A menedzsment, vagyis az erőforrások elosztásával kapcsolatos döntések meghozatala csak megbízható és időszerű információk alapján lehetséges. Ennek az információnak helyesnek kell lennie, és azonnal meg kell érkeznie. Pontosan ezt szolgálja a "memorandum" nevű hivatalos dokumentum, amelyről később tájékozódhat.
Mi ez a jegyzet?
A memorandum az információ „alulról felfelé” történő továbbításának szokásos formája – az alsóbb szintű alkalmazottaktól a menedzsmentig. A feljegyzések leírják a kritikus eseményeket, a folyamatban lévő tevékenységeket és a cég általános állapotát. A jelentések alapján a vezető pontosabb elemzést készíthet a szervezet helyzetéről, és megfelelő parancsokat adhat.
A jelentés elkészítése mind a beosztottnak, mind a közvetlen vezetésnek ötlete lehet. Ha a kezdeményezés a vezetéstől származik, akkor gyakran szóban adják a beosztotthoz a megbízást ennek a munkának a végrehajtására.
Vannak más típusú feljegyzések is az üzleti kommunikációhoz. Nem szabad összetéveszteni a jelentéssel, ezért vegye figyelembe népszerű típusaikat:
- Emlékeztető – információk továbbítására szolgál olyan részlegek vagy alkalmazottak között, akik nincsenek közvetlenül egymásnak alárendelve. Egyes együttműködési kérések vagy a szervezeten belüli eseményekről szóló értesítések ilyen módon is megfogalmazhatók, így ez a nyomtatvány nem tekinthető feljegyzésnek.
- , amelyben a munkavállaló általában elmagyarázza a vezetőségnek tetteit, leggyakrabban azokat, amelyek a szervezet normál működésének megzavarásához vezettek. Ez szintén nem jelentés.
Az alábbiakban megtekinthet egy videót, amely elmagyarázza a jegyzetek és az emlékeztetők közötti különbséget:
Nem szabad megfeledkezni arról, hogy a memorandum komoly jogi dokumentum. Előfordulhat, hogy a jövőben jogi eljárások során hivatkoznia kell rá, ezért legyen óvatos a tartalmával kapcsolatban.
A memorandum típusai
A jelentések feltételes felosztása tárgyonként történik, melynek hozzávetőleges iránya a címből kiderül:
- Jelentés. Leggyakrabban ilyen jelentéseket használnak. Összeállításukat előre szabályozza egy magasabb struktúra a rendszeresen egyszerű, de folyamatos monitorozást igénylő paraméterek szabályozására.
- Kezdeményezés. Azokban az esetekben, amikor a beosztottaknak javaslatuk van a vállalati folyamatok racionalizálására vagy optimalizálására, szabálytalanul kerülnek a vezetés elé.
- Tájékoztató. Azért írják őket, hogy értesítsék a feletteseket az osztály vagy vállalat jól bevált munkájában bekövetkezett drasztikus (gyakran negatív) változásokról. Ilyen esetekben általában gyors vezetői reakcióra van szükség, hogy ne legyen veszteség vagy esetleges nyereség kiesése.
A témától függetlenül a dokumentum lehet:
- Belső. Az intézményen belül felmerülő problémák megoldására belső jelentéseket használnak. A döntéseket mérlegelésük után a szervezet saját alkalmazottai hozzák meg.
- külső. Külső jelentés készül a saját intézményében zajló folyamatokba bevonni kívánt külső szervezet számára.
Az ilyen memorandumok összeállításának módját a továbbiakban megvizsgáljuk.
Hogyan írjunk belső memorandumot?
A belső jelentések általában sima papírlapokra készülnek. Felsoroljuk a szükséges alkatrészeket és feltüntetjük a hagyományos elhelyezkedésüket:
- Kinek szól a jelentés (kinek kell döntenie) - a jobb felső sarokban, datív esetben.
- Tájékoztatás a dokumentumot összeállító személyről az osztály (részleg) nélkülözhetetlen megjelölésével. Jelölve a jobb oldalon, az előző rész alatt is, datívusban.
- A dokumentum neve - "Memorandum" - a lap közepén (pont, kettőspont és egyéb írásjelek nem kerülnek a név után). Ha a jelentés témája szabványos (hiányzásról, ajánlatról, bónuszokról) - azonnal felveheti a cím alá.
- Nyilvántartási szám és dátum (ha a belső irodai munka megköveteli).
- Lehetséges megemlíteni azokat az indítékokat, amelyek a feljegyzés elkészítését okozták.
- A bekezdésből - kijelentés, vagyis a válaszadó szemszögéből bármely folyamatban kialakult helyzet megállapítása (tények, események, körülmények, kronológia, ok-okozati összefüggések).
- Az új bekezdésből - analitika, vagyis a már meglévő, vagy a jövőben lehetséges problémák pontos leírása, ahogy az a beszélő előtt megjelenik (néha olyan potenciális lehetőségek is adottak, amelyek még nincsenek kihasználva, de a javát szolgálhatják a szervezet).
- Új sorból - ajánlások, vagyis a problémák kiküszöbölésének módjai vagy javaslatok a veszteségek minimalizálására, ha lehetetlen elkerülni bizonyos tényezők negatív hatását (vagy a fel nem használt erőforrások fejlesztésének legjobb módja).
- Dátum, dátum, az előadó személyes adatai - aláírás, beosztás, kezdőbetűk (teljes név).
Egy üres dokumentum nyomtatvány letölthető.
Az alábbiakban egy ilyen memorandum legnépszerűbb formáit tekintjük át.
A munkafegyelem megsértéséről
Egy ilyen dokumentum nagyon komoly, mert az alapján lehet:
- kiadott (megrovás);
- alkalmazott lefokozása;
- a munkavállaló elbocsátására vonatkozó eljárást az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének vonatkozó cikke alapján indították el;
- nyílt tárgyalás.
Természetesen az ilyen információk belsőek, így az intézményen kívüli behatolásuk nem kívánatos.
A fő szövegnek egyértelműen és konkrétan jeleznie kell, hogy a munkavállaló miben volt hibás. Még jobb, ha közvetlenül hivatkoznak az Orosz Föderáció Munka Törvénykönyvének cikkeire és a munkavállaló által megsértett belső szabályokra.
A szöveg általában tartalmaz egy említést arról, hogy a munkavállaló magyarázó megjegyzésben magyarázatot adott viselkedésére, feltüntetve a dokumentum számát, dátumát és egyéb azonosítóit. Ha nincs ilyen magyarázat, akkor ezt is jelezzük.
Letölthető egy belső feljegyzés minta, amely szerint a munkavállaló munkafegyelmet sértett, mert nem tartózkodott a munkahelyén.
A feladatellátás elmulasztásáról
Általános szabály, hogy a hivatali kötelezettségek elmulasztása miatt a munkavállalót fegyelmi felelősségre vonás formájában kell megbüntetni. Formái a következők lehetnek:
- prémium nem fizetése;
- bírság;
- rendreutasítás;
- lefokozás.
A hivatali kötelezettségek elmulasztásáról szóló feljegyzés minta letöltését javasoljuk.
A munkavállalónak jogában áll perelni a munkáltatót, ha a büntetést méltánytalannak vagy túlzónak tartja, ezért a jegyzőkönyv összeállításánál a megfogalmazás pontossága és a bemutatott követelmények ellenőrzése szükséges, például a belső munkarendre való hivatkozással. .
A bónuszokról
Ezt a jelentési formát olyan esetekben alkalmazzák, amikor a munkavállalót bónuszban részesítik. A főszövegben alá van írva, hogy melyik munkára és mekkora összegben jár a bónusz. Letölthet egy mintát egy ilyen dokumentumból.
Hogyan írjunk külső jelentést?
Az ilyen dokumentumok céges fejléces papírra készülnek, a cég adatainak és elérhetőségeinek kötelező feltüntetésével. Az űrlapon található embléma segít a címzettnek gyorsan megérteni, kivel van dolga. Az okmány hitelességének igazolására a vállalkozás kék pecsétjét kell elhelyezni.
Mivel az üzleti papírokat a külvilágba küldik, a kitöltési követelmények a következők:
- A fogadó szervezet neve. Rövidítések és kihagyások nem megengedettek (jobbra fent).
- A tisztviselő, akinek a dokumentumot elküldték (általában a "főigazgató" vagy valami hasonló) - az előző rész alatt.
- A küldő szervezet neve, rövidítések és kihagyások nélkül is (balra fent).
- A dokumentum teljes hivatalos címe (például egy alkalmazott üzleti útjáról szóló feljegyzés) a dokumentum közepén található.
- Az üzleti formában megfogalmazott dolog lényege tömör és világos.
- A küldő szervezet vezetőjének beosztása, aláírása és kezdőbetűi (az alsó rész közepén).
- Az előadó adatai - beosztás, kezdőbetűk, elérhetőség (iroda) telefonszáma (az előző rész alatt).
Íme egy példa egy ilyen megjegyzésre:
5 követelmény a jelentési űrlapra
A memorandumnak nincs szigorúan kötelező formája, viszont egy irodai üzenet, ezért informális formátumban készült, amelynek a következő kötelező elemei vannak:
- A szükséges információkat egyértelműen ki kell írni.
- A durva hibák és fontos adatok kihagyása elfogadhatatlan, ellenkező esetben a jelentés a jövőben érvénytelenné válhat.
- Az érzelmi értékelés és a leírt helyzethez való személyes hozzáállás általában nem üdvözlendő, mivel nem járul hozzá a közigazgatási határozat meghozatalához.
- A körülmények leírásánál a helyzet minden lényeges részletét meg kell jelölni. A kisebb részletek elhagyhatók.
- A dokumentum végén meg kell adni a fordító pozícióját és teljes nevét.
Fentebb megismerkedhetett a riportok különböző típusaival, így most már sokkal jobban megérti, hogyan kell összeállítani és mit kell beleírni. Ezt különösen hasznos tudni az állami intézmények dolgozóinak, akiknek a vezetői kötelesek feljegyzést írni.