les mêmes que lors de la rédaction de rapports internes.

Prime

Le rapport de bonus a un sens incitatif, afin d'encourager une personne de rang supérieur à récompenser un employé pour le travail effectué ou d'autres mérites.

Absentéisme

Le document présente une accusation de violation de l'ordre du travail avec ses propres caractéristiques de conception, car il décrit le comportement d'un certain employé qui peut être menacé de licenciement en raison d'une absence du travail les jours ouvrables.

Pour une bonne formation du papier, les points suivants sont importants :

1. L'absence du lieu de travail pendant plus de trois heures fait référence à l'absentéisme. Lorsqu'un employé est absent moins que le temps spécifié, même pour quelques minutes, la violation ne sera pas considérée comme un absentéisme et l'employé justifie l'action sous la forme d'une note explicative.
2. Pour commencer à rédiger, ils reçoivent du contrevenant une explication écrite ou d'autres pièces justificatives. Les articles répertoriés sont indiqués par le compilateur dans le rapport. En conséquence, il se termine par des demandes d'appliquer une peine au contrevenant ou une demande d'atténuation.

Département des ventes

Directeur général de Slava LLC

CONTRE. Lapin

MESSAGE N° 3

du 11.03.2016

de s'absenter du travail

Par la présente, j'attire l'attention de la direction sur le fait qu'hier, 10 mars 2016, le directeur des ventes Ilya Sergeevich Klimov n'était pas sur le lieu d'exécution des tâches de travail pendant tout le quart de travail, à savoir de 10h00 à 19h00.

Klimov I.S. n'a pas fourni d'informations pour confirmer les justifications valables de son acte.

Je vous demande d'agir contre le directeur des ventes Klimov I.S. des mesures disciplinaires.

Chef du département commercial / Sovtsov / V.P. Sovtsov

Vol

Le vol dans l'exercice de fonctions officielles est considéré comme une cause directe de cessation de la coopération avec l'employé. Le document est formé afin de licencier l'employé coupable. La réalisation de la procédure sur une base légale s'accompagne de :

• recevoir une demande écrite de l'employé, où il admet avoir commis une faute ;
• fournir la documentation nécessaire confirmant les mesures prises.

Parfois, les forces de l'ordre sont impliquées dans l'affaire, car le vol est infraction grave.

Département de sécurité

Administrateur de Rodnik LLC

Belova I.S.

MESSAGE #5

du 06/07/2017

sur le vol de biens

Le 1er juin 2017, à 16h40, le chargeur de l'entrepôt de produits finis, Nikolai Stepanovich Savelyev, a tenté de sortir une machine à café du territoire de Rodnik LLC. Ce fait a été révélé par le chef du service de sécurité Gorkikh L.A.

Saveliev N.S. n'a pas pu expliquer cet acte, refusant de témoigner.

Je vous demande de nommer une commission et d'effectuer un inventaire de l'entrepôt où sont stockés les produits finis, et de retirer Nikolai Stepanovich Savelyev du travail jusqu'à ce que les circonstances soient clarifiées et que le degré de sa culpabilité soit déterminé.

Chef du service de sécurité / signature / Gorkikh L.A.

Manquement à la discipline

Le rapport est formé pour transmettre des informations sur les violations de l'ordre du travail et se réfère à une documentation interne qui ne dépasse pas les limites d'une entreprise particulière. Il doit décrire avec précision les manquements du salarié, en mentionnant si des justifications appropriées des actions lui sont demandées.

Points importants dans la conception:

• caractère informatif sans déclarations émotionnelles, style absolument neutre;
• notifie la direction de l'entreprise, y compris au-delà de ses limites (pour chaque option, certaines conditions d'enregistrement sont acceptées).

Le mémorandum est rédigé pour motiver le transfert d'informations, exprimer son propre désaccord, fournir des recommandations au destinataire, selon la situation.

Département achat

Directeur général de OOO "Skala"

B.L. Voronov

MESSAGE N° 3

du 07.08.2017

sur la violation de la discipline du travail

J'attire votre attention sur le fait que le 05 août 2017, une employée du service des approvisionnements, Kudryashova Elena Mikhailovna, a gravement dérogé à l'ordre du travail.

À la fin de la pause déjeuner, qui se termine à 13h00, Elena Mikhailovna n'est pas retournée sur son lieu de travail et ne s'y est rendue qu'à la fin du quart de travail, à savoir jusqu'à 17h00. La salariée pour le moment n'a pas produit de documents pouvant justifier et expliquer son acte.

Compte tenu des violations flagrantes de l'ordre du travail commises, je soumets ma proposition de réprimander Kudryashova Elena Mikhailovna et de saisir les informations dans les données de la carte personnelle.

Chef du service approvisionnement / signature / A.L. Gradov

Non-accomplissement des fonctions officielles par un employé

Un mémorandum de cette nature permet aviser le gestionnaire sur l'inexécution ou la mauvaise exécution de fonctions officielles par un employé, conformément à ses devoirs professionnels.

Le document se termine par une demande de discipline de l'employé. Il est permis d'appliquer des sanctions, en les reconnaissant comme justifiées.

Service de la comptabilité

Directeur général de Voskhod LLC

Koulikov V. A.

MESSAGE #1

du 13.04.2017

en cas d'inexécution des devoirs

Veuillez noter que Katerina Petrovna Dragunina, une employée du service comptable, a commis une erreur grossière lors de la compilation d'un rapport trimestriel, selon les indicateurs du trimestre précédent. Sans vérifier le rapport généré, elle l'a soumis au service des impôts, en conséquence, l'inspecteur des impôts a infligé une amende à l'organisation d'un montant de 500 roubles.

En raison de la violation, j'exige de retirer E.P. Dragunina un avertissement strict, suivi d'une indication de celui-ci dans une carte personnelle, ainsi que de priver l'employé du paiement de la prime conformément au montant de la pénalité imposée par l'administration fiscale.

Chef comptable / signature / S.I. Popova

Comportement incorrect des employés

Afin de fournir des informations à la direction sur les actions offensantes d'un certain employé par rapport à un autre dans l'exercice de ses fonctions, un document officiel est formé et transféré au patron. La direction, selon le rapport reçu, prend Mesures appropriées concernant la punition de l'auteur afin d'empêcher un tel comportement à l'avenir.

Département de production

Directeur général de Piramida LLC

Stolbovoy L.N.

MESSAGE #5

du 06/07/2017

mauvaise conduite des employés

Je vous informe que le 06 juin 2016, le technologue Zuev E.S. a commis des actions incorrectes à l'égard du chef adjoint du département de production Nina Vasilievna Klyueva. Zuev E.S. a utilisé des remarques sans tact sur l'image extérieure de Klyueva N.V., en ajoutant des phrases obscènes de nature offensante.

Je tiens à souligner que ce n'était pas la première fois que Zuev Evgeny Semenovich, un employé du département de production, faisait des expressions grossières en s'adressant au reste des employés, tout en violant la discipline du travail et en provoquant des conflits dans l'équipe de travail.

À cet égard, je propose de tenir une réunion avec E.S. Zuev. conversation éducative et d'annoncer une réprimande en raison d'un comportement inacceptable sur le lieu de travail.

Chef du département de production / signature / Grishaev K.I.

Réactions du destinataire

Après avoir reçu un document contenant des informations sur les actions d'un certain employé, le destinataire, en tenant compte des événements énumérés, applique Mesures appropriées.

Le leader présente les intentions sous la forme d'une résolution rédigée sur la feuille où se trouve le texte du rapport. Selon la résolution indiquée, des mesures sont mises en œuvre conformément à la décision adoptée.

Résultats

Le mémorandum permet au chef de l'organisation de se tenir au courant des événements, d'interagir avec l'équipe de travail et de maintenir la discipline du travail. La décision que prend le chef d'entreprise concernant un certain fonctionnaire dépend d'un enregistrement compétent et précis.

La différence avec le mémo est présentée dans la vidéo.