รายงานล่วงหน้าคือ ... รายงานล่วงหน้า: ตัวอย่างการกรอก

รายงานค่าใช้จ่ายเป็นเอกสารยืนยันการใช้จ่ายของกองทุนที่ออกให้แก่พนักงานที่รับผิดชอบ ผู้รับเงินวาดขึ้นและส่งไปยังแผนกบัญชีเพื่อตรวจสอบ หลังจากนั้นรายงานล่วงหน้าจะถูกส่งไปยังผู้จัดการเพื่อขออนุมัติ ค่าใช้จ่ายที่แสดงในเอกสารอาจมีการตัดจำหน่ายในลักษณะที่กำหนดโดย PBU ให้เราพิจารณาคุณสมบัติและตัวอย่างการกรอกรายงานล่วงหน้าเพิ่มเติม

การออกกองทุน

การรับเงินสดโดยพนักงานที่รับผิดชอบดำเนินการที่โต๊ะเงินสดขององค์กร พื้นฐานสำหรับสิ่งนี้คือใบสั่งค่าใช้จ่าย จะต้องระบุวัตถุประสงค์ของกองทุน

หัวหน้าองค์กรออกคำสั่งให้แก้ไขรายชื่อพนักงานที่มีสิทธิ์ได้รับเงินทุนสำหรับความต้องการของครัวเรือน พระราชบัญญัติท้องถิ่นเดียวกันกำหนดเงื่อนไขที่สามารถออกจำนวนเงินได้

การส่งรายงานล่วงหน้า

เอกสารนี้จะถูกโอนไปยังแผนกบัญชีภายในสามวันนับจากสิ้นสุดระยะเวลาที่ออกเงิน ส่งแบบฟอร์มพร้อมกับเอกสารยืนยันการใช้จ่ายเงิน ในกรณีนี้ พนักงานจะคำนวณต้นทุนและยอดเงินคงเหลือ

ตัวอย่างการกรอกรายงานล่วงหน้า : ด้านหน้า

เอกสารมีให้ในชุดเดียว

หากคุณนำรายงานค่าใช้จ่ายตัวอย่าง คุณจะเห็นว่ามีการกรอกทั้งสองด้าน ที่ด้านหน้าของพนักงานที่รับผิดชอบระบุว่า:

• หมายเลขเอกสาร.
• วันที่เสร็จสิ้นการรายงานล่วงหน้า
• ชื่อเต็ม ตำแหน่งและแผนกที่เขาทำงาน
• หมายเลขบุคลากร (ถ้ามี)
• นัดล่วงหน้า.

ทางด้านซ้ายของด้านเดียวกันคุณต้องกรอกตาราง โดยให้ข้อมูลล่วงหน้าก่อนหน้านี้ เงินทุนที่ได้รับในปัจจุบัน จำนวนค่าใช้จ่าย การใช้จ่ายเกิน และยอดเงินคงเหลือ

ด้านหลัง

ส่วนย้อนกลับของตัวอย่างรายงานค่าใช้จ่ายมีวัตถุประสงค์เพื่อระบุรายการเอกสารยืนยันค่าใช้จ่าย พวกเขาสามารถเป็น:

• ใบรับรองคำสั่ง
• ตรวจสอบ KKM.
• รายรับ.
• สินค้าโภคภัณฑ์, ใบตราส่งสินค้า
• ใบแจ้งหนี้ ฯลฯ

พนักงานที่รับผิดชอบยังระบุจำนวนค่าใช้จ่ายสำหรับเอกสาร การนับเอกสารที่แนบมากับรายงานจะดำเนินการตามลำดับที่ระบุไว้ในแบบฟอร์ม

แตกต่างกันนิดหน่อย

ที่ด้านหน้ามีบรรทัดที่ 1a และด้านหลัง - 6 และ 8 ในรายงานล่วงหน้า ฟิลด์เหล่านี้จะถูกกรอกหากมีการออกเงินให้กับผู้รับผิดชอบในสกุลเงินต่างประเทศ ตัวอย่างเช่น พนักงานถูกส่งไปทำงานต่างประเทศ

ผู้เชี่ยวชาญกรอกด้านหน้าของแบบฟอร์มก่อน ก่อนอื่นในตาราง "รายการบัญชี" จำเป็นต้องป้อนข้อมูลเกี่ยวกับหมายเลขบัญชีและจำนวนเงินที่เกี่ยวข้อง

ด้านหลังของแบบฟอร์มแสดงถึงค่าใช้จ่ายที่ยอมรับสำหรับการบัญชี ในรายงานล่วงหน้า ข้อมูลนี้ถูกป้อนในคอลัมน์ 7 และ 8 นอกจากนี้ บัญชี (บัญชีย่อย) จะถูกระบุ โดยเดบิตที่มีการผ่านรายการต้นทุน (คอลัมน์ 9)

หลังจากนั้นจะมีการร่างเอกสารประกอบการตรวจสอบความถูกต้องของแบบฟอร์มและการใช้จ่ายตามเป้าหมายของเงินทุน หลังจากทำตามขั้นตอนทั้งหมดแล้วนักบัญชีจะทำเครื่องหมายในรายงาน แสดงว่าเอกสารได้รับการยืนยันและจำนวนเงินค่าใช้จ่ายได้รับการอนุมัติแล้ว (เขียนด้วยตัวเลขและตัวอักษร)

ที่ด้านหน้ามีการกรอกใบเสร็จซึ่งจะถูกโอนไปยังพนักงานที่รับผิดชอบ

แบบฟอร์มต้องลงนามโดยพนักงานที่ตรวจสอบเอกสารและ Ch. นักบัญชีพร้อมใบรับรองผลการเรียน

หากจำเป็น ข้อมูลเกี่ยวกับยอดเงินคงเหลือหรือยอดใช้จ่ายเกิน รายละเอียดของเอกสาร (คำสั่ง) ที่จะทำการชำระบัญชีขั้นสุดท้ายจะถูกป้อนลงในแบบฟอร์มรายงาน

การอนุมัติจากผู้จัดการและการตัดจำหน่ายจำนวนเงิน

รายงานที่ตรวจสอบแล้วจะถูกส่งไปยังผู้อำนวยการองค์กร เขาต้องเซ็นมัน สำหรับสิ่งนี้ จะมีคอลัมน์ที่เกี่ยวข้องในส่วนบนที่ด้านหน้าของเอกสาร แบบฟอร์มสามารถลงนามได้ไม่เพียง แต่โดยหัวหน้าเท่านั้น แต่ยังรวมถึงพนักงานคนอื่นที่มีอำนาจด้วย หลังจากได้รับอนุมัติรายงานจะได้รับการยอมรับสำหรับการบัญชีสำหรับการตัดเงิน

ส่วนที่เหลือของเงินล่วงหน้าจะถูกโอนไปยังโต๊ะเงินสดขององค์กร

ข้อห้าม

หากผู้รับผิดชอบค้างชำระจากเงินทดรองที่ให้ไว้ก่อนหน้านี้ จะไม่อนุญาตให้เบิกจ่ายเงิน นอกจากนี้ห้ามมิให้โอนเงินที่ได้รับจากพนักงานไปยังบุคคลที่สาม

อายุการเก็บรักษา

พวกเขาจัดตั้งขึ้นตามกฎหมาย เอกสารต่าง ๆ มีระยะเวลาเก็บรักษาของตนเอง ตามกฎแล้วองค์กรจะเลือกระยะเวลาสูงสุด

บนพื้นฐานของการย่อย 8 1 ของวรรค 23 ของมาตรา TC เอกสารภาษีและบัญชีและใบรับรองอื่น ๆ จะต้องเก็บไว้อย่างน้อย 4 ปี วรรค 4,283 ของบรรทัดฐานของหลักจรรยาบรรณกำหนดระยะเวลา 10 ปีสำหรับเอกสารยืนยันการสูญเสีย เป็นเรื่องที่ควรค่าแก่การบอกว่าองค์กรใช้ข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเพื่อลดฐานภาษี

กฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 402 กำหนดว่าจำเป็นต้องจัดเก็บเอกสารหลักเป็นเวลาอย่างน้อย 5 ปีนับจากสิ้นสุดรอบระยะเวลารายงาน

ทำงานใน "1C"

บนคอมพิวเตอร์. ในการดำเนินการนี้ คุณสามารถใช้โปรแกรม Excel หรือ "1C" หลังใช้ในองค์กรส่วนใหญ่ พิจารณาโครงร่างการออกแบบสั้น ๆ ใน "1C"

ในการทำงานคุณต้องเปิดเอกสาร "รายงานล่วงหน้า" มันถูกสร้างขึ้นจากแท็บ "การผลิต" หรือ "โต๊ะเงินสด" เลือกรายการที่ต้องการจากเมนู

ซึ่งจะเปิดบันทึกเอกสาร นี่คือที่เก็บข้อมูลสำหรับรายงานทั้งหมด หากต้องการสร้างเอกสารใหม่ ให้คลิกที่ปุ่ม "เพิ่ม" ถัดไป คุณต้องเลือก "บุคคล"

หลังจากนั้นจะเลือกประเภทเอกสารที่ต้องการ ตัวอย่างเช่น "การออกเงินที่บ็อกซ์ออฟฟิศเพื่อการชำระหนี้" จากนั้นเลือกเอกสารที่จำเป็นที่นี่

ส่วนตารางแสดงข้อมูลที่มีอยู่ในคำสั่งซื้อ

หลังจากนั้นแท็บที่สองจะเต็มไป ที่นี่คุณต้องระบุผลิตภัณฑ์ที่ซื้อโดยพนักงานที่รับผิดชอบ ตัวอย่างเช่น มันสามารถเป็นรูปแบบ เมื่อคลิกที่ "+" คุณสามารถเพิ่มตำแหน่งใหม่ได้

หากมีการใช้บรรจุภัณฑ์ที่ส่งคืนได้ในระหว่างการซื้อ ข้อมูลนี้จะต้องแสดงในคอลัมน์ที่เหมาะสม

เมื่อลงวัสดุและสินค้าโดยใช้บัญชี 631 ใช้แท็บ "การชำระเงิน" คอลัมน์ "อื่นๆ" แสดงข้อมูลเกี่ยวกับค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม ตัวอย่างเช่น อาจเป็นค่าเชื้อเพลิงและน้ำมันหล่อลื่น การใช้อินเทอร์เน็ต ฯลฯ

หากต้องการพิมพ์เอกสารเป็นกระดาษ คุณต้องคลิกปุ่ม "พิมพ์"