Općenito, memorandum je neophodan za održavanje reda i ispravnog tijeka rada u poduzeću. Često se tijekom rada događaju situacije više sile, za koje su krive različite okolnosti i osobe.
Ovo je dokument informativno-referentnog karaktera, koji može biti namijenjen za prijenos samo uzlaznom linijom usluga do višeg stručnjaka.
Svrha ovog dokumenta je izvijestiti o okolnostima organizacije zadužene za rješavanje takvih problema. Eksterni dokument se formira ako je nemoguće riješiti problem unutar poduzeća.
Ova vrsta memoranduma iznimno je rijetka, ali je prihvatljiva kao službena komunikacija s višim tijelima. saznat ćete po kojim se pravilima sastavlja memorandum o nekorektnom ponašanju zaposlenika.
Važno: za ovu vrstu komunikacije između organizacija koristi se službeno pismo.
Koja je razlika između dopisa i dopisa - pogledajte ovaj video:
Razlike između dokumenta i interne bilješke
Razlika između ova dva dokumenta leži u malom popisu:
- Prvo, interni memorandum, kada je sastavljen, mora sadržavati naziv jedinice iz koje se upućuje, dok vanjski sadrži podatke o organizaciji primatelja i pošiljatelja, mjesto sastavljanja i izlazni matični broj;
- Drugo, potpisi na dokumentima - interni potpisuje sastavljač, ako je namijenjen neposrednim nadređenima, ako je rez iznad, mora ga ovjeriti voditelj sastavljača, ali vanjski uvijek potpisuje uprava organizacije;
- Treće, svrha - vanjski je namijenjen izvješću izvan organizacije, kako bi se privukli stručnjaci izvana za rješavanje problema, dok interni poziva upravu poduzeća da riješi problem unutar njega;
- Četvrto, interni memorandum može biti u slobodnom obliku, ali vanjski se sastavlja samo prema modelu.
Tko je sastavljač
Sastavljač dokumenta može biti bilo koji zaposlenik poduzeća, a za njegovu izradu su potrebni razlozi, koji mogu biti sljedeći:
- Pogoršanje proizvodnih procesa tuđom krivnjom. Kako se sastavlja - pročitajte na linku;
- Poboljšanje proizvodnog učinka tuđim radom;
- Izvješće o radu ustupljene osobe ili zaposlenika koji je bio zadužen za obavljanje bilo kojeg procesa;
- Predstavljanje stajališta o kontroverznom pitanju vezanom uz tijek rada;
- Izražavanje neslaganja u vezi s potrebom dovršetka zadatka.
Obrazac i detalji vanjskog izvješća
Oblik dokumenta može malo varirati ovisno o osnovi za njegovu izradu, budući da može biti:
- Izvješćivanje - kada je sastavljač dužan izvijestiti o rezultatima posla koji mu je dodijeljen;
- Informativno - obično se koristi za molbu za nagrađivanje jednog od zaposlenika za postignuća u radu;
- Informativni - namijenjen zahtjevima i zahtjevima za kažnjavanje prekršitelja radne discipline () ili za dodatne mjere za prepoznavanje nedostataka, nedostataka i drugih kršenja.
Naučit ćete kako pravilno sastaviti i izdati memorandum o odsutnosti zaposlenika na radnom mjestu.
Uzorak popunjavanja vanjskog izvješća. Ali općenito, vanjski oblik dokumenta treba sadržavati:
- Naziv organizacije kojoj se dokument šalje s punim podacima i punim imenom voditelja;
- Podaci o sastavljaču - puno ime, položaj;
- Mjesto sastavljanja i datum;
- Odlazni registarski broj;
- Naslov bilješke s osnovom, koja djelomično otkriva temu spisa;
- Izjava o suštini;
- Zahtjevi za djelovanje ili prijedlog za korektivne mjere;
- Popis dostupnih aplikacija;
- Datum i potpis s prijepisom voditelja poduzeća.
Korak po korak upute za kompilaciju
Važno: Zaglavlje s logotipom uvijek se koristi za izradu vanjskog dokumenta.
U sredini treba navesti naziv dokumenta s osnovom, tako da u početku postane jasno u čemu je bit stvari.
Sama izjava mora biti sažeto napisana u službenom obliku, a ako se pojavi pritužba, potrebno je navesti zašto su postupci, primjerice, nadležnih tijela bili uvredljivi. Zahtjevi ili prijedlozi moraju biti potkrijepljeni referencama na članke zakona.
Savjet: u ovom slučaju ne biste trebali koristiti patos, glomazne i nepismeno konstruirane fraze, neprihvatljivo je koristiti nepristojan jezik ili izlijevati svoje ogorčenje.
Sve izjave moraju biti potkrijepljene dokumentiranim dokazima u obliku priloga uz bilješku.
Kada postavljate svoje zahtjeve, morate biti vrlo sažeti, koristeći riječi poput "Molim" i tako dalje.
Prilikom sastavljanja bilješke na nekoliko listova, oni moraju biti numerirani. Vanjska isprava oblikuje se, u pravilu, strojnopisom.
Kako izbjeći greške
Polazeći od sastavljanja takve isprave, osobito ako se radi o kažnjavanju nekoga ili kaznama s njegove strane, potrebno je prije svega sve dobro odvagnuti - ima li dovoljno dokaza, osnova i, ako je potrebno, svjedoka kako bi se zabilješka učinila. ne činiti lažnim.
Uostalom, ako vlasti smatraju da je to laž, sastavljač riskira ne samo da bude ukoren, već i izgubiti posao, biti administrativno odgovoran.
Primjer popunjavanja eksternog memoranduma. Nije loše dokument potkrijepiti ne samo prijavama, već i svjedočanstvima ili videokasetama, fotografijama.
