Часто в компанії доводиться здійснювати витрати за рахунок готівки, яка видається суворо певним посадовим особам. У встановлені терміни вони повинні подати такий бланк, як авансовий звіт, до якого прикладаються документи, що підтверджують, на вироблені ними витрати. Останні слід зазначити у заяві при видачі грошей. Розглянемо, як заповнити авансовий звіт формою АО-1.
На початку кожного року на підприємстві бажано видавати наказ по підзвітним особам, тобто особам, яким дозволено отримувати кошти для здійснення витрат у виробничих цілях. Тут же визначаються цілі та тривалість часу, протягом якого здійснюється витрачання.
Гроші можна видавати на підставі як працівникам підприємства, так і людям, що залучаються з боку за цивільними договорами. Можливе перерахування їх на картку підзвітника.
Звертаємо увагу!Обов'язковість оформлення авансового звіту встановлюється Порядком проведення операцій з каси. Його можна не складати лише підприємцям, які ведуть бухоблік у спрощеному вигляді.
Цей нормативний акт суворо визначає перелік напрямів видачі коштів у підзвіт. До них відносяться придбання палива, канцтоварів, господарські та представницькі витрати тощо. Для деяких операцій передбачено лише безготівковий порядок. Також існує ліміт розрахунків готівкою між компаніями за одним договором, що становить 100 тис. рублів.
Форму авансового звіту встановлено Держкомстатом. Підприємства мають право на її основі розробляти власний бланк відповідно до особливостей господарської діяльності.
Працівник, який отримав гроші у підзвіт, може заповнювати його самостійно або передати відповідальному бухгалтеру, який в автоматичному режимі становитиме авансовий звіт форма АТ-1, використовуючи первинні документи, що підтверджують.
На підставі затвердженого цього бланка, працівнику підприємства потрібно буде повернути невитрачені гроші. Для цього слід застосовувати.
Важливо!Після повернення з відрядженого повинен відзвітувати за витраченими суму протягом 3-х робочих днів після повернення з неї.
Авансовий звіт зразок заповнення
Авансовий звіт за формою АТ-1 – лицьова сторона
Розглянемо докладніше як заповнити авансовий звіт.
У верхній частині бланка вказується найменування фірми та її код згідно з довідником ОКПО.
Нижче ліворуч, після назви документа, потрібно написати його порядковий номер та дату складання. Права частина, яка починається після слів "Стверджую", заповнюється керівником компанії. Там він прописом зазначає підсумкову суму звіту, ставить посаду, підпис, дату затвердження.
Важливо!Необхідно пам'ятати, що згідно з нормативними документами, особі не можна видавати підзвіт, якщо вона не до кінця звітувала за попереднім авансом. Деякі податкові інспекції під час перевірки накладають штраф.
Після цього бланк поділяється на дві таблиці, що заповнюються бухгалтером. У лівій фіксується рух коштів - залишок чи перевитрата, отримана сума, витрачена сума, підсумковий залишок. 
У правій таблиці бухгалтер проставляє кореспонденції рахунків та відповідні їм суми.
Нижче працівник вказує скільки документів він надає та скільки аркушів вони займають.
Після перевірки бухгалтер вказує прописом та цифрами його суму та підписує його. Також документ запевняє головний бухгалтер.
Якщо у працівника залишився залишок або було здійснено перевитрату коштів, потрібно проставити номер та дату касового документа та суму операції.
Також необхідно заповнити відривну частину авансового звіту для реєстрації його в журналі.
Авансовий звіт за формою АТ-1 – зворотний бік
Ця сторона являє собою таблицю, в яку підзвітна особа заносить інформацію про документи, що надаються. Кожному з них має відповідати один рядок.
У графі 1 встановлюється номер рядка. У графах 2 та 3 записується дата та номер підтверджуючого документа, у графу 4 – його назва.
У графу 5 працівник ставить суму за документом у рублях, або у графу 6 - у валюті.
Усі порожні графи потрібно прокреслити. Наприкінці таблиці у рядку «Разом» записується загальна сума. Після заповнення підзвітна особа засвідчує правильність зазначених даних своїм підписом.
Бухгалтер після перевірки правильності даних та обґрунтованості витрат заповнює графи 7 та 8 , де ставить суму, що реально приймається до обліку, а у графі 9 вказує кореспондуючий рахунок. Надалі узагальнені дані із цих граф переносяться їм на лицьову сторону документа.
Нюанси
Під звіт можна видавати суми понад 100 тисяч рублів – цей ліміт не поширюється на розрахунки зі співробітниками. Але сума за будь-яким із поданих документів не повинна перевищувати цей ліміт.
Якщо працівник вирушає у відрядження зарубіжних країн, можна видати йому підзвітні суми у валюті. Її компанія самостійно обмінює у банку. У такому разі цю суму вказують за курсом, встановленим на дату видачі.
З 2015 року дозволено видавати у підзвіт підрядникам. Він також після витрачання коштів зобов'язаний надати авансовий звіт. Однак у цьому випадку графа "Табельний номер" не заповнюється, а у графі "Посада" вказується "підрядник".
Підзвітну суму можна перерахувати працівникові на картку. Для цього він має подати заяву, а реквізити операції (дата та номер платіжного доручення) зазначаються у графі «Отримано аванс».
