მენეჯმენტი, ანუ რესურსების განაწილების შესახებ გადაწყვეტილების მიღება, შესაძლებელია მხოლოდ სანდო და დროული ინფორმაციის საფუძველზე. ეს ინფორმაცია უნდა იყოს სწორი და დროულად მივიდეს. სწორედ ამას ემსახურება ოფიციალური დოკუმენტი სახელწოდებით „მემორანდუმი“, რომლის შესახებაც მოგვიანებით შეიტყობთ.
რა არის ეს შენიშვნა?
მემორანდუმი არის ინფორმაციის "ქვემოდან ზევით" გადაცემის სტანდარტული სასულიერო ფორმა - ქვედა დონის თანამშრომლებიდან მენეჯმენტზე. შენიშვნები აღწერს კრიტიკულ მოვლენებს, მიმდინარე საქმიანობას და ფირმის მთლიან ჯანმრთელობას. ანგარიშებზე დაყრდნობით, მენეჯერს შეუძლია ორგანიზაციაში არსებული მდგომარეობის უფრო ზუსტი ანალიზი და ადეკვატური ბრძანებების გაცემა.
ანგარიშის შექმნა შეიძლება იყოს როგორც თავად დაქვემდებარებულის, ასევე მისი უშუალო მენეჯმენტის იდეა. თუ ინიციატივა მოდის მენეჯმენტისგან, მაშინ ხშირად ამ სამუშაოს შესრულების ბრძანება დაქვემდებარებულს სიტყვიერად მიეწოდება.
არსებობს სხვა ტიპის შენიშვნები საქმიანი კომუნიკაციისთვის. ისინი არ უნდა აგვერიოს მოხსენებაში, ამიტომ განიხილეთ მათი პოპულარული ტიპები:
- Memo - გამოიყენება ინფორმაციის გადასაცემად განყოფილებებს ან თანამშრომლებს შორის, რომლებიც უშუალოდ არ ექვემდებარებიან ერთმანეთს. ზოგიერთი მოთხოვნა თანამშრომლობის ან ორგანიზაციის შიგნით მიმდინარე მოვლენების შესახებ შეტყობინების შესახებ შეიძლება იყოს გამოხატული ამ გზით, ამიტომ ეს ფორმა არ შეიძლება ჩაითვალოს მემორანდუმად.
- , რომელშიც თანამშრომელი ჩვეულებრივ უხსნის მენეჯმენტს თავის ქმედებებს, ყველაზე ხშირად მათ, რამაც გამოიწვია ორგანიზაციის ნორმალური ფუნქციონირების დარღვევა. ეს ასევე არ არის მოხსენება.
ქვემოთ შეგიძლიათ უყუროთ ვიდეოს, რომელიც განმარტავს განსხვავებას შენიშვნებსა და შენიშვნებს შორის:
გასათვალისწინებელია, რომ მემორანდუმი სერიოზული სამართლებრივი დოკუმენტია. მომავალში შეიძლება დაგჭირდეთ მას მიმართოთ სასამართლო პროცესებში, ამიტომ ფრთხილად იყავით მის შინაარსთან დაკავშირებით.
მემორანდუმის სახეები
არსებობს მოხსენებების პირობითი დაყოფა საგნების მიხედვით, რომლის სავარაუდო მიმართულება აშკარაა სათაურიდან:
- მოხსენება. ყველაზე ხშირად, ასეთი მოხსენებები გამოიყენება. მათი შედგენა წინასწარ რეგულირდება უფრო მაღალი სტრუქტურის მიერ იმ პარამეტრების გასაკონტროლებლად, რომლებიც რეგულარულად საჭიროებენ მარტივ, მაგრამ უწყვეტ მონიტორინგს.
- ინიციატივა. ისინი წარედგინება მენეჯმენტს არარეგულარულად იმ შემთხვევებში, როდესაც ქვეშევრდომებს აქვთ წინადადება საწარმოში პროცესების რაციონალიზაციის ან ოპტიმიზაციის შესახებ.
- ინფორმაციული. ისინი დაწერილია იმისათვის, რომ აცნობონ ზემდგომებს გარკვეული მკვეთრი ცვლილებების შესახებ (ხშირად უარყოფითი) დეპარტამენტის ან კომპანიის კარგად დამკვიდრებულ მუშაობაში. ასეთ შემთხვევებში, როგორც წესი, საჭიროა მენეჯმენტის სწრაფი რეაგირება, რათა არ მოხდეს ზარალი ან გამოტოვოთ შესაძლო მოგება.
საგნის მიუხედავად, დოკუმენტი შეიძლება იყოს:
- შიდა. დაწესებულების შიგნით წარმოქმნილი საკითხების გადასაჭრელად გამოიყენება შიდა ანგარიშები. გადაწყვეტილებებს მათი განხილვის შემდეგ იღებენ ორგანიზაციის საკუთარი თანამშრომლები.
- გარე. გარე ანგარიში მზადდება გარე ორგანიზაციისთვის, რომელიც ცდილობს ჩაერთოს საკუთარ დაწესებულებაში მიმდინარე პროცესებში.
როგორ არის შედგენილი ასეთი მემორანდუმები, შემდგომ განვიხილავთ.
როგორ დავწეროთ შიდა მემორანდუმი?
შიდა მოხსენებები ჩვეულებრივ იწერება უბრალო ფურცლებზე. ჩვენ ჩამოვთვლით საჭირო კომპონენტებს და მივუთითებთ მათ ტრადიციულ მდებარეობას:
- ვისთვის არის განკუთვნილი მოხსენება (ვის მოუწევს გადაწყვეტილების მიღება) - ზედა მარჯვნივ, დატივის შემთხვევაში.
- ინფორმაცია იმ პირის შესახებ, ვინც შეადგინა დოკუმენტი განყოფილების (განყოფილების) შეუცვლელი მითითებით. იგი ასევე მითითებულია მარჯვნივ, წინა ნაწილის ქვემოთ, დატივის შემთხვევაში.
- დოკუმენტის სახელწოდება - "მემორანდუმი" - ფურცლის ცენტრში (წერტილი, ორწერტილი და სხვა სასვენი ნიშნები არ იდება სახელის შემდეგ). თუ მოხსენების თემა სტანდარტულია (არყოფნის შესახებ, შეთავაზების შესახებ, ბონუსების შესახებ) - შეგიძლიათ დაუყოვნებლივ დაამატოთ იგი სათაურის ქვეშ.
- რეგისტრაციის ნომერი და თარიღი (თუ ამას მოითხოვს შიდა საოფისე სამუშაოები).
- შესაძლებელია აღინიშნოს მოტივები, რამაც გამოიწვია ოქმის შედგენა.
- აბზაციდან – განცხადება, ანუ განცხადება სიტუაციის შესახებ, რომელიც განვითარდა ნებისმიერ პროცესში რესპონდენტის თვალსაზრისით (ფაქტები, მოვლენები, გარემოებები, ქრონოლოგია, მიზეზობრივი ურთიერთობები).
- ახალი აბზაციდან - ანალიტიკა, ანუ იმ პრობლემების ზუსტი აღწერა, რომლებიც უკვე არსებობს ან შესაძლებელია მომავალში, როგორც ეს მოსაუბრეს ეჩვენება (ზოგჯერ მოცემულია პოტენციური შესაძლებლობები, რომლებიც ჯერ არ არის გამოყენებული, მაგრამ შეიძლება სასარგებლო იყოს ორგანიზაცია).
- ახალი ხაზიდან - რეკომენდაციები, ანუ პრობლემების აღმოფხვრის გზები ან წინადადებები დანაკარგების შესამცირებლად, თუ შეუძლებელია გარკვეული ფაქტორების უარყოფითი გავლენის თავიდან აცილება (ან გამოუყენებელი რესურსების განვითარების საუკეთესო გზა).
- თარიღი, თარიღი, მომხსენებლის პირადი მონაცემები - ხელმოწერა, თანამდებობა, ინიციალები (სრული სახელი).
ცარიელი დოკუმენტის ფორმის ჩამოტვირთვა შესაძლებელია.
ასეთი მემორანდუმის ყველაზე პოპულარული ფორმები განიხილება ქვემოთ.
შრომის დისციპლინის დარღვევის შესახებ
ასეთი დოკუმენტი ძალიან სერიოზულია, რადგან მის საფუძველზე შეიძლება იყოს:
- გაცემული (საყვედური);
- თანამშრომლის დაქვეითება;
- თანამშრომლის სამსახურიდან გათავისუფლების პროცედურა დაიწყო რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის შესაბამისი მუხლით;
- ღია სასამართლო პროცესი.
რა თქმა უნდა, ასეთი ინფორმაცია შიდაა, ამიტომ მისი შეღწევა დაწესებულების გარეთ არასასურველია.
მთავარ ტექსტში ნათლად და კონკრეტულად უნდა იყოს მითითებული, თუ რაში იყო დამნაშავე თანამშრომელი. კიდევ უკეთესია, თუ უშუალოდ არის ციტირებული რუსეთის ფედერაციის შრომის კოდექსის მუხლები და დასაქმებულის მიერ დარღვეული შინაგანაწესი.
ტექსტი ჩვეულებრივ შეიცავს აღნიშვნას, რომ თანამშრომელმა მისცა ახსნა მისი ქცევისთვის ახსნა-განმარტებით, რომელშიც მითითებულია ამ დოკუმენტის ნომერი, თარიღი და სხვა იდენტიფიკატორები. თუ ასეთი ახსნა არ არსებობს, ეს ასევე მითითებულია.
შიდა მემორანდუმის ნიმუში, რომელშიც ნათქვამია, რომ თანამშრომელმა დაარღვია შრომის დისციპლინა, რადგან ის არ იმყოფებოდა სამუშაო ადგილზე, შეიძლება ჩამოტვირთოთ.
მოვალეობის შეუსრულებლობის შესახებ
როგორც წესი, სამსახურებრივი მოვალეობის შეუსრულებლობისთვის თანამშრომელი უნდა დაისაჯოს დისციპლინური პასუხისმგებლობის დაკისრების სახით. მისი ფორმები შეიძლება იყოს:
- პრემიის გადაუხდელობა;
- ჯარიმა;
- გაკიცხვა;
- დაქვეითება.
შემოთავაზებულია სამსახურებრივი მოვალეობის შეუსრულებლობის შესახებ მემორანდუმის ნიმუშის ჩამოტვირთვა.
დასაქმებულს უფლება აქვს უჩივლოს დამსაქმებელს, თუ იგი მიიჩნევს სასჯელს უსამართლოდ ან გადაჭარბებულად, ამიტომ, ანგარიშის შედგენისას აუცილებელია ფორმულირების სიზუსტე და წარმოდგენილი მოთხოვნების გადამოწმება, მაგალითად, შიდა სამუშაო გრაფიკის მითითებით. .
ბონუსების შესახებ
ანგარიშგების ეს ფორმა გამოიყენება იმ შემთხვევებში, როდესაც დასაქმებულს ენიჭება ბონუსი. მთავარ ტექსტში ხელმოწერილია რომელ სამუშაოზე და რა ოდენობით ენიჭება ბონუსი. თქვენ შეგიძლიათ ჩამოტვირთოთ ასეთი დოკუმენტის ნიმუში.
როგორ დავწეროთ გარე ანგარიში?
ასეთი დოკუმენტები შედგენილია კომპანიის ბლანკზე, კომპანიის დეტალებისა და საკონტაქტო მონაცემების სავალდებულო მითითებით. ფორმაზე ემბლემა დაეხმარება მიმღებს სწრაფად გაიგოს, ვისთან აქვს საქმე. დოკუმენტის ავთენტურობის დასადასტურებლად საწარმოს ლურჯი ბეჭედი უნდა დაისვას.
ვინაიდან ბიზნეს ქაღალდი გაიგზავნება გარე სამყაროში, მისი შევსების მოთხოვნები შემდეგია:
- მიმღები ორგანიზაციის დასახელება. აბრევიატურები და გამოტოვებები დაუშვებელია (ზედა მარჯვნივ).
- თანამდებობის პირი, რომელსაც ეგზავნება დოკუმენტი (ჩვეულებრივ, "გენერალური დირექტორი" ან მსგავსი რამ) - წინა ნაწილის ქვეშ.
- გამომგზავნი ორგანიზაციის დასახელება, ასევე აბრევიატურებისა და გამოტოვების გარეშე (ზედა მარცხნივ).
- დოკუმენტის სრული ოფიციალური სათაური (მაგალითად, თანამშრომლის მივლინების შესახებ მემორანდუმი) არის დოკუმენტის ცენტრში.
- საკითხის არსი, რომელიც საქმიანი ფორმით არის ნათქვამი, არის ლაკონური და ნათელი.
- გამგზავნი ორგანიზაციის ხელმძღვანელის თანამდებობა, ხელმოწერა და ინიციალები (ქვედა ნაწილის ცენტრში).
- ინფორმაცია შემსრულებლის შესახებ - პოზიცია, ინიციალები, საკონტაქტო (ოფისის) ტელეფონის ნომერი (წინა ნაწილის ქვემოთ).
აქ არის ასეთი შენიშვნის ნიმუში:
ანგარიშის ფორმის 5 მოთხოვნა
მემორანდუმს არ აქვს მკაცრად სავალდებულო ფორმა, თუმცა არის სასულიერო გზავნილი, ამიტომ დაწერილია არაფორმალურ ფორმატში, რომელსაც აქვს შემდეგი სავალდებულო ელემენტები:
- საჭირო ინფორმაცია მკაფიოდ უნდა იყოს გაწერილი.
- უხეში შეცდომები და მნიშვნელოვანი მონაცემების გამოტოვება მიუღებელია, წინააღმდეგ შემთხვევაში მოხსენება შეიძლება ბათილად იქცეს მომავალში.
- ემოციური შეფასებები და აღწერილი სიტუაციისადმი პირადი დამოკიდებულება, როგორც წესი, არ არის მისასალმებელი, რადგან ისინი ხელს არ უწყობენ ადმინისტრაციული გადაწყვეტილების მიღებას.
- გარემოებების აღწერისას აუცილებელია სიტუაციის ყველა არსებითი დეტალის მითითება. მცირე დეტალები შეიძლება გამოტოვოთ.
- დოკუმენტის ბოლოს უნდა იყოს მითითებული შემდგენელის თანამდებობა და მისი სრული სახელი.
ზემოთ, თქვენ გაეცანით სხვადასხვა ტიპის მოხსენებებს, ასე რომ, ახლა თქვენ უკეთ გესმით, როგორ შეადგინოთ ისინი და რა უნდა ეწეროს მათში. ამის ცოდნა განსაკუთრებით სასარგებლოა სახელმწიფო დაწესებულებების თანამშრომლებისთვის, რომელთა ხელმძღვანელები ვალდებულნი არიან დაწერონ მემორანდუმები.
