ภายหลังการออกคำสั่งจ้างงาน ไม่มีรูปแบบที่เหมือนกันสำหรับสิ่งนี้ ดังนั้นออกแบบของคุณเอง ทำสำเนาหนังสือเดินทางของพนักงาน ใบรับรอง TIN ใบรับรองบำเหน็จบำนาญประกันภัย และเอกสารอื่นๆ ที่มีอยู่ เช่น จากใบขับขี่ ใบรับรองแพทย์
หน้าแรกควรมีรายการเอกสารทั้งหมดที่มีอยู่ ณ เวลาจ้างงานและที่จะปรากฏในกระบวนการทำงาน เช่น คำสั่งลาพักร้อน ข้อตกลงเพิ่มเติมใดๆ ในสัญญาจ้าง
ในสินค้าคงคลังภายใน ระบุชื่อของเอกสาร หมายเลขของเอกสาร วันที่รวบรวม และหมายเลขของแผ่นงานในไฟล์ส่วนบุคคล ใส่ลายเซ็น ชื่อเต็มของคอมไพเลอร์ และวันที่รวบรวม เพื่อให้การจัดเตรียมข้อมูลง่ายขึ้น ให้จัดทำสินค้าคงคลังในรูปแบบตาราง
หลังจากรวบรวมเอกสารทั้งหมดแล้ว ให้จัดเรียงตามลำดับเวลา จากนั้นจึงนับเอกสาร โดยเริ่มจากสินค้าคงคลัง (หมายเลข 1) ถัดไป ออกแบบหน้าปกของไฟล์ส่วนตัวของคุณ อย่าลืมระบุชื่อขององค์กรตามเอกสารประกอบ หมายเลขซีเรียลของไฟล์ส่วนบุคคล วันที่รวบรวม เว้นช่องสำหรับระบุวันที่สิ้นสุดสัญญาจ้าง นอกจากนี้ หลังจากการเลิกจ้าง คุณจะต้องระบุจำนวนหน้าในไฟล์
อย่าลืมระบุชื่อเรื่องของคดี - นามสกุล ชื่อจริง และนามสกุลของพนักงานแบบเต็ม คุณยังสามารถเขียนตำแหน่งของลูกจ้าง หลังจากการเลิกจ้าง คดีจะถูกเย็บและส่งมอบให้กับที่เก็บถาวร
ไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกเก็บไว้โดยพนักงานบุคลากรหรือบุคคลอื่นที่ปฏิบัติหน้าที่ของเขา การเข้าถึงข้อมูลถูกจำกัด ปีละครั้ง พนักงานควรได้รับข้อมูลเกี่ยวกับการดำเนินการของคดี จะดีกว่าถ้าหลังจากทำความคุ้นเคยแล้วพวกเขาลงลายมือชื่อ
ในระหว่างการดำเนินกิจกรรม นักบัญชีหรือผู้ประกอบการต้องดำเนินการเอกสารจำนวนมาก การไหลของเอกสารเพิ่มขึ้นในสัดส่วนโดยตรงกับความสำเร็จของการพัฒนาธุรกิจ วิธีการทำงานหลายวิธีเป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลาย แต่ไม่น่าจะมีใครบอกเทคโนโลยีทั้งหมดให้กับนักธุรกิจมือใหม่ บทช่วยสอนนี้จะแสดงให้คุณเห็นถึงวิธีการปิดล้อม เอกสารเพื่อไม่ให้สับสนหรือหลงทาง
คำแนะนำ
การใช้ไฟล์โปร่งใสนั้นไม่ดีนัก ชายเสื้อดีกว่า เอกสารโดยใช้เครื่องเจาะรู แน่นอน ไฟล์โปร่งใสมีประโยชน์สำหรับการจัดเก็บเอกสารที่ไม่สามารถเจาะได้: เอกสารซึ่งทำขึ้นตามแบบเครื่องหมายของรัฐ เอกสารพร้อมโฮโลแกรมและกระดาษป้องกันการปลอมแปลงอื่นๆ สำหรับเอกสารอื่นๆ ไฟล์จะไม่มีประโยชน์
หากต้องการเจาะให้แม่นยำ คุณสามารถใช้ จัดเรียงเอกสารแต่ละฉบับกับเอกสารก่อนหน้าได้ ในโฟลเดอร์เดียว เอกสารจะถูกจัดตำแหน่ง แต่ถ้าคุณต้องการย้ายเอกสารใดๆ ไปยังโฟลเดอร์อื่น เป็นไปได้ว่าเอกสารนั้นจะยื่นออกมาเกินสแต็ค
วิธีที่ดีที่สุดในการผูกเอกสารคือการใช้ตัวกั้น จากนั้นเอกสารแต่ละฉบับจะมีรูอยู่ในที่เดียวกัน เอกสารที่เย็บด้วยวิธีนี้จะมีลักษณะที่เรียบร้อยที่สุดและไม่จำเป็นต้องเจาะรูเพิ่มเติม
ในการเชื่อมต่อเอกสาร มักใช้ขายึดที่เย็บกระดาษหรือคลิปหนีบกระดาษ จริงอยู่ พวกเขามีข้อเสียคือ ชุดเอกสารที่มัดด้วยลวดเย็บกระดาษหรือคลิปหนีบกระดาษมีรอยนูนที่จุดยึด ซึ่งทำให้ยากต่อการใช้กระดาษ จะดีกว่าที่จะเชื่อมต่อเอกสารหลายหน้าด้วยกาว PVA หนึ่งหยด ในกรณีส่วนใหญ่ จะใช้เวลาน้อยกว่า และกองเอกสารไม่มีความหนา
หากเอกสารมีขนาดเล็กกว่าแผ่นงานมาตรฐาน จะต้องวางเอกสารนั้นลงบนแผ่นงานมาตรฐานก่อน หลังจากนั้นจึงจะสามารถใช้กับเอกสารที่เหลือได้
เอกสารในบางบริษัทถูกเก็บไว้นานหลายทศวรรษ เพื่อป้องกันไม่ให้กระดาษสำคัญยับหรือสูญหาย จำเป็นต้องใส่ลงในโฟลเดอร์ที่ทำด้วยกระดาษแข็งหรือพลาสติกแข็ง ให้ระบุหมายเลขแยกกันในแต่ละสัญญา
คำแนะนำ
เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาหนังสือที่ถูกต้อง กำหนดหมายเลขและป้อนลงในวารสารนี้ นอกเหนือจากตัวเลขแล้วให้ป้อนวันที่สรุปสัญญา รายการบันทึกประจำวันควรมีลักษณะดังนี้ 1. สัญญาหมายเลข 123TP ลงวันที่ 02/22/2011 ในหมายเหตุ คุณสามารถระบุสาระสำคัญของสัญญาได้ เมื่อกำหนดโดยรูปแบบเอกสารขององค์กร
หากมีนิติบุคคลหลายรายในบริษัท ให้เก็บสมุดสัญญาของตนเองไว้สำหรับแต่ละรายการ ใช้สัญลักษณ์ตามเงื่อนไขในสัญกรณ์ ตัวอย่างเช่น เขียนสัญญาของ OAO Masha and the Bears เป็น 123MM และทำเครื่องหมายหลักทรัพย์จาก CJSC "ลูกหมูสามตัว" 123TP กำหนดหมายเลขเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
ก่อนวางเอกสารลงในโฟลเดอร์ ให้เอาคลิปหนีบกระดาษที่ถือ . ใช้เครื่องเจาะรูและเจาะรูใหม่ แนบเอกสารกับโฟลเดอร์และยึดด้วยเสาอากาศพิเศษ แยกสัญญาฉบับหนึ่งออกจากอีกฉบับหนึ่งด้วยกระดาษ A4 เปล่า
สัญญาสามารถลงนามด้วยวิธีอื่นได้เช่นกัน สิ่งนี้จะต้องใช้ไฟล์โปร่งใส แนบเอกสารแต่ละฉบับเป็นไฟล์แยกกันและตรึงไว้ในโฟลเดอร์
อย่าเก็บสัญญาจำนวนมากเกินไปในโฟลเดอร์เดียว เพราะอาจทำให้มีรอยยับได้ โฟลเดอร์ควรปิดได้ง่าย แต่ละแผ่นไม่ควรยื่นออกมา
ไม่จำเป็นต้องเก็บโฟลเดอร์ที่มีสัญญาเมื่อสามปีที่แล้วอยู่ในมือเสมอ จัดเรียงในกล่องกระดาษแข็งลงนามปีและนิติบุคคลที่ออกเอกสาร ส่งกล่องไปที่โกดัง เลือกที่แห้งสำหรับจัดเก็บ ความชื้นเป็นอันตรายต่อกระดาษ
ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่เกษียณอายุและเกษียณอายุทั้งหมดจะต้องถูกส่งไปยังที่เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บ (มาตรา 17 ของกฎหมายของรัฐบาลกลางหมายเลข 125-F3) พนักงานของแผนกบุคคลมีหน้าที่เตรียมโฟลเดอร์พร้อมเอกสารและโอนไปยังพนักงานที่ได้รับอนุญาต คลังเก็บเอกสารสำคัญจากมือถึงมือ
