ผู้ประกอบการและพนักงานในสำนักงานต้องเผชิญกับความจำเป็นในการดำเนินการเอกสารหลายหน้าที่ถูกต้อง หน่วยงานกำกับดูแลและองค์กรระดับสูงอย่างที่คุณทราบนั้นมีความพิถีพิถันเกี่ยวกับการออกแบบเอกสารทางธุรกิจและบางครั้งก็มีปัญหาเกิดขึ้น มาดูวิธีการแฟลชและหมายเลขเอกสารอย่างถูกต้องเพื่อไม่ให้มีคำถามที่ไม่จำเป็นเมื่อส่ง
ใครเป็นคนจัดการเอกสาร?
ดูเหมือนว่าไม่มีอะไรซับซ้อนในการกระพริบเอกสาร แต่ในความเป็นจริง ไม่ใช่ทุกอย่างจะง่ายนัก มีกฎเกณฑ์บางอย่างในการดำเนินการนี้ หากคุณต้องการทำหนังสือพิมพ์หรือนิตยสารเพื่อใช้ในองค์กร ก็เรื่องหนึ่ง แต่ถ้าคุณต้องเผชิญกับงานเตรียมเอกสารสำหรับเก็บถาวรหรือสำนักงานสรรพากรหรือที่อื่นคุณต้องเข้าหางานด้วยความรับผิดชอบทั้งหมดไม่เช่นนั้นคุณอาจเสี่ยงที่จะได้เอกสารคืน สาเหตุของการปฏิเสธอาจเป็นการลงทะเบียนที่ไม่ถูกต้อง
มีหลายกรณีดังกล่าว และทั้งหมดเกิดจากการที่เราไม่ทราบวิธีการแฟลชและหมายเลขเอกสารอย่างถูกต้อง การออกแบบตัวอย่างไม่น่าจะมีอยู่ในภาษีหรือเอกสารสำคัญ
ขณะนี้มีจำนวนบริษัทที่เกี่ยวข้องกับเฟิร์มแวร์ของเอกสารเพียงพอแล้ว คุณสามารถใช้บริการของพวกเขา พวกเขามีประสบการณ์มากมายอย่างแน่นอน พวกเขามีครอบคลุมหลากหลาย แต่ไม่สะดวกเสมอไป ความจริงก็คือโรงพิมพ์เต็มไปด้วยคำสั่งซื้อ สมมติว่าคุณต้องทำงานนี้อย่างเร่งด่วน แล้วจะเป็นยังไง? มันยังคงอยู่เพียงเพื่อจัดการกับปัญหานี้
นอกจากนี้ ในภาวะเศรษฐกิจ ฝ่ายบริหารไม่พร้อมที่จะจ่ายค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมเสมอไป ดังนั้นงานประเภทนี้จึงตกเป็นภาระของเลขานุการและนักบัญชี ดังนั้น คิดออกเองดีกว่า จะได้ไม่มีปัญหาในอนาคต ความรู้นี้อาจมีประโยชน์
ตัวช่วยสำหรับมือใหม่
เราต้องการทราบว่าไม่มีมาตรฐานเดียวกันเกี่ยวกับวิธีการแฟลชเอกสาร อย่างไรก็ตาม โครงสร้างของรัฐไม่ได้ให้คำอธิบายใด ๆ เกี่ยวกับเรื่องนี้ ซึ่งหมายความว่าคุณต้องคิดออกเองทั้งหมด ในเรื่องนี้ เราจะได้รับความช่วยเหลือจากคำแนะนำเชิงระเบียบวิธีในการทำงานในสำนักงาน (คำสั่งของจดหมายเหตุกลางฉบับวันที่ 23 ธันวาคม 2552)
คุณต้องการแฟลชเอกสารอะไร?
ก่อนเริ่มงานต้องเตรียมตัวก่อน คุณจะต้องมีวัสดุดังต่อไปนี้:
- เอกสารเอง.
- กาว.
- กระดาษ.
- เข็ม.
- สว่าน.
- เครื่องเจาะรู.
- ด้ายพิเศษ.
- ตราประทับของบริษัท
โดยทั่วไป กระบวนการทั้งหมดสามารถแบ่งออกเป็นสามขั้นตอน อย่างแรกคือการเตรียมการ อย่างที่สองคือตัวเฟิร์มแวร์ ตัวที่สามคือการรับรองเอกสารที่เสร็จสิ้น
เลือกปกไหนดี?
เมื่อพูดถึงวิธีแฟลชเอกสาร คุณต้องจำความแตกต่างเล็กน้อยเช่นการออกแบบปก แน่นอน ในโรงพิมพ์ คุณจะได้รับตัวเลือกที่สวยงาม แต่ไม่จำเป็นเสมอไปหากเราไม่ได้พูดถึงวิทยานิพนธ์
สำหรับเครื่องผูกเล็ก ๆ ปกกระดาษก็เพียงพอแล้ว หากคาดว่าจะใช้สารยึดเกาะในระยะยาว (เช่น การเก็บถาวรนานกว่า 25 ปี) ให้ใช้กระดาษแข็งหนา
หน้าปกสามารถเป็นขนาดมาตรฐาน (รูปแบบ A4) และไม่ได้มาตรฐาน ขึ้นอยู่กับรูปแบบของแผ่นงานที่จะผูกแล้ว ปกต้องพอดีกับขนาดของเอกสาร
การแบ่งหน้า
เมื่อเตรียมกระดาษสำหรับการเย็บ ให้นับจำนวนหน้าด้วย การมีหมายเลขเป็นข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการลงทะเบียน "มีไว้เพื่ออะไร?" - คุณถาม. เพื่อไม่ให้ฉีกออกโดยไม่มีใครสังเกตเห็น ให้ถอดแผ่นบางแผ่นออก ช่วงเวลานี้มีความสำคัญมาก เรามาพูดถึงวิธีการแฟลชและตัวเลขในเอกสารกันดีกว่า มีความแตกต่างบางอย่างที่นี่
เมื่อใส่หมายเลขคุณต้องจำกฎ:
- ชีตเป็นเลข ไม่ใช่หน้า
- ใช้เฉพาะตัวเลขอารบิกเท่านั้น
- รายการเอกสารนั้นไม่มีตัวเลข
- หากคุณต้องการกำหนดหมายเลขจดหมาย ก่อนอื่นให้กำหนดหมายเลขซีเรียลให้กับซองจดหมาย จากนั้นจึงกำหนดหมายเลขประจำเครื่องให้กับแต่ละแผ่นพับเท่านั้น
- หากเคสมีขนาดใหญ่มาก (ตามกฎแล้ว ไฟล์ดังกล่าวจะถูกเก็บถาวร) ก็อาจประกอบด้วยวอลุ่ม ซึ่งแต่ละกรณีจะมีหมายเลขของตัวเอง
- หากมีกระดาษในแฟ้มที่มีหมายเลขติดอยู่แล้ว ควรกำหนดหมายเลขใหม่ในรูปแบบเดียว
- หากมีแผ่นงานขนาดใหญ่ซ้อนกัน (A3) จะต้องขยายและใส่ตัวเลขที่มุมขวาบน จากนั้นพับอีกครั้ง จะถูกปิดล้อมไว้เพียงด้านเดียว
- มันเกิดขึ้นที่เอกสารขนาดเล็ก (เช็ค ใบรับรอง ฯลฯ) ถูกวางลงบนแผ่นงาน ในกรณีนี้ แผ่นงานจะได้รับหนึ่งหมายเลข แต่ที่ด้านล่างของแผ่นจะมีรายการเอกสารที่วางอยู่
- เมื่อติดกาวเอกสารขนาดเล็กที่มุมเท่านั้น แต่ละคนจะได้รับตัวเลข
- ภาพวาด, ไดอะแกรม, ภาพถ่าย, แบบแปลนก็มีหมายเลขเช่นกัน
เพื่อให้เข้าใจวิธีการแฟลชและหมายเลขเอกสารอย่างถูกต้อง (มีตัวอย่างอยู่ในบทความ) คุณต้องพิจารณาลำดับของการดำเนินการทีละขั้นตอน
ฉันควรทำอย่างไรหากมีข้อผิดพลาดในการนับ?
ก่อนกระพริบเอกสาร คุณควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าแฟ้มได้รับการออกแบบมาอย่างถูกต้อง ดูเลขหน้าให้ดี หากปรากฎว่าบางส่วนหายไปคุณสามารถป้อนตัวอักษรเพิ่มเติมได้ แผ่นงานทั้งหมดจะยังคงอยู่ภายใต้หมายเลขของพวกเขา และในแผ่นที่ขาดหายไป คุณควรเขียนหมายเลขจากแผ่นงานก่อนหน้าและจดหมาย
ในกรณีที่มีข้อผิดพลาดร้ายแรง คุณควรขีดฆ่าสิ่งที่เขียนอย่างระมัดระวังและป้อนข้อความที่ถูกต้องข้างๆ การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดจะต้องแสดงให้เห็นในบันทึกการยืนยัน
รายละเอียดเอกสาร
ก่อนที่จะกระพริบเอกสารด้วยเธรด เป็นการดีกว่าที่จะตรวจสอบความถูกต้องของการดำเนินการของคดีทั้งหมด ท้ายที่สุดฉันไม่ต้องการปักในภายหลัง ตามกฎแล้วมีกระดาษหลายชุดอยู่ข้างใน รายการทั้งหมดจะต้องอยู่ในสินค้าคงคลังอย่างแน่นอน รวบรวมโดยผู้รับผิดชอบโดยระบุวันที่ คำอธิบายไม่มีหมายเลข
วิธีการเย็บเอกสารด้วยเกลียวในสามรู?
หากเตรียมเอกสารทั้งหมดแล้วคุณสามารถเริ่มกระพริบได้ เมื่อต้องการทำเช่นนี้ คุณต้องมีเธรดพิเศษหรือคุณสามารถใช้เกลียว แน่นอนว่ามันไม่สมเหตุสมผลเลยที่จะเย็บหลายใบด้วยด้ายที่แข็งคุณสามารถพับครึ่งปกติได้
ไปที่คำถามโดยตรงเกี่ยวกับวิธีการแฟลชเอกสารด้วยเธรด ภาพถ่ายที่มีคำอธิบายโดยละเอียดจะทำหน้าที่เป็นส่วนเสริมที่มองเห็นได้สำหรับอัลกอริธึมของการกระทำ เริ่มจากความจริงที่ว่าจำเป็นต้องติดแผ่นเพื่อให้คุณสามารถอ่านข้อมูลที่นำเสนอในภายหลังได้อย่างง่ายดาย ในการทำเช่นนี้หลุมจะถูกเจาะจากขอบด้านซ้ายประมาณหนึ่งเซนติเมตรครึ่ง น่าจะมีสามรู พวกเขาตั้งอยู่เหนือสิ่งอื่น การเจาะสามารถทำได้ด้วยการเจาะรูเมื่อกองแผ่นมีขนาดเล็ก สำหรับทอมที่หนา คุณจะต้องใช้สว่าน เตรียมด้าย แต่อย่าให้ยาวเกินไปเจ็ดสิบเซนติเมตรก็เพียงพอแล้ว
วิธีการแฟลชเอกสารอย่างถูกต้อง? เวิร์กโฟลว์ตัวอย่างแสดงอยู่ด้านล่าง เพื่อความสะดวกในการอธิบาย เรามากำหนดตัวเลขให้กับหลุมกันเถอะ: บน - 1, กลาง - 2, ล่าง - 3
คุณต้องเริ่มเย็บจากด้านหลังของเคส โดยสอดเข็มผ่านรู 2 ไปด้านหน้า ในกรณีนี้ ปลายด้านหนึ่งของเธรดจะยังคงอยู่ด้านหลัง จากนั้นผ่าน 1 รูเข็มจะถูกดึงไปทางด้านหลังอีกครั้ง ในขณะที่เข็มและปลายด้ายว่างอยู่ด้านหลังเอกสาร คุณต้องเลื่อนไปที่ด้านหน้าอีกครั้งแล้วจึงค่อยไปด้านหลัง
วิธีแฟลชเอกสารเราเกือบคิดออก ยังคงเป็นกรณีของคนตัวเล็ก เมื่อติดแผ่นทั้งหมดแล้ว คุณสามารถผูกด้ายเป็นปมที่ด้านหลังของเคสได้อย่างปลอดภัย
ต้องขันให้แน่นเพื่อให้สามารถปิดผนึกด้วยข้อความยืนยันได้ ปลายด้ายต้องห้อยอิสระจากใต้สติกเกอร์
เอกสารได้รับการรับรองอย่างไร?
อย่างที่คุณเห็น ไม่มีอะไรยากในการแก้ไขปัญหาวิธีการแฟลชเอกสารด้วยเธรด ภาพถ่ายที่นำเสนอต่อความสนใจของคุณเป็นการยืนยันโดยตรงถึงสิ่งนี้ เราแค่ต้องรับรองใบเสร็จ
สิ่งนี้เรียกว่า "ลายเซ็นรับรอง" เมื่อต้องการทำสิ่งนี้ คุณต้องใช้กระดาษแผ่นเล็กๆ ขนาด 5 x 6 เซนติเมตรแล้วติดกาวที่ด้านหลังเพื่อปิดปม ปลายด้ายควรออกมาจากด้านใต้และห้อยไว้อย่างอิสระ
ในหมายเหตุนี้ คุณต้องระบุจำนวนหน้าที่เย็บ จากนั้นลงนามโดยผู้อำนวยการ วันที่ และตราประทับขององค์กร โดยทั่วไป ลายเซ็นรับรองจะทำโดยกรรมการของบริษัทหรือเจ้าหน้าที่คนใดคนหนึ่ง ตัวผนึกถูกวางโดยให้ส่วนหนึ่งตกบนแผ่นสุดท้ายของซอง และอีกส่วนหนึ่งอยู่บนโน้ต
ทำไมต้องเย็บเอกสาร?
เราได้กล่าวถึงแล้วว่าเอกสารที่ยื่นนั้นถูกเก็บถาวรเพื่อการจัดเก็บ นอกจากนี้ในกิจกรรมประจำวันขององค์กรมักจำเป็นต้องมัดแผ่นงาน สิ่งเหล่านี้อาจเป็นสัญญาและรายงานต่อภาษีหรือหน่วยงานกำกับดูแลอื่น ๆ อย่างไรก็ตาม โดยทั่วไปแล้วหน่วยงานด้านภาษีจะมีข้อกำหนดที่เข้มงวดมากในเรื่องนี้ ไม่อนุญาตให้ใช้ที่เย็บกระดาษ ถือเป็นการละเมิดอย่างร้ายแรง
โดยทั่วไปกระทรวงการคลังยังให้คำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการแฟลชเอกสาร ดังนั้นการยื่นเอกสารจึงไม่สามารถมีปริมาณมากได้ ขนาดที่เหมาะสมคือไม่เกินห้าสิบหน้า ถ้ามีเอกสารเยอะ แยกเป็นหลายคดีดีกว่า จะต้องมีการนับต่อเนื่องเป็นตัวเลขอารบิก ใบเย็บด้วยด้ายหยาบซึ่งจะต้องผูกไว้ที่ด้านหลังของเอกสารที่ทำเสร็จแล้ว จากด้านบน ปมจะถูกปิดผนึกด้วยข้อความยืนยันซึ่งจะต้องจัดทำขึ้นตามกฎทั้งหมด อย่าลืมว่าจำนวนแผ่นของเคสติดอยู่ สำหรับหน่วยงานกำกับดูแล การลงนามในใบรับประกันมีความสำคัญมาก สามารถกำหนดได้โดยกรรมการหรือบุคคลอื่นที่มีอำนาจในการทำเช่นนั้นเท่านั้น ทั้งหมดนี้ได้รับการรับรองโดยตราประทับ การพิมพ์ควรนอนราบเพื่อจับภาพส่วนหนึ่งของแผ่นงานและบันทึก อันที่จริง คำแนะนำทั้งหมดเหล่านี้ทำซ้ำข้อมูลที่เรานำเสนอข้างต้น เราคิดว่าจำเป็นต้องนำมา เพื่อให้คุณมั่นใจได้ว่าคุณทำทุกอย่างถูกต้องตามคำแนะนำของหน่วยงานระดับสูง
หน่วยงานด้านภาษีกำหนดข้อกำหนดที่ชัดเจนสำหรับความสมบูรณ์และความปลอดภัย ไม่เพียงแต่ตัวเอกสารเองเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการคัดลอกด้วย นอกจากนี้ สำเนายังถูกจัดเก็บเป็นชุดแยกต่างหากอีกด้วย
แทนที่จะเป็นคำต่อท้าย
เราได้พูดคุยในบทความเกี่ยวกับวิธีการแฟลชเอกสารอย่างถูกต้องพร้อมเธรดเพื่อส่งไปยังที่เก็บถาวรและหน่วยงานกำกับดูแล บางครั้งมีข้อโต้แย้งเกี่ยวกับการออกแบบสารยึดเกาะ เนื่องจากไม่มีเอกสารใดที่จะให้คำอธิบายที่ชัดเจนเกี่ยวกับปัญหานี้ แม้กระทั่งความคิดเห็น ดังนั้นจึงจำเป็นต้องให้ความสำคัญกับมาตรฐานที่ใช้ในสำนักงาน ต้องจำไว้ว่าหน่วยงานของรัฐที่คุณส่งเอกสารอาจมีข้อกำหนดสำหรับการออกแบบของตนเอง ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะชี้แจงข้อมูลดังกล่าวล่วงหน้าเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดและส่งคืนเอกสารสำหรับการแก้ไข ท้ายที่สุดแล้วทุกที่มีความแตกต่าง
