Yönetim, yani kaynakların tahsisi hakkında karar vermek, ancak güvenilir ve zamanında bilgi temelinde mümkündür. Bu bilgiler doğru olmalı ve hemen ulaşmalıdır. Bu, daha sonra öğreneceğiniz "muhtıra" olarak adlandırılan resmi belgenin tam olarak hizmet ettiği şeydir.
Bu not nedir?
Bir muhtıra, alt düzey çalışanlardan yönetime "aşağıdan yukarıya" bilgi aktarmanın standart bir büro biçimidir. Notlar kritik olayları, devam eden faaliyetleri ve firmanın genel sağlığını tanımlar. Raporlara dayanarak yönetici, organizasyondaki işlerin durumunu daha doğru bir şekilde analiz edebilir ve yeterli komutlar verebilir.
Bir raporun oluşturulması, hem astın kendisi hem de doğrudan yönetimi hakkında bir fikir olabilir. İnisiyatif yönetimden gelirse, genellikle bu işi yapma emri sözlü olarak asta getirilir.
İş iletişimi için başka not türleri de vardır. Bir raporla karıştırılmamalıdırlar, bu nedenle popüler türlerini göz önünde bulundurun:
- Not - doğrudan birbirine bağlı olmayan departmanlar veya çalışanlar arasında bilgi aktarmak için kullanılır. Kurum içinde bazı işbirliği talepleri veya devam eden olayların bildirimleri bu şekilde ifade edilebilir, bu nedenle bu form bir muhtıra olarak kabul edilemez.
- çalışanın genellikle yönetime eylemlerini açıkladığı, çoğu zaman kuruluşun normal işleyişinde aksamalara yol açanlar. Bu ayrıca bir rapor değildir.
Aşağıda, notlar ve notlar arasındaki farkı açıklayan bir video izleyebilirsiniz:
Muhtıranın ciddi bir yasal belge olduğu akılda tutulmalıdır. Gelecekte yasal işlemlerde ona başvurmanız gerekebilir, bu nedenle içeriğine dikkat edin.
Muhtıra türleri
Yaklaşık yönü başlıktan açıkça anlaşılan, konuya göre koşullu bir rapor bölümü vardır:
- Raporlama. Çoğu zaman, bu tür raporlar kullanılır. Derlemeleri, düzenli olarak basit ama sürekli izleme gerektiren parametreleri kontrol etmek için daha yüksek bir yapı tarafından önceden düzenlenir.
- Girişim. Astların işletmedeki süreçleri rasyonelleştirme veya optimize etme önerisi olduğu durumlarda yönetime düzensiz olarak sunulurlar.
- bilgilendirici. Bir departman veya şirketin köklü çalışmasındaki bazı ciddi değişiklikler (genellikle olumsuz) hakkında üstleri bilgilendirmek için yazılırlar. Bu gibi durumlarda, kayıplara uğramamak veya olası karları kaçırmamak için genellikle hızlı bir yönetim yanıtı gerekir.
Konu ne olursa olsun, belge şunlar olabilir:
- dahili. Kurum içinde ortaya çıkan sorunları çözmek için iç raporlar kullanılır. Göz önünde bulundurulduktan sonra kararlar kuruluşun kendi çalışanları tarafından verilir.
- harici. Kendi kurumunda gerçekleşen süreçlere dahil olmak isteyen bir dış kuruluş için dış rapor hazırlanır.
Bu tür mutabakatların nasıl derlendiğini daha fazla ele alacağız.
Dahili bir muhtıra nasıl yazılır?
Dahili raporlar genellikle düz kağıtlara yazılır. Gerekli bileşenleri listeliyoruz ve geleneksel konumlarını belirtiyoruz:
- Raporun kime yönelik olduğu (kimin bir karar vermesi gerekecek) - sağ üstte, dava dosyasında.
- Bölümün (bölümün) vazgeçilmez bir göstergesi ile belgeyi derleyen kişi hakkında bilgi. Dative durumunda da sağda, önceki bölümün altında belirtilmiştir.
- Belgenin adı - "Muhtıra" - sayfanın ortasında (adın arkasına nokta, iki nokta üst üste ve diğer noktalama işaretleri konulmaz). Raporun konusu standart ise (devamsızlık hakkında, teklif hakkında, ikramiye hakkında) - hemen başlığın altına ekleyebilirsiniz.
- Kayıt numarası ve tarih (iç ofis çalışması gerektiriyorsa).
- Notun düzenlenmesine neden olan motiflerden bahsetmek mümkündür.
- Paragraftan - bir ifade, yani, davalı açısından herhangi bir süreçte gelişen durumun bir ifadesi (gerçekler, olaylar, koşullar, kronoloji, nedensel ilişkiler).
- Yeni paragraftan - analitik, yani, konuşmacıya göründüğü gibi, halihazırda var olan veya gelecekte olası sorunların doğru bir açıklaması (bazen henüz kullanılmayan, ancak yararına hizmet edebilecek potansiyel fırsatlar verilir). organizasyon).
- Yeni bir satırdan - öneriler, yani, belirli faktörlerin olumsuz etkisinden (veya kullanılmayan kaynakları geliştirmenin en iyi yolu) kaçınmak mümkün değilse, kayıpları en aza indirmeye yönelik sorunları veya önerileri ortadan kaldırmanın yolları.
- Tarih, tarih, konuşmacının kişisel verileri - imza, konum, baş harfler (tam ad).
Boş bir belge formu indirilebilir.
Böyle bir mutabakatın en popüler biçimleri aşağıda ele alınacaktır.
İş disiplini ihlali hakkında
Böyle bir belge çok ciddidir, çünkü temelinde şunlar olabilir:
- verilen (kınama);
- bir çalışanın indirilmesi;
- bir çalışanın işten çıkarılması prosedürü, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun ilgili maddesi uyarınca başlatıldı;
- açık duruşma.
Tabii ki, bu tür bilgiler içseldir, bu nedenle kurum dışına sızması istenmez.
Ana metin, çalışanın neden suçlu olduğunu açıkça ve özel olarak belirtmelidir. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun maddelerine ve çalışan tarafından ihlal edilen iç düzenlemelere doğrudan atıfta bulunulması daha da iyidir.
Metin genellikle, çalışanın bu belgenin numarasını, tarihini ve diğer tanımlayıcılarını belirten açıklayıcı bir notta davranışı için bir açıklama yaptığından bahseder. Böyle bir açıklama yoksa bu da belirtilir.
Çalışanın işyerinde olmadığı için iş disiplinini ihlal ettiğine dair örnek bir iç muhtıra indirilebilir.
Görevlerin yerine getirilmemesi hakkında
Kural olarak, resmi görevleri yerine getirmeme nedeniyle, çalışanın disiplin sorumluluğuna getirilmesi şeklinde cezalandırılması gerekir. Formları şunlar olabilir:
- prim ödenmemesi;
- iyi;
- azarlamak;
- indirgeme.
Resmi görevlerin yerine getirilmemesine ilişkin örnek bir muhtıra indirilmesi önerilmektedir.
Çalışan, cezayı haksız veya aşırı buluyorsa, işverene dava açma hakkına sahiptir, bu nedenle, bir rapor hazırlarken, ifadenin doğruluğu ve sunulan gereksinimlerin doğrulanması, örneğin dahili çalışma programına atıfta bulunularak gereklidir. .
bonuslar hakkında
Bu raporlama şekli, bir çalışana ikramiye verildiği durumlarda kullanılır. Ana metinde ikramiyenin hangi işe ve ne miktarda verildiği yazılıdır. Böyle bir belgenin bir örneğini indirebilirsiniz.
Dış rapor nasıl yazılır?
Bu tür belgeler, şirketin antetli kağıdına, şirketin ayrıntılarının ve iletişim bilgilerinin zorunlu olarak belirtildiği şekilde düzenlenir. Formdaki amblem, alıcının kiminle uğraştığını hızlı bir şekilde anlamasına yardımcı olacaktır. Belgenin gerçekliğini doğrulamak için işletmenin mavi bir mührü yapıştırılmalıdır.
İş kağıdı dış dünyaya gönderileceğinden, doldurulması için şartlar aşağıdaki gibidir:
- Alıcı kuruluşun adı. Kısaltmalara ve eksikliklere izin verilmez (sağ üst).
- Belgenin gönderildiği görevli (genellikle "Genel Müdür" veya benzeri bir şey) - önceki bölümde.
- Gönderen kuruluşun adı, ayrıca kısaltmalar ve atlamalar olmadan (sol üstte).
- Belgenin tam resmi başlığı (örneğin, bir çalışanın iş gezisine ilişkin bir muhtıra) belgenin merkezindedir.
- Bir iş şeklinde ifade edilen konunun özü kısa ve nettir.
- Gönderen kuruluş başkanının konumu, imzası ve adının baş harfleri (alt bölümün ortasında).
- Sanatçı hakkında bilgiler - pozisyon, baş harfler, iletişim (ofis) telefon numarası (önceki bölümün altında).
İşte böyle bir notun bir örneği:
Rapor formu için 5 gereksinim
Memorandum kesinlikle zorunlu bir forma sahip değildir, ancak bu bir büro mesajıdır, bu nedenle aşağıdaki zorunlu unsurlara sahip gayri resmi bir biçimde yazılmıştır:
- Gerekli bilgiler açıkça yazılmalıdır.
- Büyük hatalar ve önemli verilerin atlanması kabul edilemez, aksi takdirde rapor gelecekte geçersiz olabilir.
- Duygusal değerlendirmeler ve açıklanan duruma yönelik kişisel bir tutum, idari bir kararın alınmasına katkıda bulunmadıkları için genellikle hoş karşılanmaz.
- Koşulları açıklarken, durumun tüm temel ayrıntılarını belirtmek gerekir. Küçük ayrıntılar atlanabilir.
- Belgenin sonunda derleyicinin konumu ve tam adı belirtilmelidir.
Yukarıda, farklı rapor türleri hakkında bilgi sahibi oldunuz, bu yüzden şimdi onları nasıl oluşturacağınızı ve içinde ne yazılması gerektiğini çok daha iyi anlıyorsunuz. Özellikle şefleri muhtıra yazmak zorunda olan devlet kurumlarının çalışanları için bunu bilmek faydalıdır.
