โดยทั่วไป บันทึกจำเป็นเพื่อรักษาความสงบเรียบร้อยและขั้นตอนการทำงานของเวิร์กโฟลว์ในองค์กรอย่างเหมาะสม บ่อยครั้งในระหว่างการทำงาน เหตุสุดวิสัยเกิดขึ้น ความผิดซึ่งอาจเป็นสถานการณ์และบุคคลต่างๆ
เอกสารนี้เป็นเอกสารที่มีข้อมูลและลักษณะอ้างอิง ซึ่งสามารถใช้เพื่อส่งต่อห่วงโซ่บริการไปยังผู้เชี่ยวชาญระดับสูงเท่านั้น
เอกสารนี้มีจุดประสงค์เพื่อรายงานสถานการณ์ดังกล่าวต่อองค์กรที่รับผิดชอบในการแก้ไขปัญหาดังกล่าว กระดาษภายนอกจะเกิดขึ้นหากไม่สามารถแก้ไขปัญหาภายในองค์กรได้
บันทึกข้อตกลงประเภทนี้หายากมาก แต่เป็นที่ยอมรับในฐานะการสื่อสารอย่างเป็นทางการกับหน่วยงานระดับสูง คุณจะพบว่ามีการบันทึกบันทึกพฤติกรรมที่ไม่ถูกต้องของพนักงานโดยกฎเกณฑ์ใด
สำคัญ: สำหรับการสื่อสารประเภทนี้ระหว่างองค์กรจะใช้จดหมายอย่างเป็นทางการ
อะไรคือความแตกต่างระหว่างบันทึกช่วยจำและบันทึกช่วยจำ - ดูวิดีโอนี้:
ความแตกต่างระหว่างเอกสารและบันทึกภายใน
ความแตกต่างระหว่างเอกสารทั้งสองนี้อยู่ในรายการเล็กๆ:
- ประการแรก บันทึกภายในเมื่อรวบรวมต้องมีชื่อของหน่วยงานที่ส่ง ในขณะที่บันทึกภายนอกประกอบด้วยรายละเอียดขององค์กรผู้รับและผู้ส่ง สถานที่รวบรวม และหมายเลขทะเบียนขาออก
- ประการที่สอง ลายเซ็นบนเอกสาร - คอมไพเลอร์ลงนามภายในหากมีไว้สำหรับผู้บังคับบัญชาโดยตรงหากถูกตัดข้างต้นหัวหน้าของคอมไพเลอร์จะต้องรับรอง แต่ภายนอกจะมีการลงนามโดยฝ่ายบริหารขององค์กรเสมอ ;
- ประการที่สาม วัตถุประสงค์ - วัตถุประสงค์ภายนอกมีไว้สำหรับรายงานภายนอกองค์กร เพื่อให้ผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกเข้ามาเกี่ยวข้องในการแก้ไขปัญหา ในขณะที่หน่วยงานภายในเรียกร้องให้ฝ่ายบริหารขององค์กรแก้ไขปัญหาภายใน
- ประการที่สี่ บันทึกภายในสามารถเป็นแบบฟรีฟอร์ม แต่บันทึกภายนอกจะร่างขึ้นตามแบบจำลองเท่านั้น
ใครเป็นผู้เรียบเรียง
ผู้เรียบเรียงเอกสารสามารถเป็นพนักงานคนใดก็ได้ขององค์กร ในขณะที่เหตุผลในการเตรียมเอกสารนั้นมีความจำเป็น ซึ่งอาจมีดังนี้
- การเสื่อมสภาพของกระบวนการผลิตเนื่องจากความผิดของบุคคลอื่น มันรวบรวมอย่างไร - อ่านลิงค์;
- ปรับปรุงประสิทธิภาพการผลิตผ่านงานของผู้อื่น
- รายงานเกี่ยวกับงานที่ดำเนินการโดยบุคคลรองหรือพนักงานที่ถูกตั้งข้อหาว่าดำเนินการตามกระบวนการใดๆ
- นำเสนอมุมมองเกี่ยวกับประเด็นความขัดแย้งที่เกี่ยวข้องกับเวิร์กโฟลว์
- การแสดงความเห็นไม่ตรงกันเกี่ยวกับความจำเป็นในการทำงานให้เสร็จสิ้น
แบบและรายละเอียดของรายงานภายนอก
รูปแบบของเอกสารอาจแตกต่างกันเล็กน้อยขึ้นอยู่กับพื้นฐานในการจัดเตรียม เนื่องจากสามารถ:
- การรายงาน - เมื่อคอมไพเลอร์จำเป็นต้องรายงานผลงานที่ได้รับมอบหมายให้ดำเนินการ
- ข้อมูล - มักใช้เพื่อขอรางวัลพนักงานคนหนึ่งสำหรับความสำเร็จในการทำงาน
- ข้อมูล - มีไว้สำหรับคำขอและข้อกำหนดสำหรับการลงโทษผู้ฝ่าฝืนวินัยแรงงาน () หรือสำหรับมาตรการเพิ่มเติมเพื่อระบุการขาดแคลนข้อบกพร่องและการละเมิดอื่น ๆ
คุณจะได้เรียนรู้วิธีเขียนและออกบันทึกข้อตกลงเกี่ยวกับการไม่มีพนักงานในที่ทำงานอย่างถูกต้อง
ตัวอย่างการกรอกรายงานภายนอก แต่โดยทั่วไป รูปแบบภายนอกของเอกสารควรประกอบด้วย:
- ชื่อองค์กรที่ส่งเอกสารพร้อมรายละเอียดและชื่อเต็มของหัวหน้า
- ข้อมูลเกี่ยวกับคอมไพเลอร์ - ชื่อเต็ม, ตำแหน่ง;
- สถานที่รวบรวมและวันที่;
- หมายเลขทะเบียนขาออก;
- ชื่อเรื่องของโน้ตที่มีพื้นฐานซึ่งเปิดเผยหัวข้อของการเขียนบางส่วน
- คำชี้แจงสาระสำคัญ;
- ข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการหรือข้อเสนอสำหรับการดำเนินการแก้ไข
- รายการแอปพลิเคชันที่มีอยู่
- วันที่และลายเซ็นพร้อมใบรับรองผลการเรียนของหัวหน้าองค์กร
คำแนะนำในการรวบรวมทีละขั้นตอน
สำคัญ: หัวจดหมายที่มีโลโก้จะใช้สำหรับการร่างเอกสารภายนอกเสมอ
ตรงกลางคุณควรระบุชื่อของเอกสารด้วยพื้นฐานเพื่อให้ชัดเจนในขั้นต้นว่าสาระสำคัญของเรื่องนี้คืออะไร
คำแถลงจะต้องเขียนอย่างรัดกุมในรูปแบบทางการ และหากมีการร้องเรียนเกิดขึ้น จำเป็นต้องระบุข้อเท็จจริงที่ว่าทำไมการกระทำ เช่น ของเจ้าหน้าที่จึงเป็นที่น่ารังเกียจ ข้อกำหนดหรือข้อเสนอต้องได้รับการสนับสนุนโดยการอ้างอิงถึงบทความของกฎหมาย
เคล็ดลับ: ในกรณีนี้ คุณไม่ควรใช้วลีที่น่าสมเพช ยุ่งยากและไม่รู้หนังสือ เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะใช้ภาษาลามกอนาจารหรือระบายความขุ่นเคืองของคุณ
ข้อความทั้งหมดต้องได้รับการสนับสนุนโดยเอกสารหลักฐานในรูปแบบของสิ่งที่แนบมากับบันทึกย่อ
เมื่อกำหนดความต้องการของคุณ คุณต้องกระชับอย่างยิ่ง โดยใช้คำว่า "ได้โปรด" เป็นต้น
เมื่อรวบรวมโน้ตบนแผ่นงานหลายแผ่น คุณต้องนับ เอกสารภายนอกถูกสร้างขึ้นตามกฎด้วยวิธีพิมพ์ดีด
วิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด
การเริ่มร่างเอกสารดังกล่าวโดยเฉพาะอย่างยิ่งหากเกี่ยวข้องกับการลงโทษบุคคลหรือบทลงโทษจากเขา อันดับแรกต้องชั่งน้ำหนักให้ดีเสียก่อน - ไม่ว่าจะมีหลักฐาน เหตุ และพยานหลักฐานเพียงพอหากจำเป็นหรือไม่ ดูเหมือนไม่เท็จ
ท้ายที่สุด หากทางการมองว่าเป็นเรื่องโกหก ผู้รวบรวมอาจเสี่ยงที่ไม่เพียงแต่จะถูกตำหนิ แต่ยังตกงาน และต้องรับผิดทางการบริหารด้วย
ตัวอย่างการกรอกบันทึกภายนอก ไม่ใช่เรื่องเลวร้ายที่จะสนับสนุนเอกสารไม่เพียง แต่กับแอปพลิเคชัน แต่ยังรวมถึงคำให้การหรือวิดีโอเทปภาพถ่าย
