Memorandum: jenis dan penyusunan

Manajemen, yaitu, membuat keputusan tentang alokasi sumber daya, hanya dimungkinkan berdasarkan informasi yang andal dan tepat waktu. Informasi ini harus benar dan tiba dengan segera. Inilah tepatnya yang digunakan oleh dokumen resmi yang disebut "memorandum", yang akan Anda pelajari nanti.

Apa catatan ini?

Memorandum adalah bentuk klerikal standar untuk mentransfer informasi "dari bawah ke atas" - dari karyawan tingkat bawah ke manajemen. Memo menggambarkan peristiwa penting, kegiatan yang sedang berlangsung, dan kesehatan perusahaan secara keseluruhan. Berdasarkan laporan, manajer dapat membuat analisis yang lebih akurat tentang keadaan dalam organisasi dan memberikan perintah yang memadai.

Pembuatan laporan dapat merupakan gagasan baik dari bawahan sendiri maupun manajemen langsungnya. Jika inisiatif datang dari manajemen, maka seringkali perintah untuk melakukan pekerjaan ini disampaikan kepada bawahan secara lisan.

Ada jenis catatan lain untuk komunikasi bisnis. Mereka tidak boleh bingung dengan laporan, jadi pertimbangkan jenis populer mereka:

• Memo - digunakan untuk mentransfer informasi antar departemen atau karyawan yang tidak secara langsung berada di bawah satu sama lain. Beberapa permintaan kerja sama atau pemberitahuan tentang peristiwa yang sedang berlangsung dalam organisasi dapat diungkapkan dengan cara ini, sehingga formulir ini tidak dapat dianggap sebagai memorandum.
• , di mana karyawan biasanya menjelaskan kepada manajemen tindakannya, paling sering yang menyebabkan gangguan dalam operasi normal organisasi. Ini juga bukan laporan.

Di bawah ini Anda dapat menonton video yang menjelaskan perbedaan antara memo dan memo:

Harus diingat bahwa memorandum adalah dokumen hukum yang serius. Anda mungkin perlu merujuknya dalam proses hukum di masa mendatang, jadi berhati-hatilah dengan isinya.

Jenis-jenis memorandum

Ada pembagian laporan bersyarat berdasarkan subjek, arah perkiraannya jelas dari judulnya:

• Pelaporan. Paling sering, laporan semacam itu digunakan. Kompilasi mereka diatur terlebih dahulu oleh struktur yang lebih tinggi untuk mengontrol parameter yang secara teratur membutuhkan pemantauan yang sederhana namun berkelanjutan.
• Prakarsa. Mereka diserahkan kepada manajemen secara tidak teratur dalam kasus di mana bawahan memiliki proposal untuk merasionalisasi atau mengoptimalkan proses di perusahaan.
• Informatif. Mereka ditulis untuk memberi tahu atasan tentang beberapa perubahan drastis (seringkali negatif) dalam pekerjaan departemen atau perusahaan yang sudah mapan. Dalam kasus seperti itu, respons manajemen yang cepat biasanya diperlukan agar tidak menimbulkan kerugian atau kehilangan kemungkinan keuntungan.

Terlepas dari subjeknya, dokumen dapat berupa:

• intern. Untuk menyelesaikan masalah yang muncul di dalam institusi digunakan laporan internal. Keputusan setelah pertimbangan mereka dibuat oleh karyawan organisasi itu sendiri.
• Luar. Laporan eksternal disiapkan untuk organisasi luar yang berusaha terlibat dalam proses yang terjadi di lembaganya sendiri.

Bagaimana memorandum tersebut dikompilasi, kami akan mempertimbangkan lebih lanjut.

Bagaimana cara menulis memorandum internal?

Laporan internal biasanya ditulis pada lembaran kertas biasa. Kami mencantumkan komponen yang diperlukan dan menunjukkan lokasi tradisionalnya:

1. Kepada siapa laporan itu ditujukan (siapa yang harus membuat keputusan) - di kanan atas, dalam kasus datif.
2. Informasi tentang orang yang menyusun dokumen dengan indikasi departemen (divisi) yang sangat diperlukan. Itu juga ditunjukkan di sebelah kanan, di bawah bagian sebelumnya, dalam kasus datif.
3. Nama dokumen - "Memorandum" - di tengah lembar (titik, titik dua, dan tanda baca lainnya tidak diletakkan setelah nama). Jika topik laporannya standar (tentang ketidakhadiran, tentang penawaran, tentang bonus) - Anda dapat segera menambahkannya di bawah judul.
4. Nomor dan tanggal pendaftaran (jika diperlukan oleh pekerjaan kantor internal).
5. Dimungkinkan untuk menyebutkan motif yang menyebabkan catatan itu dibuat.
6. Dari paragraf - pernyataan, yaitu pernyataan tentang situasi yang berkembang dalam proses apa pun dari sudut pandang responden (fakta, peristiwa, keadaan, kronologi, hubungan sebab akibat).
7. Dari paragraf baru - analitik, yaitu deskripsi akurat tentang masalah yang sudah ada atau yang mungkin terjadi di masa depan, seperti yang terlihat oleh pembicara (kadang-kadang diberikan peluang potensial yang belum digunakan, tetapi dapat bermanfaat bagi organisasi).
8. Dari baris baru - rekomendasi, yaitu cara untuk menghilangkan masalah atau saran untuk meminimalkan kerugian jika tidak mungkin untuk menghindari dampak negatif dari faktor-faktor tertentu (atau cara terbaik untuk mengembangkan sumber daya yang tidak digunakan).
9. Tanggal, tanggal, data pribadi pembicara - tanda tangan, posisi, inisial (nama lengkap).

Formulir dokumen kosong dapat diunduh.

Bentuk paling populer dari memorandum semacam itu akan dipertimbangkan di bawah ini.

Tentang pelanggaran disiplin kerja

Dokumen semacam itu sangat serius, karena atas dasar itu dapat:

• dikeluarkan (teguran);
• penurunan pangkat seorang karyawan;
• prosedur pemecatan karyawan diluncurkan di bawah pasal yang relevan dari Kode Perburuhan Federasi Rusia;
• sidang terbuka.

Tentu saja informasi tersebut bersifat internal, sehingga penetrasi ke luar institusi tidak diinginkan.

Teks utama harus secara jelas dan spesifik menunjukkan kesalahan apa yang dilakukan karyawan tersebut. Lebih baik lagi jika pasal-pasal Kode Perburuhan Federasi Rusia dan peraturan internal yang dilanggar oleh karyawan secara langsung dikutip.

Teks biasanya berisi penyebutan bahwa karyawan memberikan penjelasan atas perilakunya dalam catatan penjelasan, yang menunjukkan nomor, tanggal, dan pengidentifikasi lain dari dokumen ini. Jika tidak ada penjelasan seperti itu, ini juga ditunjukkan.

Contoh memorandum internal yang menyatakan bahwa karyawan tersebut melanggar disiplin kerja karena tidak berada di tempat kerja dapat diunduh.

Tentang kegagalan untuk melakukan tugas

Sebagai aturan, untuk kegagalan untuk melakukan tugas resmi, karyawan harus dihukum dalam bentuk membawa tanggung jawab disipliner. Bentuknya bisa berupa:

• tidak membayar premi;
• Bagus;
• menegur;
• penurunan pangkat.

Contoh memorandum tentang tidak terpenuhinya tugas resmi diusulkan untuk diunduh.

Karyawan memiliki hak untuk menuntut majikan jika dia menganggap hukuman itu tidak adil atau berlebihan, oleh karena itu, ketika menyusun laporan, keakuratan kata-kata dan verifikasi persyaratan yang disajikan diperlukan, misalnya, dengan mengacu pada jadwal kerja internal. .

Tentang bonus

Bentuk pelaporan ini digunakan dalam kasus di mana seorang karyawan diberi bonus. Dalam teks utama, itu ditandatangani untuk pekerjaan mana bonus diberikan dan dalam jumlah berapa. Anda dapat mengunduh contoh dokumen semacam itu.

Bagaimana cara menulis laporan eksternal?

Dokumen-dokumen tersebut dibuat di atas kop surat perusahaan dengan indikasi wajib tentang perincian dan perincian kontak perusahaan. Emblem pada formulir akan membantu penerima dengan cepat memahami dengan siapa dia berhadapan. Untuk mengkonfirmasi keaslian dokumen, segel biru perusahaan harus ditempelkan.

Karena business paper akan dikirim ke dunia luar, maka persyaratan pengisiannya adalah sebagai berikut:

1. Nama organisasi penerima. Singkatan dan penghilangan tidak diperbolehkan (kanan atas).
2. Pejabat kepada siapa dokumen itu dikirim (biasanya "Direktur Jenderal" atau yang serupa) - di bawah bagian sebelumnya.
3. Nama organisasi pengirim, juga tanpa singkatan dan penghilangan (kiri atas).
4. Judul resmi lengkap dari dokumen (misalnya, memorandum perjalanan bisnis karyawan) ada di tengah dokumen.
5. Inti persoalan yang dituangkan dalam bentuk usaha adalah ringkas dan jelas.
6. Jabatan, tanda tangan dan inisial pimpinan organisasi pengirim (di tengah bagian bawah).
7. Informasi tentang pemain - posisi, inisial, nomor telepon kontak (kantor) (di bawah bagian sebelumnya).

Berikut adalah contoh dari catatan tersebut:

5 persyaratan untuk formulir laporan

Memorandum tidak memiliki bentuk wajib yang ketat, namun merupakan pesan klerikal, oleh karena itu ditulis dalam format informal, yang memiliki elemen wajib berikut:

1. Informasi yang diperlukan harus dijabarkan dengan jelas.
2. Kesalahan besar dan penghilangan data penting tidak dapat diterima, jika tidak, laporan dapat dibatalkan di masa mendatang.
3. Penilaian emosional dan sikap pribadi terhadap situasi yang dijelaskan biasanya tidak diterima, karena tidak berkontribusi pada adopsi keputusan administratif.
4. Saat menggambarkan keadaan, perlu untuk menunjukkan semua detail penting dari situasi tersebut. Detail kecil dapat dihilangkan.
5. Di akhir dokumen, posisi penyusun dan nama lengkapnya harus ditentukan.

Di atas, Anda berkenalan dengan berbagai jenis laporan, jadi sekarang Anda lebih memahami cara menyusunnya dan apa yang harus ditulis di dalamnya. Sangat berguna untuk mengetahui hal ini bagi pegawai lembaga negara, yang pimpinannya wajib menulis memorandum.