Troškovnik je dokument kojim se potvrđuje utrošak sredstava izdanih odgovornim zaposlenicima. Sastavlja ga primatelj novca i dostavlja ga računovodstvu na ovjeru. Nakon toga se avansno izvješće dostavlja upravitelju na odobrenje. Troškovi prikazani u dokumentu podliježu otpisu na način utvrđen PBU. Razmotrimo dalje značajke i uzorak ispunjavanja unaprijed izvješća.
Izdavanje sredstava
Primanje gotovine od strane odgovornog zaposlenika obavlja se na blagajni poduzeća. Osnova za to je troškovnik. Mora biti naznačena namjena sredstava.
Voditelj poduzeća izdaje nalog u kojem utvrđuje popis zaposlenika koji imaju pravo na primanje sredstava za potrebe kućanstva. Istim lokalnim aktom utvrđuju se rokovi na koje se mogu izdati iznosi.
Dostava avansnog izvješća
Ovaj dokument se prenosi u računovodstvo u roku od tri dana od isteka razdoblja za koje su sredstva izdana. Obrazac se podnosi uz dokumente koji potvrđuju utrošak novca. U tom slučaju zaposlenik izračunava troškove i stanje sredstava.
Uzorak popunjavanja avansnog izvješća: prednja strana
Dokument se dostavlja u jednom primjerku.
Ako uzmete bilo koji uzorak izvješća o troškovima, možete vidjeti da je ispunjen s obje strane. Na prednjoj strani odgovornog zaposlenika stoji:
- Broj dokumenta.
- Datum završetka avansnog izvješća.
- Puno ime, radno mjesto i odjel u kojem radi.
- Broj osoblja (ako postoji).
- Imenovanje predujma.
S lijeve strane na istoj strani morate ispuniti tablicu. Sadrži podatke o prethodnom predujmu, trenutno primljenim sredstvima, iznosu rashoda, prekoračenju i stanju.
Stražnja strana
Na poleđini uzorka troškovnika naveden je popis dokumenata koji potvrđuju troškove. Oni mogu biti:
- Zapovjedni certifikat.
- Provjerava KKM.
- Primici.
- Robni, transportni tovarni listovi.
- Fakture itd.
Odgovorni zaposlenik također navodi iznos troškova za dokumente. Numeriranje radova priloženih izvješću provodi se redoslijedom kojim su navedeni u obrascu.
Utančanost
Na prednjoj strani nalazi se redak 1a, a na poleđini - 6 i 8. U avansnom izvještaju ova polja se popunjavaju ako su sredstva odgovornoj osobi izdana u stranoj valuti. Na primjer, zaposlenik je poslan na službeni put u inozemstvo.
Stručnjak najprije ispunjava prednju stranu obrasca. Prije svega, u tablicu "Knjigovodstvena evidencija" potrebno je unijeti podatke o brojevima odgovarajućih računa i iznosima.
Na poleđini obrasca prikazani su troškovi prihvaćeni za računovodstvo. U predujmu se ovi podaci upisuju u stupce 7 i 8. Osim toga, iskazuju se računi (podračuni) na čije se dugovanje knjiže troškovi (stupac 9).
Nakon toga se sastavljaju popratni dokumenti, provjerava ispravnost obrasca i namjensko trošenje sredstava. Nakon završetka svih postupaka, računovođa stavlja oznaku na izvješće. Označava da je dokument ovjeren i iznos troškova odobren (ispisuje se brojkama i slovima).
Na prednjoj strani također se popunjava potvrda koja se prenosi odgovornom zaposleniku.
Obrazac mora potpisati zaposlenik koji je pregledao dokument i Ch. računovođa s prijepisima.
Po potrebi se u obrazac izvješća unose podaci o iznosima stanja ili prekoračenja, podaci o dokumentima (nalozima) za koje će se izvršiti konačni obračun.
Odobrenje upravitelja i otpis iznosa
Ovjereno izvješće dostavlja se ravnatelju organizacije. Mora potpisati. Za to postoji odgovarajući stupac u gornjem dijelu na prednjoj strani dokumenta. Obrazac može potpisati ne samo voditelj, već i drugi ovlašteni zaposlenik. Nakon odobrenja, izvješće se prihvaća za računovodstvo za otpis sredstava.
Ostatak predujma knjiži se u blagajnu poduzeća.
Zabrane
Ako odgovorna osoba ima kašnjenje s prethodno danim predujmovima, isplata sredstava nije dopuštena. Osim toga, zabranjeno je prenositi novac koji su zaposlenici primili trećim osobama.
Rok trajanja
Uspostavljeni su zakonom. Različiti dokumenti imaju svoja razdoblja čuvanja. Poduzeća u pravilu biraju maksimalno razdoblje.
Na temelju sub. 8. 1. stavka 23. članka TC, porezne i knjigovodstvene isprave i druge potvrde moraju se čuvati najmanje 4 godine. Stavak 4.283 norme Kodeksa predviđa razdoblje od 10 godina za dokumente koji potvrđuju gubitke. Vrijedno je reći da informacije o troškovima organizacije koriste za smanjenje porezne osnovice.
Savezni zakon br. 402 utvrđuje da se primarna dokumentacija mora čuvati najmanje 5 godina od kraja izvještajnog razdoblja.
Rad u "1C"
Na računalu. Da biste to učinili, možete koristiti program Excel ili "1C". Potonji se koristi u većini poduzeća. Razmotrite ukratko shemu dizajna u "1C".
Za rad je potrebno otvoriti dokument "Avansno izvješće". Kreira se iz kartice "Proizvodnja" ili "Blagajna". Odaberite željenu stavku iz izbornika.
Ovo će otvoriti dnevnik dokumentacije. Ovdje se pohranjuju svi podaci izvješća. Za izradu novog dokumenta kliknite na gumb "Dodaj". Zatim morate odabrati "Individualno".
Nakon toga odabire se željena vrsta dokumenta. Na primjer, "Izdavanje sredstava na blagajni za naselja". Zatim ovdje odaberite traženi dokument.
Tablični dio odražava informacije prisutne u nalozima.
Nakon toga se popunjava druga kartica. Ovdje morate navesti proizvode koje je kupio odgovorni zaposlenik. Na primjer, to mogu biti obrasci. Klikom na "+" možete dodati novu poziciju.
Ako je tijekom kupnje korištena povratna ambalaža, ta informacija mora biti prikazana u odgovarajućem stupcu.
Prilikom knjiženja materijala i robe korištenjem konta. 631 koristi se kartica "Plaćanje". Stupac "Ostalo" odražava informacije o dodatnim troškovima. Na primjer, to mogu biti troškovi goriva i maziva, korištenje interneta itd.
Za ispis dokumenta na papir potrebno je kliknuti na gumb "Ispis".
