Memorandum: rodzaje i redakcja

Zarządzanie, czyli podejmowanie decyzji o alokacji zasobów, jest możliwe tylko na podstawie rzetelnych i aktualnych informacji. Ta informacja musi być poprawna i szybko dotrzeć. Do tego właśnie służy oficjalny dokument zwany „memorandum”, o którym dowiesz się później.

Co to za notatka?

Memorandum to standardowa urzędnicza forma przekazywania informacji „oddolnie” – od pracowników niższego szczebla do kadry zarządzającej. Notatki opisują krytyczne wydarzenia, bieżące działania i ogólną kondycję firmy. Na podstawie raportów kierownik może dokonać dokładniejszej analizy stanu rzeczy w organizacji i wydać adekwatne polecenia.

Stworzenie raportu może być pomysłem zarówno samego podwładnego, jak i jego bezpośredniego kierownictwa. Jeżeli inicjatywa pochodzi od kierownictwa, to często polecenie wykonania tej pracy przekazywane jest podwładnemu ustnie.

Istnieją inne rodzaje notatek do komunikacji biznesowej. Nie należy ich mylić z raportem, więc rozważ ich popularne typy:

• Memo - służy do przekazywania informacji między działami lub pracownikami, którzy nie są bezpośrednio sobie podporządkowani. Niektóre prośby o współpracę lub powiadomienia o trwających wydarzeniach w organizacji mogą być wyrażane w ten sposób, dlatego ta forma nie może być traktowana jako memorandum.
• , w którym pracownik zazwyczaj wyjaśnia kierownictwu swoje działania, najczęściej te, które doprowadziły do ​​zakłócenia normalnego funkcjonowania organizacji. To też nie jest raport.

Poniżej możesz obejrzeć film, który wyjaśnia różnicę między notatkami a notatkami:

Należy pamiętać, że memorandum jest poważnym dokumentem prawnym. W przyszłości może być konieczne odwołanie się do niego w postępowaniu sądowym, więc uważaj na jego treść.

Rodzaje memorandum

Istnieje warunkowy podział raportów według tematu, którego przybliżony kierunek wynika z tytułu:

• Raportowanie. Najczęściej używane są takie raporty. Ich kompilacja jest z góry regulowana przez wyższą strukturę kontrolowania parametrów, które regularnie wymagają prostego, ale ciągłego monitorowania.
• Inicjatywa. Są one przekazywane kierownictwu nieregularnie w przypadkach, gdy podwładni mają propozycję racjonalizacji lub optymalizacji procesów w przedsiębiorstwie.
• Informacyjny. Są one napisane, aby powiadomić przełożonych o drastycznych zmianach (często negatywnych) w ugruntowanej pracy działu lub firmy. W takich przypadkach zwykle wymagana jest szybka reakcja kierownictwa, aby nie ponosić strat ani nie tracić ewentualnych zysków.

Niezależnie od tematu dokumentem może być:

• Wewnętrzny. Do rozwiązywania problemów pojawiających się w instytucji wykorzystuje się raporty wewnętrzne. Decyzje po ich rozważeniu podejmowane są przez własnych pracowników organizacji.
• zewnętrzny. Raport zewnętrzny jest przygotowywany dla organizacji zewnętrznej, która chce być zaangażowana w procesy zachodzące we własnej instytucji.

W jaki sposób sporządzane są takie memoranda, rozważymy dalej.

Jak napisać memorandum wewnętrzne?

Raporty wewnętrzne są zwykle zapisywane na zwykłych kartkach papieru. Podajemy wymagane komponenty i wskazujemy ich tradycyjną lokalizację:

1. Do kogo przeznaczony jest raport (kto będzie musiał podjąć decyzję) - w prawym górnym rogu, w celowniku.
2. Informacje o osobie, która sporządziła dokument, z niezbędnym wskazaniem działu (oddziału). Jest to również wskazane po prawej stronie, pod poprzednią częścią, w przypadku celownika.
3. Nazwa dokumentu - "Memorandum" - na środku arkusza (kropka, dwukropek i inne znaki interpunkcyjne nie są umieszczane po nazwie). Jeśli temat raportu jest standardowy (o nieobecności, o ofercie, o bonusach) - możesz od razu dodać go pod tytułem.
4. Numer i data rejestracji (jeżeli wymaga tego wewnętrzna praca biurowa).
5. Można wspomnieć o motywach, które spowodowały sporządzenie notatki.
6. Z ust - oświadczenie, czyli stwierdzenie sytuacji, która rozwinęła się w dowolnym procesie z punktu widzenia respondenta (fakty, zdarzenia, okoliczności, chronologia, związki przyczynowe).
7. Z nowego akapitu – analityka, czyli dokładny opis problemów, które już istnieją lub są możliwe w przyszłości, jak wydaje się prelegentowi (czasami podawane są potencjalne możliwości, które jeszcze nie są wykorzystywane, ale mogą służyć organizacja).
8. Z nowej linii – rekomendacje, czyli sposoby na wyeliminowanie problemów lub sugestie minimalizacji strat, jeśli nie da się uniknąć negatywnego wpływu pewnych czynników (lub najlepszy sposób na zagospodarowanie niewykorzystanych zasobów).
9. Data, data, dane osobowe prelegenta – podpis, stanowisko, inicjały (imię i nazwisko).

Można pobrać pusty formularz dokumentu.

Najpopularniejsze formy takiego memorandum zostaną omówione poniżej.

O naruszeniu dyscypliny pracy

Taki dokument jest bardzo poważny, bo na jego podstawie może być:

• wydany (nagana);
• degradacja pracownika;
• procedura zwolnienia pracownika została uruchomiona na podstawie odpowiedniego artykułu Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej;
• otwarty proces.

Oczywiście takie informacje mają charakter wewnętrzny, więc ich przenikanie poza instytucję jest niepożądane.

Tekst główny powinien jasno i konkretnie wskazywać, do czego dopuścił się pracownik. Jeszcze lepiej, jeśli bezpośrednio przytoczone zostaną artykuły Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej oraz naruszone przez pracownika przepisy wewnętrzne.

Tekst zwykle zawiera wzmiankę, że pracownik wyjaśnił swoje zachowanie w nocie wyjaśniającej, wskazując numer, datę i inne identyfikatory tego dokumentu. Jeśli nie ma takiego wyjaśnienia, jest to również wskazane.

Można pobrać przykładowe memorandum wewnętrzne stwierdzające, że pracownik naruszył dyscyplinę pracy, ponieważ nie był w miejscu pracy.

O niewykonywaniu obowiązków

Co do zasady za niewykonanie obowiązków służbowych pracownik powinien zostać ukarany w postaci pociągnięcia do odpowiedzialności dyscyplinarnej. Jego formy mogą być:

• niepłacenie składki;
• Cienki;
• nagana;
• degradacja.

Proponuje się pobrać przykładowe memorandum dotyczące niewypełnienia obowiązków służbowych.

Pracownik ma prawo pozwać pracodawcę, jeśli uzna wymierzoną karę za niesprawiedliwą lub wygórowaną, dlatego przy sporządzaniu raportu konieczna jest poprawność sformułowań i weryfikacja przedstawionych wymagań, np. w odniesieniu do wewnętrznego harmonogramu pracy .

O bonusach

Ta forma raportowania stosowana jest w przypadkach, gdy pracownikowi przypisana jest premia. W tekście głównym jest podpisane, za jaką pracę i w jakiej wysokości przyznana jest premia. Możesz pobrać próbkę takiego dokumentu.

Jak napisać raport zewnętrzny?

Takie dokumenty sporządzane są na papierze firmowym z obowiązkowym wskazaniem danych i danych kontaktowych firmy. Emblemat na formularzu pomoże odbiorcy szybko zrozumieć, z kim ma do czynienia. Aby potwierdzić autentyczność dokumentu, należy umieścić niebieską pieczęć przedsiębiorstwa.

Ponieważ papier biznesowy zostanie wysłany do świata zewnętrznego, wymagania dotyczące jego wypełnienia są następujące:

1. Nazwa organizacji odbiorcy. Skróty i pominięcia są niedozwolone (u góry po prawej).
2. Urzędnik, do którego wysyłany jest dokument (zwykle „Dyrektor Generalny” lub coś podobnego) - pod poprzednią częścią.
3. Nazwa organizacji wysyłającej, również bez skrótów i pominięć (u góry po lewej).
4. Pełny oficjalny tytuł dokumentu (na przykład notatka dotycząca podróży służbowej pracownika) znajduje się w środku dokumentu.
5. Istota sprawy, wyrażona w formie biznesowej, jest zwięzła i jasna.
6. Stanowisko, podpis i inicjały szefa organizacji wysyłającej (w środku dolnej części).
7. Informacje o wykonawcy - stanowisko, inicjały, telefon kontaktowy (biurowy) (poniżej części poprzedniej).

Oto próbka takiej notatki:

5 wymagań dotyczących formularza raportu

Memorandum nie ma ściśle obowiązkowej formy, jest jednak przekazem urzędniczym, dlatego jest napisane w formacie nieformalnym, który zawiera następujące obowiązkowe elementy:

1. Wymagane informacje muszą być jasno określone.
2. Poważne błędy i pominięcia ważnych danych są niedopuszczalne, w przeciwnym razie raport może w przyszłości zostać unieważniony.
3. Oceny emocjonalne i osobisty stosunek do opisywanej sytuacji zwykle nie są mile widziane, gdyż nie przyczyniają się do podjęcia decyzji administracyjnej.
4. Opisując okoliczności konieczne jest wskazanie wszystkich istotnych szczegółów sytuacji. Drobne szczegóły można pominąć.
5. Na końcu dokumentu należy podać stanowisko kompilatora i jego pełne imię i nazwisko.

Powyżej zapoznałeś się z różnymi rodzajami raportów, dzięki czemu teraz znacznie lepiej rozumiesz, jak je komponować i co należy w nich napisać. Jest to szczególnie przydatne dla pracowników instytucji państwowych, których szefowie zobowiązani są do sporządzania memorandów.