Nakon izdavanja naloga za prijem u radni odnos. Ne postoji jedinstveni obrazac za to, pa osmislite vlastiti. Napravite kopiju putovnice zaposlenika, potvrde o TIN-u, potvrde o mirovinskom osiguranju i drugih dokumenata koji su dostupni, na primjer, iz vozačke dozvole, liječničke potvrde.
Prva stranica treba sadržavati popis svih dokumenata koji su dostupni u trenutku zapošljavanja i koji će se pojaviti u procesu rada, na primjer, nalog za godišnji odmor, bilo koji dodatni ugovori uz ugovor o radu.
U internom popisu naznačiti nazive dokumenata, njihove brojeve, datum sastavljanja i broj lista u osobnom dosjeu. Staviti potpis, puno ime sastavljača i datum sastavljanja. Kako biste pojednostavili pružanje informacija, napravite popis u tabelarnom obliku.
Nakon što su svi dokumenti prikupljeni, poredati ih kronološkim redom, zatim numerirati počevši od inventara (br. 1). Zatim dizajnirajte naslovnicu svog osobnog dosjea. Obavezno navedite naziv organizacije u skladu s osnivačkim dokumentima, serijski broj osobnog dosjea, datum sastavljanja. Ostavite polje za naznaku datuma završetka ugovora o radu. Također, nakon otkaza, morat ćete navesti broj stranica u datoteci.
Ne zaboravite navesti naslov predmeta - prezime, ime i patronim zaposlenika u cijelosti. Možete napisati i radno mjesto zaposlenog djelatnika. Nakon otkaza predmet se spaja i predaje u arhivu.
Osobne dosjee vodi kadrovski djelatnik ili druga osoba koja obavlja njegove poslove. Pristup podacima je ograničen. Jednom godišnje zaposlenici trebaju dobiti informacije o vođenju predmeta; bolje je ako nakon upoznavanja stave potpis.
Računovođa ili poduzetnik u svom poslovanju mora obraditi mnoštvo dokumenata. Tijek dokumenata raste izravno proporcionalno uspješnosti razvoja poslovanja. Mnoge su metode rada nadaleko poznate, ali malo je vjerojatno da će itko ispričati cijelu tehnologiju poslovnim početnicima. Ovaj vodič će vam pokazati kako porubiti dokumenti kako se ne bi zbunili ili izgubili.
Uputa
Korištenje prozirnih datoteka nije baš dobro. Bolji porub dokumenti pomoću bušilice za rupe. Naravno, prozirne datoteke korisne su za pohranu dokumenata koji se ne mogu bušiti: dokumenti koji se izrađuju na obrascima državnog znaka, dokumenti s hologramima i drugim papirima otpornim na krivotvorenje. Za druge dokumente datoteke nisu korisne.
Za precizno bušenje možete koristiti , poravnavajući svaki dokument s prethodnim. U jednoj mapi dokumentiće biti poravnat, ali ako bilo koji dokument trebate premjestiti u drugu mapu, vjerojatno će stršati izvan hrpe.
Najbolji način za uvezivanje dokumenata je korištenje čepom. Tada će svaki dokument imati rupe na istom mjestu. Dokumenti spojeni na ovaj način imat će najtočniji izgled i neće biti potrebne dodatne rupe u njima.
Za spajanje dokumenata često se koriste držači za spajalice ili spajalice. Istina, imaju nedostatak: snop dokumenata pričvršćenih spajalicama ili spajalicama ima ispupčenje na mjestima pričvršćivanja, što otežava rad s papirima. Bolje je povezati dokument s više stranica s kapljicom PVA ljepila. U većini slučajeva potrebno je manje, a hrpa dokumenata nema zadebljanja.
Ako je dokument manji od standardnog lista, tada ga je potrebno prvo zalijepiti na standardni list, nakon čega se može koristiti s ostalim dokumentima.
Dokumentacija se u nekim tvrtkama čuva desetljećima. Da se važni papiri ne bi zgužvali ili izgubili, potrebno ih je spremiti u mape od tvrdog kartona ili plastike. Radi identifikacije, svakom ugovoru dodijelite zaseban broj.
Uputa
Da biste lakše pronašli onu pravu, nabavite knjigu. Dodijelite broj i unesite ga u ovaj dnevnik. Uz broj upisuje se i datum sklapanja ugovora. Temeljnica bi trebala izgledati ovako: 1. Ugovor br. 123TP od 22.02.2011. U bilješkama možete navesti suštinu ugovora, ako to zahtijeva korporativni stil dokumentacije.
Ako u poduzeću postoji više pravnih osoba, za svaku vodite svoju knjigu ugovora. Koristite uvjetne simbole u zapisima. Na primjer, zapišite ugovore OAO Masha and the Bears kao 123MM. I označite vrijednosne papire od CJSC "Tri praščića" 123TP. Dodijelite brojeve kako biste izbjegli zabunu.
Prije stavljanja dokumenta u mapu, pažljivo uklonite spajalicu koja drži . Uzmite bušilicu i izbušite nove rupe. Pričvrstite dokument u mapu i učvrstite ga posebnim antenama. Odvojite jedan ugovor od drugoga praznim A4 listom.
Ugovori se mogu sklapati i na druge načine. To će zahtijevati transparentne datoteke. Priložite svaki dokument zasebnoj datoteci i prikvačite ga u mapu.
Ne spremajte previše ugovora u jednu mapu - mogu se zgužvati. Mapa se treba lako zatvarati, pojedinačni listovi ne smiju stršati.
Nema potrebe uvijek pri ruci držati fascikle s ugovorima od prije tri godine. Složite ih u kartonske kutije uz potpis godine i pravne osobe za koju se isprava izdaje. Pošaljite kutije u skladište. Odaberite suho mjesto za skladištenje. Vlaga je štetna za papir.
Osobni dosjei svih umirovljenih i umirovljenih zaposlenika moraju se poslati u arhivu na pohranu (članak br. 17 Saveznog zakona br. 125-F3). Zaposlenik kadrovske službe dužan je pripremiti mape s dokumentima i predati ih ovlaštenom djelatniku. arhiva iz ruke u ruku.
