Riadenie, teda rozhodovanie o alokácii zdrojov, je možné len na základe spoľahlivých a včasných informácií. Tieto informácie musia byť správne a musia byť doručené okamžite. Presne na to slúži oficiálny dokument s názvom „memorandum“, o ktorom sa dozviete neskôr.
Čo je to za poznámku?
Memorandum je štandardná administratívna forma prenosu informácií „zdola nahor“ – od nižších zamestnancov k manažmentu. Poznámky popisujú kritické udalosti, prebiehajúce aktivity a celkový stav firmy. Na základe správ môže manažér urobiť presnejšiu analýzu stavu v organizácii a dať adekvátne príkazy.
Vytvorenie správy môže byť predstavou samotného podriadeného a jeho priameho riadenia. Ak iniciatíva prichádza od vedenia, potom sa často príkaz na výkon tejto práce dostane k podriadenému slovne.
Existujú aj iné typy poznámok pre obchodnú komunikáciu. Nemali by sa zamieňať s prehľadom, preto zvážte ich obľúbené typy:
- Memo – slúži na prenos informácií medzi oddeleniami alebo zamestnancami, ktorí si navzájom priamo nepodriaďujú. Takto môžu byť vyjadrené niektoré žiadosti o spoluprácu alebo upozornenia na prebiehajúce podujatia v rámci organizácie, preto túto formu nemožno považovať za memorandum.
- , v ktorej zamestnanec zvyčajne vysvetľuje vedeniu svoje činy, najčastejšie tie, ktoré viedli k narušeniu bežného chodu organizácie. Toto tiež nie je správa.
Nižšie si môžete pozrieť video, ktoré vysvetľuje rozdiel medzi poznámkami a poznámkami:
Treba mať na pamäti, že memorandum je vážny právny dokument. Možno sa naň budete musieť v budúcnosti odvolávať v súdnom konaní, preto si na jeho obsah dávajte pozor.
Druhy memoranda
Existuje podmienené rozdelenie správ podľa predmetu, ktorého približný smer je jasný z názvu:
- Nahlasovanie. Najčastejšie sa používajú takéto správy. Ich zostavovanie je vopred regulované vyššou štruktúrou na kontrolu parametrov, ktoré pravidelne vyžadujú jednoduché, ale nepretržité monitorovanie.
- Iniciatíva. Vedeniu sa predkladajú nepravidelne v prípadoch, keď podriadení majú návrh na racionalizáciu alebo optimalizáciu procesov v podniku.
- Informatívny. Sú napísané s cieľom upozorniť nadriadených na niektoré drastické zmeny (často negatívne) v zabehnutej práci oddelenia alebo spoločnosti. V takýchto prípadoch je zvyčajne potrebná rýchla reakcia manažmentu, aby nedošlo k stratám alebo neprišli o možné zisky.
Bez ohľadu na predmet môže byť dokument:
- interné. Na riešenie problémov, ktoré vznikajú v rámci inštitúcie, sa používajú interné správy. Rozhodnutia po ich zvážení robia samotní zamestnanci organizácie.
- Vonkajšie. Externá správa sa pripravuje pre externú organizáciu, ktorá sa má zapojiť do procesov prebiehajúcich v jej vlastnej inštitúcii.
Ako sa takéto memorandá zostavujú, zvážime ďalej.
Ako napísať interné memorandum?
Interné správy sa zvyčajne píšu na obyčajný papier. Uvádzame zoznam požadovaných komponentov a uvádzame ich tradičné umiestnenie:
- Komu je správa určená (kto sa bude musieť rozhodnúť) – vpravo hore v prípade datívu.
- Informácie o osobe, ktorá dokument zostavila, s nevyhnutným označením oddelenia (oddelenia). Označuje sa aj vpravo pod predchádzajúcou časťou v prípade datívu.
- Názov dokumentu - "Memorandum" - v strede listu (bodka, dvojbodka a iné interpunkčné znamienka sa neuvádzajú za názvom). Ak je téma správy štandardná (o absencii, o ponuke, o bonusoch) - môžete ju okamžite pridať pod nadpis.
- Evidenčné číslo a dátum (ak to vyžaduje interná práca v kancelárii).
- Možno spomenúť motívy, ktoré spôsobili vyhotovenie poznámky.
- Z odseku - konštatovanie, teda konštatovanie situácie, ktorá sa vyvinula v akomkoľvek procese z pohľadu respondenta (fakty, udalosti, okolnosti, chronológia, kauzálne vzťahy).
- Z nového odseku - analytika, to znamená presný popis problémov, ktoré už existujú alebo sú možné v budúcnosti, ako sa zdá rečníkovi (niekedy sú dané potenciálne príležitosti, ktoré sa ešte nevyužívajú, ale môžu slúžiť v prospech organizácia).
- Z nového radu - odporúčania, teda spôsoby eliminácie problémov alebo návrhy na minimalizáciu strát, ak sa nedá vyhnúť negatívnemu vplyvu určitých faktorov (alebo najlepší spôsob rozvoja nevyužitých zdrojov).
- Dátum, dátum, osobné údaje hovoriaceho – podpis, funkcia, iniciály (celé meno).
Môžete si stiahnuť prázdny formulár dokumentu.
Najpopulárnejšie formy takéhoto memoranda budú uvedené nižšie.
O porušení pracovnej disciplíny
Takýto dokument je veľmi vážny, pretože na jeho základe môže byť:
- vydal (napomenutie);
- degradácia zamestnanca;
- postup prepustenia zamestnanca sa začal podľa príslušného článku Zákonníka práce Ruskej federácie;
- otvorené súdne konanie.
Samozrejme, takéto informácie sú interné, takže ich prienik mimo inštitúcie je nežiaduci.
Hlavný text by mal jasne a konkrétne uvádzať, čím sa zamestnanec previnil. Ešte lepšie je, ak sa priamo citujú články Zákonníka práce Ruskej federácie a interné predpisy, ktoré zamestnanec porušil.
Text zvyčajne obsahuje zmienku o tom, že zamestnanec vysvetlil svoje správanie vo vysvetlivke s uvedením čísla, dátumu a ďalších identifikátorov tohto dokumentu. Ak takéto vysvetlenie neexistuje, je to tiež uvedené.
Vzor interného memoranda o tom, že zamestnanec porušil pracovnú disciplínu, pretože nebol na pracovisku, si môžete stiahnuť.
O neplnení povinností
Za neplnenie služobných povinností by mal byť zamestnanec spravidla potrestaný formou vyvodenia disciplinárnej zodpovednosti. Jeho formy môžu byť:
- nezaplatenie poistného;
- v poriadku;
- pokarhanie;
- degradácia.
Navrhuje sa stiahnuť vzor memoranda o neplnení služobných povinností.
Zamestnanec má právo žalovať zamestnávateľa, ak považuje trest za nespravodlivý alebo neprimeraný, preto je pri zostavovaní posudku potrebná správnosť znenia a overenie predložených požiadaviek, napríklad s odkazom na vnútorný rozvrh práce. .
O bonusoch
Táto forma vykazovania sa používa v prípadoch, keď je zamestnancovi pridelená prémia. V hlavnom texte je podpísané, za akú prácu je bonus pridelený a v akej výške. Vzor takéhoto dokumentu si môžete stiahnuť.
Ako napísať externú správu?
Takéto dokumenty sa vypisujú na hlavičkovom papieri spoločnosti s povinným uvedením údajov a kontaktných údajov spoločnosti. Znak na formulári pomôže príjemcovi rýchlo pochopiť, s kým má dočinenia. Na potvrdenie pravosti dokumentu musí byť pripojená modrá pečať podniku.
Keďže obchodný papier bude odoslaný do vonkajšieho sveta, požiadavky na jeho vyplnenie sú nasledovné:
- Názov prijímajúcej organizácie. Skratky a vynechania nie sú povolené (vpravo hore).
- Úradník, ktorému sa dokument posiela (zvyčajne „generálny riaditeľ“ alebo niečo podobné) – podľa predchádzajúcej časti.
- Názov vysielajúcej organizácie, tiež bez skratiek a vynechaní (vľavo hore).
- Úplný oficiálny názov dokumentu (napr. memorandum o pracovnej ceste zamestnanca) je v strede dokumentu.
- Podstata veci, ktorá je uvedená v obchodnom formulári, je stručná a jasná.
- Funkcia, podpis a iniciály vedúceho vysielajúcej organizácie (v strede spodnej časti).
- Informácie o interpretovi - pozícia, iniciály, kontaktné (kancelárske) telefónne číslo (pod predchádzajúcou časťou).
Tu je ukážka takejto poznámky:
5 náležitosti formulára správy
Memorandum nemá striktne povinnú formu, ide však o administratívnu správu, preto je napísané v neformálnom formáte, ktorý má tieto povinné náležitosti:
- Požadované informácie musia byť jasne uvedené.
- Hrubé chyby a vynechanie dôležitých údajov sú neprijateľné, inak môže byť správa v budúcnosti neplatná.
- Emocionálne hodnotenia a osobný postoj k opísanej situácii zvyčajne nie sú vítané, pretože neprispievajú k prijatiu správneho rozhodnutia.
- Pri opise okolností je potrebné uviesť všetky podstatné detaily situácie. Drobné detaily je možné vynechať.
- Na konci dokumentu musí byť predpísaná funkcia zostavovateľa a jeho celé meno.
Vyššie ste sa zoznámili s rôznymi typmi správ, takže teraz oveľa lepšie rozumiete, ako ich zostaviť a čo by sa v nich malo napísať. Je to užitočné vedieť najmä pre zamestnancov štátnych inštitúcií, ktorých šéfovia sú povinní písať memorandá.
