วิธีแฟลชเอกสาร

หากองค์กรทำงานกับเอกสารจำนวนมาก และความปลอดภัยมีความสำคัญอย่างยิ่ง ดังนั้นสำหรับการจัดเก็บอย่างง่าย คุณจำเป็นต้องจัดระเบียบเอกสารด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง ในกรณีนี้ เอกสารเฟิร์มแวร์จะมีประโยชน์ หลังจากเย็บกระดาษแล้ว คุณจะมั่นใจได้ว่าเอกสารจะไม่สูญหาย พิจารณาว่าเอกสารใดถูกยื่นและเหตุใดจึงเกิดขึ้น

ทำไมต้องเย็บเอกสารด้วยด้าย

กฎหมายกำหนดให้ต้องเย็บเอกสาร และนี่ไม่ใช่เหตุผลเดียวที่ควรเย็บเอกสาร พระราชกฤษฎีกาฉบับที่ 439 รวมถึงคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการเย็บเอกสารตามมาตรฐาน GOST

นอกจากนี้ จำเป็นต้องมีการผูกมัดของเอกสารสำหรับการถ่ายโอนที่ถูกต้องไปยังสถาบันใด ๆ เพื่อไม่ให้มีคำถามเกี่ยวกับการขาดแผ่นงานในอนาคต นอกจากนี้ สำหรับทุกสถาบันมีกฎข้อเดียวว่าเมื่อโอนมากกว่าหนึ่งแผ่นจะต้องยื่นเอกสาร บางครั้งจำเป็นต้องเย็บเอกสารในธนาคารให้กับพนักงานของแผนกที่เกี่ยวข้องและเขียนหมายเลขแผนกลงไป และเอกสารก็เย็บในศาลและใส่ลงในไฟล์ด้วย

วิธีแฟลชเอกสาร

ตอนนี้คำถามคือทำอย่างไรจึงจะถูกต้อง พนักงานบางคนเริ่มตื่นตระหนกและคิดว่าเฟิร์มแวร์มีกฎเกณฑ์ที่เข้มงวดมาก ต้องเซ็นชื่อในแผ่นลวดเย็บกระดาษด้วยตัวอักษรบล็อค ด้ายทำจากไนลอนเท่านั้น เป็นต้น

อย่างไรก็ตาม ไม่มีแนวทางที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการยื่นเอกสาร สิ่งสำคัญที่ต้องสังเกตคือต้องไม่สูญเสียเอกสารที่จำเป็นสำหรับเฟิร์มแวร์เพราะความปลอดภัยเป็นงานหลักในการยึดเอกสาร และบางครั้งก็เกิดขึ้นที่บุคคลที่สามเพื่อจุดประสงค์ในการฉ้อโกงหรือซ่อนข้อมูลสามารถแทนที่แผ่นงานในโฟลเดอร์หรือแม้แต่จัดวางได้

เพื่อตรวจสอบว่าไม่มีกระดาษขาดหาย ต้องระบุหมายเลขแผ่นที่เย็บทั้งหมด ที่ด้านหลังของเอกสารที่ผูกไว้กระดาษแผ่นเล็ก ๆ ติดกาวซึ่งประทับตราขององค์กร เพื่อความปลอดภัย ตราประทับต้องขยายเกินกว่ากระดาษที่ติดกาว

รายการที่เหมาะสมจะทำบนกระดาษติดกาว: เย็บ, หมายเลข (อย่างไรก็ตาม, จำนวนหน้าเขียนด้วยคำและตัวเลข), เย็บ, ปิดผนึก ผู้จัดการหรือพนักงานที่เตรียมเอกสารเพื่อผูกพันรับรองเอกสาร

ตัวอย่างการลงทะเบียนของเอกสารเย็บเล่ม

การปรับเฟิร์มแวร์ของเอกสารในงานสำนักงาน

ตามข้อกำหนดของกระทรวงยุติธรรมของรัสเซีย การจัดระบบเอกสารเป็นสิ่งที่จำเป็นเพื่อให้เอกสารทั้งหมดอยู่ในลำดับ เก็บถาวรตามมาตรฐาน ฯลฯ ในขณะนี้ เกือบทุกบริษัทมีเอกสารจำนวนมาก . เพื่อการเก็บรักษาเอกสารอย่างเหมาะสม เอกสารจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวร จากที่เมื่อสมัคร คุณจะได้รับแผ่นงานที่เก็บถาวร เอกสารที่ใช้ในงานจะยังคงเป็นสาธารณสมบัติสำหรับพนักงาน

สำคัญ!จำเป็นต้องรู้ว่ามีการเย็บเอกสารใดบ้างและกระบวนการนี้จะเกิดขึ้นบนพื้นฐานของการดำเนินการทางกฎหมาย

เอกสารที่ต้องฉาย

พนักงานบริษัทแต่ละคนที่เกี่ยวข้องกับเอกสารจำนวนมากต้องเข้าใจว่าไม่ใช่ทั้งหมดที่จะต้องมีการเย็บ เอกสารจะต้องถูกผูกไว้หากมีอย่างน้อยสองแผ่น

พนักงานฝ่ายบุคคลแฟลชต้นฉบับต่อไปนี้:

• รัฐที่ได้รับอนุมัติ;
• องค์ประกอบของคำสั่งส่วนบุคคลและคำสั่งทั่วไป

นักบัญชีต้องเย็บ:

• รายงานการมอบหมาย;
• ใบแจ้งหนี้;
• ใบแจ้งหนี้;
• หนังสือเดินทางทางเทคนิค
• หนังสือรายได้;
• ใบแจ้งยอดการหมุนเวียนและยอดคงเหลือในบัญชี
• การทำงาน
• ถ้าเงินเดือนเป็นเงินสดที่โต๊ะเงินสดขององค์กร - งบเงินเดือน

บันทึก!พนักงานที่ติดต่อกับนิติบุคคลควรทราบวิธีการแฟลชเอกสาร อย่างไรก็ตาม ในกรณีนี้ เอกสารเป็นสำเนา ดังนั้นจึงไม่จำเป็นต้องประทับตรา โดยทั่วไป เกือบทุกบริษัทจัดการกับเฟิร์มแวร์เอกสาร ความแตกต่างอยู่ที่กระบวนการทำงานเท่านั้น

พระราชบัญญัติควบคุมการเย็บเอกสาร

ในระดับกฎหมาย ไม่ได้กำหนดมาตรฐานการกระพริบของเอกสารโดยแต่ละโครงสร้างของบริษัท แต่มีกฎทั่วไปสำหรับการเย็บแผ่น คำสั่งของ Rosarkhiv "งานสำนักงานและธุรกิจจดหมายเหตุ" หมายเลข 76 คำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมฉบับที่ 536 มีคำแนะนำเกี่ยวกับวิธีการผูกเอกสารคำแนะนำมาตรฐานสำหรับงานสำนักงาน

พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 439 มีทฤษฎีทั่วไปว่าเหตุใดจึงมีความจำเป็นและสิ่งนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร อย่างไรก็ตาม กฎหมายของรัสเซีย "เกี่ยวกับจดหมายเหตุ" อธิบายเฉพาะภาระหน้าที่ขององค์กรทั้งหมดในการรักษาเอกสาร แต่กฎหมายไม่ได้ระบุ ระบุว่าควรทำอย่างไร คำสั่งหมายเลข 02 - 213 "งานธุรการในธนาคารกลาง" ยังอธิบายมาตรฐานสำหรับการจัดเก็บเอกสารในเอกสารสำคัญในทุกธนาคาร วิธีการแฟลชกฎบัตรสำหรับภาษี , ที่กรมสรรพากรกำหนด บริการภาษียังควบคุมความปลอดภัยของเอกสารสำหรับบุคคลที่มีส่วนร่วมในกิจกรรมผู้ประกอบการ

ตัวเลือกสำหรับการยึดเอกสารตาม GOST

วิธีการเตรียมเอกสารลับสำหรับเฟิร์มแวร์

ก่อนเย็บเอกสาร เอกสารต้องผ่านขั้นตอนเตรียมการบางอย่างสำหรับเฟิร์มแวร์ กระบวนการเฟิร์มแวร์ที่ถูกต้องถูกควบคุมโดยคำสั่งหมายเลข 76 จาก Federal Archives ขั้นแรก จะต้องกำหนดหมายเลขแผ่นงาน เพื่อป้องกันไม่ให้แผ่นงานสูญหายหรือถูกซ่อนข้อมูล ชีตมีหมายเลขทั้งหมด ยกเว้นหน้าสินค้าคงคลัง หากมีซองจดหมายที่มีเฟิร์มแวร์ ซองจดหมายจะมีหมายเลขก่อนและต่อจากเอกสารที่แนบมา

แผ่นเปล่าไม่ได้ฝังอยู่ในเฟิร์มแวร์ แต่จะถูกทำลาย หากมีรูปภาพ ไดอะแกรม ฯลฯ แนบมาด้วย หมายเลขจะอยู่ที่ด้านหลังซ้ายบน หากแนบแผ่นงานรูปแบบขนาดใหญ่ หมายเลขของแผ่นงานจะอยู่ที่ด้านขวาที่มุมบน พนักงานที่รับผิดชอบรับรองจารึกระบุตำแหน่งลายเซ็นวันที่สร้างจำนวนแผ่น

เอกสารที่เย็บต้องมีสินค้าคงคลังที่ไม่มีหมายเลขซีเรียล คำอธิบายควรมีข้อมูลต่อไปนี้:

• ชื่อเอกสาร วันที่;
• รายการเอกสารที่ยื่นทั้งหมดหมายเลขลายเซ็นของหัวหน้า

หลังจากผ่านด่านแรกแล้ว คุณสามารถไปยังขั้นตอนหลักของเฟิร์มแวร์ได้

คำแนะนำทีละขั้นตอนสำหรับการกะพริบเอกสาร

มาดูวิธีการแฟลชเอกสารอย่างถูกต้องพร้อมคำแนะนำทีละขั้นตอน เริ่มแรก คุณต้องเข้าใจว่าเฟิร์มแวร์ของเอกสารมีเฟิร์มแวร์ในสอง สามรู และแม้แต่สี่และห้า มาทำความรู้จักกับแต่ละตัวเลือกโดยละเอียดกันดีกว่า

ในสองหลุม

เอกสารที่ไม่มีความสำคัญอย่างยิ่งจะถูกเย็บด้วยหนึ่งในตัวเลือกที่ง่ายที่สุด - สองรู แต่ถึงแม้จะใช้วิธีง่ายๆ เช่นนี้ พนักงานหลายคนก็ยังสงสัยว่าจะแฟลชเอกสารอย่างถูกต้องได้อย่างไร เพื่อไม่ให้สับสน คุณสามารถปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

• ก่อนเจาะแผ่นต้องปรับระดับ ในการทำสองรู คุณสามารถใช้ที่เจาะรูหรือเข็มธรรมดา
• จากนั้นคุณต้องร้อยเกลียว (ควรใช้อันที่แข็งแรง) ผ่านสองรูเพื่อให้ปลายของมันมาบรรจบกันที่ด้านหลัง
• ต้องผูกด้าย กระดาษแข็งแรงติดกาวที่ปม มักอยู่ในรูปแบบของสามเหลี่ยม กระดาษพิมพ์ถูกพิมพ์ลงบน

นี่เป็นวิธีที่ง่ายที่สุดวิธีหนึ่งในการแฟลชเอกสารประกอบ ตัวเลือกอื่นๆ นั้นพบได้ทั่วไป แต่ยากกว่าที่จะนำไปใช้

บันทึก!กาวปมเพื่อไม่ให้แผ่นกระดาษสูญหาย นอกจากนี้ยังมีการกำหนดจำนวนแผ่นข้อมูลของผู้เชี่ยวชาญที่ดำเนินการตามขั้นตอน สำหรับเอกสารที่มีอายุความมากกว่า 10 ปี แนะนำให้ใช้กระดาษทิชชู่ในการติดปม

ในสามหลุม

เทคนิคเฟิร์มแวร์ที่ใช้จะเหมือนกับการใช้สองรู อย่างไรก็ตาม การเจาะจะทำเป็นสามรู ระยะห่างระหว่างรูไม่ควรเกิน 3 ซม.:

• ในทางกลับกันจำเป็นต้องวาดด้าย แต่ผ่านรูตรงกลาง นั่นคือปลายควรมาจากแผ่นเริ่มต้นประมาณ 7 ซม. ควรเหลือในสต็อก
• จากนั้นคุณควรติดด้ายและเข็มจากใบหน้าโดยชี้ไปที่รูด้านล่างอีกด้านหนึ่งของเอกสาร
• หลังจากนั้นควรดึงด้ายผ่านรูตรงกลางอีกครั้งจึงเกิดเป็นปมเย็บสองอัน
• ตอนนี้คุณต้องตัดด้ายและประหยัด 7 ซม. เช่นเดียวกับเกลียวแรกของเกลียว ควรมัดปลายเข้าด้วยกัน

เพื่อความปลอดภัยของเอกสารพนักงานที่รับผิดชอบจะติดแผ่นสี่เหลี่ยมบนนั้นคุณต้องเขียนชื่อพนักงานลายเซ็นรวมถึงจำนวนแผ่นที่เย็บ

ในสี่หลุม

จำเป็นต้องทำสี่รูโดยระยะห่างระหว่างที่ควรจะเป็น 1.5 ซม. ถัดไปคุณต้องสอดเกลียวเข้าไปในรูที่สองจากด้านหลังแล้วดึงผ่านรูแรกแล้วผ่านเข้าไปในรูที่สองที่สามและสี่ หลุม

ตัวอย่างเฟิร์มแวร์ใน 4 หลุม

ในห้าหลุม

บ่อยครั้งที่มีการใช้การเย็บห้ารูในรายงานทางบัญชี เนื่องจากชุดเอกสารดังกล่าวมีความหนามากกว่าส่วนที่เหลือ ระหว่างห้ารู ระยะห่างควรไม่เกิน 5 ซม. ในรูปแบบนี้ คุณสามารถใช้ที่เย็บกระดาษหรือเครื่องกดพร้อมสว่านได้ เพื่อไม่ให้แผ่นเสียหาย ควรใช้กระดาษแข็งเป็นแผ่นปิด

วิธีการแฟลชเอกสารใน 5 หลุมทีละขั้นตอน:

• ควรสอดด้ายเข้าไปในรูตรงกลางทิ้งไว้ 10 ซม. จากนั้นด้ายจะผ่านรูที่สองจากด้านบน
• จากด้านหลัง ด้ายจะเข้าไปในรูแรก แล้วกลับเข้าไปในรูที่สองอีกครั้ง เมื่อทำเช่นนี้ ขอบด้านหนึ่งก็พร้อมแล้ว
• จากด้านหลังด้ายถูกสอดเข้าไปในรูตรงกลางอีกครั้งและส่งออกผ่านรูที่สี่
• ตอนนี้ต้องสอดด้ายเข้าไปในรูต่ำสุดอีกครั้งและนำจากด้านหน้าเข้าไปในรูที่สี่
• ดังนั้นที่ด้านหลังจะได้ด้ายสองชิ้นซึ่งจะต้องเชื่อมต่อกัน

วิธีแฟลชซองจดหมายพร้อมเอกสารลับ

เอกสารที่เป็นความลับต้องเก็บไว้ในถุงทึบแสงในระหว่างการส่ง แพ็คเกจลับระบุว่าต้องส่งมอบด้วยตนเองหรือระบุว่าเป็นข้อมูลลับ

เอกสารดังกล่าวถูกเย็บตามขวาง

วิธีรับรองเอกสารที่เย็บ

พนักงานที่รับผิดชอบมีหน้าที่รับรองเอกสาร หากไม่มี จะไม่สามารถส่งเอกสารเพื่อตรวจสอบหรือส่งไปจัดเก็บได้ ในเวลาเดียวกันไม่ควรทำผิดพลาดเพราะอาจมีปัญหามากมายระหว่างการตรวจสอบ ดังนั้นจึงเป็นการดีที่จะไม่พลาดช่วงเวลาสำคัญ

สำคัญ!พนักงานที่ลงนามในเอกสารจะต้องรับผิดชอบอย่างเต็มที่ในการส่งและเนื้อหา ความรับผิดชอบสามารถเปลี่ยนให้กับพนักงานคนอื่นได้ แต่ถ้ามีคำสั่งแยกต่างหาก

รับรองเอกสาร

โดยทั่วไป เฟิร์มแวร์ของเอกสารเป็นการป้องกันหลักทรัพย์ที่ดีและเป็นการยืนยันว่าเอกสารที่ยื่นทั้งหมดเป็นของแท้ เมื่อทราบวิธีการระบุหมายเลขเอกสารอย่างถูกต้องเมื่อยื่นเอกสารและกระบวนการนี้เกิดขึ้นอย่างไร คุณจึงไม่ต้องกังวลกับการส่งคืนเอกสารและความจำเป็นในการจัดระบบใหม่