Ako organizacija radi s ogromnim brojem dokumenata, a njihova sigurnost je od velike važnosti, tada za jednostavno skladištenje trebate nekako organizirati dokumente. U tom će slučaju biti korisna dokumentacija firmvera. Nakon spajanja papira, možete biti sigurni da nijedan dokument neće biti izgubljen. Razmotrite koji su dokumenti podneseni i zašto se to događa.
Zašto šivati dokumente s nitima
Spajanje dokumenata propisano je zakonom, a to nije jedini razlog zašto bi dokumenti trebali biti vezani. Vladina Uredba br. 439 uključuje smjernice o tome kako spajati dokumente prema GOST standardima.
Osim toga, potrebno je uvezivanje dokumentacije za njezin ispravan prijenos bilo kojoj instituciji, tako da u budućnosti neće biti pitanja o nedostatku bilo kojeg lista. Također, za sve institucije postoji jedinstveno pravilo da se prilikom prijenosa više od jednog lista mora arhivirati dokumentacija. Ponekad je potrebno u banci prošiti dokumente djelatnicima nadležnih odjela i na njih napisati broj odjela, a dokumentacija se prošiva i na sudu i ulaže u spis.
Kako fleširati dokumente
Sada se postavlja pitanje kako to ispravno učiniti. Neki zaposlenici počnu paničariti i misle da firmware ima vrlo stroga pravila, da list spajalica mora biti potpisan tiskanim slovima, konac mora biti samo najlonski itd.
Međutim, nema jasnih smjernica o tome kako se dokumentacija treba arhivirati. Glavna stvar koju morate promatrati je da ne izgubite potrebne papire za firmware, jer je njihova sigurnost glavni zadatak pričvršćivanja dokumentacije. A ponekad se dogodi da treće strane u svrhu prijevare ili skrivanja informacija mogu zamijeniti listove u mapi ili ih čak postaviti.
Kako bismo provjerili da papiri nedostaju, svi spojeni listovi moraju biti numerirani. Na poleđini uvezane dokumentacije lijepi se mali list papira na koji se stavlja pečat organizacije. Iz sigurnosnih razloga postoji zahtjev da pečat prelazi preko uvezanog papira.
Na lijepljenom papiru unosi se odgovarajući upis: prošiven, numeriran (međutim, broj stranica je napisan riječima i brojevima), prošiven, zapečaćen. Voditelj ili zaposlenik koji je pripremio dokumente za uvez, ovjerava dokumentaciju.
Uzorak registracije spojene dokumentacije
Podešavanje firmware-a dokumenata u uredskom poslovanju
Prema zahtjevima Ministarstva pravosuđa Rusije potrebna je sistematizacija dokumentacije kako bi cijeli paket papira bio uredan, arhiviran prema standardima itd. U ovom trenutku gotovo svaka tvrtka ima veliki broj papira . Radi odgovarajućeg čuvanja dokumenti se prenose u arhiv, odakle se na zahtjev mogu dobiti arhivski listovi, a papiri korišteni u radu ostaju u javnom vlasništvu za zaposlenike.
Važno! Potrebno je znati koji se dokumenti spajaju i na temelju kojih se pravnih akata taj proces odvija.
Dokumenti za bljesak
Svaki zaposlenik tvrtke koji se bavi velikom količinom dokumentacije mora shvatiti da nije sva podložna spajanju. Isprava mora biti uvezana ako se sastoji od najmanje dva lista.
Zaposlenici kadrovske službe prikazuju sljedeće izvornike:
- odobrene države;
- sastavljanje osobnih i općih naloga.
Računovođe moraju spojiti:
- izvješća o dodjeli;
- fakture;
- fakture;
- tehničke putovnice;
- knjige prihoda;
- izvod o prometu i stanju računa;
- akti rada;
- ako je plaća u gotovini na blagajni poduzeća - izvodi za plaću.
Bilješka! Zaposlenici koji rade s pravnim osobama trebali bi znati fleširati dokumente, međutim, u ovom slučaju dokumenti su preslike, pa nije nužno staviti pečat. Općenito govoreći, gotovo sve tvrtke se bave firmverom dokumenata, razlika je samo u procesu obavljanja posla.
Akti koji reguliraju spajanje dokumenata
Na zakonodavnoj razini standardi za bljeskanje dokumentacije po svakoj strukturi tvrtke nisu definirani, ali postoje opća pravila za spajanje listova. Naredba Rosarhiva "Uredsko i arhivsko poslovanje" br. 76, naredba Ministarstva kulture br. 536 imaju preporuke o uvezivanju dokumenata, standardne upute za uredski rad.
Uredba Vlade Ruske Federacije br. 439 ima opću teoriju o tome zašto je to potrebno i kako se to događa, međutim, zakon Ruske Federacije "O arhiviranju" opisuje samo obvezu svih organizacija da čuvaju dokumentaciju, ali zakon ne navodi kako bi to trebalo učiniti. Naredba br. 02 - 213 "O kancelarijskom poslovanju u Centralnoj banci" također opisuje standarde za pohranu dokumenata u arhivu u svim bankama. Kako bljeskati povelju za porez , po diktatu porezne inspekcije. Porezna služba također kontrolira sigurnost dokumenata za pojedince koji se bave poduzetničkom djelatnošću.
Mogućnost pričvršćivanja dokumenata prema GOST-u
Metodologija za pripremu povjerljivih dokumenata za firmware
Prije povezivanja dokumenata potrebno ih je proći kroz neke pripremne korake za firmware. Ispravan proces firmvera reguliran je Naredbom br. 76 Saveznog arhiva. Prvo, listovi moraju biti numerirani, to će spriječiti gubitak lista ili skrivanje podataka. Listovi su numerirani svi, osim stranice inventara. Ako postoji kuverta s firmware-om, tada se prvo numerira kuverta, a iza dokumenti koji su u njoj priloženi.
Prazni listovi nisu ugrađeni u firmware - oni su uništeni. Ako su priložene slike, dijagrami i sl., tada se broj nalazi na poleđini gore lijevo. Ako je priložen list velikog formata, tada se broj lista nalazi s desne strane u gornjem kutu. Odgovorni zaposlenik ovjerava natpis, označava svoj položaj, potpis, datum formiranja, broj listova.
Uvezana dokumentacija mora imati inventar koji ne sadrži serijski broj. Opis treba sadržavati sljedeće informacije:
- naziv dokumenta, datum;
- popis svih podnesenih dokumenata, njihov broj, potpis voditelja.
Nakon što prođete prvu fazu, možete prijeći na glavnu fazu firmvera.
Korak po korak upute za bljeskanje dokumenata
Shvatimo kako pravilno bljeskati dokumente s nitima korak po korak s uputama. U početku morate shvatiti da firmware dokumenata predviđa firmware u dvije, tri rupe, pa čak i četiri i pet. Upoznajmo se sa svakom opcijom detaljnije.
u dvije rupe
Dokumenti koji nisu od velike važnosti spajaju se jednom od najjednostavnijih opcija - dvije rupe. Ali čak i uz tako jednostavnu metodu, mnogi zaposlenici se pitaju kako ispravno bljeskati dokumente. Kako se ne biste zbunili, možete slijediti sljedeća pravila:
- prije probijanja listova potrebno ih je izravnati. Da biste napravili dvije rupe, možete koristiti bušilicu za rupe ili običnu iglu;
- zatim trebate provući konac (po mogućnosti jaki) kroz dvije rupe tako da se njegovi krajevi spoje na stražnjoj strani;
- niti treba vezati. Na čvor se lijepi čvrsti papir, često u obliku trokuta. Tiskani papir se ispisuje na.
Ovo je jedan od najlakših načina za flash dokumentaciju. Druge opcije su češće, ali ih je teže provesti.
Bilješka! Zalijepite čvor tako da nema gubitka listova. Također je propisan broj listova, podaci specijaliste koji je izvršio zahvat. Za one dokumente koji imaju rok zastare veći od 10 godina, preporuča se koristiti svileni papir za lijepljenje čvora.
u tri rupe
Tehnika firmvera koja se koristi je ista kao i kod dvije rupe, međutim, bušenje se vrši u tri rupe. Razmak između rupa ne smije biti veći od 3 cm:
- s druge strane, potrebno je nacrtati nit, ali kroz srednju rupu. To jest, kraj bi trebao biti od početnog lista, oko 7 cm treba ostaviti na zalihi;
- onda biste trebali staviti konac i iglu s lica, usmjeravajući ga u donju rupu na drugoj strani dokumenta;
- nakon toga, konac treba ponovno provući kroz srednju rupu, tako da se formiraju dva spojena čvora;
- sada trebate odrezati konac i uštedjeti 7 cm, kao kod prvog okreta konca. Krajevi trebaju biti povezani zajedno.
Radi sigurnosti dokumenata, odgovorni djelatnik lijepi pravokutni list, na kojem je potrebno napisati ime djelatnika, potpis, kao i broj prošivenih listova.
u četiri rupe
Potrebno je napraviti četiri rupe, čiji razmak treba biti 1,5 cm. Zatim morate umetnuti konac u drugu rupu sa stražnje strane, provući ga kroz prvu rupu, a zatim provući kroz drugu, treću i četvrtu rupe.
Uzorak firmvera u 4 rupe
u pet rupa
Često se u računovodstvenim izvješćima koristi šivanje s pet rupa, jer skup takve dokumentacije doseže puno veću debljinu u odnosu na ostatak. Između pet rupa, udaljenost bi trebala biti do 5 cm.U ovoj shemi možete koristiti i spajalicu za dokumente ili prešu s bušilicama. Kako se u ovom slučaju listovi ne bi oštetili, karton treba koristiti kao korice.
Kako bljeskati dokument u 5 rupa korak po korak:
- konac treba umetnuti u srednju rupu, ostavljajući 10 cm Zatim konac prolazi kroz drugu rupu odozgo;
- sa stražnje strane konac ide u prvu rupu, a zatim opet ulazi u drugu rupu. Nakon što ste to učinili, jedan rub je spreman;
- sa stražnje strane, nit se ponovno umetne u srednju rupu i izlazi kroz četvrtu;
- sada opet konac mora biti umetnut u najnižu rupu i usmjeren s prednje strane u četvrtu rupu;
- tako se na stražnjoj strani dobiju dva komada konca koje je potrebno međusobno spojiti.
Kako bljeskati omotnicu s tajnim dokumentima
Povjerljiva dokumentacija mora se čuvati u neprozirnim vrećicama tijekom prijenosa. Na tajnom paketu stoji da se mora osobno predati ili je naznačeno da se radi o klasificiranom podatku.
Takvi se dokumenti spajaju poprečno.
Kako ovjeriti prošivene dokumente
Odgovorni djelatnik dužan je ovjeriti dokumentaciju, bez čega se dokumentacija neće moći predati na ovjeru niti poslati na čuvanje. Istodobno, ne bi se smjele pogriješiti, jer se tijekom provjere mogu pojaviti mnogi problemi. Stoga je bolje ne propustiti trenutak.
Važno! Zaposlenik koji potpisuje dokumentaciju preuzima punu odgovornost za njezinu predaju i sadržaj. Odgovornost se može prenijeti na drugog zaposlenika, ali samo ako postoji poseban nalog.
Ovjera dokumenata
Općenito, firmware dokumentacije je dobra zaštita za vrijednosne papire i potvrđuje da su svi dokumenti koji se podnose autentični. Nakon što ste shvatili kako ispravno numerirati dokumente prilikom podnošenja i kako se taj proces odvija, ne možete brinuti o vraćanju dokumenata i potrebi da ih ponovno sistematizirate.
