การไหลของเอกสารขององค์กรใด ๆ คือชุดเอกสารที่มีลักษณะแตกต่างกันซึ่งจัดระบบในลักษณะที่แน่นอน หนึ่งในเอกสารคือบันทึกข้อตกลง
ลักษณะทั่วไปและวัตถุประสงค์ของเอกสาร
ในการเริ่มต้น ควรสังเกตว่าบันทึกข้อตกลงเป็นเอกสารทางธุรกิจที่ให้ข้อมูลและให้คำแนะนำในลักษณะเดียวกันในเวลาเดียวกัน มีวัตถุประสงค์เพื่อมอบให้กับหัวหน้าองค์กรหรือหัวหน้างานทันที ทุกคนสามารถเขียนเอกสารนี้ได้ด้วยเหตุผลสองประการ:
- ที่ความคิดริเริ่มของพนักงาน
- ตามคำสั่งของผู้บริหาร
ไม่ว่าในกรณีใด เอกสารดังกล่าวจะมีข้อมูลโดยละเอียดเกี่ยวกับปัญหาเดียวโดยเฉพาะ อันที่จริงนี่เป็นความคิดเห็นของพนักงานที่แสดงเป็นลายลักษณ์อักษร มีหลายกรณีที่ในการตัดสินใจ ผู้นำจำเป็นต้องรู้ความคิดของผู้ใต้บังคับบัญชาเกี่ยวกับสถานการณ์ของคดี จากนั้นพนักงานจะต้องให้คำตอบที่สมเหตุสมผลและโดยสรุปแล้วให้เพิ่มความคิดเห็นส่วนตัวในรูปแบบของข้อเสนอและคำแนะนำเฉพาะ ดังนั้นบันทึกดังกล่าวจึงกลายเป็นความเห็นส่วนตัวของบุคคลใดบุคคลหนึ่ง
อย่าสับสน
ในการจัดเตรียมเอกสาร คุณจำเป็นต้องรู้ว่าต้องจัดเตรียมอะไรบ้าง บางชนิดมีความคล้ายคลึงกันมากและอาจสับสนได้ง่าย ตัวอย่างเช่น บันทึกทางธุรกิจมีสามประเภท: สำนักงาน รายงาน และคำอธิบาย ในเวลาเดียวกัน มีความแตกต่างที่สำคัญสามประการระหว่างพวกเขาที่ป้องกันไม่ให้ผู้มีความรู้ทำผิดพลาดนี้ เอกสารเหล่านี้แตกต่างกัน:
1. โดยผู้รับนั่นคือโดยผู้ที่พวกเขาตั้งใจไว้ ต่างจากบันทึกการบริการ บันทึกอธิบายจะถูกเขียนในชื่อของผู้บังคับบัญชาทันที และนอกจากนี้ ยังสามารถจัดทำบันทึกข้อตกลงโดยตรงกับผู้อำนวยการขององค์กร
2. ในหัวข้อและความหมายของข้อมูลที่นำเสนอ ธีมของคำอธิบายนั้นชัดเจนโดยตรงจากชื่อ บริการเป็นส่วนหนึ่งของการติดต่อทางธุรกิจระหว่างแผนกโครงสร้างของบริษัท หัวข้อของรายงานอาจแตกต่างกัน:
- การรายงานเป็นระยะ
- การให้ข้อมูลครั้งเดียวเกี่ยวกับประเด็นที่น่าสนใจ
3. หากใช้บริการและคำอธิบายภายในองค์กร บันทึกข้อตกลงอาจเป็นได้ทั้งภายในและภายนอก ในกรณีแรกมีไว้สำหรับผู้อำนวยการของ บริษัท และในกรณีที่สอง - สำหรับผู้มีอำนาจสูงกว่า
เมื่อทำเอกสาร
บันทึกข้อตกลงเป็นมาตรการที่จำเป็น มันถูกวาดขึ้นเมื่อสถานการณ์ปัจจุบันไม่สามารถควบคุมได้และคุกคามองค์กรด้วยปัญหาร้ายแรง กล่าวอีกนัยหนึ่งสถานะของกิจการต้องมีความสำคัญ ณ จุดนี้พนักงานนำข้อมูลมาสู่ความสนใจของผู้บริหารและให้รายละเอียดข้อเท็จจริงที่ทราบ นี่อาจเป็นภัยคุกคามต่อการปฏิบัติตามแผนหรือผลกำไรที่คาดหวัง เอกสารนี้มีจุดมุ่งหมายเพื่อดึงความสนใจของผู้นำถึงปัญหาที่เกิดขึ้นและพยายามแก้ไขสถานการณ์ ผู้เชี่ยวชาญแต่ละคนในแนวทางของตนเองแสดงถึงการแก้ปัญหาของสถานการณ์ ในรายงาน เขาอธิบายรายละเอียดเกี่ยวกับเวอร์ชันของเขาและกำหนดความคิดของตัวเองในเรื่องนี้ เพื่อความสะดวกในการรับรู้ข้อมูล เอกสารนี้จึงได้รวบรวมในรูปแบบที่ไม่เสียค่าใช้จ่ายใดๆ สไตล์นี้ทำให้พนักงานทุกคนสามารถแสดงมุมมองของเขาในเรื่องใดเรื่องหนึ่งโดยเฉพาะ โดยไม่ต้องกลัวว่าคนอื่นจะเข้าใจผิด
เหตุผลในการจัดทำเอกสาร
มีเหตุผลหลายประการที่อาจมีการร่างบันทึกข้อตกลง แน่นอน คุณสามารถสร้างตัวอย่างหรือเทมเพลตเฉพาะสำหรับกรณีที่เป็นไปได้ทั้งหมด แต่โอกาสพิเศษใด ๆ ก็ต้องมีสไตล์การนำเสนอเป็นรายบุคคล เหตุผลอาจแตกต่างกันมาก:
- ไปทำงานสาย
- ขาดเรียน;
- การละเมิดภาระผูกพัน;
- ความขัดแย้งระหว่างพนักงาน
- แถลงการณ์ผลการตรวจสอบ
- นำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับข้อผิดพลาด
- การคุกคามของความล้มเหลวในการบรรลุเป้าหมายที่วางแผนไว้
- ข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมของพนักงานที่ไม่สามารถยอมรับได้
มีหลายสาเหตุและแต่ละเหตุผลต้องการแนวทางเฉพาะและการตรวจสอบเฉพาะ หลังจากได้รับข้อมูลโดยตรงแล้ว หัวหน้าจะต้องตรวจสอบข้อมูลอย่างละเอียดและตัดสินใจอย่างมีประสิทธิภาพ บ่อยครั้งมีความจำเป็นต้องขอข้อมูลเพิ่มเติมจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในปัญหา พวกเขาจะถูกบังคับให้ส่งคำอธิบายต่อฝ่ายบริหารเกี่ยวกับประเด็นที่หยิบยกขึ้นมา
ถ้าใครทำพัง
การละเมิดเงื่อนไขการผลิตไม่ใช่เรื่องแปลก หากไม่มีพวกเขา เวิร์กโฟลว์และการสื่อสารระหว่างผู้คนก็เป็นไปไม่ได้ บันทึกการละเมิดที่พบบ่อยที่สุด พฤติกรรมของพนักงานในที่ทำงานมักจะคลุมเครืออยู่เสมอ การเบี่ยงเบนใด ๆ จากบรรทัดฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปมักถูกมองว่าเป็นการละเมิดและนำมาซึ่งการลงโทษที่เหมาะสม เฉพาะหัวหน้าองค์กรเท่านั้นที่มีสิทธิ์กำหนดบทลงโทษ ดังนั้นพนักงานที่เหลือ รวมถึงหัวหน้างานในทันที สามารถแจ้งเขาเกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้นและเสนอผลกระทบต่อเพื่อนร่วมงานที่ประมาทในเวอร์ชันของตนเอง อัลกอริทึมสำหรับการรวบรวมรายงานดังกล่าวมีดังนี้
- ชื่อของบริการหรือแผนก ระบุไว้ที่ด้านบนซ้ายของแผ่นงาน
- ผู้รับ (หัวหน้าบริษัท). ระบุไว้ที่ด้านบนขวา
- ชื่อเรื่องของเอกสาร มันเขียนอยู่ด้านล่างด้วยตัวพิมพ์ใหญ่จากเส้นสีแดง
- หมายเลขเอกสาร.
- สถานที่รวบรวม.
- ชื่อ.
- ข้อความในเอกสาร: ชื่อเต็ม และตำแหน่งของผู้ฝ่าฝืน วันที่ละเมิด ประเภทของการละเมิด สาเหตุของเหตุการณ์ ข้อเสนอการกู้คืน
- ตำแหน่ง ชื่อเต็ม และลายเซ็นของผู้จัดทำเอกสาร
หากเพื่อนร่วมงานเป็นฝ่ายผิด
บันทึกข้อตกลงสำหรับพนักงานสามารถร่างขึ้นโดยหัวหน้างานหรือเพื่อนร่วมงานได้ทันที บ่อยครั้งสาเหตุของการรวบรวมนั้นเป็นเชิงลบ: การละเมิด, การประพฤติมิชอบ, พฤติกรรมที่ไม่เหมาะสม ในกรณีนี้ บันทึกย่อมีวัตถุประสงค์เพื่อให้แน่ใจว่าเกิดอะไรขึ้นและหยุดการทำซ้ำนี้ในอนาคต เมื่อได้รับเอกสารดังกล่าวแล้ว ผู้จัดการต้องเข้าใจสถานการณ์และตัดสินใจ ในกรณีนี้มันขึ้นอยู่กับเขาว่าจะมีการลงโทษพนักงานหรือไม่
หากเกิดเหตุการณ์เชิงลบขึ้นเป็นครั้งแรก คุณสามารถจำกัดตัวเองให้อยู่ในคำเตือนและสนทนาแก้ไขได้ หากการละเมิดได้ผ่านเข้าสู่ระบบ การลงโทษจะเป็นไปตามกฎหมายแรงงาน หัวหน้ามีหน้าที่กำหนดวีซ่าซึ่งจะมีการบันทึกการตัดสินใจ สามารถจัดทำรายงานสำหรับพนักงานและด้วยเหตุผลอื่น ตัวอย่างเช่น หัวหน้าแผนกมีสิทธิที่จะเขียนบันทึกที่ส่งถึงผู้อำนวยการเพื่อให้รางวัลแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาสำหรับงานที่มีมโนธรรมหรืองานที่ทำได้ดี หลักการของการรวบรวมเหมือนกัน เฉพาะข้อความที่เป็นบวก
การเขียนรายงานยากไหม?
การเขียนบันทึกข้อตกลงไม่ใช่เรื่องยาก ตัวอย่างงานเขียน ถ้าจำเป็น สามารถนำมาจากเลขาได้เสมอ เอกสารดังกล่าวจำนวนมากผ่านมือของเขา สิ่งสำคัญคือการระบุสาระสำคัญของสิ่งที่เกิดขึ้นอย่างชัดเจน หลังจากอ่านเอกสารดังกล่าวแล้ว ผู้นำควรมีความคิดที่ชัดเจนว่าผู้เรียบเรียง "ข้อความ" นี้ต้องการจะพูดอะไร ข้อเท็จจริงควรอธิบายตามลำดับเวลา ทีละขั้นตอน เพื่อให้ภาพที่สดใสและเข้าใจได้ปรากฏขึ้นในภาพรวม
ต้องจำไว้ด้วยว่าสำหรับการใช้งานภายใน โดยปกติรายงานจะวาดขึ้นในรูปแบบ A4 (หรือ A5) แบบปกติ หากข้อมูลถูกจัดเตรียมให้กับองค์กรที่สูงกว่า ข้อความนั้นจะต้องพิมพ์บนหัวจดหมายขององค์กร เอกสารดังกล่าวจะต้องลงนามโดยผู้จัดการโดยไม่ล้มเหลว เป็นผลให้จะมีการลงนามโดยตัวแทนสองคนจากองค์กร: คนแรกคือผู้เรียบเรียงคนที่สองคือผู้อำนวยการ ข้อมูลสามารถยืนยันได้ด้วยข้อมูลเพิ่มเติม โดยปกติแล้วจะมีเอกสารหลักเป็นภาคผนวกที่มีหมายเลข
เพื่อให้ทุกอย่างถูกต้อง
ในการที่จะรับฟังข้อมูล คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการเขียนบันทึกข้อตกลง เอกสารดังกล่าวมักจะประกอบด้วยสามส่วนหลัก
- เหตุผลที่เขียนบันทึกนี้ ที่นี่จำเป็นต้องอธิบายสถานการณ์อย่างชัดเจนและระบุข้อเท็จจริงที่ทราบทั้งหมด
- ความคิดเห็นของคอมไพเลอร์เกี่ยวกับสิ่งที่เกิดขึ้น จำเป็นต้องวิเคราะห์สถานการณ์อย่างครอบคลุมและเสนอแนวทางแก้ไขปัญหา
- ข้อสรุปทั่วไปและขั้นตอนที่เป็นรูปธรรม
ควรนำเสนอข้อมูลให้สั้นและชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้เพื่อไม่ให้ผู้รับเสียสติขณะอ่าน มิฉะนั้น ข้อเท็จจริงที่นำเสนออาจถูกตีความผิด และการตัดสินใจที่กระทำไปจะไม่ให้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ ข้อความไม่ควรแสดงการคาดเดาของคุณหรือบิดเบือนความเป็นจริง วิธีการนี้ขัดกับกฎ หากมีความจำเป็นดังกล่าว ผู้รับเองจะสนใจความคิดเห็นของผู้เรียบเรียงเพื่อทำความเข้าใจว่าเกิดอะไรขึ้นและตัดสินใจขั้นสุดท้าย
ลำดับ
ตัวอย่างสามารถใช้พิจารณากรณีเฉพาะของการไม่ปฏิบัติหน้าที่ราชการ บันทึกข้อตกลงสำหรับพนักงานรวบรวมโดยหัวหน้างานทันทีเพื่อนำเสนอต่อผู้บริหารขององค์กร ในการเริ่มต้น พนักงานจะได้รับเวลาในการแก้ไขการคำนวณที่ผิดพลาด มิฉะนั้น หัวหน้าหน่วยบริการที่เกี่ยวข้อง ต่อหน้าพยาน 3 คน ว่าพนักงานคนนี้ทำงานไม่เสร็จภายในกรอบเวลาที่เสนอ ผู้ฝ่าฝืนจะต้องเขียนคำอธิบายตลอดทั้งแบบฟอร์มระบุเหตุผล
พนักงานอาจจะไม่ ในกรณีนี้ เขาสูญเสียโอกาสสุดท้ายของการป้องกันตัวเอง บันทึกคำอธิบายถูกส่งไปยังหัวหน้าเพื่อตรวจสอบ เขาแสดงการตัดสินใจครั้งสุดท้ายในรูปแบบของมติ ข้อมูลจะถูกส่งไปยังแผนกบุคคลเพื่อเตรียมคำสั่งกู้คืน ระดับของการลงโทษจะถูกกำหนดตามกฎหมาย หากการประพฤติมิชอบกลายเป็นเรื่องร้ายแรงและซ้ำแล้วซ้ำอีก ผลลัพธ์อาจถูกไล่ออกจากงานภายใต้บทความที่เกี่ยวข้อง
