Po potrebi se nekim zaposlenicima mogu dati sredstva za reprezentativne ili poslovne troškove poduzeća. Imaju pravo primiti novac na temelju naloga načelnika o odgovornim osobama, ako imaju puno ime i prezime. i položaj su navedeni na popisu ljudi s takvom mogućnošću.
Obrazac dokumenta
Utrošak unaprijed danog novca zaposleniku potvrđuje se primarnom knjigovodstvenom ispravom – predujmom. Obrazac je objedinjeni obrazac br. AO-1, čiji jedan dio ispunjava zaposlenik, a drugi računovođa.
Povrat obračunskih iznosa po predujmu
Određeni su rokovi za podnošenje akontacijskog izvješća odgovorne osobe u kojem je zaposlenik dužan izvijestiti o utrošenim sredstvima.
Nakon primitka sredstava, odgovorna osoba dužna je u roku ne dužem od tri radna dana od isteka roka na koji su sredstva izdana za izvješće, odnosno od dana stupanja na rad, podnijeti akontaciju s priloženim popratne dokumente (klauzula 6.3 Direktive br. 3210-U).
Ako zaposlenik nije u potpunosti potrošio novac, sastavlja se troškovnik za potrošeni dio, u kojem se navodi iznos neutrošenog novca - to je povrat obračunatih iznosa prema troškovniku.
Također nije rijetkost da zaposlenik prvo potroši vlastiti novac, zatim donese dokumente i dobije povrat novca. U tom slučaju mora se obratiti računovodstvu sa zahtjevom za naknadu nastalih troškova. Računovođa također vrši takve izračune koristeći avansno izvješće. Stoga se ova situacija može pripisati i povratu obračunskih iznosa po predujmu.
Ako zaposlenik uopće nije napravio troškove, obračunski iznos vraća blagajni i ne sastavlja predujam.
Mora se zapamtiti: ako odgovorna osoba nije poštovala rok za podnošenje predujma, to se smatra kršenjem discipline gotovine (članak 15.1 Zakonika o upravnim prekršajima Ruske Federacije).
Redoslijed popunjavanja
Sada detaljno razmotrite postupak popunjavanja dokumenta.
Popunjava zaposlenik
Prednja strana.
Dakle, na prednjoj strani obrasca br. AO-1, zaposlenik treba:
Navedite naziv tvrtke i OKPO kod.
2. Upišite datum dokumenta i dodijelite mu broj.
3. U stupac "prijavi u iznosu" upisujemo iznos koji je zaposlenik potrošio za potrebe kućanstva poduzeća. Na primjer, dobio je pet tisuća rubalja, a potrošio je četiri tisuće. Stoga u ovoj rubrici navodi četiri tisuće.
4. Navedite naziv i šifru strukturne jedinice.
5. Nakon toga navodimo puno ime. odgovorna osoba, njen broj zaposlenih i zvanje (položaj).
6. Upisuje se svrha predujma.
7. Na lijevoj strani tablice koja se nalazi na prednjoj strani obrasca navedite iznos primljen od blagajne poduzeća (ili na bankovnu karticu). Ako je potrebno, navedite iznos novca izdanog u stranoj valuti.
8. Navedite ukupan iznos primljenih sredstava.
9. Označavamo iznos potrošen na ekonomske potrebe poduzeća.
10. Navedite veličinu salda.
Obrnuta strana.
11. Na poleđini obrasca u stupcima 1-6 zaposlenik mora navesti sve dokumente (robne, blagajničke račune i dr.) koji potvrđuju troškove koje je zaposlenik imao, s naznakom utrošenih iznosa. Dokumenti moraju biti numerirani prema redoslijedu kojim su navedeni u predujmu.
Sada o tome koje podatke zaposlenik treba unijeti u odgovarajuće stupce:
- 1 - p / p broj dodijeljen dokumentu koji potvrđuje troškove;
- 2 - datum sastavljanja čeka;
- 3 - broj čeka;
- 4 - naziv dokumenta koji potvrđuje troškove;
- 5 - ovdje se upisuje iznos nastalog troška u rubljima;
- 6 - po potrebi dopuniti. Označava iznos troškova nastalih u stranoj valuti;
- u retku "Ukupno" iskazuje se ukupan iznos troškova.
12. Nakon što je zaposlenik ispunio tražena polja, dužan je staviti svoj potpis na obrascu uz prijepis. Zatim trebate prenijeti dokument u odjel računovodstva. Računovođa će provjeriti ispravnost popunjavanja.
Popunjava računovođa
Prednja strana.
13. Nakon primitka obrasca računovođa mora provjeriti je li isti ispravno ispunjen. Ako se ne pronađu pogreške, računovođa to upisuje u stupac "izvješće ovjereno" i potpisuje se.
Nakon toga računovođa nastavlja dalje ispunjavati obrazac.
15. Računovođa popunjava dio obrasca koji se otrgne, potpisuje ga i predaje zaposleniku
Obrnuta strana.
16. Računovođa bilježi podatke u stupcima 7 i 8. Ovdje su naznačeni iznosi troškova koji su prihvaćeni za računovodstvo. U stupac 9 upisuju se brojevi knjigovodstvenih računa koji se terete za iznos izdataka. Iznosi koje su naveli zaposlenik i računovođa moraju biti isti.
Nakon toga računovođa ispunjava prednju stranu troškovnika.
Prednja strana.
17. Na prednjoj strani desne tablice računovođa upisuje sljedeće podatke:
- stanje ili prekoračenje prethodnog predujma;
- iznos predujma primljen od blagajne poduzeća;
- iznos potrošenog novca;
- stanje ili prekoračenje iznosa predujma;
- knjigovodstveni unos - podaci se preuzimaju iz podataka u stupcu 9 koji se nalazi na poleđini.
19. Ravnatelj odobrava dokument i vraća ga u računovodstvo. Nakon toga se čuva u računovodstvu poduzeća 5 godina. Nakon tog razdoblja se uništava.
Uzorak možete preuzeti s naše web stranice.
