Tijek dokumenata bilo kojeg poduzeća zbirka je papira različite prirode, sistematiziranih na određeni način. Jedan od dokumenata je memorandum.
Opće karakteristike i namjena dokumenta
Za početak treba napomenuti da je memorandum poslovni dokument koji je informativnog, a ujedno i savjetodavnog karaktera. Namijenjeno je dostaviti čelniku poduzeća ili neposrednom nadređenom. Ovaj dokument može napisati bilo tko iz dva razloga:
- Na inicijativu zaposlenika.
- Po nalogu uprave.
U svakom slučaju, takav rad sadrži detaljne informacije o određenom, jednom pitanju. Zapravo, ovo je mišljenje zaposlenika, izraženo u pisanom obliku. Postoje slučajevi kada, kako bi donio odluku, vođa mora znati mišljenje svojih podređenih o okolnostima slučaja. Zatim je zaposlenik dužan obrazloženo odgovoriti, au zaključku dodati svoje osobno mišljenje u vidu konkretnih prijedloga i preporuka. Sukladno tome, takva bilješka postaje privatno mišljenje određene osobe.
Nemojte se zbuniti
Preuzimajući pripremu određenog dokumenta, morate točno znati što točno treba osigurati. Neke su vrste vrlo slične jedna drugoj i lako ih je zamijeniti. Na primjer, postoje tri vrste poslovnih bilježaka: uredske, izvještajne i objašnjenja. U isto vrijeme, postoje tri značajne razlike između njih koje sprječavaju upućenu osobu da napravi ovu pogrešku. Ovi dokumenti su različiti:
1. Od strane adresata, odnosno od strane onoga kome su namijenjene. Za razliku od službene bilješke, bilješka s objašnjenjem piše se u ime neposrednog nadzornika, a memorandum se, osim toga, može sastaviti izravno direktoru poduzeća.
2. O temi i semantičkom opterećenju prezentiranih informacija. Tema objašnjenja jasna je izravno iz naslova. Usluga je dio poslovne korespondencije između strukturnih odjela tvrtke. Tema izvješća može biti različita:
- periodično izvješćivanje;
- jednokratno davanje informacija o pitanju interesa.
3. Ako se usluga i objašnjenje koriste unutar poduzeća, tada memorandum može biti interni i eksterni. U prvom slučaju, namijenjen je direktoru tvrtke, au drugom - višoj vlasti.
Kada je isprava izrađena
Memorandum je nužna mjera. Sastavlja se kada trenutna situacija izmakne kontroli i prijeti poduzeću ozbiljnim problemima. Drugim riječima, stanje stvari mora biti kritično. U ovoj točki, zaposlenik donosi informaciju upravi i iznosi detalje o činjenicama koje su mu poznate. To može biti prijetnja ispunjenju plana ili očekivanoj dobiti. Dokument ima za cilj skrenuti pozornost čelnika na problem koji se pojavio i pokušati ispraviti situaciju. Svaki specijalist na svoj način predstavlja rješenje situacije. U izvješću detaljno opisuje svoju verziju i iznosi vlastita razmišljanja o ovom pitanju. Radi lakšeg sagledavanja informacija, ovaj dokument je sastavljen u potpuno besplatnom obliku. Ovaj stil omogućuje apsolutno svakom zaposleniku da izrazi svoje stajalište o određenom, pojedinačnom pitanju, bez straha da će ga drugi pogrešno razumjeti.
Razlozi za sastavljanje dokumenta
Postoji niz razloga zašto se može sastaviti memorandum. Naravno, možete izraditi uzorak ili jedinstveni predložak za sve moguće slučajeve. Ali svaka posebna prilika zahtijeva individualni stil prezentacije. Razlozi mogu biti vrlo različiti:
- kasniti na posao;
- izostanak s posla;
- kršenje obveza;
- sukob između zaposlenika;
- izjavu o rezultatima revizije;
- skretanje pozornosti na informacije o pogrešci;
- prijetnja neispunjavanjem planiranog zadatka;
- informacije o neprihvatljivom ponašanju zaposlenika.
Razloga je mnogo, a svaki od njih zahtijeva individualan pristup i posebno ispitivanje. Nakon što je dobio informacije iz prve ruke, šef ih mora temeljito istražiti i donijeti kompetentnu odluku. Često postoji potreba za dobivanjem dodatnih informacija od drugih sudionika u problemu. Oni će biti primorani upravi dostaviti svoja objašnjenja na postavljeno pitanje.
Ako je netko nešto razbio
Kršenja uvjeta proizvodnje nisu neuobičajena. Bez njih je nemoguć tijek rada i komunikacija među ljudima. Najčešći memorandum o prekršaju Ponašanje zaposlenika na radnom mjestu uvijek je dvosmisleno. Svako odstupanje od općeprihvaćene norme obično se doživljava kao prekršaj i povlači za sobom odgovarajuću kaznu. Samo šef poduzeća ima pravo izreći kaznu, tako da ga ostali zaposlenici, uključujući neposrednog nadređenog, mogu samo obavijestiti o tome što se dogodilo i ponuditi vlastitu verziju utjecaja na nemarnog kolegu. Algoritam za sastavljanje takvog izvješća je sljedeći.
- Naziv službe ili odjela. Označeno u gornjem lijevom kutu lista.
- Adresat (šef tvrtke). Označeno gore desno.
- Naslov dokumenta. Ispisuje se odmah ispod velikim slovima od crvene linije.
- Broj dokumenta.
- Mjesto kompilacije.
- Titula.
- Tekst dokumenta: Ime i prezime i položaj prekršitelja, datum prekršaja, vrsta prekršaja, razlog incidenta, prijedlog za oporavak.
- Funkcija, puno ime te potpis osobe koja je dokument sačinila.
Ako je kolega kriv
Memorandum za zaposlenika može sastaviti neposredni rukovodilac ili kolega. Češće su razlozi za njegovu kompilaciju negativni: kršenje, nedolično ponašanje, loše ponašanje. U ovom slučaju, bilješka ima za cilj osigurati ono što se dogodilo i zaustaviti ponavljanje toga u budućnosti. Nakon što je primio takav dokument, upravitelj mora razumjeti situaciju i donijeti odluku. U tom slučaju o njemu ovisi hoće li zaposleniku biti izrečena kakva kazna ili ne.
Ako se negativan incident dogodio prvi put, tada se možete ograničiti na upozorenje i poučan razgovor. Ako je prekršaj prešao u sustav, slijedi kazna u skladu s radnim zakonodavstvom. Poglavar je dužan nametnuti vizu u koju će se upisati odluka. Izvješća se mogu sastavljati za zaposlenike i iz drugih razloga. Na primjer, načelnik odjela ima pravo sastaviti bilješku upućenu ravnatelju kako bi nagradio podređenog za savjestan rad ili dobro obavljen posao. Princip kompilacije je isti, samo je tekst pozitivan.
Je li teško napisati izvještaj?
Pisanje memoranduma nije teško. Uzorak pisanog teksta, ako je potrebno, uvijek se može uzeti od tajnika. Mnogi takvi dokumenti prolaze kroz njegove ruke. Glavna stvar je jasno navesti bit onoga što se dogodilo. Nakon čitanja takvog dokumenta, vođa bi trebao imati jasnu predodžbu o tome što je sastavljač ove "poruke" želio reći. Činjenice treba opisivati kronološkim redoslijedom, korak po korak, kako bi se stvorila svijetla i razumljiva slika kao cjelina.
Također se mora imati na umu da se za internu upotrebu izvješće obično sastavlja na običnom listu formata A4 (ili A5). Ako se podaci dostavljaju višoj organizaciji, tada se tekst mora ispisati na memorandumu poduzeća. Takav dokument mora potpisati upravitelj bez greške. Kao rezultat toga, potpisat će ga dva predstavnika poduzeća: prvi je sastavljač, drugi je direktor. Informacija se može potvrditi dodatnim informacijama. Obično se isporučuju uz glavni dokument kao numerirani dodaci.
Da ispravim stvari
Da bi se informacija čula, treba znati napisati memorandum. Takav se dokument obično sastoji od tri glavna dijela.
- Razlog pisanja ove bilješke. Ovdje je potrebno jasno opisati situaciju i navesti sve poznate činjenice.
- Mišljenje sastavljača o tome što se događa. Potrebno je sveobuhvatno analizirati situaciju i predložiti rješenje problema.
- Opći zaključak i konkretni koraci.
Informaciju treba prezentirati što je moguće kraće i jasnije kako adresant ne bi izgubio razum tijekom čitanja. U suprotnom, iznesene činjenice mogu biti pogrešno protumačene, a donesena odluka neće donijeti željene rezultate. Tekst ne smije izražavati vaše pretpostavke niti iskrivljavati stvarnost. Ovaj pristup je protiv pravila. Ako se pojavi takva potreba, sam adresat će se zainteresirati za mišljenje sastavljača kako bi razumio što se dogodilo i donio konačnu odluku.
Sekvenciranje
Na primjeru je moguće razmotriti konkretan slučaj zanemarivanja dužnosti. Memorandum za zaposlenika sastavlja neposredni nadređeni za podnošenje upravi poduzeća. Za početak, zaposleniku se daje vremena da ispravi svoje pogrešne procjene. Inače, voditelj nadležne službe, u prisustvu 3 svjedoka, da ovaj djelatnik nije izvršio zadatak u predloženom roku. Prekršitelj tada mora napisati obrazloženje kroz obrazac navodeći razloge.
Zaposlenik ne smije. U tom slučaju gubi posljednju priliku svoje obrane. Objašnjenje se dostavlja voditelju na pregled. Konačnu odluku izražava u obliku rezolucije. Podaci se šalju kadrovskoj službi za pripremu naloga za povrat. Visina kazne određuje se u skladu sa zakonom. Ako se loše ponašanje pokazalo prilično ozbiljnim, a osim toga, ponovljenim, tada rezultat može biti otpuštanje s posla prema relevantnom članku.
