Poduzetnici i uredski djelatnici u svom se radu susreću s potrebom ispravne izrade višestranih dokumenata. Regulatorna tijela i više organizacije, kao što znate, pedantno se bave dizajnom poslovnih dokumenata i stoga ponekad nastaju poteškoće. Smislimo kako pravilno bljeskati i numerirati dokumente kako ne bi bilo nepotrebnih pitanja prilikom podnošenja.
Tko rješava papirologiju?
Čini se da nema ništa komplicirano u treptanju papira. Ali zapravo nije sve tako jednostavno. Postoje određena pravila po kojima se to radi. Ako želite napraviti registrator novina ili časopisa za korištenje unutar organizacije, onda je to jedna stvar. Ali ako se suočite sa zadatkom pripreme dokumenata za arhivu ili poreznu upravu, ili negdje drugdje, tada morate pristupiti poslu sa svom odgovornošću, inače riskirate da dobijete papire natrag. Razlog odbijanja može biti netočna registracija.
Mnogo je takvih slučajeva. A sve zbog činjenice da ne znamo kako pravilno bljeskati i numerirati dokumente. Uzorak dizajna vjerojatno neće biti dostavljen u poreznoj ili arhivi.
Sada postoji dovoljan broj tvrtki uključenih u firmware dokumenata. Možete koristiti njihove usluge. Sigurno imaju puno iskustva. U ponudi imaju širok izbor navlaka. Ali ovo nije uvijek zgodno. Činjenica je da su tiskare pretrpane narudžbama. Recimo da morate hitno obaviti ovaj posao. Kako onda biti? Ostaje samo riješiti ovo pitanje.
Osim toga, u uvjetima ekonomije, menadžment nije uvijek spreman platiti dodatne troškove, pa ova vrsta posla pada na pleća tajnica i računovođa. Dakle, bolje je jednom sami shvatiti kako u budućnosti ne bi bilo problema. Ovo znanje bi moglo dobro doći.
Pomoć za početnike
Želimo napomenuti da ne postoje jedinstveni standardi u vezi s flash dokumentima. Usput, državne strukture također ne daju nikakva objašnjenja po ovom pitanju. Što znači da sve morate sami shvatiti. U tome će nam pomoći Metodološke preporuke uredskog rada (naredba Federalnog arhiva od 23. prosinca 2009.).
Što vam je potrebno za flash dokumente?
Prije nego što započnete sam posao, morate se pripremiti. Trebat će vam sljedeći materijali:
- Sami dokumenti.
- Ljepilo.
- Papir.
- Igla.
- Šilo.
- Probijač rupa.
- Posebne niti.
- Pečat tvrtke.
Općenito, cijeli se proces može podijeliti u tri faze. Prvi je priprema, drugi je sam firmware, treći je ovjera gotovog dokumenta.
Koju koricu izabrati?
Govoreći o tome kako bljeskati dokumente, morate se sjetiti takve nijanse kao što je dizajn naslovnice. Naravno, u tiskari će vam biti ponuđene lijepe opcije, ali one nisu uvijek potrebne ako ne govorimo o diplomskom radu.
Za mali registrator bit će dovoljan papirnati omot. Ako se očekuje dugotrajna uporaba registratora (npr. arhiviranje dulje od 25 godina), koristi se debeli karton.
Korice mogu biti standardne veličine (format A4) i nestandardne. To već ovisi o formatu listova koji se uvezuju. Omot mora odgovarati veličini dokumenta.
Paginacija
Kada pripremate papire za spajanje, obavezno numerirajte stranice. Prisutnost numeriranja je preduvjet za registraciju. "Čemu služi?" - pitaš. Kako biste onemogućili neopaženo kidanje, uklonite neke od listova. Ovaj trenutak je vrlo važan. Pa razgovarajmo o tome kako flashati i numerirati dokumente. Ovdje postoje neke nijanse.
Kada stavljate numeraciju, morate se sjetiti pravila:
- Listovi su numerirani, a ne stranice.
- Koriste se samo arapski brojevi.
- Sam popis dokumenata nije numeriran.
- Ako trebate numerirati pismo, prvo se koverti dodjeljuje serijski broj, a tek onda svakom letku.
- Ako je predmet vrlo velik (u pravilu se takvi spisi arhiviraju), tada se može sastojati od svezaka od kojih će svaki imati svoju numeraciju.
- Ako se unutar registratora nalaze papiri na kojima su već utisnuti brojevi, potrebno ih je prenumerirati u jedinstveni format.
- Ako postoje ugniježđeni listovi velikih veličina (A3), moraju se proširiti i staviti broj u gornji desni kut. Zatim ponovno presavijte. Bit će porubljen samo na jednom rubu.
- Dešava se da se na listove zalijepe mali dokumenti (čekovi, potvrde i sl.). U ovom slučaju list dobiva jedan broj, ali na dnu lista nalazi se popis zalijepljenih radova.
- Kada se mali dokumenti lijepe samo na kut, tada se svakom od njih može dati broj.
- Crteži, dijagrami, fotografije, planovi također su numerirani.
Da biste razumjeli kako pravilno bljeskati i numerirati dokumente (uzorak je dan u članku), morate razmotriti slijed radnji korak po korak.
Što trebam učiniti ako postoje pogreške u numeriranju?
Prije fleširanja dokumenata, trebali biste provjeriti je li registrator ispravno dizajniran. Pažljivo pogledajte brojeve stranica. Ako se pokaže da neki od njih nedostaju, možete unijeti dodatnu numeraciju slova. Svi će listovi ostati pod svojim brojevima, a na onima koji nedostaju treba napisati broj s prethodnog lista i slovo.
U slučaju grubih pogrešaka, ima smisla pažljivo prekrižiti ono što je napisano i unijeti točan unos pored toga. Sve učinjene promjene moraju se odraziti u potvrdi.
Opis dokumenta
Prije treptanja dokumenata s nitima, bolje je provjeriti ispravnost izvršenja cijelog slučaja. Uostalom, ne bih ga htjela kasnije vezti. U pravilu se unutar njega nalazi nekoliko paketa papira. Apsolutno cijeli popis mora biti naveden u inventaru. Sastavlja ga odgovorna osoba uz naznaku datuma. Opis nije numeriran.
Kako šivati dokumente s nitima u tri rupe?
Ako su svi dokumenti pripremljeni, tada možete početi treptati. Da biste to učinili, potrebne su vam posebne niti ili možete koristiti špagu. Naravno, nema smisla šivati nekoliko listova oštrim koncem, možete uzeti obični presavijeni na pola.
Dakle, idemo izravno na pitanje kako bljeskati dokumente s nitima. Fotografije s detaljnim opisom poslužit će kao vizualni dodatak algoritmu radnji. Počnimo s činjenicom da je potrebno pričvrstiti listove tako da kasnije možete lako pročitati informacije prikazane na njima. Da biste to učinili, rupe su probušene s lijevog ruba, otprilike na udaljenosti od jednog i pol centimetra. Trebale bi biti tri rupe. Nalaze se jedna na drugoj. Ubodi se mogu napraviti bušilicom za rupe kada je hrpa listova mala. Za debele tomove trebat će vam šilo. Pripremite konac, ali nemojte biti predug, bit će dovoljno sedamdeset centimetara.
Kako ispravno flashirati dokumente? U nastavku je prikazan primjer tijeka rada. Radi lakšeg objašnjenja, dodijelimo brojeve rupama: vrh - 1, sredina - 2, dno - 3.
Morate početi šivati sa stražnje strane kućišta, provlačeći iglu kroz otvor 2 na prednju stranu. U tom će slučaju jedan kraj niti ostati iza. Zatim, kroz 1 rupu, igla se ponovno dovodi na stražnju stranu. U trenutku kada su igla i slobodni kraj konca iza dokumenta, morate se ponovno pomaknuti na prednju stranu, a zatim ponovno na stražnju stranu.
Kako flashati dokumente, skoro smo shvatili. Ostaje slučaj za male. Nakon što su svi listovi pričvršćeni, možete sigurno vezati konce u čvor na stražnjoj strani kućišta.
Mora biti čvrsto zategnut kako bi se zatim mogao zapečatiti potvrdom. Krajevi niti moraju slobodno visjeti ispod naljepnice.
Kako se ovjeravaju dokumenti?
Pa, kao što vidite, nema ništa teško u rješavanju problema bljeskanja dokumenata s nitima. Fotografije predstavljene vašoj pozornosti izravna su potvrda toga. Još samo da ovjerimo popunjene listove.
To se zove "potpis potvrde". Za izradu je potrebno uzeti mali komad papira veličine 5 x 6 centimetara i zalijepiti ga sa stražnje strane tako da prekrije čvor. Krajevi konca trebaju izlaziti ispod njega i slobodno visjeti.
Na ovoj bilješci morate naznačiti koliko je stranica spojeno. Zatim ga potpisuje direktor, datum i pečat organizacije. Općenito, ovjeru potpisuje ili direktor tvrtke ili jedan od zamjenika. Sam pečat se postavlja tako da jedan njegov dio pada na posljednji list paketa, a drugi na novčanicu.
Zašto su dokumenti spojeni?
Već smo spomenuli da se arhivirani dokumenti arhiviraju radi pohrane, osim toga, u svakodnevnim aktivnostima poduzeća vrlo je često potrebno pričvrstiti svežnjeve listova. To mogu biti ugovori, te izvješća poreznoj ili drugim regulatornim tijelima. Usput rečeno, porezne vlasti u tom pogledu uglavnom imaju vrlo stroge zahtjeve. Upotreba spajalice nije dopuštena. To se smatra grubim kršenjem.
Općenito, Ministarstvo financija čak daje svoje preporuke o tome kako bljeskati dokumente. Dakle, spis ne može biti jako obiman. Optimalna veličina je do pedeset stranica. Ako ima puno dokumenata, bolje ih je podijeliti u nekoliko slučajeva. Numeracija mora biti kontinuirana arapskim brojevima. Listovi su prošiveni grubim koncem, koji moraju biti vezani na stražnjoj strani gotovog dokumenta. Odozgo, čvor je zapečaćen potvrdnom bilješkom, koja mora biti sastavljena u skladu sa svim pravilima. Ne zaboravite da je na njemu zalijepljen broj listova slučaja. Za regulatorna tijela, potpis u bilješci s jamstvom vrlo je važan. Može ga postaviti samo ravnatelj ili druga osoba koja za to ima ovlasti. Sve je to ovjereno pečatom. Njegov otisak treba ležati tako da zahvati dio lista i bilješke. Zapravo, sve ove preporuke ponavljaju informacije koje smo iznijeli gore. Smatrali smo potrebnim dovesti ih, kako biste se uvjerili da sve radite ispravno, u skladu s uputama viših instanci.
Porezne vlasti nedvosmisleno zahtijevaju cjelovitost i sigurnost ne samo samih dokumenata, već i kopija. Štoviše, fotokopije se također spremaju u poseban paket.
Umjesto pogovora
U članku smo govorili o tome kako pravilno bljeskati dokumente s nitima za podnošenje arhivi i regulatornim tijelima. Ponekad nastaju sporovi oko dizajna registratora, jer ne postoji dokument koji bi dao precizna objašnjenja o ovom pitanju, pa čak i s komentarima. Stoga je potrebno usredotočiti se na standarde usvojene u uredskom radu. Morate imati na umu da vladine agencije kojima predajete dokumente mogu imati vlastite zahtjeve za njihov dizajn. Stoga je bolje uvijek razjasniti takve informacije unaprijed kako biste izbjegli pogreške i vratili dokumentaciju na reviziju. Uostalom, posvuda mogu postojati nijanse.
