Pārskatu piezīmēs var būt pozitīvs raksturs, ja nepieciešams izcelt organizācijas darbinieka darba sasniegumus, kā arī negatīvs, lai sodītu likumpārkāpēju, kurš izraisījis aizvainojumu, apvainojumu, uzbrukumu vai par nelietīgu uzvedību.
Dokumenta sastādītājs ir uzņēmuma darbinieks, ieskaitot vadību, tiek veidots, pamatojoties uz aicinājumu personai ar augstāku amatu.
Reģistrācijas iemesli var būt saistīti ar sūdzības vai darbības pārskati. Bieži vien par pamatu ir aizskaroši izteicieni uzņēmumā darba laikā, nežēlīgas darbības, kas tiek īpaši ņemtas vērā, veidojot to.
Šķirnes un formas
Pēc satura tie ir sadalīti:
Pēc adresāta teiktā, piezīmes ir:
- Iekšējā: pieskarieties jautājumiem, kas saistīti ar nepatīkamām situācijām darbā.
- Ārējais: paredzēts augstākām iestādēm.
Tiesiskais regulējums
Saskaņā ar likumdošanu dažādas oficiāla rakstura ziņas netiek izdalītas, tāpēc memoranda pieminēšana nav atrodama Darba kodeksa un noteikumu sadaļās. Tas tiek salīdzināts ar iekšējo kodu, ko izmanto ērtai informācijas nodošanai dažādām viena uzņēmuma amatpersonām, kā arī paskaidrojumiem vai piezīmēm.
Saskaņā ar visas Krievijas vadības dokumentācijas klasifikatoru ir numurs 0286041.
Ziņošana - dokumentu, sniedzot iekšējo informāciju, salīdzinot ar citiem papīriem, tiek nosūtīta īpaši augstos amatos esošām personām, to pārstāvjiem, nodaļu vadītājiem, visiem, kas ir pilnvaroti veikt nozīmīgu darbību.
Memorands atšķiras no piezīmes mērķis. Pirmais nodod informāciju no padotajiem vadītājam, otrs informē darbiniekus ar vienlīdzīgu statusu. Vēl viena atšķirība starp oficiālo ir nepiederība visas Krievijas vadības darbību klasifikatoram, tāpēc tas tiek sastādīts brīvā formā.
Salīdzinot ar paskaidrojošo ziņojumu, ziņojumā nav skaidrots notikums, lai apsūdzētu vai attaisnotu darbinieka rīcību, lai gan abi ir paredzēti vadībai. Dokumenti liecina mudinot vadību pieņemt atbilstošus lēmumus par disciplinārpārkāpumiem. Piezīmēm tiek piešķirts kods saskaņā ar OKUD, tās tiek apkopotas pēc vadītāja pieprasījuma.
Dokuments par darbinieka uzvedību pilda galveno funkciju - nodot informāciju augstākai amatpersonai, stimulējot viņu pieņemt atbilstošu lēmumu. Ar tās palīdzību jūs varat:
- atrisināt esošās ražošanas, administratīvās vai ekonomiskās grūtības;
- pilnveidot ieteikumus, kas saistīti ar ražošanas procesa uzlabošanu;
- nodot idejas vadītājam, saskaņā ar pieņemto lēmumu, bieži vien darbinieks izsaka savu nepiekrišanu;
- izskaidro savu viedokli, ja starp darbiniekiem vai ar attiecīgās struktūrvienības vadītāju rodas konfliktsituācija;
- regulāri sniedz pārskatus par uzņēmuma darbību;
- sūdzēties par darbinieku, kurš nepilda vadītāja norādījumus;
- risināt prettiesisku saistību deleģēšanu;
- paziņo vadītājam par darbinieku disciplīnas pārkāpumiem, pildot darba pienākumus un darba grafiku;
- sniegt informāciju par incidentiem, kas izraisījuši finansiālus zaudējumus vai fizisku kaitējumu;
- sniegt labvēlīgu informāciju, kas prasa vadības atbildi.
Klasifikācija un autorība
Saskaņā ar faktiem vadītājam adresētajai informācijai nepieciešama steidzama lēmuma pieņemšana. Parasti tie ir negatīvi, bet var būt pozitīvi, ja darbinieks ir veiksmīgi veicis darbu un par to ir nepieciešams paziņot vadībai. Augstākos amatos esošās personas veic stimulējošus pasākumus attiecībā pret darbinieku materiālā vai citā veidā.
Pastāv veidi saistīts ar:
- darba kārtības un disciplīnas pārkāpums;
- darba saistību nepildīšana vai slikta izpilde;
- atļauja lietot cita darbinieka cieņu aizskarošas frāzes, nepieņemamas darbības uzvedībā, konfliktsituāciju provokācija;
- nopelniem bagātiem darba sasniegumiem.
Piezīmes par darbinieku nopelniem vai vainām ir tiesības rakstīt katrai uzņēmuma amatpersonai. Bieži vien to apkalpo priekšniekam pakļautie, ievērojot pakļautību. Viņš savukārt nolemj nest informāciju izpilddirektoram.
Noteiktas nodaļas vadītājs, sastādot dokumentu, var to risināt izpilddirektoram. Darbiniekam ir iespēja sastādīt memorandu tieši uzņēmuma vadītājam, bet pirms tā nodošanas nepieciešams to parakstīt ar nodaļas vadītāju.
Izņēmuma kārtā informatīvos dokumentus izsniedz veidlapā sūdzības pret nodaļas vadītāju. Darbinieks nosūta piezīmi ar pretenzijām tieši izpilddirektoram.
Dizainā jums ir jāatbilst obligātās prasības. Dokuments parasti sastāv no trīs neatkarīgas daļas.
- Notikumi, fakti, iemesli. Pasākuma būtības atklāšana.
- Sastādītāja idejas par apstākļiem, ko viņš piedāvā, kādus risinājumus viņš redz.
- Apkopojums un ieteikumi.
Memorands ir oficiāls un lietišķs dokuments, tāpēc tas tiek sastādīts atbilstoši noteiktajām prasībām valsts standarts Nr.6.30-2003 par vienotām dokumentu sistēmām, ieskaitot organizatoriskos un administratīvos dokumentus.
Iekšējās piezīmes noformējums sastāv no A4 lapas izmantošanas, savukārt ar roku rakstīts vai drukāts teksts ir atļauts. Šeit nav īpašas formas. Noteikti norādiet:
- augšā pa kreisi un stūrī struktūrvienības nosaukums, sastādītāja dati;
- labajā pusē, augšpusē un stūrī adresāta uzvārds, vārds, uzvārds, amats;
- oficiālā papīra nosaukums, izmantojot lielos burtus, ievietojot to lapas centrā, dažreiz tas tiek ievietots lapas kreisajā malā, gar malu;
- zem parakstīšanas datuma, mēneša un gada nosaukuma, izmantojot arābu ciparus;
- īsa informācija par saturu;
- tekstu no atsevišķiem blokiem.
Pēdējo rindu veido kompilatora paraksts, kā arī uzvārds, iniciāļi un amats, kas atrodas blakus.
Tiek izskatīts ārējais memorands izejošais oficiālais papīrs sastādīts, izmantojot uzņēmuma veidlapu. Papildus pamatinformācijai dokumentā ir:
- sastādītāja uzņēmuma nosaukums, kontaktinformācija;
- istaba;
- tās pilsētas nosaukums, kurā tā tika izveidota;
- virsraksts atrodas zem dokumenta nosaukuma, piemēram, "Par disciplīnas pārkāpumu".
Prasības pārējiem elementiem - šī darba nosaukums, informācija par saņēmēju, teksts un kompilatora paraksts - paliek tādas pašas kā, rakstot iekšējos pārskatus.
Bonuss
Prēmiju ziņojumam ir stimulējošais virziens, lai rosinātu augstāk stāvošu personu apbalvot darbinieku par paveikto darbu vai citiem nopelniem.
Neierašanās
Dokumentā uzrādīta apsūdzība par darba kārtības pārkāpumu ar savām izpildes īpatnībām, jo tajā ir iezīmēta noteikta darbinieka uzvedība, kuram var draudēt atlaišana sakarā ar prombūtni no darba darba dienās.
Pareizai papīra veidošanai ir svarīgi ievērot šādus punktus:
- Prombūtne no darba vietas ilgāk par trim stundām attiecas uz prombūtni. Ja darbinieks ir prombūtnē mazāk par noteikto laiku, pat minūtes, pārkāpums netiks uzskatīts par kavējumu, un darbinieks savu rīcību pamato ar paskaidrojuma rakstu.
- Lai sāktu noformēšanu, viņi saņem no likumpārkāpēja rakstisku paskaidrojumu vai citus apliecinošus dokumentus. Uzskaitītos darbus pārskatā norāda sastādītājs. Rezultātā tas beidzas ar prasībām piemērot likumpārkāpējam sodu vai lūgumu mīkstināt to.
Pārdošanas nodaļa
Slava LLC ģenerāldirektors
V.S. Lapins
ZIŅA NR.3
no 11.03.2016
par prombūtni no darba
Ar šo vēršu vadības uzmanību, ka vakar, 2016. gada 10. martā, tirdzniecības vadītājs Iļja Sergejevičs Klimovs neatradās darba pienākumu izpildes vietā visu darba maiņu, proti, no 10.00 līdz 19.00.
Klimovs I.S. nesniedza informāciju, kas apstiprinātu savas rīcības derīgos pamatojumus.
Aicinu vērsties pret tirdzniecības vadītāju Klimovu I.S. disciplinārsods.
Komercdaļas vadītājs / Sovcovs / V.P. Sovcovs
Zādzība
Zādzība, pildot dienesta pienākumus, tiek uzskatīta par tiešu iemeslu sadarbības pārtraukšana ar darbinieku. Dokuments tiek noformēts, lai atbrīvotu vainīgo darbinieku. Procedūras veikšanai uz likumīga pamata ir pievienots:
- saņemt no darbinieka rakstisku pieprasījumu, kurā viņš atzīstas pārkāpuma izdarīšanā;
- sniedzot nepieciešamo dokumentāciju, kas apstiprina veiktās darbības.
Dažkārt lietā tiek iesaistītas tiesībsargājošās iestādes, jo zādzība ir nopietns pārkāpums.
Drošības departaments
Rodnik LLC direktors
Belovs I.S.
ZIŅA Nr.5
no 06.07.2017
par īpašuma zādzību
2017.gada 1.jūnijā pulksten 16.40 gatavās produkcijas noliktavas krāvējs Nikolajs Stepanovičs Saveļjevs mēģināja izvest kafijas automātu no SIA Rodnik teritorijas. Šo faktu atklāja drošības dienesta vadītājs Gorkihs L.A.
Savelievs N.S. nevarēja izskaidrot šo rīcību, atsakoties sniegt liecības.
Aicinu iecelt komisiju un veikt inventarizāciju noliktavas, kurā tiek glabāta gatavā produkcija, un atcelt Nikolaju Stepanoviču Saveļjevu no darba līdz apstākļu noskaidrošanai un vainas pakāpes noteikšanai.
Drošības nodaļas vadītājs / paraksts / Gorkikh L.A.
Disciplīnas pārkāpums
Ziņojums tiek veidots, lai sniegtu informāciju par darba kārtības pārkāpumiem un attiecas uz iekšējo dokumentāciju, kas nepārsniedz konkrēta uzņēmuma robežas. Tajā precīzi jāapraksta darbinieka pārkāpumi, minot, vai no viņa tiek prasīts atbilstošs rīcības pamatojums.
Svarīgi punkti dizainā:
- informatīvs raksturs bez emocionāliem izteikumiem, absolūti neitrāls stils;
- informē uzņēmuma vadību, tostarp pārsniedzot tās robežas (katrai iespējai tiek pieņemti noteikti reģistrācijas nosacījumi).
Memorands tiek sastādīts, pamatojoties uz informācijas nodošanas iemesliem, izsakot savu nepiekrišanu, sniedzot ieteikumus saņēmējam atkarībā no situācijas.
Iepirkumu nodaļa
OOO "Skala" ģenerāldirektors
B.L. Voronovs
ZIŅA NR.3
datums 07.08.2017
par darba disciplīnas pārkāpšanu
Vēršu jūsu uzmanību, ka 2017. gada 05. augustā apgādes nodaļas darbiniece Kudrjašova Jeļena Mihailovna izdarīja nopietnu novirzi no darba pasūtījuma.
Pusdienas pārtraukuma beigās, kas beidzas pulksten 13:00, Jeļena Mihailovna savā darba vietā neatgriezās un neapmeklēja to līdz darba maiņas beigām, proti, līdz pulksten 17:00. Darbiniece šobrīd nav uzrādījusi dokumentus, kas varētu attaisnot un izskaidrot viņas rīcību.
Ņemot vērā izdarītos rupjos darba kārtības pārkāpumus, iesniedzu savu priekšlikumu Kudrjašovai Jeļenai Mihailovnai izteikt aizrādījumu un ievadīt informāciju personas kartes datos.
Apgādes daļas vadītājs / paraksts / A.L. Gradova
Darbinieka dienesta pienākumu nepildīšana
Šāda veida memorands atļauj paziņot vadītājam par darbinieka amata funkciju nepildīšanu vai nepienācīgu pildīšanu atbilstoši profesionālajiem pienākumiem.
Dokuments beidzas ar lūgumu disciplināri sodīt darbinieku. Ir pieļaujams piemērot sodus, atzīstot tos par pamatotiem.
Grāmatvedības nodaļa
Voskhod LLC ģenerāldirektors
Kuļikovs V.A.
ZIŅOJUMS #1
no 13.04.2017
par pienākumu nepildīšanu
Ņemiet vērā, ka grāmatvedības nodaļas darbiniece Katerina Petrovna Draguņina, sastādot ceturkšņa pārskatu, pēc iepriekšējā ceturkšņa rādītājiem pieļāva rupju kļūdu. Nepārbaudot izveidoto ziņojumu, viņa to iesniedza nodokļu dienestam, kā rezultātā nodokļu inspektors organizācijai uzlika naudas sodu 500 rubļu apmērā.
Sakarā ar pārkāpumu pieprasu izņemt E.P. Draguņinai izteikt stingru brīdinājumu, kam seko norāde par to personas kartē, kā arī atņemt darbiniekam prēmijas izmaksu atbilstoši nodokļu iestādes uzliktā soda apmēram.
Galvenā grāmatvede / paraksts / S.I. Popova
Nepareiza darbinieka uzvedība
Lai sniegtu informāciju vadībai par noteikta darbinieka aizskarošu rīcību attiecībā pret citu, pildot darba pienākumus, tiek sastādīts oficiāls papīrs un nodots priekšniekam. Vadība, saskaņā ar saņemto ziņojumu, uzņemas piemērotus pasākumus par vainīgā sodīšanu, lai novērstu šādu rīcību turpmāk.
Ražošanas nodaļa
Piramida LLC ģenerāldirektors
Stolbovojs L.N.
ZIŅA Nr.5
no 06.07.2017
darbinieka nepareiza uzvedība
Informēju, ka 2016. gada 06. jūnijā tehnologs Zuevs E.S. izdarīja nepareizas darbības attiecībā uz ražošanas nodaļas vadītāja vietnieci Ņinu Vasiļjevnu Kļujevu. Zuevs E.S. izmantoja netaktiskas piezīmes par Klyueva N.V. ārējo tēlu, pievienojot neķītras aizskaroša rakstura frāzes.
Gribu uzsvērt, ka tā nebija pirmā reize, kad ražošanas nodaļas darbinieks Zuevs Jevgeņijs Semenovičs, uzrunājot pārējos darbiniekus, izteica rupjus izteicienus, pārkāpjot darba disciplīnu un izraisot konfliktu darba kolektīvā.
Šajā sakarā es ierosinu sarīkot tikšanos ar E. S. Zujevu. izglītojošu sarunu un izteikt rājienu par nepieņemamu uzvedību darba vietā.
Ražošanas nodaļas vadītājs / paraksts / Grišajevs K.I.
Adresāta reakcijas
Pēc dokumenta saņemšanas ar informāciju par konkrēta darbinieka rīcību, adresāts, ņemot vērā uzskaitītos notikumus, piesakās piemērotus pasākumus.
Nodomus vadītājs izklāsta rezolūcijas veidā, kas sastādīts uz lapas, kurā atrodas ziņojuma teksts. Saskaņā ar minēto rezolūciju pasākumi tiek īstenoti saskaņā ar pieņemto lēmumu.
Rezultāti
Memorands ļauj organizācijas vadītājam sekot līdzi notikumiem, mijiedarboties ar darba kolektīvu un ievērot darba disciplīnu. Lēmums, ko uzņēmuma vadītājs pieņem par konkrētu amatpersonu, ir atkarīgs no kompetentas un precīzas reģistrācijas.
Atšķirība no piezīmes ir parādīta videoklipā.
