เอกสารถูกเย็บเพื่อให้แน่ใจว่ามีความสมบูรณ์ การกำหนดหมายเลขตามลำดับรวมทั้งการยึดแผ่นด้วยสายไฟหรือด้ายช่วยแก้ปัญหานี้ได้อย่างสมบูรณ์
บางครั้งการปักก็จำเป็นตามกฎที่กำหนดโดยองค์กร บางครั้ง - ตามกฎหมาย ในบทความนี้เราจะมาดูวิธีการแฟลชเอกสารในงานสำนักงานอย่างเหมาะสม
ต้องผูกเอกสารอะไรบ้าง?
ในงานสำนักงาน เอกสารมักจะถูกเย็บเข้าด้วยกันเพื่อโอนไปยังที่เก็บถาวร หรือเมื่อมอบให้กับธนาคารและสถาบันการเงินอื่นๆ นอกจากนี้ ต้องใช้เอกสารเฟิร์มแวร์เมื่อส่งรายงานไปยังกองทุนพิเศษและไปยัง Federal Tax Service เอกสารต้องไม่เพียงแค่เย็บเท่านั้น แต่ยังต้องระบุหมายเลขด้วย กระดาษถูกเย็บเข้าด้วยกันด้วยด้ายหรือเทปหรือด้วยความช่วยเหลือของเครื่องจักรพิเศษ
เอกสารประเภทต่อไปนี้ขึ้นอยู่กับเฟิร์มแวร์:
- คำสั่งซื้อ (ทั้งทั่วไปและส่วนบุคคล);
- พนักงาน;
- รายงาน (เช่น รายงานล่วงหน้า);
- ใบแจ้งหนี้;
- งานที่ทำ;
- หนังสือเล่มเงินสด;
- งบ.
นอกจากนี้ยังจำเป็นต้องเย็บเอกสารเมื่อสมัครเข้าร่วมการประกวดราคาและในกรณีอื่น ๆ
วิดีโอ - วิธีต่อไฟล์ก่อนเก็บถาวร:
ข้อบังคับ
กรอบการกำกับดูแลที่ควบคุมขั้นตอนสำหรับเอกสารประกอบการกะพริบในปัจจุบันนั้นกว้างมาก อย่างไรก็ตาม กฎระเบียบส่วนใหญ่ไม่ได้รับการปรับปรุงมาเป็นเวลานาน
ดังนั้น บทบัญญัติหลักที่ควบคุมกระบวนการของเอกสารที่กะพริบคือคำสั่งของกระทรวงภาษีและอากรของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 18 เมษายน 2546 ซึ่งมีคำแนะนำทั่วไปสำหรับการกรอกเอกสารบางประเภทรวมถึงการกะพริบ
นอกเหนือจากเอกสารนี้ กฎเกณฑ์ต่อไปนี้สามารถแยกแยะได้:
- GOST R 51141-98 “งานสำนักงานและการเก็บถาวร ข้อกำหนดและคำจำกัดความ".
- คำสั่งของ Federal Tax Service ลงวันที่ 25 มกราคม 2012 N ММВ-7-6/25 ตามคำสั่งนี้เฟิร์มแวร์บังคับของเอกสารจะถูกยกเลิกเมื่อส่งเอกสารสำหรับการลงทะเบียนขององค์กรหรือผู้ประกอบการแต่ละรายอย่างไรก็ตาม Federal Tax Service ยังคงต้องการรับแผ่นเย็บ
วิดีโอ - วิธีจัดเก็บสิ่งของให้ถูกต้อง:
เฟิร์มแวร์ของเอกสารในบางพื้นที่ของกิจกรรมถูกควบคุมโดยมติที่แยกจากกันขององค์กรที่รับผิดชอบด้านนี้ ดังนั้นเฟิร์มแวร์ในภาคการธนาคารจึงถูกควบคุมโดยคำสั่งของธนาคารกลางแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย "ในสำนักงานทำงานในธนาคารกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย"
ข้อกำหนดสำหรับหน่วยงานราชการ
ข้อกำหนดในการส่งเอกสารไปยังหน่วยงานของรัฐนั้นแตกต่างจากข้อกำหนดสำหรับเอกสารเมื่อจัดส่ง ตัวอย่างเช่น ไปยังที่เก็บถาวร ดังนั้น ในการยื่นเอกสารต่อศาลหรือสำนักงานสรรพากร คุณต้องปฏิบัติตามกฎด้านล่าง:
- เอกสารจะต้องยึดใน 3 รู
- ระยะห่างระหว่างการเจาะไม่ควรเกิน 3 ซม.
- กระดาษถูกเย็บด้วยด้ายหรือเส้นใหญ่
- กระดาษขนาด 3x5 ซม. ติดกาวในหน้าสุดท้ายซึ่งใส่ลายเซ็นรับรองความถูกต้องและตราประทับ
ข้อกำหนดพิเศษถูกกำหนดไว้ในรายงานทางบัญชี ในขณะที่ปมในหน้าสุดท้ายจะต้องปิดผนึกด้วยกระดาษทิชชู่
วิธีแฟลชเอกสาร
เย็บเอกสารด้วยด้ายและลูกไม้หรือริบบิ้น ขั้นตอนนี้ต้องดำเนินการอย่างรับผิดชอบ เพราะหากเฟิร์มแวร์มีคุณภาพต่ำ อ่อนแอ ก็แยกกระดาษออกได้ง่าย ซึ่งไม่ควรอนุญาต เพราะจะเย็บติดกันจนไม่สามารถแนบเอกสารอื่นกับเอกสารหรือบางส่วนได้ สามารถสูญหายได้
ยิ่งไปกว่านั้น หากคุณกำลังส่งเอกสารเพื่อยื่นต่อหน่วยงานของรัฐ เฟิร์มแวร์ที่ดำเนินการอย่างไม่เหมาะสมอาจนำไปสู่ความจริงที่ว่า Federal Tax Service กองทุนพิเศษที่มีงบประมาณจำกัด หรือศาลปฏิเสธที่จะยอมรับ
ใน 2 การเจาะ
เฟิร์มแวร์ใน 2 รูนั้นเรียบง่าย รูสามารถทำได้ด้วยเข็มหรือเจาะรู แน่นอนว่าการร้อยด้าย ริบบิ้น หรือเชือกผ่านรูที่ทำขึ้นจากการเจาะรูจะง่ายกว่า
ควรเจาะจากขอบด้านซ้ายของแผ่นกระดาษ (เช่นหนังสือทั่วไป) ประมาณ 1-2 ซม. หลังจากที่คุณเจาะกระดาษแล้ว คุณต้องร้อยด้ายผ่านรูหลาย ๆ ครั้งแล้วผูกปลายด้ายด้วยปมในหน้าสุดท้าย
วิดีโอแสดงวิธีการเย็บเอกสารด้วยด้าย 2 รู:
ที่มุมขวาบนของแต่ละแผ่น คุณต้องใส่หมายเลขหน้า
หลังจากนั้นจะต้องยึดเอกสารที่เย็บไว้โดยติดกระดาษขนาด 3x5 ซม. ที่ปลายด้ายเพื่อให้ปลายโผล่ออกมาจากด้านล่าง จารึก "เย็บและหมายเลข" ลงบนกระดาษและระบุจำนวนหน้าด้วย หลังจากนั้น ขึ้นอยู่กับว่าจะให้เอกสารที่ไหน รายละเอียดเช่นลายเซ็นของเจ้าหน้าที่, ตราประทับ, วันที่จะถูกใส่ลงบนกระดาษ
สำหรับ 3 หลุม
สถานการณ์ค่อนข้างซับซ้อนกว่าด้วยเฟิร์มแวร์สามรู โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเจาะแผ่นด้วยด้ายและเข็มทันที และอย่าใช้ที่เจาะรู หากต้องการแฟลชกระดาษเป็นสามรู ให้ทำตามคำแนะนำทีละขั้นตอนด้านล่างพร้อมแผนภาพ:
- ทำการเจาะครั้งแรกด้วยเข็มและด้ายที่ด้านหลังของเอกสารเพื่อเย็บตรงกลางแผ่น
- การเจาะครั้งที่สองด้วยเข็มจะทำที่ด้านหน้าของเอกสาร
- การเจาะครั้งต่อไปควรทำจากด้านหลังของรูที่สาม
- ในขั้นตอนต่อไป เราข้ามเข็มและด้ายเข้าไปในรูแรก - ตรงกลางของเอกสารที่ด้านหน้า
- จากนั้นคุณควรขันเกลียวให้แน่นเพื่อให้ดึงแผ่นที่เย็บเข้าด้วยกันอย่างแน่นหนาแล้วมัดเป็นปมดังภาพ
วิดีโออธิบายวิธีการเย็บเอกสารเป็น 3 รูอย่างชัดเจน:
สำหรับ 4 หลุม
เฟิร์มแวร์ประเภทนี้ทำขึ้นสำหรับเอกสารที่มีสถานะพิเศษที่มีความสำคัญเท่านั้น
ในการเย็บเอกสารเป็น 4 รู ให้ทำตามไดอะแกรมต่อไปนี้และคำแนะนำทีละขั้นตอน:
หากเอกสารที่จะเย็บเล่มมีหลายแผ่น ก็เตรียมสี่รูไว้ล่วงหน้าโดยใช้ที่เจาะรู สว่าน หรือเครื่องพิเศษ
- เริ่มร้อยด้ายจากด้านหลังของรูที่สองจากขอบ
- ถัดไป ด้ายถูกเกลียวเข้าไปในรู ซึ่งใกล้กับขอบและรูที่ผ่านก่อนหน้านี้มากที่สุด
- จากนั้นเราก็ร้อยด้ายอีกครั้งในลักษณะเดียวกับในขั้นตอนแรก
- ถัดไป - จากด้านหน้าไปยังรูถัดไปจาก
- ในการเจาะที่รุนแรงจากด้านหลัง
- จากด้านหน้าหลุมที่เราเดินผ่านไปในขั้นที่สี่
- และต่อปลายด้าย
- ในขณะเดียวกัน เราก็พยายามดึงด้ายให้กดทับแผ่นเอกสาร
- มันยังคงผูกด้ายด้วยปม
- ตัดปลายด้ายส่วนเกิน
หากเย็บเอกสารถูกต้อง ให้นับแผ่นและติดกระดาษที่ด้านบนของมัดโดยมีข้อความว่า “เย็บ ระบุหมายเลข และผนึกด้วยตรา ______ (______) แผ่น” และใส่รายละเอียดที่จำเป็นของผู้รับรอง ( ตำแหน่ง ลายเซ็น และชื่อเต็ม)
วิดีโอ - วิธีเย็บเคสเป็น 4 รู:
ไปที่มุม
กระดาษบางชนิดอาจถูกเย็บที่มุม เช่น ที่มุมซ้ายบน ในการทำเช่นนี้คุณต้องสร้างรูหนึ่งหรือสองรูที่มุมแล้วร้อยด้ายผ่านหลาย ๆ ครั้ง
วิดีโอ - ตัวอย่างการเย็บเอกสารที่มุม:
แผ่นกระดาษเช่นเดียวกับในกรณีอื่น ๆ ติดอยู่กับปมด้ายและใส่รายละเอียดที่จำเป็นสำหรับการรับรองไว้
วิธีนับแผ่น
ในกรณีส่วนใหญ่จำนวนแผ่นระหว่างเฟิร์มแวร์จะไม่ทำให้เกิดปัญหา อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องคำนึงถึงความแตกต่างบางประการ:
- ส่วนใหญ่มักจะใส่เลขหน้าในเลขอารบิกจากน้อยไปมาก
- หมายเลขแผ่นงานจะอยู่ที่ด้านบนขวา ตัวเลขไม่ควรป้อนเนื้อหาของแผ่นงาน
- หากมีแอปพลิเคชันก็ควรกำหนดหมายเลขด้วย (ใช้การนับต่อเนื่อง)
- หากเอกสารแนบจดหมายพร้อมซองจดหมาย ให้ใส่หมายเลขบนซองจดหมายก่อน จากนั้นจึงใส่เฉพาะในแผ่นจดหมายเท่านั้น
- หากคุณนับกรณีที่มีหลายเล่มแต่ละเล่มจะมีหมายเลขแยกกัน
- หากจำเป็นต้องกำหนดหมายเลขแผ่นงานที่มีรูปแบบที่ไม่ได้มาตรฐาน หมายเลขนั้นก็จะอยู่ที่มุมขวาบนด้วย หากแผ่นงานเกินกว่าเอกสารก็จะพับและยื่นในลักษณะทั่วไป
- หากมีการสแกนชิ้นส่วนขนาดเล็กหลายชิ้น (เช่น การตรวจสอบ) บนแผ่นงาน ขอแนะนำให้จัดทำรายการสินค้าคงคลังสำหรับแผ่นงานและแนบไปกับชุดเอกสารโดยกำหนดหมายเลขตามลำดับทั่วไป
วิธีรับรองเอกสารแบบเย็บ
หลังจากกระพริบและกำหนดหมายเลขแผ่นแล้ว เอกสารประกอบจะต้องได้รับการรับรอง เพื่อรักษาความปลอดภัย กระดาษจะติดกาวที่ปมด้ายที่ด้านหลังเพื่อไม่ให้ปลายสุดของด้าย
บนกระดาษ คุณต้องระบุจำนวนแผ่น (ทั้งในรูปแบบตัวเลขและตัวอักษร) หากมีหน้าขาดหรือเสียหายในเอกสารที่ผูกไว้ สามารถระบุได้บนกระดาษรับรอง
นอกจากนี้ยังระบุชื่อเต็ม ตำแหน่ง และลายเซ็นของผู้เย็บแผ่นหรือรับรอง (เช่น ส่วนหัว) ตราประทับวางอยู่บนกระดาษในลักษณะที่ประทับอยู่บนกระดาษรับรองและบนแผ่นสุดท้าย
แก้ไข
เมื่อกระพริบพนักงานสามารถทำผิดพลาดได้หลายอย่างซึ่งโชคดีที่สามารถแก้ไขได้ พิจารณาสิ่งที่พบบ่อยที่สุด:
- ไม่รวมเอกสารบางส่วน. มันเกิดขึ้นที่เสมียนไม่ได้แนบบางส่วนกับเอกสารที่เย็บแล้ว ในกรณีนี้ มีวิธีแก้ไขปัญหาสองวิธี: คุณสามารถปิดส่วนที่ขาดหายไปเป็นโวลุ่มแยก หรือคุณสามารถ reflash เอกสารอีกครั้ง ไม่ว่าในกรณีใดคุณสามารถใส่ส่วนที่ขาดหายไปลงในหีบห่อที่เย็บไว้แล้ว
- ผิดพลาดในการนับ. หากแผ่นงานหายไปในการนับจำนวนคุณสามารถใช้การนับเลขวรรณกรรมได้นั่นคือเขียนจดหมายหลังตัวเลขเช่น 14, 15, 15a, 16 ... หากเกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงในการนับ คุณสามารถขีดฆ่าตัวเลขที่ไม่ถูกต้องและเขียนใหม่อีกครั้ง หากจำนวนแผ่นที่ระบุในกระดาษรับรองผิดเพี้ยน จะต้องแก้ไขจำนวนแผ่นในกระดาษให้ถูกต้องด้วย
จำเป็นต้องใช้เอกสารเฟิร์มแวร์เพื่อแยกความเป็นไปได้ของการแทนที่หรือการแทรกแผ่นงานเข้าไป สามารถเย็บเป็น 2, 3 หรือ 4 รูทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความสำคัญของเอกสาร หลังจากเฟิร์มแวร์ แผ่นงานจะถูกกำหนดหมายเลขและกระดาษรับรองจะถูกแนบไปที่โหนดซึ่งระบุจำนวนแผ่นและชื่อพยาน ประทับตรา วันที่ และรายละเอียดที่จำเป็นอื่นๆ ไว้บนกระดาษ
วิดีโอ - เอกสารกระพริบสำหรับเก็บถาวรและทำปกแข็ง:
