Ledelse, det vil si å ta beslutninger om tildeling av ressurser, er bare mulig på grunnlag av pålitelig og rettidig informasjon. Denne informasjonen må være korrekt og komme raskt. Det er nettopp dette det offisielle dokumentet kalt "memorandumet" tjener til, som du vil lære om senere.
Hva er dette notatet?
Et notat er en standard geistlig form for overføring av informasjon «nedenfra og opp» – fra ansatte på lavere nivå til ledelsen. Notater beskriver kritiske hendelser, pågående aktiviteter og den generelle helsen til firmaet. Basert på rapportene kan lederen foreta en mer nøyaktig analyse av tingenes tilstand i organisasjonen og gi tilstrekkelige kommandoer.
Opprettelsen av en rapport kan være en idé om både den underordnede selv og hans direkte ledelse. Hvis initiativet kommer fra ledelsen, blir ofte ordren om å utføre dette arbeidet brakt til den underordnede verbalt.
Det finnes andre typer notater for forretningskommunikasjon. De bør ikke forveksles med en rapport, så vurder deres populære typer:
- Memo – brukes til å overføre informasjon mellom avdelinger eller ansatte som ikke er direkte underlagt hverandre. Enkelte forespørsler om samarbeid eller varsler om pågående hendelser innen organisasjonen kan komme til uttrykk på denne måten, så dette skjemaet kan ikke betraktes som et notat.
- , der den ansatte vanligvis forklarer ledelsen sine handlinger, oftest de som førte til en forstyrrelse i den normale driften av organisasjonen. Dette er heller ikke en rapport.
Nedenfor kan du se en video som forklarer forskjellen mellom memoer og memoer:
Det bør tas i betraktning at notatet er et seriøst juridisk dokument. Det kan hende du må henvise til det i rettslige prosesser i fremtiden, så vær forsiktig med innholdet.
Typer notater
Det er en betinget inndeling av rapporter etter emne, den omtrentlige retningen er tydelig fra tittelen:
- Rapportering. Oftest brukes slike rapporter. Sammenstillingen deres er regulert på forhånd av en høyere struktur for å kontrollere parametere som regelmessig trenger enkel, men kontinuerlig overvåking.
- Initiativ. De forelegges ledelsen uregelmessig i tilfeller der underordnede har forslag til rasjonalisering eller optimalisering av prosesser i virksomheten.
- Informativ. De er skrevet for å varsle overordnede om noen drastiske endringer (ofte negative) i det veletablerte arbeidet til en avdeling eller bedrift. I slike tilfeller kreves vanligvis en rask respons fra ledelsen for ikke å pådra seg tap eller gå glipp av mulig fortjeneste.
Uavhengig av emnet kan dokumentet være:
- Innvendig. For å løse problemer som oppstår i institusjonen, brukes interne rapporter. Beslutninger etter behandling tas av organisasjonens egne ansatte.
- utvendig. Det utarbeides en ekstern rapport for en utenforstående organisasjon som søkes involvert i prosessene som foregår i egen institusjon.
Hvordan slike notater er utarbeidet, vil vi vurdere nærmere.
Hvordan skrive et internt notat?
Interne rapporter er vanligvis skrevet på vanlige ark. Vi viser de nødvendige komponentene og angir deres tradisjonelle plassering:
- Hvem rapporten er ment for (som skal ta en avgjørelse) - øverst til høyre, i dativsaken.
- Informasjon om personen som har utarbeidet dokumentet med en uunnværlig angivelse av avdelingen (avdelingen). Det er også indikert til høyre, under forrige del, i dativkasus.
- Navnet på dokumentet - "Memorandum" - i midten av arket (prikk, kolon og andre skilletegn settes ikke etter navnet). Hvis emnet for rapporten er standard (om fravær, om tilbudet, om bonuser) - kan du umiddelbart legge det til under tittelen.
- Registreringsnummer og dato (hvis det kreves av internt kontorarbeid).
- Det er mulig å nevne motivene som gjorde at notatet ble utarbeidet.
- Fra avsnittet - en uttalelse, det vil si en uttalelse om situasjonen som har utviklet seg i enhver prosess fra respondentens synspunkt (fakta, hendelser, omstendigheter, kronologi, årsakssammenhenger).
- Fra det nye avsnittet - analytics, det vil si en nøyaktig beskrivelse av problemene som allerede eksisterer eller er mulige i fremtiden, slik det ser ut for taleren (noen ganger gis det potensielle muligheter som ennå ikke er brukt, men som kan tjene fordelene med organisasjonen).
- Fra en ny linje - anbefalinger, det vil si måter å eliminere problemer eller forslag for å minimere tap hvis det er umulig å unngå den negative effekten av visse faktorer (eller den beste måten å utvikle ubrukte ressurser).
- Dato, dato, personopplysninger til taleren - signatur, stilling, initialer (fullt navn).
Et tomt dokumentskjema kan lastes ned.
De mest populære formene for et slikt memorandum vil bli vurdert nedenfor.
Om brudd på arbeidsdisiplin
Et slikt dokument er veldig alvorlig, fordi det på grunnlag kan være:
- utstedt (irettesettelse);
- degradering av en ansatt;
- prosedyren for oppsigelse av en ansatt ble lansert under den relevante artikkelen i den russiske føderasjonens arbeidskode;
- åpen rettssak.
Selvfølgelig er slik informasjon intern, så penetrasjon utenfor institusjonen er uønsket.
Hovedteksten skal tydelig og spesifikt angi hva den ansatte gjorde seg skyldig i. Det er enda bedre hvis artiklene i den russiske føderasjonens arbeidskode og de interne forskriftene som er brutt av den ansatte blir direkte sitert.
Teksten inneholder vanligvis en omtale om at den ansatte ga en forklaring på oppførselen sin i et forklarende notat, som indikerer nummer, dato og andre identifikatorer for dette dokumentet. Hvis det ikke finnes en slik forklaring, er dette også indikert.
Et eksempel på internt notat om at arbeidstakeren brøt arbeidsdisiplinen fordi han ikke var på arbeidsplassen kan lastes ned.
Om manglende utførelse av oppgaver
Som regel, for unnlatelse av å utføre offisielle oppgaver, bør den ansatte straffes i form av å bringe til disiplinæransvar. Dens former kan være:
- manglende betaling av premie;
- fint;
- irettesette;
- degradering.
Et eksempelnotat om manglende oppfyllelse av tjenesteplikter foreslås lastet ned.
Arbeidstakeren har rett til å saksøke arbeidsgiveren hvis han anser straffen som urettferdig eller overdreven, derfor er nøyaktigheten av ordlyden og verifiseringen av de presenterte kravene nødvendig ved utarbeidelse av en rapport, for eksempel med henvisning til den interne arbeidsplanen .
Om bonuser
Denne formen for rapportering brukes i tilfeller hvor en ansatt er tildelt bonus. I hovedteksten er det signert hvilket arbeid bonusen er tildelt og i hvilket beløp. Du kan laste ned et eksempel på et slikt dokument.
Hvordan skrive en ekstern rapport?
Slike dokumenter er utarbeidet på selskapets brevpapir med obligatorisk angivelse av detaljer og kontaktdetaljer for selskapet. Emblemet på skjemaet vil hjelpe mottakeren raskt å forstå hvem han har å gjøre med. For å bekrefte dokumentets autentisitet, må det påføres et blått segl av foretaket.
Siden forretningspapir vil bli sendt til omverdenen, er kravene for utfylling som følger:
- Navnet på mottakerorganisasjonen. Forkortelser og utelatelser er ikke tillatt (øverst til høyre).
- Tjenestemannen som dokumentet sendes til (vanligvis "General Director" eller noe lignende) - under forrige del.
- Navnet på avsenderorganisasjonen, også uten forkortelser og utelatelser (øverst til venstre).
- Den fullstendige offisielle tittelen på dokumentet (for eksempel et notat om en ansatts forretningsreise) er i midten av dokumentet.
- Sakens essens, som er angitt i et forretningsskjema, er kortfattet og tydelig.
- Posisjon, signatur og initialer til lederen for avsenderorganisasjonen (i midten av den nedre delen).
- Informasjon om utøveren - stilling, initialer, kontakt (kontor) telefonnummer (under forrige del).
Her er et eksempel på et slikt notat:
5 krav til rapportskjemaet
Notatet har ikke en strengt obligatorisk form, men det er en geistlig melding, derfor er den skrevet i et uformelt format, som har følgende obligatoriske elementer:
- Den nødvendige informasjonen må være tydelig stavet.
- Grove feil og utelatelse av viktige data er uakseptabelt, ellers kan rapporten bli ugyldig i fremtiden.
- Følelsesmessige vurderinger og en personlig holdning til den beskrevne situasjonen er vanligvis ikke velkomne, da de ikke bidrar til vedtak av et forvaltningsvedtak.
- Når du beskriver omstendighetene, er det nødvendig å indikere alle de vesentlige detaljene i situasjonen. Mindre detaljer kan utelates.
- På slutten av dokumentet må kompilatorens stilling og hans fulle navn foreskrives.
Ovenfor ble du kjent med de ulike typene rapporter, så nå forstår du mye bedre hvordan du skal komponere dem og hva som skal stå i dem. Det er spesielt nyttig å vite dette for ansatte i statlige institusjoner, hvis sjefer er forpliktet til å skrive notater.
