Vadība, tas ir, lēmumu pieņemšana par resursu piešķiršanu, ir iespējama, tikai pamatojoties uz uzticamu un savlaicīgu informāciju. Šai informācijai ir jābūt pareizai un jāsaņem nekavējoties. Tieši tam kalpo oficiālais dokuments ar nosaukumu "memorands", par kuru jūs uzzināsit vēlāk.
Kas ir šī piezīme?
Memorands ir standarta lietvedības forma informācijas nodošanai "no apakšas uz augšu" - no zemāka līmeņa darbiniekiem uz vadību. Piezīmes apraksta kritiskos notikumus, notiekošās darbības un uzņēmuma vispārējo stāvokli. Pamatojoties uz ziņojumiem, vadītājs var veikt precīzāku organizācijas stāvokļa analīzi un dot adekvātas komandas.
Ziņojuma izveide var būt gan paša padotā, gan viņa tiešās vadības priekšstats. Ja iniciatīva nāk no vadības, tad nereti rīkojums veikt šo darbu padotajam tiek dots mutiski.
Ir arī citi piezīmju veidi biznesa saziņai. Tos nevajadzētu sajaukt ar ziņojumu, tāpēc apsveriet to populārākos veidus:
- Atgādne - izmanto informācijas pārsūtīšanai starp nodaļām vai darbiniekiem, kas nav tieši pakļauti viens otram. Šādi var tikt izteikti daži sadarbības lūgumi vai paziņojumi par notiekošajiem notikumiem organizācijā, tāpēc šo veidlapu nevar uzskatīt par memorandu.
- , kurā darbinieks parasti vadībai skaidro savas darbības, visbiežāk tās, kas izraisīja traucējumus normālā organizācijas darbībā. Tas arī nav ziņojums.
Tālāk varat noskatīties video, kurā ir izskaidrota atšķirība starp piezīmēm un piezīmēm:
Jāpatur prātā, ka memorands ir nopietns juridisks dokuments. Nākotnē jums var būt nepieciešams atsaukties uz to tiesas procesā, tāpēc esiet piesardzīgs attiecībā uz tā saturu.
Memoranda veidi
Ir nosacīts ziņojumu sadalījums pa tēmām, kuru aptuvenais virziens ir skaidrs no nosaukuma:
- Ziņošana. Visbiežāk tiek izmantoti šādi ziņojumi. To apkopošanu iepriekš regulē augstāka struktūra, lai kontrolētu parametrus, kuriem regulāri nepieciešama vienkārša, bet nepārtraukta uzraudzība.
- Iniciatīvs. Tie tiek neregulāri iesniegti vadībai gadījumos, kad padotajiem ir priekšlikums par procesu racionalizāciju vai optimizāciju uzņēmumā.
- Informatīvi. Tie ir rakstīti, lai informētu priekšniekus par krasām izmaiņām (bieži vien negatīvām) nodaļas vai uzņēmuma labi iedibinātajā darbā. Šādos gadījumos parasti ir nepieciešama ātra vadības reakcija, lai neciestu zaudējumus vai nepalaistu garām iespējamo peļņu.
Neatkarīgi no tēmas dokuments var būt:
- iekšējais. Iestādē radušos problēmu risināšanai tiek izmantoti iekšējie ziņojumi. Lēmumus pēc to izskatīšanas pieņem paši organizācijas darbinieki.
- Ārējais. Ārējais ziņojums tiek sagatavots ārējai organizācijai, kuru vēlas iesaistīt savā iestādē notiekošajos procesos.
Kā šādi memorandi tiek sastādīti, mēs apsvērsim tālāk.
Kā uzrakstīt iekšējo memorandu?
Iekšējās atskaites parasti tiek rakstītas uz parastajām papīra lapām. Mēs uzskaitām nepieciešamās sastāvdaļas un norādām to tradicionālo atrašanās vietu:
- Kam ziņojums paredzēts (kam būs jāpieņem lēmums) - augšā pa labi, datīvu gadījumā.
- Informācija par personu, kura sastādījusi dokumentu ar neaizvietojamu nodaļas (nodaļas) norādi. Tas norādīts arī labajā pusē, zem iepriekšējās daļas, datīvu gadījumā.
- Dokumenta nosaukums - "Memorands" - lapas centrā (aiz nosaukuma netiek likts punkts, kols un citas pieturzīmes). Ja ziņojuma tēma ir standarta (par neierašanos, par piedāvājumu, par prēmijām) - varat to uzreiz pievienot zem virsraksta.
- Reģistrācijas numurs un datums (ja nepieciešams iekšējais biroja darbs).
- Var minēt motīvus, kas izraisījuši piezīmes sastādīšanu.
- No rindkopas - apgalvojums, tas ir, situācijas izklāsts, kas ir izveidojies jebkurā procesā no respondenta viedokļa (fakti, notikumi, apstākļi, hronoloģija, cēloņsakarības).
- No jaunās rindkopas - analītika, tas ir, precīzs jau esošo vai nākotnē iespējamo problēmu apraksts, kā tas šķiet runātājam (dažreiz tiek dotas potenciālās iespējas, kas vēl netiek izmantotas, bet var kalpot par labu organizācija).
- No jaunas rindas - ieteikumi, tas ir, veidi, kā novērst problēmas vai ieteikumi zaudējumu samazināšanai, ja nav iespējams izvairīties no noteiktu faktoru negatīvās ietekmes (vai labākais veids, kā attīstīt neizmantotos resursus).
- Datums, datums, runātāja personas dati - paraksts, amats, iniciāļi (pilns vārds).
Tukšu dokumenta veidlapu var lejupielādēt.
Tālāk tiks aplūkotas populārākās šāda memoranda formas.
Par darba disciplīnas pārkāpšanu
Šāds dokuments ir ļoti nopietns, jo uz tā pamata tas var būt:
- izdots (rājiens);
- darbinieka pazemināšana amatā;
- tika uzsākta darbinieka atlaišanas procedūra saskaņā ar attiecīgo Krievijas Federācijas Darba kodeksa pantu;
- atklāta izmēģinājuma versija.
Protams, šāda informācija ir iekšēja, tāpēc tās iespiešanās ārpus iestādes ir nevēlama.
Galvenajā tekstā skaidri un konkrēti jānorāda, pie kā darbinieks ir vainīgs. Vēl labāk, ja tiek tieši minēti Krievijas Federācijas Darba kodeksa panti un darbinieka pārkāptie iekšējie noteikumi.
Tekstā parasti ir pieminēts, ka darbinieks paskaidrojumā sniedza savas uzvedības skaidrojumu, norādot šī dokumenta numuru, datumu un citus identifikatorus. Ja šāda skaidrojuma nav, tas arī tiek norādīts.
Var lejupielādēt iekšējās memoranda paraugu, kurā norādīts, ka darbinieks pārkāpis darba disciplīnu, jo neatradās darba vietā.
Par pienākumu nepildīšanu
Parasti par dienesta pienākumu nepildīšanu darbinieks ir jāsoda disciplināratbildības veidā. Tās formas var būt:
- prēmijas nemaksāšana;
- naudas sods;
- aizrādīt;
- pazemināšanu.
Ierosināts lejupielādēt memoranda paraugu par dienesta pienākumu nepildīšanu.
Darbiniekam ir tiesības vērsties tiesā pret darba devēju, ja viņš uzskata sodu par netaisnīgu vai pārmērīgu, tāpēc, sastādot ziņojumu, ir nepieciešama formulējuma precizitāte un uzrādīto prasību pārbaude, piemēram, atsaucoties uz iekšējo darba grafiku. .
Par bonusiem
Šo atskaites formu izmanto gadījumos, kad darbiniekam tiek piešķirta prēmija. Pamattekstā ir parakstīts, par kādu darbu un kādā apmērā tiek piešķirta piemaksa. Jūs varat lejupielādēt šāda dokumenta paraugu.
Kā uzrakstīt ārējo ziņojumu?
Šādi dokumenti tiek noformēti uz uzņēmuma veidlapas, obligāti norādot uzņēmuma rekvizītus un kontaktinformāciju. Veidlapas emblēma palīdzēs saņēmējam ātri saprast, ar ko viņam ir darīšana. Lai apstiprinātu dokumenta autentiskumu, jāuzliek uzņēmuma zils zīmogs.
Tā kā biznesa papīrs tiks nosūtīts uz ārpasauli, prasības tā aizpildīšanai ir šādas:
- Saņēmējas organizācijas nosaukums. Saīsinājumi un izlaidumi nav atļauti (augšējā labajā stūrī).
- Amatpersona, kurai tiek nosūtīts dokuments (parasti "Ģenerāldirektors" vai kas līdzīgs) - zem iepriekšējās daļas.
- Nosūtošās organizācijas nosaukums, arī bez saīsinājumiem un izlaidumiem (augšējā kreisajā pusē).
- Pilns dokumenta oficiālais nosaukums (piemēram, memorands par darbinieka komandējumu) atrodas dokumenta centrā.
- Lietas būtība, kas izteikta biznesa formā, ir kodolīga un skaidra.
- Nosūtītājorganizācijas vadītāja amats, paraksts un iniciāļi (apakšdaļas centrā).
- Informācija par izpildītāju - amats, iniciāļi, kontakta (biroja) tālrunis (zem iepriekšējās daļas).
Šeit ir šādas piezīmes paraugs:
5 prasības ziņojuma veidlapai
Memorandam nav stingri obligātās formas, taču tas ir lietvedības vēstījums, tāpēc rakstīts neformālā formātā, kurā ir šādi obligāti elementi:
- Nepieciešamā informācija ir skaidri jānorāda.
- Rupjas kļūdas un svarīgu datu izlaišana nav pieļaujama, pretējā gadījumā pārskats var tikt anulēts nākotnē.
- Emocionāli vērtējumi un personiska attieksme pret aprakstīto situāciju parasti nav apsveicami, jo neveicina administratīvā lēmuma pieņemšanu.
- Aprakstot apstākļus, ir jānorāda visas būtiskās situācijas detaļas. Sīkas detaļas var izlaist.
- Dokumenta beigās jānorāda sastādītāja amats un viņa pilns vārds.
Iepriekš jūs iepazināties ar dažāda veida atskaitēm, tāpēc tagad jūs daudz labāk saprotat, kā tos sastādīt un kas tajos jāieraksta. Īpaši noderīgi to zināt valsts iestāžu darbiniekiem, kuru priekšniekiem ir pienākums rakstīt memorandus.
