Memorandum: vrste i izrada

Upravljanje, odnosno donošenje odluka o alokaciji resursa, moguće je samo na temelju pouzdanih i pravovremenih informacija. Ove informacije moraju biti točne i stići u najkraćem roku. Upravo tome služi službeni dokument nazvan "memorandum", o kojem ćete kasnije saznati.

Što je ovo bilješka?

Memorandum je standardni činovnički oblik prijenosa informacija "odozdo prema gore" - od nižih zaposlenika do uprave. Memorandumi opisuju kritične događaje, tekuće aktivnosti i cjelokupno stanje tvrtke. Na temelju izvješća rukovoditelj može napraviti točniju analizu stanja u organizaciji i dati odgovarajuće naredbe.

Izrada izvješća može biti ideja i samog podređenog i njegove izravne uprave. Ako inicijativa dolazi od uprave, često se naredba za obavljanje ovog posla donosi podređenom usmeno.

Postoje i druge vrste bilješki za poslovnu komunikaciju. Ne treba ih brkati s izvješćem, stoga razmotrite njihove popularne vrste:

• Memo - koristi se za prijenos informacija između odjela ili zaposlenika koji nisu izravno podređeni jedni drugima. Neki zahtjevi za suradnjom ili obavijesti o događanjima unutar organizacije mogu biti izraženi na ovaj način, stoga se ovaj obrazac ne može smatrati memorandumom.
• , u kojem zaposlenik obično objašnjava menadžmentu svoje postupke, najčešće one koji su doveli do poremećaja u normalnom poslovanju organizacije. Ovo također nije izvješće.

U nastavku možete pogledati video koji objašnjava razliku između dopisa i dopisa:

Treba imati na umu da je memorandum ozbiljan pravni dokument. Možda ćete se ubuduće morati pozvati na njega u pravnim postupcima, pa pripazite na njegov sadržaj.

Vrste memoranduma

Postoji uvjetna podjela izvješća po predmetu, čiji je približni smjer jasan iz naslova:

• Izvještavanje. Najčešće se koriste takva izvješća. Njihovo sastavljanje unaprijed regulira viša struktura za kontrolu parametara koji redovito zahtijevaju jednostavno, ali kontinuirano praćenje.
• Inicijativa. Upravi se dostavljaju neredovito u slučajevima kada podređeni imaju prijedlog za racionalizaciju ili optimizaciju procesa u poduzeću.
• Informativan. Napisani su da obavijeste nadređene o nekim drastičnim promjenama (često negativnim) u uhodanom radu odjela ili tvrtke. U takvim slučajevima obično je potrebna brza reakcija uprave kako se ne bi dogodili gubici ili propustila moguća dobit.

Bez obzira na predmet, dokument može biti:

• Interni. Za rješavanje problema koji se javljaju unutar ustanove koriste se interna izvješća. Odluke nakon njihovog razmatranja donose zaposlenici same organizacije.
• vanjski. Eksterno izvješće priprema se za vanjsku organizaciju koja se želi uključiti u procese koji se odvijaju u vlastitoj ustanovi.

Kako se sastavljaju takvi memorandumi, razmotrit ćemo dalje.

Kako napisati interni memorandum?

Interna izvješća obično se pišu na običnim listovima papira. Navodimo potrebne komponente i označavamo njihov tradicionalni položaj:

1. Kome je izvještaj namijenjen (tko će morati odlučiti) - gore desno, u dativu.
2. Podatak o osobi koja je sastavila ispravu uz obaveznu naznaku odjela (odsjeka). Također je naznačeno s desne strane, ispod prethodnog dijela, u dativu.
3. Naziv dokumenta - "Memorandum" - u sredini lista (točka, dvotačka i drugi interpunkcijski znakovi ne stavljaju se iza naziva). Ako je tema izvješća standardna (o izostancima, o ponudi, o bonusima) - možete je odmah dodati ispod naslova.
4. Urudžbeni broj i datum (ukoliko to zahtijeva interno uredsko poslovanje).
5. Moguće je navesti motive koji su potaknuli sastavljanje bilješke.
6. Iz odlomka - izjava, odnosno iskaz situacije koja se razvila u bilo kojem procesu sa stajališta ispitanika (činjenice, događaji, okolnosti, kronologija, uzročno-posljedični odnosi).
7. Iz novog paragrafa - analitika, odnosno točan opis problema koji već postoje ili su mogući u budućnosti, kako se čini govorniku (ponekad se daju potencijalne mogućnosti koje još nisu iskorištene, ali mogu poslužiti u korist organizacija).
8. Iz novog retka - preporuke, odnosno načini uklanjanja problema ili prijedlozi za smanjenje gubitaka ako je nemoguće izbjeći negativan utjecaj određenih čimbenika (ili najbolji način za razvoj neiskorištenih resursa).
9. Datum, datum, osobni podaci govornika - potpis, funkcija, inicijali (puno ime).

Prazan obrazac dokumenta možete preuzeti.

Najpopularniji oblici takvog memoranduma bit će razmotreni u nastavku.

O povredi radne discipline

Takav dokument je vrlo ozbiljan, jer na temelju njega može biti:

• izdan (ukor);
• degradiranje zaposlenika;
• pokrenut je postupak za otpuštanje zaposlenika prema relevantnom članku Zakona o radu Ruske Federacije;
• otvoreno suđenje.

Naravno, takve informacije su interne, pa je njihov prodor izvan ustanove nepoželjan.

Glavni tekst treba jasno i konkretno naznačiti za što je zaposlenik kriv. Još je bolje ako se izravno citiraju članci Zakona o radu Ruske Federacije i interni propisi koje je prekršio zaposlenik.

Tekst obično sadrži napomenu da je zaposlenik dao objašnjenje za svoje ponašanje u bilješci s objašnjenjem, navodeći broj, datum i druge identifikatore ovog dokumenta. Ako takvog objašnjenja nema, to je također naznačeno.

Uzorak internog memoranduma u kojem se navodi da je zaposlenik prekršio radnu disciplinu jer nije bio na radnom mjestu može se preuzeti.

O neispunjenju dužnosti

U pravilu, za neispunjavanje službenih dužnosti zaposlenika treba kazniti u obliku dovođenja na stegovnu odgovornost. Njegovi oblici mogu biti:

• neplaćanje premije;
• fino;
• ukor;
• degradacija.

Predlaže se preuzimanje uzorka memoranduma o neispunjavanju službenih dužnosti.

Zaposlenik ima pravo tužiti poslodavca ako kaznu smatra nepravednom ili pretjeranom, stoga je prilikom sastavljanja izvješća potrebna točnost formulacije i provjera iznesenih zahtjeva, na primjer, s obzirom na interni raspored rada .

O bonusima

Ovaj oblik izvješćivanja koristi se u slučajevima kada je zaposleniku dodijeljen bonus. U osnovnom tekstu se potpisuje za koji rad se nagrada dodjeljuje iu kojem iznosu. Možete preuzeti uzorak takvog dokumenta.

Kako napisati eksterno izvješće?

Takvi dokumenti sastavljaju se na memorandumu tvrtke s obveznim navođenjem detalja i kontakt podataka tvrtke. Amblem na obrascu pomoći će primatelju da brzo shvati s kim ima posla. Za potvrdu autentičnosti dokumenta potrebno je staviti plavi pečat poduzeća.

Budući da će poslovni papir biti poslan u vanjski svijet, zahtjevi za njegovo ispunjavanje su sljedeći:

1. Naziv organizacije primatelja. Kratice i ispusti nisu dopušteni (gore desno).
2. Službenik kojem se šalje dokument (obično "generalni direktor" ili nešto slično) - pod prethodnim dijelom.
3. Naziv organizacije koja šalje, također bez kratica i izostavljanja (gore lijevo).
4. Puni službeni naziv dokumenta (primjerice, memorandum o službenom putu zaposlenika) nalazi se u sredini dokumenta.
5. Suština stvari, koja je navedena u poslovnom obrascu, je sažeta i jasna.
6. Funkcija, potpis i inicijali voditelja organizacije koja šalje (u sredini donjeg dijela).
7. Podaci o izvođaču - radno mjesto, inicijali, kontakt (uredski) telefon (ispod prethodnog dijela).

Evo primjera takve bilješke:

5 zahtjeva za obrazac izvješća

Memorandum nema strogo obvezujuću formu, ali je to službena poruka, stoga je napisan u neformalnom obliku, koji ima sljedeće obvezne elemente:

1. Tražene informacije moraju biti jasno navedene.
2. Grube pogreške i izostavljanje važnih podataka su nedopustivi, jer u suprotnom izvješće može biti poništeno u budućnosti.
3. Emocionalne ocjene i osobni odnos prema opisanoj situaciji najčešće nisu dobrodošli jer ne doprinose donošenju upravne odluke.
4. Pri opisu okolnosti potrebno je naznačiti sve bitne pojedinosti situacije. Manji detalji se mogu izostaviti.
5. Na kraju dokumenta obavezno je mjesto sastavljača i njegovo puno ime.

Gore ste se upoznali s različitim vrstama izvješća, tako da sada puno bolje razumijete kako ih sastaviti i što u njima treba pisati. Posebno je to korisno znati za djelatnike državnih institucija, čiji su čelnici dužni sastavljati dopise.