การจัดการนั่นคือการตัดสินใจเกี่ยวกับการจัดสรรทรัพยากรเป็นไปได้บนพื้นฐานของข้อมูลที่เชื่อถือได้และทันเวลาเท่านั้น ข้อมูลนี้จะต้องถูกต้องและมาถึงทันที นี่คือสิ่งที่เอกสารอย่างเป็นทางการเรียกว่า "บันทึกข้อตกลง" ซึ่งคุณจะได้เรียนรู้ในภายหลัง
บันทึกนี้คืออะไร?
บันทึกข้อตกลงเป็นรูปแบบธุรการมาตรฐานของการถ่ายโอนข้อมูล "จากล่างขึ้นบน" - จากพนักงานระดับล่างไปจนถึงผู้บริหาร บันทึกช่วยจำอธิบายเหตุการณ์สำคัญ กิจกรรมต่อเนื่อง และสุขภาพโดยรวมของบริษัท จากรายงาน ผู้จัดการสามารถวิเคราะห์สถานะกิจการในองค์กรได้แม่นยำยิ่งขึ้นและให้คำสั่งที่เพียงพอ
การสร้างรายงานอาจเป็นแนวคิดของทั้งผู้ใต้บังคับบัญชาและผู้บริหารโดยตรง หากความคิดริเริ่มมาจากฝ่ายบริหาร บ่อยครั้งคำสั่งให้ทำงานนี้ถูกส่งไปยังผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยวาจา
มีบันทึกประเภทอื่นสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ ไม่ควรสับสนกับรายงาน ดังนั้นให้พิจารณาประเภทที่นิยม:
- บันทึกช่วยจำ - ใช้เพื่อถ่ายโอนข้อมูลระหว่างแผนกหรือพนักงานที่ไม่ใช่ผู้ใต้บังคับบัญชาโดยตรง คำร้องขอความร่วมมือหรือการแจ้งเตือนเหตุการณ์ที่กำลังดำเนินอยู่ภายในองค์กรบางส่วนอาจแสดงออกมาในลักษณะนี้ ดังนั้นแบบฟอร์มนี้จึงไม่ถือเป็นบันทึกข้อตกลง
- ซึ่งพนักงานมักจะอธิบายให้ผู้บริหารทราบถึงการกระทำของเขา ซึ่งส่วนใหญ่มักจะเป็นการกระทำที่นำไปสู่การหยุดชะงักในการทำงานปกติขององค์กร นี่ไม่ใช่รายงานด้วย
ด้านล่างนี้ คุณสามารถชมวิดีโอที่อธิบายความแตกต่างระหว่างบันทึกช่วยจำและบันทึกช่วยจำ:
โปรดทราบว่าบันทึกเป็นเอกสารทางกฎหมายที่ร้ายแรง คุณอาจต้องอ้างถึงในการดำเนินการทางกฎหมายในอนาคต ดังนั้นโปรดใช้ความระมัดระวังเกี่ยวกับเนื้อหา
ประเภทของบันทึกข้อตกลง
มีการแบ่งรายงานแบบมีเงื่อนไขตามหัวเรื่อง ทิศทางโดยประมาณที่ชัดเจนจากชื่อเรื่อง:
- การรายงาน. ส่วนใหญ่มักใช้รายงานดังกล่าว การรวบรวมของพวกเขาถูกควบคุมล่วงหน้าโดยโครงสร้างที่สูงขึ้นเพื่อควบคุมพารามิเตอร์ที่ต้องการการตรวจสอบที่เรียบง่ายแต่ต่อเนื่องเป็นประจำ
- ความคิดริเริ่ม. พวกเขาถูกส่งไปยังผู้บริหารอย่างผิดปกติในกรณีที่ผู้ใต้บังคับบัญชามีข้อเสนอสำหรับการหาเหตุผลเข้าข้างตนเองหรือเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการในองค์กร
- ข้อมูล. พวกเขาเขียนขึ้นเพื่อแจ้งให้ผู้บังคับบัญชาทราบเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่รุนแรง (มักจะเป็นลบ) ในงานที่มั่นคงของแผนกหรือบริษัท ในกรณีเช่นนี้ มักจะต้องมีการตอบสนองจากฝ่ายบริหารอย่างรวดเร็วเพื่อไม่ให้เกิดการขาดทุนหรือพลาดผลกำไรที่อาจเกิดขึ้น
เอกสารสามารถเป็น:
- ภายใน. เพื่อแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นภายในสถาบัน จะใช้รายงานภายใน การตัดสินใจหลังจากที่พิจารณาแล้วจะกระทำโดยพนักงานขององค์กรเอง
- ภายนอก. มีการรวบรวมรายงานภายนอกสำหรับองค์กรภายนอกที่ต้องการมีส่วนร่วมในกระบวนการที่เกิดขึ้นในสถาบันของตนเอง
เราจะพิจารณาเพิ่มเติมเกี่ยวกับบันทึกข้อตกลงดังกล่าวอย่างไร
จะเขียนบันทึกภายในได้อย่างไร?
รายงานภายในมักจะเขียนบนกระดาษธรรมดา เราแสดงรายการส่วนประกอบที่จำเป็นและระบุตำแหน่งดั้งเดิม:
- ผู้ที่จัดทำรายงาน (ผู้ที่จะต้องตัดสินใจ) - ที่ด้านบนขวาในกรณีของข้อมูล
- ข้อมูลเกี่ยวกับผู้รวบรวมเอกสารพร้อมข้อบ่งชี้ที่ขาดไม่ได้ของแผนก (ส่วน) นอกจากนี้ยังระบุไว้ทางด้านขวา ด้านล่างส่วนก่อนหน้า ในกรณี dative
- ชื่อของเอกสาร - "บันทึก" - ตรงกลางแผ่นงาน (จุด ทวิภาค และเครื่องหมายวรรคตอนอื่นๆ จะไม่อยู่หลังชื่อ) หากหัวข้อของรายงานเป็นหัวข้อมาตรฐาน (เกี่ยวกับการขาดงาน เกี่ยวกับข้อเสนอ เกี่ยวกับโบนัส) - คุณสามารถเพิ่มหัวข้อในหัวข้อได้ทันที
- หมายเลขทะเบียนและวันที่ (ถ้าจำเป็นตามงานภายในสำนักงาน)
- เป็นไปได้ที่จะพูดถึงแรงจูงใจที่ทำให้โน้ตถูกวาดขึ้น
- จากย่อหน้า - คำแถลง นั่นคือ คำแถลงสถานการณ์ที่พัฒนาขึ้นในกระบวนการใดๆ จากมุมมองของผู้ตอบ (ข้อเท็จจริง เหตุการณ์ สถานการณ์ เหตุการณ์ ความสัมพันธ์เชิงสาเหตุ)
- จากย่อหน้าใหม่ - บทวิเคราะห์ กล่าวคือ อธิบายปัญหาที่มีอยู่แล้วหรือเป็นไปได้ในอนาคตอย่างถูกต้องตามที่ปรากฎแก่ผู้พูด (บางครั้งอาจให้โอกาสที่ยังไม่ได้ใช้แต่สามารถให้ประโยชน์ได้ องค์กร).
- จากบรรทัดใหม่ - คำแนะนำ นั่นคือวิธีในการกำจัดปัญหาหรือข้อเสนอแนะสำหรับการลดความสูญเสียหากไม่สามารถหลีกเลี่ยงผลกระทบด้านลบของปัจจัยบางอย่าง (หรือวิธีที่ดีที่สุดในการพัฒนาทรัพยากรที่ไม่ได้ใช้)
- วันที่ วันที่ ข้อมูลส่วนบุคคลของผู้พูด - ลายเซ็น ตำแหน่ง ชื่อย่อ (ชื่อเต็ม)
สามารถดาวน์โหลดแบบฟอร์มเอกสารเปล่า
รูปแบบที่นิยมมากที่สุดของบันทึกข้อตกลงดังกล่าวจะได้รับการพิจารณาด้านล่าง
เกี่ยวกับการละเมิดวินัยแรงงาน
เอกสารดังกล่าวมีความสำคัญมากเพราะสามารถ:
- ออก (ตำหนิ);
- การลดตำแหน่งพนักงาน;
- ขั้นตอนการเลิกจ้างพนักงานเปิดตัวภายใต้บทความที่เกี่ยวข้องของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซีย
- เปิดทดลอง.
แน่นอนว่าข้อมูลดังกล่าวเป็นข้อมูลภายใน ดังนั้นการเจาะข้อมูลภายนอกสถาบันจึงไม่พึงปรารถนา
ข้อความหลักควรระบุอย่างชัดเจนและเฉพาะเจาะจงว่าพนักงานมีความผิดอย่างไร จะดีกว่าถ้าบทความของประมวลกฎหมายแรงงานของสหพันธรัฐรัสเซียและกฎระเบียบภายในที่ละเมิดโดยพนักงานถูกอ้างถึงโดยตรง
ข้อความมักจะมีข้อความว่าพนักงานให้คำอธิบายเกี่ยวกับพฤติกรรมของเขาในบันทึกอธิบาย โดยระบุหมายเลข วันที่ และตัวระบุอื่น ๆ ของเอกสารนี้ หากไม่มีคำอธิบายดังกล่าว ก็จะมีการระบุด้วย
ตัวอย่างบันทึกภายในที่ระบุว่าลูกจ้างละเมิดวินัยแรงงานเพราะไม่อยู่ในที่ทำงานสามารถดาวน์โหลดได้
เกี่ยวกับการไม่ปฏิบัติหน้าที่
ตามกฎแล้ว หากไม่ปฏิบัติตามหน้าที่ราชการ ลูกจ้างควรได้รับโทษในรูปแบบการนำความผิดทางวินัย รูปแบบของมันสามารถ:
- การไม่ชำระเบี้ยประกันภัย
- ก็ได้;
- ตำหนิ;
- ลดระดับ
มีการเสนอตัวอย่างบันทึกการไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการให้ดาวน์โหลด
ลูกจ้างมีสิทธิฟ้องนายจ้างได้หากเห็นว่าการลงโทษไม่ยุติธรรมหรือมากเกินควร ดังนั้น ในการจัดทำรายงาน ความถูกต้องของถ้อยคำและการตรวจสอบข้อกำหนดที่นำเสนอจึงมีความจำเป็น เช่น โดยอ้างอิงตารางการทำงานภายใน .
เกี่ยวกับโบนัส
แบบฟอร์มการรายงานนี้ใช้ในกรณีที่พนักงานได้รับโบนัส ในข้อความหลักจะมีการเซ็นชื่อสำหรับงานที่ได้รับมอบหมายโบนัสและจำนวนเท่าใด คุณสามารถดาวน์โหลดตัวอย่างเอกสารดังกล่าวได้
จะเขียนรายงานภายนอกได้อย่างไร?
เอกสารดังกล่าวจัดทำขึ้นบนหัวจดหมายของบริษัทพร้อมระบุรายละเอียดและรายละเอียดการติดต่อของบริษัท ตราสัญลักษณ์ในแบบฟอร์มจะช่วยให้ผู้รับเข้าใจได้อย่างรวดเร็วว่าเขากำลังติดต่อกับใคร เพื่อยืนยันความถูกต้องของเอกสารต้องประทับตราสีน้ำเงินขององค์กร
เนื่องจากกระดาษธุรกิจจะถูกส่งไปยังโลกภายนอกข้อกำหนดสำหรับการกรอกมีดังนี้:
- ชื่อขององค์กรผู้รับ ไม่อนุญาตให้ใช้ตัวย่อและละเว้น (บนขวา)
- เจ้าหน้าที่ที่ส่งเอกสารให้ (โดยปกติคือ "อธิบดี" หรือสิ่งที่คล้ายกัน) - ภายใต้ส่วนก่อนหน้า
- ชื่อองค์กรที่ส่งโดยไม่มีตัวย่อและละเว้น (บนซ้าย)
- ชื่อเต็มอย่างเป็นทางการของเอกสาร (เช่น บันทึกการเดินทางเพื่อธุรกิจของพนักงาน) อยู่ตรงกลางของเอกสาร
- สาระสำคัญของเรื่องซึ่งระบุไว้ในรูปแบบธุรกิจมีความกระชับและชัดเจน
- ตำแหน่ง ลายเซ็นและชื่อย่อของหัวหน้าองค์กรที่ส่ง (ตรงกลางส่วนล่าง)
- ข้อมูลเกี่ยวกับนักแสดง - ตำแหน่ง, ชื่อย่อ, หมายเลขโทรศัพท์ติดต่อ (สำนักงาน) (ด้านล่างส่วนก่อนหน้า)
นี่คือตัวอย่างของบันทึกดังกล่าว:
5 ข้อกำหนดสำหรับแบบฟอร์มรายงาน
บันทึกข้อตกลงไม่มีรูปแบบบังคับอย่างเคร่งครัด แต่เป็นข้อความทางธุรการ ดังนั้นจึงเขียนในรูปแบบที่ไม่เป็นทางการซึ่งมีองค์ประกอบบังคับดังต่อไปนี้:
- ต้องระบุข้อมูลที่จำเป็นอย่างชัดเจน
- ข้อผิดพลาดโดยรวมและการละเว้นข้อมูลสำคัญเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ มิฉะนั้น รายงานอาจถูกยกเลิกในอนาคต
- การประเมินทางอารมณ์และทัศนคติส่วนบุคคลต่อสถานการณ์ที่อธิบายไว้มักไม่เป็นที่ยอมรับ เนื่องจากไม่ได้มีส่วนในการตัดสินใจด้านการบริหาร
- เมื่ออธิบายสถานการณ์ จำเป็นต้องระบุรายละเอียดที่สำคัญทั้งหมดของสถานการณ์ รายละเอียดปลีกย่อยสามารถละเว้นได้
- ในตอนท้ายของเอกสารจะต้องกำหนดตำแหน่งของคอมไพเลอร์และชื่อเต็มของเขา
ข้างต้น คุณคุ้นเคยกับรายงานประเภทต่างๆ ดังนั้น ตอนนี้คุณเข้าใจวิธีการเขียนรายงานและสิ่งที่ควรเขียนในรายงานได้ดีขึ้นมาก เป็นประโยชน์อย่างยิ่งที่จะทราบสิ่งนี้สำหรับพนักงานของสถาบันของรัฐซึ่งหัวหน้ามีหน้าที่ต้องเขียนบันทึกข้อตกลง
