Menaxhimi, domethënë marrja e vendimeve për shpërndarjen e burimeve, është e mundur vetëm në bazë të informacionit të besueshëm dhe në kohë. Ky informacion duhet të jetë i saktë dhe të arrijë menjëherë. Pikërisht për këtë shërben dokumenti zyrtar i quajtur “memorandum”, për të cilin do të mësoni më vonë.
Çfarë është ky shënim?
Një memorandum është një formë standarde klerike e transferimit të informacionit "nga poshtë-lart" - nga punonjësit e niveleve më të ulëta te menaxhmenti. Memorandumet përshkruajnë ngjarje kritike, aktivitete të vazhdueshme dhe shëndetin e përgjithshëm të firmës. Bazuar në raportet, menaxheri mund të bëjë një analizë më të saktë të gjendjes së punëve në organizatë dhe të japë komanda adekuate.
Krijimi i një raporti mund të jetë një ide si për vetë vartësin ashtu edhe për menaxhimin e tij të drejtpërdrejtë. Nëse iniciativa vjen nga menaxhmenti, atëherë shpeshherë urdhri për kryerjen e kësaj pune i sillet vartësve verbalisht.
Ka lloje të tjera shënimesh për komunikimin e biznesit. Ato nuk duhet të ngatërrohen me një raport, prandaj merrni parasysh llojet e tyre të njohura:
- Memo - përdoret për të transferuar informacione midis departamenteve ose punonjësve që nuk janë drejtpërdrejt të varur nga njëri-tjetri. Disa kërkesa për bashkëpunim ose njoftime për ngjarje të vazhdueshme brenda organizatës mund të shprehen në këtë mënyrë, kështu që ky formular nuk mund të konsiderohet memorandum.
- , në të cilën punonjësi zakonisht i shpjegon menaxhmentit veprimet e tij, më shpesh ato që çuan në një ndërprerje në funksionimin normal të organizatës. Ky gjithashtu nuk është një raport.
Më poshtë mund të shikoni një video që shpjegon ndryshimin midis memorandumeve dhe shënimeve:
Duhet pasur parasysh se memorandumi është një dokument serioz ligjor. Ju mund t'ju duhet t'i referoheni atij në procedurat ligjore në të ardhmen, prandaj kini kujdes në lidhje me përmbajtjen e tij.
Llojet e memorandumeve
Ekziston një ndarje e kushtëzuar e raporteve sipas temës, drejtimi i përafërt i së cilës është i qartë nga titulli:
- Raportimi. Më shpesh, raporte të tilla përdoren. Përpilimi i tyre rregullohet paraprakisht nga një strukturë më e lartë për të kontrolluar parametrat që rregullisht kanë nevojë për monitorim të thjeshtë por të vazhdueshëm.
- Iniciativa. Ato i dorëzohen menaxhmentit në mënyrë të parregullt në rastet kur vartësit kanë propozim për racionalizimin ose optimizimin e proceseve në ndërmarrje.
- Informative. Ato janë shkruar për të njoftuar eprorët në lidhje me disa ndryshime drastike (shpesh negative) në punën e vendosur mirë të një departamenti ose kompanie. Në raste të tilla, zakonisht kërkohet një përgjigje e shpejtë e menaxhmentit në mënyrë që të mos pësohen humbje ose të humbasin fitimet e mundshme.
Pavarësisht nga tema, dokumenti mund të jetë:
- e brendshme. Për zgjidhjen e çështjeve që dalin brenda institucionit, përdoren raportet e brendshme. Vendimet pas shqyrtimit të tyre merren nga vetë punonjësit e organizatës.
- E jashtme. Një raport i jashtëm përgatitet për një organizatë të jashtme që kërkohet të përfshihet në proceset që ndodhin në institucionin e saj.
Si përpilohen memorandume të tilla, ne do të shqyrtojmë më tej.
Si të shkruani një memorandum të brendshëm?
Raportet e brendshme zakonisht shkruhen në fletë të thjeshta letre. Ne rendisim komponentët e kërkuar dhe tregojmë vendndodhjen e tyre tradicionale:
- Kujt i drejtohet raporti (i cili do të duhet të marrë një vendim) - lart djathtas, në rastin dativ.
- Informacion në lidhje me personin që përpiloi dokumentin me një tregues të domosdoshëm të departamentit (ndarjes). Tregohet edhe djathtas, poshtë pjesës së mëparshme, në rasën dhanore.
- Emri i dokumentit - "Memorandum" - në qendër të fletës (pika, dy pika dhe shenjat e tjera të pikësimit nuk vendosen pas emrit). Nëse tema e raportit është standarde (për mungesën, për ofertën, për bonuset) - mund ta shtoni menjëherë nën titull.
- Numri dhe data e regjistrimit (nëse kërkohet nga puna e brendshme e zyrës).
- Mund të përmenden motivet që shkaktuan hartimin e shënimit.
- Nga paragrafi - një deklaratë, domethënë një deklaratë e situatës që është zhvilluar në çdo proces nga këndvështrimi i të paditurit (faktet, ngjarjet, rrethanat, kronologjia, marrëdhëniet shkakësore).
- Nga paragrafi i ri - analitika, domethënë një përshkrim i saktë i problemeve që tashmë ekzistojnë ose janë të mundshme në të ardhmen, siç i duket folësit (nganjëherë jepen mundësi të mundshme që ende nuk janë shfrytëzuar, por mund të shërbejnë për të mirën e organizata).
- Nga një linjë e re - rekomandime, domethënë mënyra për të eliminuar problemet ose propozime për minimizimin e humbjeve nëse është e pamundur të shmangni ndikimin negativ të faktorëve të caktuar (ose mënyra më e mirë për të zhvilluar burime të papërdorura).
- Data, data, të dhënat personale të folësit - nënshkrimi, pozicioni, inicialet (emri i plotë).
Një formular dokumenti bosh mund të shkarkohet.
Format më të njohura të një memorandumi të tillë do të shqyrtohen më poshtë.
Për shkeljen e disiplinës së punës
Një dokument i tillë është shumë serioz, sepse në bazë të tij mund të jetë:
- lëshuar (qortim);
- degradimi i një punonjësi;
- procedura për largimin nga puna të një punonjësi filloi sipas nenit përkatës të Kodit të Punës të Federatës Ruse;
- gjykim i hapur.
Sigurisht, një informacion i tillë është i brendshëm, ndaj depërtimi i tij jashtë institucionit është i padëshirueshëm.
Teksti kryesor duhet të tregojë qartë dhe në mënyrë specifike se për çfarë ishte fajtor punonjësi. Është edhe më mirë nëse citohen drejtpërdrejt nenet e Kodit të Punës të Federatës Ruse dhe rregulloret e brendshme të shkelura nga punonjësi.
Teksti zakonisht përmban një përmendje që punonjësi dha një shpjegim për sjelljen e tij në një shënim shpjegues, duke treguar numrin, datën dhe identifikuesit e tjerë të këtij dokumenti. Nëse nuk ka një shpjegim të tillë, tregohet edhe kjo.
Një mostër e memorandumit të brendshëm që thotë se punonjësi ka shkelur disiplinën e punës sepse nuk ishte në vendin e punës mund të shkarkohet.
Për moskryerjen e detyrave
Si rregull, për moskryerjen e detyrave zyrtare, punonjësi duhet të ndëshkohet në formën e sjelljes në përgjegjësi disiplinore. Format e tij mund të jenë:
- mospagesa e primit;
- gjobë;
- qortim;
- ulje.
Propozohet të shkarkohet mostra e memorandumit për mospërmbushjen e detyrave zyrtare.
Punonjësi ka të drejtë të padisë punëdhënësin nëse e konsideron dënimin të padrejtë ose të tepruar, prandaj, kur përpiloni një raport, saktësia e formulimit dhe verifikimi i kërkesave të paraqitura janë të nevojshme, për shembull, në lidhje me orarin e brendshëm të punës .
Rreth bonuseve
Kjo formë raportimi përdoret në rastet kur një punonjësi i caktohet një bonus. Në tekstin kryesor nënshkruhet se për cilën punë është caktuar bonusi dhe në çfarë mase. Ju mund të shkarkoni një mostër të një dokumenti të tillë.
Si të shkruani një raport të jashtëm?
Dokumentet e tilla hartohen në letrën e kompanisë me shënimin e detyrueshëm të detajeve dhe detajeve të kontaktit të kompanisë. Emblema në formular do ta ndihmojë marrësin të kuptojë shpejt me kë ka të bëjë. Për të konfirmuar vërtetësinë e dokumentit, duhet të vendoset një vulë blu e ndërmarrjes.
Meqenëse letra e biznesit do të dërgohet në botën e jashtme, kërkesat për plotësimin e saj janë si më poshtë:
- Emri i organizatës marrëse. Shkurtesat dhe lëshimet nuk lejohen (lart djathtas).
- Zyrtari të cilit i dërgohet dokumenti (zakonisht "Drejtori i Përgjithshëm" ose diçka e ngjashme) - nën pjesën e mëparshme.
- Emri i organizatës dërguese, gjithashtu pa shkurtesa dhe lëshime (lart majtas).
- Titulli i plotë zyrtar i dokumentit (për shembull, një memorandum për udhëtimin e punës së një punonjësi) është në qendër të dokumentit.
- Thelbi i çështjes, i cili shprehet në formë biznesi, është konciz dhe i qartë.
- Pozicioni, nënshkrimi dhe inicialet e drejtuesit të organizatës dërguese (në qendër të pjesës së poshtme).
- Informacion rreth interpretuesit - pozicioni, inicialet, numri i telefonit të kontaktit (zyrës) (poshtë pjesës së mëparshme).
Këtu është një shembull i një shënimi të tillë:
5 kërkesat për formularin e raportit
Memorandumi nuk ka një formë rreptësisht të detyrueshme, megjithatë, është një mesazh klerik, prandaj është shkruar në një format joformal, i cili ka këto elemente të detyrueshme:
- Informacioni i kërkuar duhet të shprehet qartë.
- Gabimet e mëdha dhe lëshimi i të dhënave të rëndësishme janë të papranueshme, përndryshe raporti mund të zhvlerësohet në të ardhmen.
- Vlerësimet emocionale dhe një qëndrim personal ndaj situatës së përshkruar zakonisht nuk janë të mirëseardhura, pasi ato nuk kontribuojnë në miratimin e një vendimi administrativ.
- Kur përshkruhen rrethanat, është e nevojshme të tregohen të gjitha detajet thelbësore të situatës. Detajet e vogla mund të anashkalohen.
- Në fund të dokumentit, duhet të përshkruhet pozicioni i përpiluesit dhe emri i tij i plotë.
Më sipër, jeni njohur me llojet e ndryshme të raporteve, kështu që tani e kuptoni shumë më mirë se si t'i kompozoni ato dhe çfarë duhet të shkruhet në to. Kjo është veçanërisht e dobishme të dihet për punonjësit e institucioneve shtetërore, shefat e të cilëve janë të detyruar të shkruajnë memorandume.
