Belgeler, bütünlüklerini sağlamak için zımbalanmıştır. Sıralı numaralandırma ve ayrıca kablo veya iplikle sabitleme sayfaları bu sorunu tamamen çözer.
Bazen kuruluş tarafından belirlenen kurallara göre, bazen de yasalara göre bağlama gereklidir. Bu yazıda, ofis işlerinde belgelerin nasıl düzgün bir şekilde flashlanacağına bakacağız.
Hangi belgelerin ciltlenmesi gerekiyor?
Büro işlerinde, belgeler çoğunlukla arşive aktarmak için veya bir bankaya ve diğer finans kurumlarına sağlanırken zımbalanır. Ayrıca, bütçe dışı fonlara ve Federal Vergi Servisi'ne rapor gönderirken ürün yazılımı belgeleri gereklidir. Belge sadece dikilmemeli, aynı zamanda numaralandırılmalıdır. Kağıtlar ya iplikle ya da bantla ya da özel makineler yardımıyla dikilir.
Aşağıdaki belge türleri bellenime tabidir:
- emirler (hem genel hem de kişisel);
- personel;
- raporlar (örn. ön rapor);
- faturalar;
- gerçekleştirilen iş eylemleri;
- kasa defteri;
- ifadeler.
Bir ihaleye katılmak için başvururken ve diğer durumlarda belge sayfalarını dikmek de gereklidir.
Video - arşivlemeden önce dosyaların nasıl dikileceği:
Yönetmelikler
Bugün belgelerin yanıp sönme prosedürünü düzenleyen düzenleyici çerçeve çok geniştir, ancak düzenlemelerin çoğu uzun süredir güncellenmemiştir.
Bu nedenle, belgelerin yanıp sönme sürecini düzenleyen ana eylem, Rusya Federasyonu Vergiler ve Harçlar Bakanlığı'nın 18 Nisan 2003 tarihli ve yanıp sönmeleri de dahil olmak üzere belirli türdeki kağıtları doldurmak için genel talimatlar içeren emridir.
Bu belgeye ek olarak, aşağıdaki düzenlemeler ayırt edilebilir:
- GOST R 51141-98 “Ofis işleri ve arşivleme. Terimler ve tanımlar".
- 25 Ocak 2012 tarihli Federal Vergi Servisi'nin emri N ММВ-7-6/25. Bu siparişe göre, bir kuruluşun veya bireysel girişimcinin tescili için belgeler gönderilirken zorunlu belge yazılımı iptal edilir, ancak Federal Vergi Servisi hala dikişli sayfaları kabul etmeyi tercih eder.
Video - işleri doğru bir şekilde nasıl dosyalayacağınız:
Bazı faaliyet alanlarındaki belgelerin bellenimi, alandan sorumlu kuruluşların ayrı kararları ile düzenlenir. Bu nedenle, bankacılık sektöründeki bellenim, Rusya Federasyonu Merkez Bankası'nın “Rusya Federasyonu Merkez Bankası'nda ofis çalışmaları hakkında” Talimatı ile düzenlenmektedir.
Devlet kurumları için gereklilikler
Belgeleri devlet kurumlarına sunma gereklilikleri, örneğin arşive teslim edilen belgelerin gerekliliklerinden farklıdır. Bu nedenle, mahkemeye veya vergi dairesine evrak göndermek için aşağıdaki kurallara uymanız gerekir:
- belgeler 3 deliğe sabitlenmelidir;
- delikler arasındaki mesafe 3 cm'yi geçmemelidir;
- kağıt bir iplik veya ince sicim ile dikilir;
- Son sayfaya 3x5 cm boyutunda kağıt yapıştırılır ve üzerine kimlik doğrulama imzası ve mührü konur.
Muhasebe raporlarına özel gereksinimler getirilirken, son sayfadaki düğüm kağıt mendil ile kapatılmalıdır.
Belgeler nasıl flaş edilir
Belgeler hem iplik hem de dantel veya kurdele ile dikilebilir. Bu işlem sorumlu bir şekilde ele alınmalıdır, çünkü bellenim kalitesizse, zayıfsa, kağıtlar kolayca ayrılabilir, buna izin verilmemelidir, çünkü dikilirler, böylece onlara başka bir belge eklenemez veya bir kısmı eklenebilir. kaybolmak.
Ayrıca, devlet kurumlarına gönderilmek üzere evrakları yanıp sönüyorsanız, uygun olmayan şekilde yürütülen ürün yazılımı, Federal Vergi Hizmetinin, bütçe dışı fonların veya mahkemenin bunları kabul etmeyi reddetmesine neden olabilir.
2 delinmede
2 delikli bellenimin kendisi basittir. Delikler, bir iğne veya bir delgeç ile yapılabilir. Elbette, delginin açtığı deliklerden ipliği, şeridi veya kordonu geçirmek daha kolaydır.
Delinmeler, sayfanın sol kenarından (normal bir kitap gibi) yaklaşık 1-2 cm uzakta olmalıdır. Kağıdı deldikten sonra, ipliği delikten birkaç kez geçirmeniz ve son sayfada ipliğin uçlarını bir düğümle bağlamanız gerekir.
Belgelerin 2 delikten ipliklerle nasıl dikildiğini gösteren video:
Her sayfanın sağ üst köşesine sayfa numarasını girmeniz gerekir.
Bundan sonra, dikişli belgeler, uçların altından dışarı çıkması için ipliğin uçlarına 3x5 cm kağıt yapıştırılarak sabitlenmelidir. Kağıda “Dikişli ve numaralandırılmış” yazısı yazılır ve sayfa sayısı da belirtilir. Daha sonra evrakların nereye verileceğine bağlı olarak görevlinin imzası, mühür, tarih gibi detaylar kağıda konur.
3 delik için
Durum, üç delikli bellenimde biraz daha karmaşıktır, özellikle de sayfaları bir iplik ve iğne ile hemen delerseniz ve delgeç kullanmazsanız. Kağıdı üç deliğe geçirmek için aşağıdaki adım adım talimatları bir şema ile izleyin:
- Sayfanın ortasına dikilecek belgenin arkasına bir iğne ve iplik ile ilk deliği yapın
- Bir iğne ile ikinci delinme, belgenin ön tarafında yapılır.
- Bir sonraki delme üçüncü deliğin arkasından yapılmalıdır.
- Bir sonraki adımda, iğneyi atlıyoruz ve ilk deliğe iplik geçiriyoruz - ön taraftaki belgenin ortasında
- Ardından iplikleri, dikişli sayfaları sıkıca çekecek ve fotoğrafta gösterildiği gibi bir düğüm atacak şekilde sıkmalısınız.
Video, belgelerin 3 deliğe nasıl dikileceğini açıkça açıklıyor:
4 delik için
Bu tür bellenim yalnızca özel önem statüsüne sahip belgeler için yapılır.
Belgeleri 4 deliğe dikmek için aşağıdaki şemayı ve adım adım talimatları izleyin:
Zımbalanacak belge çok sayıda sayfa içeriyorsa, bir delgeç, matkap veya özel makine kullanılarak dört delik önceden hazırlanabilir.
- Kenardan ikinci deliğin arkasından iplik geçirmeye başlayın.
- Daha sonra, diş, kenara ve önceden geçirilen deliğe en yakın olan deliğe geçirilir.
- Daha sonra ipi ilk adımda olduğu gibi tekrar ipe geçiriyoruz.
- Sonraki - ön taraftan bir sonraki deliğe
- Arkadan gelen aşırı delinmede
- Dördüncü adımda geçtiğimiz deliğin ön tarafından
- Ve ipliğin uçlarını bağlayın
- Aynı zamanda, ipliği belge sayfalarını sıkıca sıkıştıracak şekilde çekmeye çalışıyoruz.
- İpliği bir düğümle bağlamak için kalır
- Fazla iplik uçlarını kesin
Belgeler doğru bir şekilde dikilirse, “Dikişli, numaralandırılmış ve ______ (______) sayfaların mührü ile mühürlenmiş” yazısıyla kağıtları ve yapıştırma kağıdını demetin üzerine yapıştırmak ve sertifikanın gerekli ayrıntılarını koymak kalır ( pozisyon, imza ve tam ad).
Video - 4 deliğe bir kasa nasıl dikilir:
köşeye
Bazı kağıtlar köşeden, yani sol üst köşeden zımbalanmış olabilir. Bunu yapmak için köşede bir veya iki delik açmanız ve ipliği birkaç kez içinden geçirmeniz gerekir.
Video - köşeden bir dikiş belgesi örneği:
Diğer durumlarda olduğu gibi bir kağıt yaprağı bir ipliğe yapıştırılır ve sertifika için gerekli detaylar üzerine konur.
Sayfalar nasıl numaralandırılır
Çoğu durumda, ürün yazılımı sırasında sayfaların numaralandırılması zorluklara neden olmaz, ancak bazı nüansları dikkate almak gerekir:
- çoğu zaman, sayfa numaraları artan Arap rakamlarına yerleştirilir;
- Sayfa numarası sağ üsttedir. Şekil, sayfanın içeriğini girmemelidir;
- uygulamalar varsa bunlar da numaralandırılmalıdır (sürekli numaralandırma kullanılır);
- belgelere zarflı mektuplar eklenirse, önce zarfın üzerindeki numara, sonra sadece mektubun yapraklarına konur;
- birkaç cilt olan bir vakayı numaralandırırsanız, her biri ayrı ayrı numaralandırılır;
- standart olmayan formatta bir sayfayı numaralandırmak gerekirse, numara da sağ üst köşeye yerleştirilir. Sayfa belgenin ötesine geçerse, genel bir şekilde katlanır ve dosyalanır;
- sayfada birkaç küçük parça taraması varsa (örneğin, çekler), o zaman sayfa için bir envanter hazırlamanız ve genel sırayla numaralandırarak belge paketine eklemeniz önerilir.
Birleştirilmiş bir belge nasıl onaylanır
Sayfaları yanıp söndükten ve numaralandırdıktan sonra, dokümantasyon paketi onaylanmalıdır. Sabitlemek için, ipliğin uçlarını serbest bırakacak şekilde kağıt, arkadaki iplik düğümüne yapıştırılır.
Kağıt üzerinde, sayfa sayısını belirtmelisiniz (hem sayılarla hem de kelimelerle). Ciltli belgede yırtık veya hasarlı sayfalar varsa bu durum belgelendirme kağıdında da belirtilebilir.
Ayrıca, sayfaları diken veya onaylayan kişinin (örneğin kafa) tam adını, konumunu ve imzasını gösterir. Kağıdın üzerine hem sertifika kağıdında hem de son sayfada damgası olacak şekilde bir mühür yerleştirilir.
Düzeltmeler
Yanıp sönerken, bir katip, neyse ki düzeltilebilecek bir takım hatalar yapabilir. Bunlardan en yaygın olanı düşünün:
- kağıtların bir kısmı dahil değildir. Katip, bir kısmını önceden dikilmiş bir belgeye eklemedi. Bu durumda iki çözüm vardır: Eksik parçayı ayrı bir cilt olarak kıvırabilir veya belgeyi yeniden yazdırabilirsiniz. Hiçbir durumda eksik parçayı önceden dikilmiş bir kağıt paketine koyamazsınız;
- numaralandırma hatası. Numaralandırmada bir sayfa eksikse, edebi numaralandırmaya başvurabilirsiniz, yani sayıdan sonra bir harf yazabilirsiniz, örneğin, 14, 15, 15a, 16 ... Numaralandırmada ciddi hatalar yapılırsa, o zaman yanlış sayıların üzerini çizip tekrar yazabilirsiniz. Sertifikasyon kağıdında belirtilen sayfa sayısı yanlış gittiyse, doğru olan için içindeki sayfa sayısını da düzeltmek gerekir.
Sayfaların değiştirilmesi veya eklenmesi olasılığını dışlamak için bellenim belgelerine ihtiyaç vardır. Belgenin önemine göre 2, 3 hatta 4 deliğe dikilebilir. Ürün yazılımından sonra, sayfalar numaralandırılır ve düğüme sayfa sayısını ve tanığın adını gösteren bir sertifika kağıdı eklenir. Kağıdın üzerine bir pul, tarih ve diğer gerekli detaylar konur.
Video - arşiv için belgelerin yanıp sönmesi ve ciltli hale getirilmesi:
