Przedsiębiorcy i pracownicy biurowi w swojej pracy stają przed koniecznością prawidłowego wykonania wielostronicowych dokumentów. Jak wiadomo, organy regulacyjne i wyższe organizacje są skrupulatne w projektowaniu dokumentów biznesowych i dlatego czasami pojawiają się trudności. Zastanówmy się, jak prawidłowo flashować i numerować dokumenty, aby podczas ich przesyłania nie było niepotrzebnych pytań.
Kto zajmuje się papierkową robotą?
Wydaje się, że we flashowaniu nie ma nic skomplikowanego. Ale w rzeczywistości nie wszystko jest takie proste. Istnieją pewne zasady, według których się to odbywa. Jeśli chcesz zrobić segregator gazet lub czasopism do użytku w organizacji, to jest jedna rzecz. Ale jeśli stoisz przed zadaniem przygotowania dokumentów do archiwum, urzędu skarbowego lub gdzie indziej, musisz podejść do pracy z całą odpowiedzialnością, w przeciwnym razie ryzykujesz odzyskanie dokumentów. Przyczyną odmowy może być nieprawidłowa rejestracja.
Takich przypadków jest wiele. A wszystko przez to, że nie umiemy poprawnie flashować i numerować dokumentów. Jest mało prawdopodobne, aby przykładowy projekt znalazł się w podatku lub archiwum.
Obecnie istnieje wystarczająca liczba firm zajmujących się oprogramowaniem układowym dokumentów. Możesz skorzystać z ich usług. Z pewnością mają duże doświadczenie. Oferują szeroką gamę pokrowców. Ale nie zawsze jest to wygodne. Faktem jest, że drukarnie są przepełnione zamówieniami. Powiedzmy, że musisz pilnie wykonać tę pracę. Jak więc być? Pozostaje tylko zająć się tym problemem.
Ponadto w warunkach ekonomicznych kierownictwo nie zawsze jest gotowe do ponoszenia dodatkowych wydatków, dlatego tego typu praca spada na barki sekretarek i księgowych. Lepiej więc raz to rozgryźć, aby w przyszłości nie było żadnych problemów. Ta wiedza może się przydać.
Pomoc dla początkujących
Pragniemy zauważyć, że nie ma jednolitych standardów dotyczących flashowania dokumentów. Nawiasem mówiąc, struktury państwowe również nie dają w tej sprawie żadnych wyjaśnień. Co oznacza, że musisz sam to wszystko rozgryźć. Pomogą nam w tym zalecenia metodyczne pracy biurowej (rozporządzenie Archiwum Federalnego z 23 grudnia 2009 r.).
Czego potrzebujesz do flashowania dokumentów?
Zanim zaczniesz pracę, musisz się przygotować. Potrzebne będą następujące materiały:
- Same dokumenty.
- Klej.
- Papier.
- Igła.
- Szydło.
- Dziurkacz.
- Nici specjalne.
- Pieczęć firmowa.
Ogólnie cały proces można podzielić na trzy etapy. Pierwsza to przygotowanie, druga to samo oprogramowanie, trzecia to certyfikacja gotowego dokumentu.
Jaką okładkę wybrać?
Mówiąc o tym, jak flashować dokumenty, musisz pamiętać o takim niuansie, jak projekt okładki. Oczywiście w drukarni zaoferują ci piękne opcje, ale nie zawsze są one potrzebne, jeśli nie mówimy o pracy magisterskiej.
W przypadku małego segregatora wystarczy papierowa okładka. Jeżeli przewidywane jest długotrwałe użytkowanie segregatora (np. archiwizacja przez ponad 25 lat), stosuje się grubą tekturę.
Okładka może mieć rozmiar standardowy (format A4) oraz niestandardowy. To już zależy od formatu oprawianych arkuszy. Okładka musi pasować do rozmiaru dokumentu.
Paginacja
Przygotowując papiery do zszywania, należy koniecznie ponumerować strony. Obecność numeracji jest warunkiem rejestracji. "Po co to jest?" - ty pytasz. Aby nie dało się niezauważenie wyrwać, usuń część prześcieradeł. Ten moment jest bardzo ważny. Porozmawiajmy więc o tym, jak flashować i numerować dokumenty. Jest tu kilka niuansów.
Odkładając numerację, musisz pamiętać o zasadach:
- Arkusze są ponumerowane, a nie strony.
- Używane są tylko cyfry arabskie.
- Sama lista dokumentów nie jest numerowana.
- Jeśli trzeba ponumerować literę, to najpierw do koperty przypisywany jest numer seryjny, a dopiero potem do każdej ulotki.
- Jeśli sprawa jest bardzo duża (z reguły takie pliki są archiwizowane), to może składać się z tomów, z których każdy będzie miał własną numerację.
- Jeżeli w segregatorze znajdują się dokumenty, na których są już naklejone numery, należy je ponownie ponumerować w jednym formacie.
- Jeśli są zagnieżdżone arkusze dużych rozmiarów (A3), należy je rozwinąć i umieścić numer w prawym górnym rogu. Następnie ponownie spasuj. Będzie obrębiony tylko na jednej krawędzi.
- Zdarza się, że na kartki wklejane są drobne dokumenty (czeki, certyfikaty itp.). W tym przypadku arkusz ma jeden numer, ale na dole znajduje się lista wklejonych papierów.
- Gdy małe dokumenty są przyklejone tylko do rogu, to każdemu z nich można nadać numer.
- Rysunki, schematy, fotografie, plany również są numerowane.
Aby zrozumieć, jak prawidłowo flashować i numerować dokumenty (próbkę podano w artykule), należy krok po kroku rozważyć kolejność działań.
Co zrobić w przypadku błędów w numeracji?
Przed flashowaniem dokumentów należy upewnić się, że segregator jest prawidłowo zaprojektowany. Przyjrzyj się uważnie numerom stron. Jeśli okaże się, że niektórych z nich brakuje, możesz wprowadzić dodatkową numerację liter. Wszystkie arkusze pozostaną pod swoimi numerami, a na brakujących należy wpisać numer z poprzedniego arkusza i literę.
W przypadku rażących błędów warto dokładnie przekreślić to, co zostało napisane i dokonać poprawnego wpisu obok. Wszystkie wprowadzone zmiany muszą być odzwierciedlone w nocie potwierdzającej.
Opis dokumentu
Przed flashowaniem dokumentów z wątkami lepiej sprawdzić poprawność wykonania całej sprawy. W końcu nie chciałbym go później haftować. Z reguły znajduje się w nim kilka paczek papierów. Absolutnie cała lista musi znajdować się w inwentarzu. Jest opracowywany przez osobę odpowiedzialną, wskazując datę. Opis nie jest numerowany.
Jak uszyć dokumenty nićmi w trzech otworach?
Jeśli wszystkie dokumenty są przygotowane, możesz zacząć migać. Aby to zrobić, potrzebujesz specjalnych nici lub możesz użyć sznurka. Oczywiście nie ma sensu szyć kilku liści szorstką nicią, możesz wziąć zwykły złożony na pół.
Przejdźmy więc bezpośrednio do pytania, jak flashować dokumenty za pomocą wątków. Zdjęcia ze szczegółowym opisem posłużą jako wizualny dodatek do algorytmu działań. Zacznijmy od tego, że konieczne jest zapinanie prześcieradeł, aby później łatwo można było przeczytać przedstawione na nich informacje. Aby to zrobić, dziury są przebijane od lewej krawędzi, w przybliżeniu w odległości półtora centymetra. Powinny być trzy dziury. Znajdują się jeden na drugim. Przebicia można wykonać dziurkaczem, gdy stos arkuszy jest mały. Do grubych tomów będziesz potrzebować szydła. Przygotuj nić, ale nie rób jej zbyt długo, wystarczy siedemdziesiąt centymetrów.
Jak poprawnie sflashować dokumenty? Przykładowy przepływ pracy pokazano poniżej. Dla wygody wyjaśnienia przypiszmy numery do otworów: góra - 1, środek - 2, dół - 3.
Szycie należy rozpocząć od tyłu obudowy, przekładając igłę przez otwór 2 do przodu. W takim przypadku jeden koniec wątku pozostanie z tyłu. Następnie przez 1 otwór igłę ponownie wprowadza się do tyłu. W momencie, gdy igła i wolny koniec nici znajdują się za dokumentem, musisz ponownie przesunąć się do przodu, a następnie ponownie do tyłu.
Jak flashować dokumenty, prawie to zrozumieliśmy. Pozostaje tak dla małych. Po zapięciu wszystkich arkuszy możesz bezpiecznie związać nici w węzeł z tyłu etui.
Musi być mocno dokręcony, aby można go było następnie zapieczętować notą potwierdzającą. Końce nici muszą swobodnie zwisać spod naklejki.
Jak poświadcza się dokumenty?
Cóż, jak widać, nie ma nic trudnego w rozwiązaniu kwestii flashowania dokumentów za pomocą wątków. Przedstawione Państwu zdjęcia są tego bezpośrednim potwierdzeniem. Musimy tylko poświadczyć wypełnione arkusze.
Nazywa się to „podpisem certyfikatu”. Aby to zrobić, musisz wziąć mały kawałek papieru o wymiarach 5 x 6 centymetrów i przykleić go z tyłu, aby zakrył węzeł. Końce nici powinny wychodzić spod niej i swobodnie zwisać.
W tej notatce musisz wskazać, ile stron zostało zszytych. Następnie podpisuje go dyrektor, data i pieczęć organizacji. Na ogół podpis certyfikacyjny składa albo dyrektor firmy, albo jeden z zastępców. Sama pieczęć jest umieszczona tak, że jedna jej część spada na ostatni arkusz paczki, a druga na banknot.
Dlaczego dokumenty są zszywane?
Wspomnieliśmy już, że złożone dokumenty są archiwizowane na przechowanie, dodatkowo w codziennej działalności przedsiębiorstwa bardzo często zachodzi konieczność spinania wiązek arkuszy. Mogą to być umowy i raporty do organów podatkowych lub innych organów regulacyjnych. Nawiasem mówiąc, organy podatkowe mają na ogół bardzo surowe wymagania w tym zakresie. Używanie zszywacza jest niedozwolone. Jest to uważane za rażące naruszenie.
Ogólnie rzecz biorąc, Ministerstwo Finansów wydaje nawet własne zalecenia dotyczące flashowania dokumentów. Tak więc zgłoszenie nie może być bardzo obszerne. Optymalny rozmiar to do pięćdziesięciu stron. Jeśli dokumentów jest dużo, lepiej podzielić je na kilka spraw. W cyfrach arabskich musi być ciągła numeracja. Liście są zszywane grubą nicią, którą należy zawiązać z tyłu gotowego dokumentu. Od góry węzeł jest zapieczętowany notą potwierdzającą, którą należy sporządzić zgodnie ze wszystkimi zasadami. Nie zapominaj, że jest na nim naklejona liczba arkuszy etui. Dla organów regulacyjnych podpis w nocie atestacyjnej jest bardzo ważny. Może go ustawić tylko dyrektor lub inna osoba, która jest do tego upoważniona. Wszystko to potwierdzone jest pieczęcią. Jego nadruk powinien leżeć tak, aby uchwycić część kartki i notatki. W rzeczywistości wszystkie te zalecenia powtarzają informacje, które przedstawiliśmy powyżej. Uznaliśmy za konieczne przyniesienie ich, abyś mógł upewnić się, że robisz wszystko poprawnie, zgodnie z instrukcjami wyższych władz.
Organy podatkowe stawiają jednoznaczny wymóg integralności i bezpieczeństwa nie tylko samych dokumentów, ale także kopii. Ponadto kserokopie są również składane w osobnej paczce.
Zamiast posłowia
W artykule rozmawialiśmy o tym, jak prawidłowo flashować dokumenty z wątkami do przesłania do archiwum i organów regulacyjnych. Czasem pojawiają się spory dotyczące konstrukcji segregatorów, bo nie ma dokumentu, który dawałby precyzyjne wyjaśnienia w tej kwestii, a nawet komentarze. Dlatego konieczne jest skupienie się na standardach przyjętych w pracy biurowej. Należy pamiętać, że agencje rządowe, do których przesyłasz dokumenty, mogą mieć własne wymagania dotyczące ich projektu. Dlatego lepiej zawsze wcześniej wyjaśnić takie informacje, aby uniknąć błędów i zwrócić dokumentację do korekty. W końcu wszędzie mogą być niuanse.
