A munkavégzési megbízás kiadása után. Erre nincs egységes forma, ezért tervezd meg magad. Készítsen másolatot a munkavállaló útleveléről, TIN-igazolásáról, biztosítási nyugdíjigazolásáról és egyéb olyan dokumentumokról, amelyek rendelkezésre állnak, például a vezetői engedélyből, orvosi igazolásból.
Az első oldalon leltárt kell tartalmaznia minden olyan dokumentumról, amely a munkavállalás időpontjában rendelkezésre áll, és amely a munkavégzés során megjelenik, például szabadságolási utasítás, a munkaszerződéshez kapcsolódó esetleges kiegészítő megállapodások.
A belső leltárban tüntesse fel az iratok megnevezését, sorszámát, az összeállítás dátumát és a személyi aktában szereplő lap számát. Írja be az aláírást, a fordító teljes nevét és az összeállítás dátumát. Az információszolgáltatás egyszerűsítése érdekében táblázatos formában készítsen leltárt.
Az összes dokumentum összegyűjtése után rendezze azokat időrendi sorrendbe, majd számozza meg őket, kezdve a leltárral (1. sz.). Ezután tervezze meg személyes aktája borítóját. Feltétlenül tüntesse fel az alapító okiratoknak megfelelő szervezet nevét, a személyi akta sorszámát, az összeállítás dátumát. Hagyjon egy mezőt a munkaszerződés lejárati dátumának jelzésére. Ezenkívül az elbocsátás után meg kell adnia a fájl oldalainak számát.
Ne felejtse el feltüntetni az ügy címét - a munkavállaló vezetéknevét, keresztnevét és családnevét. Megírhatja a foglalkoztatott munkavállaló pozícióját is. Az elbocsátás után az ügyet összevarrják és átadják az archívumnak.
A személyes iratokat a személyzeti alkalmazott vagy a feladatát ellátó más személy vezeti. Az adatokhoz való hozzáférés korlátozott. Évente egyszer a munkavállalóknak tájékoztatást kell kapniuk az ügyek lefolytatásáról; jobb, ha megismerkedés után aláírást tesznek.
Egy könyvelőnek, vállalkozónak tevékenysége során rengeteg dokumentumot kell feldolgoznia. A dokumentumok áramlása egyenes arányban nő az üzletfejlesztés sikerével. Számos munkamódszer ismert, de nem valószínű, hogy bárki elmondja a teljes technológiát a kezdő üzletembereknek. Ez az oktatóanyag megmutatja, hogyan kell szegni a dokumentumok nehogy összezavarodjanak vagy elveszjenek.
Utasítás
Az átlátszó fájlok használata nem túl jó. Jobb szegély a dokumentumok lyukasztó segítségével. Természetesen az átlátszó fájlok hasznosak olyan dokumentumok tárolására, amelyek nem lyukaszthatók: a dokumentumok, amelyek az államtábla nyomtatványain készülnek, a dokumentumok hologramokkal és egyéb hamisításbiztos papírokkal. Más dokumentumok esetében a fájlok nem hasznosak.
A pontos lyukasztáshoz használhatja a -t, és minden dokumentumot az előzőhöz igazít. Egy mappában a dokumentumok igazodik, de ha egy dokumentumot át kell helyeznie egy másik mappába, akkor valószínűleg túlnyúlik a veremen.
A dokumentumok bekötésének legjobb módja az ütköző használata. Ekkor minden dokumentumon ugyanazon a helyen lesznek lyukak. Az így összevarrt dokumentumok a legtisztább megjelenésűek lesznek, és nem lesz szükség további lyukak kialakítására.
A dokumentumok csatlakoztatásához gyakran használnak tűzőkapcsokat vagy gemkapcsokat. Igaz, van egy hátrányuk: a tűzőkapcsokkal vagy gemkapcsokkal rögzített iratköteg a rögzítési pontokon kidudorodik, ami megnehezíti a papírokat. Jobb, ha egy többoldalas dokumentumot egy csepp PVA ragasztóval köt össze. A legtöbb esetben kevesebbet vesz igénybe, és a dokumentumkötegben nincsenek vastagságok.
Ha a dokumentum mérete kisebb, mint a szabványos lap, akkor először a szabványlapra kell felragasztani, majd kombinálni lehet a többi dokumentummal.
Egyes cégeknél a dokumentációt évtizedekig tárolják. Annak érdekében, hogy a fontos papírok ne gyűrődjenek vagy elveszjenek, azokat kemény kartonból vagy műanyagból készült mappákba kell helyezni. Az azonosításhoz minden szerződéshez külön számot adjon.
Utasítás
Hogy könnyebben megtalálja a megfelelőt, szerezzen be egy könyvet. Rendeljen hozzá egy számot, és írja be ebbe a naplóba. A számon kívül adja meg a szerződéskötés dátumát. A naplóbejegyzésnek így kell kinéznie: 1. 123TP számú szerződés, 2011.02.22. A megjegyzésekben megadhatja a szerződés lényegét, ha a dokumentáció céges stílusa megköveteli.
Ha a cégnél több jogi személy is működik, mindegyikhez vezessen saját szerződéskönyvet. Használjon feltételes szimbólumokat a jelölésekben. Például írja le az OAO Masha and the Bears szerződését 123MM-ként. És jelölje meg a CJSC "Three Little Pigs" 123TP értékpapírjait. Rendeljen számokat a félreértések elkerülése érdekében.
Mielőtt a dokumentumot a mappába helyezné, óvatosan távolítsa el a gemkapcsot, amelyen a . Vegyünk egy lyukasztót, és fúrjunk ki új lyukakat. Rögzítse a dokumentumot a mappához, és rögzítse speciális antennákkal. Válasszon szét egy szerződést a másiktól egy üres A4-es lappal.
A szerződések más módon is aláírhatók. Ehhez átlátszó fájlokra lesz szükség. Csatoljon minden dokumentumot külön fájlhoz, és rögzítse egy mappába.
Ne tároljon túl sok szerződést egy mappában - gyűrődhetnek. A mappa könnyen zárjon, az egyes lapok ne lógjanak ki.
Nem szükséges mindig kéznél tartani a három évvel ezelőtti szerződéseket tartalmazó mappákat. Rendezd őket kartondobozokba, aláírva az évszámot és a jogi személyt, amelyre vonatkozóan a dokumentumokat kiállították. Küldje el a dobozokat a raktárba. Válasszon száraz helyet a tároláshoz. A páratartalom káros a papírra.
Az összes nyugdíjas és nyugdíjas alkalmazott személyes aktáját tárolás céljából az archívumba kell küldeni (a 125-F3 szövetségi törvény 17. cikke). A személyzeti osztály dolgozója köteles az iratokat tartalmazó mappákat elkészíteni és átadni az arra jogosult munkatársnak archívum kézről kézre.
